Verwenden von Berichten und Diagrammen in Business Contact Manager

Ein Bericht ist ein hervorragendes Tool, um Einblicke in Ihre Firmen, (Firma: Ein Unternehmen oder eine Organisation, mit dem/der Sie Geschäfte abwickeln. Wenn eine Dienstleistung angeboten wird, z. B. eine medizinische oder zahnmedizinische Dienstleistung, kann eine Firma auch ein Kunde sein.) Geschäftskontakte (Geschäftskontakt: Die Person in einem Unternehmen oder einer Organisation, mit der Sie Geschäfte abwickeln.), Leads (Lead: Ein potenzieller Kunde, mit dem sich ein Verkaufsberater in Verbindung setzen muss und der als Verkaufschance eingruppiert oder verworfen wird.), Verkaufschancen (Verkaufschance: Die Chance, das Produkt oder die Dienstleistung an eine Firma oder einen Geschäftskontakt zu verkaufen.), Geschäftsprojekte (Geschäftsprojekt: Ein Projekt, das in Business Contact Manager für Outlook erstellt wird. Ein Geschäftsprojekt besteht aus einer oder mehreren Projektaufgaben.) und Marketingaktivitäten (Marketingaktivität: Eine Aktion, die zum Verkaufen oder Bezeichnen von Produkten und Dienstleistungen für ausgewählte Empfängergruppen vorgesehen ist. Marketingaktivitäten können Anruflisten, E-Mail-Nachrichten und gedruckte Flyer umfassen. Mehrere Marketingaktivitäten können Teil einer Marketingkampagne sein.) zu erhalten. Sie können Dutzende von Standardberichten in Business Contact Manager für Outlook öffnen sowie eine fast unbegrenzte Anzahl von zusätzlichen Berichten ändern, speichern, aktualisieren oder wiederverwenden.

In diesem Artikel werden die Berichtsfeatures in Business Contact Manager für Outlook beschrieben. Außerdem erfolgt eine Erläuterung, wie Sie mit Berichten arbeiten, wie diese angepasst werden können und wie mit Berichten andere Geschäftsaktivitäten gestartet werden.

Inhalt dieses Artikels


Öffnen und Ändern eines Berichts

Business Contact Manager für Outlook stellt viele vordefinierte Berichte bereit. Wenn der erforderliche Bericht nicht vorhanden ist, können Sie einen ähnlichen Bericht öffnen und diesen dann gemäß den Anforderungen ändern. Sie können die angepassten Berichte auch zur späteren erneuten Verwendung speichern.

Öffnen eines Berichts

  1. Klicken Sie im Menüband (Menüband: Ein Element, das die meisten Menüs, Symbolleisten und Aufgabenbereiche ersetzt. Das Menüband zeichnet sich durch aufgabenbasierte Registerkarten aus, die Tools und Optionen organisiert in logischen Gruppen enthalten.) auf die Registerkarte Berichte. Verfügbare Berichte werden nach den zugehörigen Arbeitsbereichen gruppiert: Kontaktverwaltung, Vertrieb, Marketing oder Geschäftsprojekte. Die Gruppe Öffnen enthält Berichte, die Sie geändert und gespeichert haben.

Registerkarte 'Berichte' im Menüband

  1. Wenn Sie einen vordefinierten Bericht öffnen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche für den gewünschten Berichtstyp, und klicken Sie dann in der Liste auf den Namen des Berichts.
  2. Zum Öffnen eines geänderten Berichts, den Sie gespeichert haben, klicken Sie auf Gespeicherte Berichte, dann auf den Berichtsnamen im Dialogfeld Gespeicherte Berichte öffnen, und klicken Sie anschließend auf Öffnen.

 Tipp    Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Gruppe oder Kategorie den gesuchten Bericht enthält, finden Sie weitere Informationen in der Liste der Standardberichte.

Informationen zum Ändern von Berichten finden Sie unter Ändern eines Berichts, um ihn zweckdienlicher zu gestalten.

Seitenanfang Seitenanfang

Ändern eines Berichts

Sie haben sehr viele Möglichkeiten, um die Darstellung Ihrer Berichte in Business Contact Manager für Outlook zu steuern.

Inhalt dieses Abschnitts


Ändern des Layouts eines Berichts

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um das Layout oder die Darstellung eines Berichts zu ändern. Sie können diese Methoden einzeln oder kombiniert anwenden. Die Reihenfolge der von Ihnen vorgenommenen Änderungen ist unerheblich.

