Verwenden von Gadgets in Business Contact Manager

Business Contact Manager für Outlook zeigt neueste Informationen zu Ihren Geschäftsaktivitäten in speziell konzipierten Diagrammen (sog. Gadgets (Gadget: Ein Tool, mit dem Geschäftsdaten in Diagrammen und Graphen angezeigt werden. Gadgets werden im Arbeitsbereich und im Dashboard angezeigt. Beispiele für Gadgets sind Verkaufstrichter, Kampagnenvergleiche und Gadgets für überfällige Geschäftsprojekte.)), die Sie dem Business Contact Manager-Dashboard oder beliebigen Arbeitsbereichen (Arbeitsbereich: Die Ordner für Kontaktverwaltung, Vertrieb, Marketing und Projektmanagement, in denen die Benutzer Geschäftsinformationen anzeigen, Datensätze öffnen und Geschäftsdaten analysieren können. Die Arbeitsbereiche sind in einen Abschnitt für Gadgets und einen Abschnitt für Registerkarten unterteilt.) hinzufügen können.

Mithilfe von Gadgets können Sie die benötigten Informationen an der gewünschten Stelle auswählen. Sie können die angezeigten Daten auch in Berichtsform drucken.

In diesem Artikel werden die in Business Contact Manager für Outlook verfügbaren Gadgets und ihre Verwendungsmöglichkeiten vorgestellt .

Inhalt dieses Artikels


Grundlegendes zu Gadgets

Möchten Sie wissen, welche Produkte sich aktuell am besten verkaufen? Werfen Sie einen Blick auf das Gadget Top-Produkte.

Wie ist der aktuelle Status Ihrer Anstrengungen beim Qualifizieren vorhandener Leads? Schauen Sie sich das Gadget Vertriebsdarstellung an.

Müssen Sie die Ausgaben für die letzte Marketingkampagne rechtfertigen? Das Gadget Kampagnenvergleich zeigt den von Ihren aktiven Kampagnen zu erwartenden Umsatz.

Business Contact Manager für Outlook bietet verschiedene Gadgets, mit deren Hilfe Sie sich schnell einen Überblick über den Geschäftsbetrieb verschaffen können. In diesen Gadgets werden Diagramme und andere visuelle Übersichten der Informationen gezeigt, die Sie in Datensätzen (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.) eingegeben haben. Diese Informationen werden aktualisiert, wenn Sie das Dashboard oder einen Arbeitsbereich mit Gadgets öffnen oder auf Aktualisieren klicken.

 Hinweis   Je gewissenhafter Sie und Ihre Mitarbeiter Daten zu Firmen (Firma: Ein Unternehmen oder eine Organisation, mit dem/der Sie Geschäfte abwickeln. Wenn eine Dienstleistung angeboten wird, z. B. eine medizinische oder zahnmedizinische Dienstleistung, kann eine Firma auch ein Kunde sein.) und Geschäftskontakten (Geschäftskontakt: Die Person in einem Unternehmen oder einer Organisation, mit der Sie Geschäfte abwickeln.) eingeben, Verkaufschancen (Verkaufschance: Die Chance, das Produkt oder die Dienstleistung an eine Firma oder einen Geschäftskontakt zu verkaufen.)datensätze erstellen, Leads (Lead: Ein potenzieller Kunde, mit dem sich ein Verkaufsberater in Verbindung setzen muss und der als Verkaufschance eingruppiert oder verworfen wird.) mit Marketingaktivitäten (Marketingaktivität: Eine Aktion, mit der das Ziel verfolgt wird, Produkte und Dienstleistungen an eine ausgewählte Gruppe von Empfängern zu verkaufen oder diese Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben. Marketingaktivitäten können Anruflisten, E-Mail-Nachrichten und gedruckte Handzettel umfassen.) verknüpfen usw., desto nützlicher sind die in Ihren Gadgets gezeigten Übersichtsinformationen.

Woher stammen die Daten in Gadgets?

