Mit den Features und Optionen von Business Contact Manager vertraut werden

Die optimale Nutzung Ihrer Investition in Business Contact Manager für Outlook erfordert ein bisschen Übung, aber Tausende von Benutzern haben bereits festgestellt, dass das gut investierte Zeit ist.

Business Contact Manager für Outlook unterstützt Sie bei der Organisation Ihrer geschäftlichen records (Datensatz: Ein ausgefülltes Firmen-, Geschäftskontakt- oder Verkaufschancenformular. Der Datensatz enthält Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten oder Verkaufschancen sowie die anderen damit verknüpften Datensätze und Elemente.), beim Verwalten von Absatz und marketing activities (Marketingaktivität: Eine Aktion, mit der das Ziel verfolgt wird, Produkte und Dienstleistungen an eine ausgewählte Gruppe von Empfängern zu verkaufen oder diese Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben. Marketingaktivitäten können Anruflisten, E-Mail-Nachrichten und gedruckte Handzettel umfassen.), beim Erstellen von Berichten und Diagrammen und ermöglicht neue Einsichten in Ihr Geschäft.

Dieser Artikel möchte Sie mit den Features und Optionen von Business Contact Manager für Outlook vertraut machen. Jeder Abschnitt enthält einen oder mehrere Link(s) zu ausführlicheren Artikeln, in denen Sie mehr über ein Feature erfahren und lernen können, einen Aufgabensatz vollständig abzuarbeiten.

Inhalt dieses Artikels


Business Contact Manager in Outlook finden

Nach der Installation ist Business Contact Manager für Outlook ein integrierter Bestandteil von Microsoft Outlook. Sie finden die Features, indem Sie auf die Ordner an den folgenden Positionen klicken:

  • Im Navigationsbereich unter Business Contact Manager.

Erweiterter Business Contact Manager-Ordner im Navigationsbereich

 Tipp    Klicken Sie auf den Business Contact Manager-Ordner, um das Business Contact Manager-Dashboard anzuzeigen.

ODER

  • Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Business Contact Manager oder Lösungen.

Schaltfläche 'Business Contact Manager' im Navigationsbereich

In dieser Ansicht wird der Ordner Geschäftsdatensätze unter dem Ordner "Business Contact Manager" angezeigt, ferner die OrdnerBegrüßungscenter, Kontaktverwaltung, Vertrieb, Marketing, Projektverwaltung und Gelöschte Elemente.

 Hinweis    Suchordner werden in dieser Ansicht nicht angezeigt.

Zusätzliche Features und Optionen finden Sie in der Backstage-Ansicht auf der Registerkarte Business Contact Manager. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Festlegen von Business Contact Manager-Optionen und Verwenden von Features in der Backstage-Ansicht.

 Tipp    Wenn Sie Business Contact Manager nicht sehen, ist er möglicherweise nicht installiert oder wurde für Ihr Profil deaktiviert.

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Business Contact Manager-Ordner

Jeder Ordner, der sich unter dem Ordner Business Contact Manager befindet, stellt eine andere Ansicht Ihrer Unternehmensdaten dar. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Ordner zu öffnen und sich mit den Ansichten vertraut zu machen.

 Tipp    Wenn Sie noch keine eigenen Geschäftsdaten hinzugefügt haben, verwenden Sie die Beispielgeschäftsdatenbank. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager. Klicken Sie auf Datenbanken verwalten, und klicken Sie dann auf Zu den Beispielgeschäftsdaten wechseln.
Klicken Sie auf Angezeigt wird
Ordner 'Business Contact Manager' Business Contact Manager Das Business Contact Manager-Dashboard. Zeigen Sie in den Gadgets minutenaktuelle Informationen über Ihr Unternehmen an. Gadgets zeigen grafisch Informationen aus den verschiedenen Datensätzen von Business Contact Manager für die Analyse an. Weitere Informationen zum Dashboard finden Sie unter Nachverfolgen wichtiger geschäftlicher Details im Dashboard weiter unten in diesem Artikel. Informationen zu Gadgets finden Sie unter Verwenden von Gadgets in Business Contact Manager.
Begrüßungscenter Begrüßungscenter Eine Übersicht der Features von Business Contact Manager für Outlook und Einführungsvideos. Weitere Informationen zum Begrüßungscenter finden Sie unter Informationen über Business Contact Manager im Begrüßungscenter weiter unten in diesem Artikel.
Kontaktverwaltung Kontaktverwaltung