  • Verwenden des Bereichs "Bericht anpassen"     Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Layout auf eine der Optionen, um den Bereich Bericht anpassen zu öffnen:
    • Spalte wählen. Wenn Sie ändern möchte, welche Spalten angezeigt werden, klicken Sie auf diese Schaltfläche und dann auf das Pluszeichen (+), um die Liste zu erweitern und alle darin enthaltenen Elemente anzuzeigen. Die verfügbaren Optionen variieren in Abhängigkeit vom zu ändernden Bericht. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Spalten, die angezeigt werden sollen. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für Elemente, die im Bericht nicht angezeigt werden sollen.
    • Kopf- und Fußzeile. Wenn Sie dem Bericht eine Kopf- oder Fußzeile oder Notizen hinzufügen möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche, und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen für die anzuzeigenden Spalten, und geben Sie Informationen zu den entsprechenden Spalten ein. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Spalten, die im Bericht nicht angezeigt werden sollen.
    • Schriftarten. Wenn Sie ändern möchten, wie Schriftarten und Zahlen angezeigt werden, dann klicken Sie auf Schriftarten. Klicken Sie auf die zu ändernden Optionen, und aktualisieren Sie diese entsprechend. Sie können die Schriftart für den Berichtstext, für die Beschriftungen der Zeilen und Spalten sowie für die numerischen Felder von Summen und Zwischensummen ändern.
  • Steuerelemente für "Sortieren und Filtern" verwenden      Führen Sie im Menüband in der Gruppe Sortieren und filtern eine der folgenden Aktionen aus:
    • Filter. Sie können die Anzahl der im Bericht angezeigten Ergebnisse beschränken, indem Sie den Bericht filtern. Informationen zum Filtern von Berichten finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.
    • Aufsteigend oder Absteigend. Klicken Sie auf eine dieser Optionen, um die Sortierreihenfolge von Datensätzen im Bericht zu ändern. Listen werden standardmäßig in alphabetischer Reihenfolge auf Basis des Primärfelds im Bericht sortiert. In dem Bericht mit der Bezeichnung "Geschäftskontakte nach Firma" ist die Liste z. B. anfänglich nach dem Firmennamen sortiert. Unter dem Firmennamen werden die einzelnen mit einer Firma verknüpften Geschäftskontakte in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.

 Tipp    Namen werden über die Informationen im Feld Vollständiger Name angezeigt. Wenn Sie Titel in den vollständigen Namen einbeziehen, werden die Titel ebenfalls in die Sortierung einbezogen. Der vollständige Name "Dr. Christian Kampe" würde unter "D" aufgeführt werden.

  • Spalten neu anordnen     Klicken Sie einfach auf einen Spaltennamen, und ziehen Sie ihn dann an die gewünschte Position, um die Reihenfolge von Spalten in einem Bericht zu ändern.
  • Elemente in einem sekundären Datenfeld sortieren    Wenn Sie die Reihenfolge von Text oder Zahlen in einem sekundären Feld umkehren möchten, klicken Sie im Bericht auf den Namen des Felds. Im Bericht Geschäftskontakte nach Firma können Sie z. B. auf die Spalte Geschäftskontaktname klicken, um die Namen der aufgelisteten Geschäftskontakte unter den einzelnen Firmennamen in umgekehrter alphabetischer Reihenfolge erneut zu sortieren. Klicken Sie erneut auf den Spaltentitel, um die ursprüngliche Reihenfolge wiederherzustellen. Wenn Sie auf den Spaltennamen Adresse - Postleitzahl klicken, wird gleichermaßen die Liste der Geschäftskontakte unter den einzelnen Firmennamen in umgekehrter numerischer Reihenfolge neu sortiert.
  • Gruppen in einem sekundären Datenfeld reduzieren oder erweitern     Klicken Sie auf das Minuszeichen (-) für eine beliebige Zeile des Berichts, um alle Unterelemente zu reduzieren und nur die erste Zeile des Berichtseintrags anzuzeigen. In dem Bericht Geschäftskontakte nach Firma können Sie z. B. auf das Minuszeichen eines Firmennamens klicken, um die Liste der verknüpften Geschäftskontakte auszublenden. Das Minuszeichen (-) wechselt erneut zu einem Pluszeichen (+), um anzuzeigen, dass die Liste reduziert ist. Dieses Feature kann hilfreich sein, um die Größe und Komplexität eines Berichts zu verringern. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um eine Gruppe zu erweitern.