Bevor in einem Gadget Daten angezeigt werden, müssen Sie Ihre geschäftlichen Informationen in die Business Contact Manager-Datenbank (Business Contact Manager-Datenbank: Die Datenbank, die Informationen zu Konten, Geschäftskontakten, Verkaufschancen, Geschäftsprojekten und anderen Elementen enthält.) eingeben. Gadgets fragen die gespeicherten Daten so ab, dass Diagramme mit ausschließlich den benötigten Informationen angezeigt werden.

Sie können Ihre Geschäftsdaten manuell eingeben oder importieren (wie unter Importieren von Daten in Business Contact Manager beschrieben). In den folgenden Abschnitten werden die einzelnen Gadgets und die Eingabe der von ihnen gezeigten Daten beschrieben.

Vertriebs-Gadgets

Die Gadgets für den Vertrieb konzentrieren sich auf die Bereiche Ihres Vertriebsprozesses, die Ihre Aufmerksamkeit benötigen, die Highlights und die Herausforderungen. Zwei besonders detaillierte Gadgets (Vertriebspipeline und Vertriebsdarstellung) werden unter Verwenden der Gadgets für Vertriebspipeline und Vertriebsdarstellung ausführlich beschrieben.

Gadget 'Vertriebsdarstellung'

Gadgets mit angezeigten Verkaufschancen entsprechend der aktuellen Vertriebsphase

Damit in Vertriebs-Gadgets Daten angezeigt werden, müssen Sie zuerst Verkaufschancendatensätze anlegen. Je nach Art der Information, die Sie anzeigen möchten, müssen Sie dem Verkaufschancendatensatz Produkte und Dienste (Produkte und Dienste: Waren und Dienstleistungen, die Sie kaufen oder verkaufen bzw. zum Kauf oder Verkauf anbieten.) hinzufügen.

Damit in einem Gadget Umsatzdaten angezeigt werden, müssen Sie für Wahrscheinlichkeit einen Prozentsatz eingeben und Verkaufschancendatensätzen Produkte und Dienste hinzufügen. Der Wert für Erwarteter Umsatz ergibt sich aus dem Prozentsatz der Wahrscheinlichkeit und der Summe der Produkte und Dienste in den Datensätzen. Der Wert für Umsatz ergibt sich aus der Summe der Produkte und Dienste in den Datensätzen.

 Hinweis   Verkaufschancendatensätze müssen mit Firmen- oder Geschäftskontaktdatensätzen verknüpft sein.

Zum Anzeigen von Daten in diesem Gadget... ...müssen in einem Verkaufschancendatensatz Daten in diese Felder eingegeben werden Im Gadget wird Folgendes angezeigt
Ruhende Kunden Vertriebsphase (mindestens eine Verkaufschance, die mit dem Firmen- oder Geschäftskontaktdatensatz verknüpft ist, muss die Vertriebsphase Erledigt/Gewonnen aufweisen, damit eine Einstufung als Kunde erfolgt) Firmen und Geschäftskontakte, mit denen im ausgewählten Zeitraum keine Kommunikation stattfand, und der jeweils geschätzte Umsatz.
Vertriebspipeline
  • Wahrscheinlichkeit (muss größer 0 % sein),
  • Enddatum
  • Produkte und Dienste
Offene Verkaufschancen gemäß dem erwarteten Enddatum.
Vertriebsdarstellung
  • Wahrscheinlichkeit (muss größer 0 % sein),
  • Vertriebsphase
  • Produkte und Dienste
Offene Verkaufschancen gemäß Vertriebsphasen.
Top-Kunden Vertriebsphase (muss Erledigt/Gewonnen lauten) und Produkte und Dienste Kunden, die Ihrem Unternehmen die höchsten Umsätze gebracht haben, entweder als Euro-Betrag oder Bruttogewinn.
Top-Produkte Vertriebsphase (muss Erledigt/Gewonnen lauten), Enddatum und Produkte und Dienste Diagramm Ihrer am meisten verkauften Produkte über einen bestimmten Zeitraum, entweder nach verkauften Einheiten, Umsatz oder Bruttogewinn.
Top-Verweiser Initiiert von muss den Namen der Firma oder des Geschäftskontakts enthalten, die/der das Unternehmen auf Ihre Firma verwiesen hat. Zum Anzeigen von Umsatzdaten aus diesem Geschäft müssen Sie Erledigt/Gewonnen als Vertriebsphase auswählen und Produkte und Dienste hinzufügen. Die besten Quellen für Neugeschäfte nach Euro-Betrag oder Anzahl der Kontakte