Im Arbeitsbereich 'Kontaktverwaltung' haben Sie schnellen Zugriff auf Firmen-, Geschäftskontakt- und Leaddatensätze sowie auf Gadgets, die die Informationen anzeigen, die Sie wünschen. Weitere Informationen zu Firmen, Geschäftskontakten und Leads finden Sie unter

Vertrieb Vertrieb Der Arbeitsbereich "Vertrieb", der einen schnellen Zugriff auf Ihre Verkaufschancen- und Leaddatensätze bietet. Anhand der Datensätze können Sie Ihre potenziellen Umsätze und Kunden überprüfen. In den Gadgets werden minutenaktuelle Vertriebsinformationen angezeigt. Weitere Informationen zu Verkaufschancen und Leads finden Sie unter Nachverfolgen potenzieller Verkaufschancen in Business Contact Manager und Verwalten potenzieller Kunden oder Leads in Business Contact Manager.
Marketing Marketing Der Arbeitsbereich "Marketing" zum Planen und Anzeigen der Marketingaktivitäten, die Ihr Geschäft voranbringen. In den Gadgets werden Informationen zu Ihren Marketingaktivitäten angezeigt. Weitere Informationen zum Arbeitsbereich "Marketing" finden Sie unter Vermarkten von Produkten und Dienstleistungen in Business Contact Manager.
Projektverwaltung Projektverwaltung Der Arbeitsbereich "Projektverwaltung". Bleiben Sie bei Ihren Geschäftsprojekten und den zugehörigen Aufgaben auf dem Laufenden. Weitere Informationen zu Geschäftsprojekten finden Sie unter Organisieren von Geschäftsprojekten Business Contact Manager.
Gelöschte Elemente Gelöschte Elemente Der Deleted Items folder (Ordner "Gelöschte Elemente": Ein Ordner, in dem die vom Benutzer gelöschten Elemente gespeichert werden. Nur der Datenbankbesitzer kann diese Elemente dauerhaft löschen.) enthält Datensätze, die aus Business Contact Manager für Outlook gelöscht wurden und kann nur vom Besitzer der Business Contact Manager database (Business Contact Manager-Datenbank: Die Datenbank, die Informationen zu Konten, Geschäftskontakten, Verkaufschancen, Geschäftsprojekten und anderen Elementen enthält.) geleert werden. Weitere Informationen zum Ordner "Gelöschte Elemente" finden Sie unter Löschen von Business Contact Manager-Datensätzen.
Suchordner Ordner, wie etwa "Geschäftliche Leads", in denen die Datensätze aufgelistet werden, die den von Ihnen angegebenen Kriterien entsprechen. Suchordner werden automatisch aktualisiert. Weitere Informationen über Suchordner finden Sie unter Durchsuchen von Datensätzen in Business Contact Manager.

Weitere Informationen zu den Arbeitsbereichen finden Sie unter Verwalten von Business Contact Manager-Arbeitsbereichen.

Der Ordner "Geschäftsdatensätze"

  • Klicken Sie zum Öffnen des Ordners Geschäftsdatensätze im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Business Contact Manager oder Lösungen und dann auf Geschäftsdatensätze.

Der Ordner Geschäftsdatensätze enthält Ordner, die eine Liste der einzelnen Datensatztypen anzeigen: Firmen; Geschäftskontakte; Verkaufschancen; Marketingaktivitäten; Geschäftsprojekte und Projektaufgaben; und Kommunikationsverlauf.

 Hinweis    Leads sind im Ordner Geschäftskontakte enthalten, da sie einen Typ von Geschäftskontakt darstellen.

Klicken Sie auf Angezeigt wird
Geschäftsdatensätze Geschäftsdatensätze

Die Ordner "Firmen", "Geschäftskontakte", "Verkaufschancen", "Marketingaktivitäten", "Geschäftsprojekte" und "Projektaufgaben" sowie "Kommunikationsverlauf", die Listen der Datensätze des gewählten Typs enthalten.

 Hinweis    Leaddatensätze sind im Ordner Geschäftskontakte enthalten, da sie einen Typ von Geschäftskontakt darstellen.

Firmen Firmen

Eine Liste aller Firmen und aller Datensätze, die auf dem Datensatztyp "Firma" aufbauen.

Sie können Firmen und Firmen-Datensatztypen anzeigen, bearbeiten oder neu zur Liste hinzufügen. Weitere Informationen zu Firmen finden Sie unter Speichern von Informationen über Ihre Firmen in Business Contact Manager.

Geschäftskontakte Geschäftskontakte

Eine Liste aller Geschäftskontakte Leads und aller Datensätze, die auf dem Datensatztyp "Geschäftskontakt" aufbauen.