Seitenanfang Seitenanfang

Ändern eines Berichts, um ihn zweckdienlicher zu gestalten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre Berichte ändern können, damit sie für Sie oder Ihre Kollegen zweckdienlicher sind.

Weitere Informationen zum Bearbeiten von Werten in Listen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Datensatztypen und Listen.

 Hinweis    Wenn ein benutzerdefiniertes Feld, das Sie zu einem Bericht hinzugefügt haben, aus Ihrer Business Contact Manager-Datenbank (Business Contact Manager-Datenbank: Die Datenbank, die Informationen zu Konten, Geschäftskontakten, Verkaufschancen, Geschäftsprojekten und anderen Elementen enthält.) gelöscht wird, dann zeigt der gespeicherte Bericht nicht die Daten aus dem gelöschten Feld an. Wenn Sie einen Bericht mit den Daten für Excel exportieren, bevor das Feld gelöscht wird, dann sind diese Berichte nicht betroffen.

Seitenanfang Seitenanfang

Beheben von Datenfehlern in einem Bericht

Beim Überprüfen eines Berichts finden Sie möglicherweise Fehler, die Sie beheben möchten. Möglicherweise wird Ihnen z. B. Ein Geschäftskontakt angezeigt, der einer falschen Firma zugeordnet wurde. Diese Art von Fehler kann nicht im Bericht behoben werden, sondern muss in den einzelnen betroffenen Datensätzen korrigiert werden.

Um den Fehler in diesem Beispiel zu beheben, öffnen Sie den Datensatz für den Geschäftskontakt und geben auf der Seite Allgemein des Datensatzes im Feld Verknüpfte Firma die richtige Firma ein. Wenn Sie dann wieder zurück zum Bericht wechseln und in der Gruppe Aktionen auf Aktualisieren klicken, dann wird der Bericht korrigiert.

Seitenanfang Seitenanfang

Speichern, Aktualisieren oder Drucken eines geöffneten Berichts

Nachdem Sie einen Bericht überprüft haben, möchten Sie möglicherweise sämtliche vorgenommenen Änderungen speichern, die Daten aktualisieren oder den Bericht drucken. Beginnen Sie mit einem geöffneten Bericht, um eine dieser Aktionen auszuführen.

Speichern eines geänderten Berichts

Es ist nicht erforderlich, einen Bericht zu speichern, an dem keine Änderungen vorgenommen wurden, da er über die Registerkarte Berichte des Menübands verfügbar ist. Gespeicherte Berichte werden in der Business Contact Manager für Outlook-Datenbank gespeichert.

  1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte und dann auf den Berichtstyp, den Sie öffnen möchten, und klicken Sie anschließend auf den Berichtsnamen, um ihn zu öffnen.
  2. Passen Sie den Bericht wie unter Öffnen und Ändern eines Berichts beschrieben an.
  3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Speichern unter.
  4. Geben Sie im sich öffnenden Dialogfeld Speichern unter einen Namen für den Bericht ein, und klicken Sie dann auf OK.

Klicken Sie auf Gespeicherte Berichte, um einen angepassten Bericht zu öffnen.

 Tipp    Der Bericht wird in derselben Kategorie gespeichert wie der Bericht, den Sie zum Erstellen des gespeicherten Berichts verwendet haben.

Aktualisieren von Daten in einem Bericht

Berichtsdaten werden bei jedem Öffnen eines gespeicherten Berichts aktualisiert. Sie können auch bei Bedarf aktualisiert werden.

  1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte und dann auf den Berichtstyp, den Sie öffnen möchten, und klicken Sie anschließend auf den Berichtsnamen, um ihn zu öffnen.
  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Aktualisieren.

Drucken eines Berichts

  1. Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Berichte und dann auf den Berichtstyp, den Sie öffnen möchten, und klicken Sie anschließend auf den Berichtsnamen, um ihn zu öffnen.
  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Drucken.

Seitenanfang Seitenanfang

Erstellen eines Diagramms aus einem Bericht

Sie können über die meisten Berichte in Business Contact Manager für Outlook sowie über die von Ihnen aus einem Bericht erstellten angepassten Berichte Diagramme erstellen. Berichte, die in Diagrammform angezeigt werden können, zeigen eine aktive Diagrammschaltfläche (Diagrammschaltfläche ) im Menüband an. Berichte, die keine Daten enthalten, können nicht als Diagramme angezeigt werden.