Marketing-Gadgets

Die Hauptaufgaben der Marketing-Gadgets sind Vergleiche zwischen Marketingaktivitäten (Marketingaktivität: Eine Aktion, mit der das Ziel verfolgt wird, Produkte und Dienstleistungen an eine ausgewählte Gruppe von Empfängern zu verkaufen oder diese Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben. Marketingaktivitäten können Anruflisten, E-Mail-Nachrichten und gedruckte Handzettel umfassen.) und Marketingkampagnen. Damit diese Gadgets so nützliche Informationen wie möglich liefern, müssen Sie detaillierte Aufzeichnungen aller durchgeführten Marketingaktivitäten und -kampagnen erstellen. Sie können Aktivitäten und Kampagnen anhand der Anzahl der sich ergebenden Firmen, Geschäftskontakte, Leads und Verkaufschancen oder anhand von Umsätzen, Ausgaben oder Budgetbeträgen vergleichen.

Füllen Sie in jedem Marketingaktivitätsdatensatz die folgenden Felder aus, um präzise Finanzdaten zu erhalten:

  • Das Feld Budgetierte Kostenauf der Seite Details
  • Das Feld Tatsächliche Kosten auf der Seite Nachverfolgen
  • Das Feld Initiiert von, in das Sie den Namen der Aktivität eingeben, aus der sich Verkaufschancen oder Firmen-, Geschäftskontakt- oder Leaddatensätze ergeben haben. Die Summe der Produkte und Dienste im Formular Verkaufschance dient zum Berechnen von Erwarteter Umsatz.

 Tipp   Wenn Sie die Anzahl der Telefongespräche im Zusammenhang mit einer Marketingaktivität nachverfolgen möchten, geben Sie den Namen der Aktivität auch in das Feld Initiiert von der Gesprächsnotiz ein.

Zum Anzeigen von Daten in diesem Gadget... ... müssen Sie folgende Aufgabe ausführen... ... woraufhin im Gadget...
Aktivitätstypanalyse Erstellen mehrerer Marketingaktivitätsdatensätze vom selben Typ und Eingeben so vieler Details wie möglich. Alle Aktivitäten eines einzelnen Typs, z. B. Anruflisten oder E-Mail-Massensendungen, verglichen werden. (Die Ergebnisse einer einzelnen Aktivität werden auf der Registerkarte Analyse im Arbeitsbereich (Arbeitsbereich: Die Ordner für Kontaktverwaltung, Vertrieb, Marketing und Projektmanagement, in denen die Benutzer Geschäftsinformationen anzeigen, Datensätze öffnen und Geschäftsdaten analysieren können. Die Arbeitsbereiche sind in einen Abschnitt für Gadgets und einen Abschnitt für Registerkarten unterteilt.) Marketing angezeigt.)
Kampagnenanalyse Erstellen mehrerer Marketingaktivitätsdatensätze eines beliebigen Typs, die einer Kampagne zugewiesen werden, und Eingeben so vieler Details wie möglich. Die Ergebnisse der einzelnen Aktivitäten in einer ausgewählten Marketingkampagne in Diagrammform ausgegeben werden.
Kampagnenvergleich Erstellen mehrerer Marketingkampagnen und Eingeben so vieler Details wie möglich für jede enthaltene Aktivität. Den Erfolg aller Marketingkampagnen verglichen wird.

Projektverwaltungs-Gadget

Die Projektverwaltungs-Gadgets bilden den Fortschritt aller Geschäftsprojekte in Diagrammform ab (Fälligkeitstermine, Zeitleisten und abgeschlossener Prozentsatz).