Sie können Geschäftskontakte und Geschäftskontakt-Datensatztypen anzeigen, bearbeiten oder neu zur Liste hinzufügen. Weitere Informationen zu Geschäftskontakten finden Sie unter Verwenden von Geschäftskontakten in Business Contact Manager.

Verkaufschancen Verkaufschancen

Eine Liste aller Verkaufschancen.

Sie können Verkaufschancen in dieser vollständigen Liste anzeigen, bearbeiten oder neu hinzufügen. Weitere Informationen zu Verkaufschancen finden Sie unter Nachverfolgen potenzieller Verkaufschancen in Business Contact Manager.

Marketingaktivitäten Marketingaktivitäten

Eine Liste aller Marketingaktivitäten, wie etwa Anruflisten und Massen-E-Mail-Kampagnen.

Sie können beliebige Marketingaktivitäten erstellen, anzeigen oder bearbeiten. Weitere Informationen zu Marketingaktivitäten finden Sie unter Vermarkten von Produkten und Dienstleistungen in Business Contact Manager.

Geschäftsprojekte Geschäftsprojekte

Eine Liste aller Geschäftsprojekte.

Sie können ein Geschäftsprojekt erstellen, anzeigen oder bearbeiten.

Klicken Sie auf den Ordner "Projektaufgaben", um die zugehörigen Aufgaben anzuzeigen.

Weitere Informationen zu Geschäftsprojekten finden Sie unter Organisieren von Geschäftsprojekten in Business Contact Manager.

Geschäftsprojekte Projektaufgaben

Eine Liste aller Projektaufgaben.

Sie können Projektaufgaben erstellen und mit Geschäftsprojekten verknüpfen und Projektaufgaben anzeigen oder bearbeiten. Informationen zu Projektaufgaben finden Sie unter Verwenden von Projektaufgaben in Business Contact Manager.

Kommunikationshistorie Kommunikationshistorie

Eine Liste aller Kommunikationshistorienelemente, wie etwa Verkaufschancen, Geschäftsprojekte, E-Mail-Nachrichten Termine und Besprechungen.

Zeigen Sie beliebige Elemente, E-Mail-Nachrichten oder Dateien an, oder bearbeiten Sie sie. Sie können auch ein neues Element erstellen und es mit einem Datensatz verknüpfen. Weitere Informationen zur Kommunikationshistorie finden Sie unter Nachverfolgen Ihrer Kommunikation mit Kunden in Business Contact Manager.

Gelöschte Elemente Gelöschte Elemente Der Deleted Items folder (Ordner "Gelöschte Elemente": Ein Ordner, in dem die vom Benutzer gelöschten Elemente gespeichert werden. Nur der Datenbankbesitzer kann diese Elemente dauerhaft löschen.) enthält Datensätze, die aus Business Contact Manager für Outlook gelöscht wurden und kann nur vom Besitzer der Business Contact Manager database (Business Contact Manager-Datenbank: Die Datenbank, die Informationen zu Konten, Geschäftskontakten, Verkaufschancen, Geschäftsprojekten und anderen Elementen enthält.) geleert werden. Weitere Informationen zum Ordner "Gelöschte Elemente" finden Sie unter Löschen von Business Contact Manager-Datensätzen.

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Kennenlernen von Business Contact Manager im Begrüßungscenter

Nachdem Sie den Start-Assistenten abgeschlossen haben, wird das Begrüßungscenter geöffnet. Hier finden Sie eine Fülle von Informationen zur Einführung in Business Contact Manager für Outlook. Klicken Sie auf dem Rad auf eine Kategorie, um eine kurze Beschreibung zum betreffenden Bereich anzuzeigen. Sehen Sie sich ein kurzes Video an, um einen Überblick zu erhalten, wie Sie Business Contact Manager für Outlook verwenden können, um Ihre Geschäftsinformationen nachzuverfolgen.

Oder klicken Sie in der unteren Hälfte des Begrüßungscenters auf eine der Karten zu ersten Schritten, um weitere Details, Videos und Links zu Artikeln zu den Features anzuzeigen, die Sie interessieren. Verwenden Sie die Pfeile, um einen Bildlauf durch die Karten durchzuführen.

Sie können jederzeit zum Begrüßungscenter zurückkehren. Klicken Sie einfach unter Business Contact Manager im Navigationsbereich auf den Ordner "Begrüßungscenter".

