Verwenden von E-Mail zum Versenden eines Word-Dokuments zum Bearbeiten

Sie können Microsoft Office Outlook 2007 zusammen mit Microsoft Office Word 2007 verwenden, um ein Word-Dokument effizient zum Bearbeiten an andere Personen zu senden. Jeder Empfänger kann mithilfe des Features zum Nachverfolgen von Änderungen in Office Word 2007 Kommentare und Überarbeitungen hinzufügen. Wenn Sie das Dokument zurückerhalten, können Sie die Überarbeitungen vergleichen und in einem Word-Dokument zusammenfassen.

Inhalt dieses Artikels


Schritt 1: Hinzufügen des Befehls "Zum Bearbeiten versenden" zur Symbolleiste für den Schnellzugriff in Word 2007

In Word 2007 können Sie über den Befehl Zum Bearbeiten versenden mit einem Klick ein Dokument zum Bearbeiten versenden. Dieser Befehl ist auf der Multifunktionsleiste, die Teil von Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche ist, nicht verfügbar. Sie können den Befehl jedoch der Symbolleiste für den Schnellzugriff oberhalb der Multifunktionsleiste hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff.
  2. Klicken Sie auf Weitere Befehle.

Anpassen des Menüs der Symbolleiste für den Schnellzugriff

  1. Klicken Sie in der Dropdownliste Befehle auswählen auf Befehle nicht in der Multifunktionsleiste.
  2. Führen Sie in der Liste der Befehle einen Bildlauf nach unten aus, und klicken Sie auf Zum Bearbeiten versenden.
  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Dialogfeld 'Word-Optionen'

Legende 1 Klicken Sie auf Befehle nicht in der Multifunktionsleiste.
Legende 2 Klicken Sie auf Zum Bearbeiten versenden.
Legende 3 Klicken Sie auf Hinzufügen.

  1. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Word-Optionen zu schließen.

Das Symbol Zum Bearbeiten versenden wird auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff in Word 2007 angezeigt.

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Schritt 2: Versenden eines Word 2007-Dokuments zum Bearbeiten mithilfe von Office Outlook 2007

Wenn Sie bereit sind, ein Word 2007-Dokument zum Bearbeiten zu versenden, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie in Word 2007 auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Zum Bearbeiten versenden.

In Outlook wird eine neue E-Mail-Nachricht geöffnet, an die das Word-Dokument angefügt ist. Standardmäßig wird als Nachrichtentext Bitte überarbeiten Sie das angehängte Dokument angezeigt.

 Hinweis   Das Word 2007-Dokument muss gespeichert werden, bevor Sie den Befehl Zum Bearbeiten versenden verwenden.

  1. Sie können den Betreff oder den Nachrichtentext ändern.
  2. Adressieren Sie die Nachricht wie gewohnt.

 Tipp   Sie können ganz einfach Erinnerungen für sich selbst oder die Nachrichtenempfänger hinzufügen. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Optionen auf Nachverfolgung. Klicken Sie auf einen Erinnerungszeitraum. Wenn Sie eine Erinnerung für die Empfänger hinzufügen möchten, klicken Sie auf Für Empfänger kennzeichnen. Sie können als Text für Kennzeichnung eine eigene Erinnerungsnachricht eingeben, indem Sie den Standardtext Zur Durchsicht ersetzen.

  1. Klicken Sie auf Senden .

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Schritt 3: Überprüfen und Zusammenführen von Word-Dokumenten

Wenn Sie das Word-Dokument mit den Kommentaren und Überarbeitungen anderer Personen zurückerhalten, speichern Sie diese Dokumente auf der Festplatte des Computers. Hilfe zum Speichern von Anlagen finden Sie unter Anzeigen einer Anlagenvorschau, Öffnen, Ändern und Speichern von Anlagen.

Sie haben zwei Möglichkeiten für die Arbeit mit den verschiedenen Exemplaren des Dokuments. Die erste Möglichkeit besteht darin, zwei Dokumente mit Änderungen markiert direkt miteinander zu vergleichen. Dabei werden nur die Unterschiede zwischen den Dokumenten angezeigt. Die zweite Möglichkeit besteht darin, die verschiedenen Exemplare in einem neuen Word-Dokument zusammenzuführen. Anschließend können Sie die Änderungen der einzelnen Personen in einem einzigen Dokument überprüfen und annehmen oder ablehnen.

Bei beiden Optionen arbeiten Sie jeweils mit dem ursprünglichen Dokument und einem überarbeiteten Exemplar. Den Vorgang wiederholen Sie für jedes weitere überarbeitete Exemplar.