Zum Anzeigen von Daten in diesem Gadget... ...müssen Sie den folgenden Datensatz öffnen... ... und Daten in die folgenden Felder eingeben
Geschäftsprojekte - überfällige Geschäftsprojekt
  • Startdatum
  • Fälligkeitsdatum (muss vor dem aktuellen Datum liegen)
  • % erledigt
Geschäftsprojekte - nächste fällige Geschäftsprojekt
  • Startdatum
  • Fälligkeitsdatum
  • % erledigt
Geschäftsprojekte - Alle Geschäftsprojekt
  • Startdatum
  • Fälligkeitsdatum
  • % erledigt
Projektaufgaben - überfällige Projektaufgabe
  • Startdatum
  • Fälligkeitsdatum (muss vor dem aktuellen Datum liegen)
  • % erledigt
Projektaufgaben - nächste fällige Projektaufgabe
  • Startdatum
  • Fälligkeitsdatum
  • % erledigt
Projektaufgaben - Alle Projektaufgabe
  • Startdatum
  • Fälligkeitsdatum
  • % erledigt

Gadget 'Projektaufgaben'

Gadget, in dem Aufgaben im Zusammenhang mit Geschäftsprojekten mit anstehenden Fälligkeitsterminen angezeigt werden.

Gadget 'Allgemein'

Dieses Gadget ist nicht aufgabenbereichsspezifisch, kann jedoch an vielerlei Stellen von Nutzen sein.

  • Zuletzt verwendete Geschäftselemente. Enthält die zuletzt geöffneten Elemente mit Symbolen, die den Elementtyp angeben.

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Hinzufügen oder Entfernen eines Gadgets

Gadgets in Business Contact Manager für Outlook sind den Arbeitsbereichen (Arbeitsbereich: Die Ordner für Kontaktverwaltung, Vertrieb, Marketing und Projektmanagement, in denen die Benutzer Geschäftsinformationen anzeigen, Datensätze öffnen und Geschäftsdaten analysieren können. Die Arbeitsbereiche sind in einen Abschnitt für Gadgets und einen Abschnitt für Registerkarten unterteilt.) zugeordnet, in denen sie am wahrscheinlichsten verwendet werden, doch Sie können ein Gadget einem beliebigen Arbeitsbereich oder dem Dashboard hinzufügen.

Hinzufügen eines Gadgets zu einem Dashboard

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Business Contact Manager.
  2. Im Menüband auf der Registerkarte Start in der Gruppe Gadgets hinzufügen können Sie auf eine der folgenden Optionen klicken:
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Projektverwaltung
  • Allgemein
  1. Klicken Sie auf das Gadget, das Sie anzeigen möchten.

Das Gadget wird im Dashboard angezeigt. Verschieben Sie den Fensterinhalt nach unten, um weitere Gadgets anzuzeigen.

Hinzufügen eines Gadgets zu einem Arbeitsbereich

Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf einen der folgenden Ordner, um den Arbeitsbereich anzuzeigen:

  • Kontaktverwaltung
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Projektmanagement
  1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Gadgets.
  2. Klicken Sie in der Gruppe Gadgets hinzufügen auf eine der folgenden Optionen:
    • Vertrieb
    • Marketing
    • Projektverwaltung
    • Allgemein

Registerkarte 'Gadgets'

Registerkarte 'Gadgets' im Menüband
  1. Klicken Sie auf das Gadget, das Sie anzeigen möchten.

Das Gadget wird oben im Arbeitsbereich angezeigt.

 Tipp   Bei Hinzufügen eines Gadgets wird der Gadget-Bereich automatisch eingeblendet.

Entfernen eines Gadgets

  • Klicken Sie für das Gadget, das Sie entfernen möchten, auf die Schaltfläche Entfernen Gadget entfernen.

Das Gadget wird geschlossen, die verbleibenden Gadgets werden nach oben oder zur Seite verschoben, um den durch das Entfernen des Gadgets frei gewordenen Platz auszufüllen.

Seitenanfang Seitenanfang

Arbeiten mit Gadgets

Jedes Gadget weist mehrere Schaltflächen auf.