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Nachverfolgen wichtiger Geschäftsdetails auf dem Dashboard

Mit nur einem Blick auf die gadgets (Gadget: Ein Tool, mit dem Geschäftsdaten in Diagrammen und Graphen angezeigt werden. Gadgets werden im Arbeitsbereich und im Dashboard angezeigt. Beispiele für Gadgets sind Verkaufstrichter, Kampagnenvergleiche und Gadgets für überfällige Geschäftsprojekte.) auf dem Dashboard in Business Contact Manager für Outlook können Sie das Ertragspotenzial Ihres Unternehmens, die aktuelle und erwartete Arbeitsauslastung der Mitarbeiter und die für Ihre Firma erfolgreichen Marketingaktivitäten erkennen. Auf dem Dashboard können bis zu 20 Gadgets angezeigt werden, die Umsätze, Marketingaktivitäten, Projekten und Aufgaben in Ihrem Unternehmen in Diagrammen darstellen.

Verwenden Sie das Menüband, um dem Dashboard die gewünschten Gadgets hinzuzufügen. Ziehen Sie die Gadgets, um sie neu anzuordnen, oder klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ansicht, um dem Dashboard spalten hinzuzufügen oder sie aus ihm zu entfernen. Die Ansicht kann ganz nach Ihren Wünschen gestaltet werden.

Weitere Informationen zu Gadgets finden Sie unter Verwenden von Gadgets in Business Contact Manager.

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Verwenden der Business Contact Manager-Arbeitsbereiche

Jeder Arbeitsbereich in Business Contact Manager für Outlook besteht aus einem Bereich für Gadgets und einem Abschnitt mit Registerkarten. Die Befehle unterscheiden sich etwas in beiden Arbeitsbereichen. Im Allgemeinen enthalten sie Befehle, mit denen Sie neue Datensätze erstellen und bearbeiten und verschiedene Arten von Kommunikation einrichten können, etwa das Senden von E-Mail-Nachrichten.

Weitere Informationen zu den Arbeitsbereichen finden Sie unter Verwalten von Business Contact Manager-Arbeitsbereichen.

Anzeigen eines Arbeitsbereichs

Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf einen der folgenden Ordner, um den Arbeitsbereich anzuzeigen:

  • Kontaktverwaltung
  • Vertrieb
  • Marketing
  • Projektmanagement

Vertriebsdesktop

Legende 1 Zeigen Sie im Gadgetbereich wichtige Geschäftsmetriken in Form von Diagrammen an, um sich schnell einen Überblick über den Zustand Ihres Unternehmens zu verschaffen. Sie können den Gadgetbereich ein- oder ausblenden und Gadgets hinzufügen oder entfernen. Weitere Informationen zu Gadgets finden Sie unter Verwenden von Gadgets in Business Contact Manager
.
Legende 2 Im Registerkartenbereich können Sie Ihre Geschäftsdaten verwalten, überprüfen und analysieren. Jede Registerkarte besteht aus einer Liste mit Datensätzen und einem Lese- oder Vorschaubereich. Im Lesebereich werden Informationen aus Abschnitten in einem ausgewählten Datensatz angezeigt.
Legende 3 Die Registerkarten listen die anzuzeigenden Datensätze auf, wie etwa die angezeigten Verkaufschancen- oder Leaddatensätze. Sie können jedem Arbeitsbereich eine Registerkarte für jeden beliebigen Datensatztyp hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche Neue Registerkarte erstellen klicken.
Legende 4 Im Lese- oder Vorschaubereich können Sie ausgewählte Abschnitte aus einzelnen Datensätzen anzeigen. Die hier verfügbaren Abschnitte können Sie unter Abschnitte auswählen festlegen. Weitere Informationen zum Lesebereich finden Sie unter Verwalten von Business Contact Manager-Arbeitsbereichen.

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Ändern der Business Contact Manager-Einstellungen und -Optionen und Anfordern von Hilfe

Zum Ändern der Einstellungen für einige Features oder zum Durchführen von Aufgaben – wie etwa das Freigeben oder Sichern der Datenbank, das Importieren oder Exportieren von Daten oder das Abrufen von Hilfe aus Newsgroups oder von anderen Benutzern – wechseln Sie zur Backstage-Ansicht.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Business Contact Manager.
  2. Gehen Sie wie folgt vor:
    • Um eine Aufgabe auszuführen, die sich auf Business Contact Manager insgesamt auswirkt, etwa das Freigeben der Datenbank, klicken Sie auf eine der Schaltflächen.
    • Um Hilfe von Microsoft oder aus der Business Contact Manager-Community zu erhalten, klicken Sie unter Hilfe anzeigen auf eine der Optionen.

Weitere Informationen zu den Optionen in der Backstage-Ansicht finden Sie unter Festlegen von Optionen und Verwenden von Features in der Backstage-Ansicht.