Vergleichen zweier Dokumente mit der Option "Änderungen markiert"

Mit der Option Änderungen markiert werden zwei Dokumente verglichen und nur die Änderungen angezeigt. Die verglichenen Dokumente werden nicht geändert. Der Vergleich mit markierten Änderungen wird standardmäßig in einem dritten, neuen Dokument angezeigt.

Wenn Sie die Änderungen von mehreren Bearbeitern vergleichen möchten, wählen Sie diese Option nicht aus. Klicken Sie stattdessen auf Überarbeitungen von mehreren Autoren zu einem einzigen Dokument zusammenfassen.

  1. Klicken Sie in Word 2007 auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Vergleichen auf Vergleichen.

Abbildung der Word-Multifunktionsleiste

  1. Klicken Sie auf Zwei Versionen eines Dokuments vergleichen (Änderungen markiert) .
  2. Suchen Sie unter Originaldokument nach dem Dokument, das Sie als Originaldokument verwenden möchten.
  3. Suchen Sie unter Überarbeitetes Dokument nach dem anderen Dokument für den Vergleich.
  4. Klicken Sie auf Erweitern, und wählen Sie die Einstellungen für den Vergleich der Dokumente aus. Legen Sie unter Änderungen anzeigen fest, ob Änderungen auf Zeichen- oder Wortebene angezeigt werden sollen.

Wenn Sie die Änderungen nicht in einem dritten Dokument anzeigen möchten, wählen Sie das Dokument aus, in dem die Änderungen angezeigt werden sollen.

 Wichtig   Alle unter Erweitern ausgewählten Optionen werden beim nächsten Vergleich von Dokumenten als Standardoptionen verwendet.

  1. Klicken Sie auf OK.
  2. Wenn in einer Version des Dokuments Überarbeitungen vorhanden sind, wird in Word 2007 eine Meldung angezeigt. Klicken Sie auf Ja, um die Änderungen anzunehmen und die Dokumente zu vergleichen.
  3. In Microsoft Office Word wird ein drittes, neues Dokument angezeigt, in dem die Überarbeitungen aus dem ursprünglichen Dokument angenommen sind und Änderungen aus dem überarbeiteten Dokument als Überarbeitungen angezeigt werden.

Die verglichenen Quelldokumente werden nicht geändert.

Zusammenführen der Kommentare und Änderungen aus mehreren Dokumenten in einem Dokument

Wenn Sie ein Dokument zum Bearbeiten an mehrere Personen senden und jede dieser Personen das Dokument an Sie zurücksendet, können Sie jeweils zwei dieser Dokumente kombinieren, bis alle Änderungen der Bearbeiter in einem einzelnen Dokument zusammengefasst sind.

  1. Klicken Sie in Word 2007 auf der Registerkarte Überprüfen in der Gruppe Vergleichen auf Vergleichen.

Abbildung der Word-Multifunktionsleiste

  1. Klicken Sie auf Überarbeitungen von mehreren Autoren zu einem einzigen Dokument zusammenfassen.
  2. Klicken Sie unter Originaldokument auf den Namen des Dokuments, in dem die Änderungen aus mehreren Quellen zusammengefasst werden sollen.

Wenn das Dokument nicht in der Liste angezeigt wird, klicken Sie auf Nach Original suchenSchaltflächensymbol.

  1. Suchen Sie unter Überarbeitetes Dokument nach dem Dokument, das die Änderungen eines Bearbeiters enthält.
  2. Klicken Sie auf Erweitern.
  3. Wählen Sie unter Änderungen anzeigen die Optionen für den Vergleich der Dokumente aus.

Standardmäßig werden in Word 2007 Änderungen an ganzen Wörtern angezeigt. Wenn Sie z. B. das Wort "Katze" in "Katzen" ändern, wird das gesamte Wort "Katzen" im Dokument als geändert angezeigt, nicht einfach der Buchstabe "n".

  1. Klicken Sie unter Änderungen anzeigen in auf Originaldokument.
  2. Klicken Sie auf OK.

Wenn nach dem Klicken auf OK andere Dokumente angezeigt werden sollen, klicken Sie in der Gruppe Vergleichen auf Quelldokumente ausblenden oder Quelldokumente anzeigen.

  1. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 8. In Word 2007 werden alle Änderungen im ursprünglichen Dokument zusammengeführt.

 Hinweis   Word kann jeweils nur einen Satz Formatierungsänderungen speichern. Daher müssen Sie sich beim Zusammenführen mehrerer Dokumente möglicherweise entscheiden, ob Sie die Formatierung aus dem Originaldokument beibehalten oder die Formatierung aus dem bearbeiteten Dokument verwenden möchten. Wenn Sie Formatierungsänderungen nicht nachverfolgen müssen, können Sie das Kontrollkästchen Formatierung im Dialogfeld Dokumente vergleichen und zusammenführen deaktivieren.

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Zutreffend für:
Outlook 2007