Klicken Sie auf Zweck
Gadget aktualisieren Aktualisieren     Diese Schaltfläche dient zum Aktualisieren von Daten durch Abfragen Ihrer Business Contact Manager-Datenbank (Business Contact Manager-Datenbank: Die Datenbank, die Informationen zu Konten, Geschäftskontakten, Verkaufschancen, Geschäftsprojekten und anderen Elementen enthält.) und zeigt anschließend aktuelle Informationen an.
Berichte erstellen Bericht starten     Diese Schaltfläche zeigt den Bericht an, auf dem Daten im Gadget basieren.
Optionen Optionen     Diese Schaltfläche öffnet ein Dialogfeld, in dem Sie die Daten im Gadget und deren Anzeige auswählen können.
Gadget schließen

Entfernen     Über diese Schaltfläche wird das Gadget aus einem Arbeitsbereich oder dem Dashboard entfernt.

 Hinweis   Die Arbeitsbereiche und das Dashboard arbeiten unabhängig voneinander. Wird ein Gadget aus einem Arbeitsbereich entfernt, wird es nicht auch aus dem Dashboard entfernt.

 Hinweis   Die Größe von Gadgets kann nicht geändert werden.

Auswählen der in einem Gadget angezeigten Daten

In jedem Gadget wird nur ein kleiner Ausschnitt von Informationen angezeigt, den Sie jedoch präzise festlegen können. Sie können sogar dasselbe Gadget Ihrem Dashboard oder Arbeitsbereich mehrmals hinzufügen, um in jedem andere Daten anzuzeigen.

  1. Klicken Sie in einem Gadget auf die Schaltfläche Optionen.Optionen
  2. Überprüfen Sie die ausgewählten Optionen in den Listen und die Kontrollkästchen im Dialogfeld, und klicken Sie auf die Optionen, die im Gadget angezeigt werden sollen.
  3. Wenn Sie Beschriftungen im Gadget anzeigen möchten, aktivieren Sie unter Diagramm die folgenden Kontrollkästchen:
    • Achsentitel Zeigt die Beschriftungen für die Daten auf der X- und Y-Achse des Gadgets an.
    • Untertitel Zeigt eine Beschriftung zur Beschreibung der Daten im Gadget an, z. B. Von "Aktuelle Aktivitäten" generierte Verkaufschancen.
    • Legende Zeigt Beschriftungen für die Farben und Balken im Gadget an. Nicht für alle Gadgets verfügbar.
  4. Klicken Sie auf OK. Das Gadget wird aktualisiert.

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Anordnen oder Verschieben von Gadgets

Sie können Gadgets in Arbeitsbereichen oder im Dashboard verschieben.

Zum Verschieben eines Gadgets ziehen Sie es an eine neue Position im Arbeitsbereich oder Dashboard. Im Dashboard werden die anderen Gadgets zum Ausfüllen des Platzes senkrecht oder waagerecht verschoben.

In den Arbeitsbereichen werden Gadgets in einer einzelnen Zeile angezeigt. Zum Anzeigen von Gadgets, die nicht im Arbeitsbereich sichtbar sind, klicken Sie auf die Pfeile, um den Fensterinhalt nach rechts oder links zu verschieben.

Das Dashboard, in dem Gadgets in Spalten angezeigt werden, kann senkrecht erweitert werden und bis zu 20 Gadgets enthalten. Die Gadgets können in einer 1-4 Spalten angezeigt werden.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Business Contact Manager, um das Dashboard anzuzeigen.
  2. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht.
  3. Klicken Sie in der Gruppe Spalten auf die Anzahl der anzuzeigenden Spalten.

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Anzeigen eines Berichts auf Grundlage eines Gadgets

Jedes Gadget kann auf Grundlage seiner angezeigten Daten einen Bericht generieren. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um einen solchen Bericht anzuzeigen:

  • Klicken Sie in einem Gadget auf die Schaltfläche Bericht starten.Bericht erstellen

Der Bericht enthält alle Daten des Gadgets sowie andere dazugehörige Informationen. Wenn Sie beispielsweise den Bericht des Gadgets Ruhende Kunden öffnen, können Sie eine Liste der Kunden, die in den letzten 30 Tagen keinen Kontakt mit Ihrer Firma hatten, sowie deren Firmennummer, Telefonnummer, Vertriebsphase und Enddatum anzeigen.

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Zutreffend für:
Outlook 2013, Outlook 2010