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Weitere Features

Seit den Zeiten der Rolodex® hat sich viel verändert. Heute enthalten Ihre Geschäftsdatensätze eine große Menge durchsuchbarer Daten, die bei der Führung Ihres Unternehmens eine riesige Hilfe sein können. Und die Tools in Business Contact Manager für Outlook gehen darüber noch hinaus, denn Sie können sie verwenden, um Daten in Gadgets, Berichten und Diagrammen zu visualisieren und sie mitzunehmen, damit Ihre Produktivität nicht endet, wenn Sie nicht im Büro sind.

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Durchsuchen von Geschäftsdatensätzen

Das Durchsuchen von Geschäftsdatensätzen stellt ein Verfahren zum schnellen Auffinden von einzelnen Datensätze oder Gruppen von Datensätzen dar. Die zehn zuletzt verwendeten Suchzeichenfolgen werden automatisch zur bequemen Wiederverwendung gespeichert. Weitere Informationen über das Suchen finden Sie unter Durchsuchen von Datensätzen in Business Contact Manager.

Filtern von Datensätzen

Durch Anwenden eines Filters auf eine Menge von Daten oder Datensätzen können Sie die Anzeige auf Informationen beschränken, die bestimmten Kriterien entsprechen. Mithilfe von Filtern wird es einfach, einen einzelnen Datensatz oder eine Menge von Datensätzen mit gemeinsamen Merkmalen abzurufen. Filtering (Filter: Mit einem Filter kann definiert werden, welche Datensätze oder Spalten von einer Abfrage zurückgegeben werden. Ein Filter beschränkt immer das Ergebnis.) einer Liste oder eines Berichts stellt ein tolles Verfahren dar, eine Liste für Marketingaktivitäten, Verkaufsgespräche oder andere Geschäftsaktivitäten zu erstellen. Weitere Informationen zum Filtern von Datensätzen finden Sie unter Filtern von Datensätzen in Business Contact Manager.

Verwenden von Gadgets

In Business Contact Manager für Outlook zeigen Gadgets wichtige Geschäftsmetriken und Informationen auf dem Dashboard oder in den Arbeitsbereichen Kontaktverwaltung, Vertrieb, Marketing und Projektverwaltung an. Weitere Informationen zu Gadgets finden Sie unter Verwenden von Gadgets in Business Contact Manager.

Erstellen von Berichten und Diagrammen

Berichte eigenen sich hervorragend für das Gewinnen von Einsichten bei Ihren Firmen, Geschäftskontakten, Leads, Verkaufschancen, Geschäftsprojekten und Marketingaktivitäten. In Business Contact Manager für Outlook können Sie mehr als 60 Standardberichte öffnen und darüber hinaus eine nahezu unbeschränkte Anzahl weiterer Berichte ändern, speichern, aktualisieren und wiederverwenden. Weitere Informationen zum Erstellen von Berichten und Diagrammen finden Sie unter Verwenden von Berichten und Diagrammen in Business Contact Manager.

Exportieren von Geschäftsdatensätzen

Sie können Ihre Geschäftsdatensätze export (exportieren: Kopieren von Geschäftsdaten aus Business Contact Manager für Outlook in eine Datei unterschiedlichen Formats zwecks Verwendung in einer Datenbank, Kalkulationstabelle oder in einem anderen Programm.) und sie in anderen Programmen, wie etwa Microsoft Excel, verwenden. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, eine Kopie der Daten aus einem einzelnen Bericht zur tiefer greifenden Analyse nach Excel zu exportieren. Weitere Informationen zum Exportieren von Geschäftsdatensätzen finden Sie unter Exportieren von Geschäftsdatensätzen aus Business Contact Manager.

Mobil werden

Sie können Ihre Geschäftsdaten mitnehmen, wenn Sie das Büro verlassen: auf Ihrem Laptop oder Ihrem Smartphone. Ferner können Sie auf Geschäftskontakte zugreifen, indem Sie sich bei Outlook Web Access anmelden, wenn Sie das Feature zur Synchronisierung von Geschäftskontakten aktiviert haben. Informationen über das Mitnehmen Ihrer Geschäftsdaten auf dem Laptop finden Sie unter Offline arbeiten mit Business Contact Manager. Informationen über das Importieren von Geschäftskontakten auf Ihr Smartphone oder den Zugriff im Web finden Sie unter Remotezugriff auf Geschäftskontakte: Verwenden der Synchronisierung in Business Contact Manager.

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Zutreffend für:
Outlook 2013, Outlook 2010