  1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie als Diagramm anzeigen möchten.
  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Anzeigen auf Diagramm. Wenn ein Diagramm für die Anzeige auf Ihrem Monitor zu breit ist, wird unter dem Diagramm eine horizontale Bildlaufleiste angezeigt.

 Tipp    Wenn Sie anspruchsvollere Diagramme erstellen möchten, exportieren Sie die Berichtsdaten für Excel, und verwenden Sie dieses Programm anschließend, um das Diagramm zu erstellen. Weitere Informationen zum Exportieren von Berichtsdaten für Excel finden Sie unter Exportieren eines Berichts für Excel oder ein anderes Programm zu Analysezwecken.

Diagrammbeispiel

  1. Verwenden Sie im Menüband die Steuerelemente in der Gruppe Diagramm, um die Diagramme anzupassen.
  • Beschriftungen     Klicken Sie auf Beschriftungen, um Achsentitel und eine Legende hinzuzufügen.
  • Werte     Klicken Sie auf Werte, um die im Bericht anzuzeigenden Daten auszuwählen. Im Diagramm für Verkaufschancen nach Quelle können Sie z. B. die Daten für Anzahl der Verkaufschancen    oder Umsatz anzeigen.
  • Erwartet     und Gesamt    Aktivieren Sie diese Kontrollkästchen, wenn im Diagramm die aktuellen Umsätze, der erwartete Umsatz oder beides angezeigt werden soll.

 Hinweis    Diese Kontrollkästchen sind nicht für jedes Diagramm verfügbar.

Seitenanfang Seitenanfang

Exportieren eines Berichts für Excel oder ein anderes Programm zu Analysezwecken

Sie können einen Business Contact Manager für Outlook-Bericht ganz einfach für Microsoft Excel oder ein anderes Programm für eine eingehendere Analyse exportieren. Wenn Sie die Berichtsdaten für ein anderes Programm als Excel exportieren möchten, beginnen Sie mit dem Export der Daten für Excel. In Excel können Sie die Daten dann in einem Dateiformat speichern, das von dem anderen Programm geöffnet werden kann. Eine als CSV-Datei gespeicherte Excel-Datei kann z. B. in einer Vielzahl von Programmen geöffnet werden.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

Speichern des Berichts als Excel-Datei auf Ihrem Computer    

  1. Öffnen Sie den für Excel zu exportierenden Bericht.
  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Nach Excel exportieren. Der Bericht wird in Excel geöffnet.
  3. Klicken Sie in Excel auf die Schaltfläche Speichern, um das Dialogfeld Speichern unter zu öffnen. Zum Speichern des Berichts können Sie unter mehr als 20 Dateiformaten wählen.

Senden des Berichts per E-Mail als Excel-Dateianlage    

  1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie als E-Mail-Anlage senden möchten.
  2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Als E-Mail senden. Daraufhin wird ein Formular für eine Outlook-E-Mail geöffnet, dem die Excel-Datei (XLSX-Format) als Anlage angefügt ist.
  3. Füllen Sie die Zeilen An und Betreff aus, geben Sie eine Nachricht ein (optional), und klicken Sie dann auf Senden.

Seitenanfang Seitenanfang

Starten einer Marketingaktivität über einen Bericht

Sie können einen Bericht, der Adressen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen von Firmen, Geschäftskontakten oder Leads enthält, zum Starten einer Marketingaktivität in Business Contact Manager für Outlook verwenden.

  1. Öffnen Sie den Bericht, den Sie als Basis einer Marketingaktivität verwenden möchten.
  2. Drücken Sie STRG + A, um alle Datensätze in der Liste zu markieren.
  3. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Kommunikation auf Neue Anrufliste, E-Mail-Massensendung oder Direktsendung, und klicken Sie dann auf Alle Empfänger oder Ausgewählte Empfänger.
  4. Erstellen Sie in dem sich öffnenden Formular für die Marketingaktivität die Empfängerliste für die Aktivität und den Inhalt.

Informationen zum Erstellen einer Anrufliste finden Sie unter Erstellen und Verwenden von Anruflisten in Business Contact Manager. Weitere Informationen zum Erstellen anderer Marketingaktivitäten finden Sie unter Vermarkten Ihrer Produkte und Dienste in Business Contact Manager.

Seitenanfang Seitenanfang

Öffnen eines Berichts über ein Gadget

Wenn Sie einen Bericht über ein Gadget öffnen möchten, klicken Sie im Gadget auf das Berichtssymbol. Die über Gadgets geöffneten Berichte verhalten sich ebenso, wie über das Menüband geöffnete Berichte.

Weitere Informationen zu Gadgets finden Sie unter Verwenden von Gadgets in Business Contact Manager.

Seitenanfang Seitenanfang

Anzeigen der Liste der Standardberichte

Die folgende Liste der in Business Contact Manager für Outlook verfügbaren Standardberichte sind nach dem Datensatztyp angeordnet.

 Tipp    Die meisten Berichte können in Diagramme konvertiert werden, wie in Erstellen eines Diagramms aus einem Bericht beschrieben.

AnzeigenFirmenberichte    

  • Firmen nach "Zugewiesen an"
  • Firmen nach Ort
  • Firmen nach Bundesland/Kanton
  • Firmen nach Postleitzahl
  • Firmen nach Gebiet
  • Firmen nach Kategorie
  • Firmen nach Bewertung
  • Firmen nach Zahlungsstatus
  • Firmen nach Quelle
  • Zusammenfassung der Firmenaktivitäten
  • Aktivität nach Firma
  • Vernachlässigte Firmen
  • Firmenliste

AnzeigenGeschäftskontaktberichte    

  • Geschäftskontakt nach Firma
  • Geschäftskontakt nach "Zugewiesen an"
  • Geschäftskontakt nach Ort
  • Geschäftskontakt nach Bundesland/Kanton
  • Geschäftskontakt nach Postleitzahl
  • Geschäftskontakt nach Kategorie
  • Geschäftskontakt nach Bewertung
  • Geschäftskontakt nach Zahlungsstatus
  • Geschäftskontakt nach Quelle
  • Geschäftskontakte nach Jahrestag
  • Geschäftskontakte nach Geburtstag
  • Zusammenfassung der Geschäftskontaktaktivitäten
  • Aktivität nach Geschäftskontakt
  • Vernachlässigte Geschäftskontakte
  • Geschäftskontaktliste

AnzeigenLeadberichte

  • Leads nach "Zugewiesen an"
  • Leads nach "Zugewiesen an" und Bewertung
  • Leads nach Bewertung

AnzeigenVerkaufschancenberichte

  • Verkaufschancen nach Produkt oder Dienst
  • Verkaufschancen nach "Zugewiesen an"
  • Verkaufschancen nach Quelle
  • Verkaufschancen nach Firma
  • Verkaufschancen nach Geschäftskontakt
  • Überfällige Verkaufschancen
  • Vertriebsdarstellung
  • Vertriebsweg
  • Aktivität nach Verkaufschance

AnzeigenSonstige Umsatzberichte

  • Top-Kunden nach Ertrag: Firmen
  • Top-Kunden nach Ertrag: Geschäftskontakte
  • Top-Produkte: Meistverkaufte Produkte
  • Top-Produkte: Profitabelste Produkte
  • Top-Produkte: Produkte mit der höchsten Gewinnspanne
  • Top-Verweiser: Nach Leadvolumen
  • Top-Verweiser: Nach Gesamtumsatz
  • Ruhende Kunden: In den letzten 30 Tagen
  • Ruhende Kunden: In den letzten 90 Tagen
  • Ruhende Kunden: In den letzten 180 Tagen
  • Ruhende Kunden: In den letzten 365 Tagen

AnzeigenMarketingberichte

  • Verkaufschancen nach Marketingaktivität
  • Geschäftskontakte nach Marketingaktivität
  • Firmen nach Marketingaktivität
  • Marketingaktivitäten nach Kampagne
  • Marketingaktivitäten nach Typ
  • Gesprächsnotizen nach Anrufliste

AnzeigenGeschäftsprojektberichte

  • Geschäftsprojekte - Alle
  • Geschäftsprojekte - nächste fällige
  • Geschäftsprojekte - überfällig
  • Geschäftsprojekte nach Status
  • Geschäftsprojekte nach Fälligkeitsdatum
  • Geschäftsprojekte nach "Zugewiesen an"
  • Geschäftsprojekte nach Typ
  • Geschäftsprojekte nach Priorität
  • Geschäftsprojekte nach Firma
  • Geschäftsprojekte nach Geschäftskontakt
  • Projektaufgaben - Alle
  • Geschäftsaufgaben - nächste fällige
  • Geschäftsaufgaben - überfällig
  • Geschäftsaufgaben nach Projekt
  • Projektaufgaben nach "Zugewiesen an"

 
 
Zutreffend für:
Outlook 2013, Outlook 2010