Suchen einer Nachricht oder eines Elements mittels Sofortsuche

Die Sofortsuche ermöglicht Ihnen das schnelle Auffinden von Elementen in Microsoft Office Outlook 2007. Der Bereich für die Sofortsuche ist in allen Outlook-Ansichten wie beispielsweise "E-Mail", "Kalender" oder "Kontakte" immer verfügbar. Dieser Artikel beschäftigt sich mit dem Auffinden von Nachrichten unter "E-Mail". Dieselben Suchtechniken können aber auch zum Suchen aller anderen Outlook-Elemente verwendet werden. Im Abschnitt "Durchführen von Änderungen" finden Sie Informationen zum Präzisieren der Suche einschließlich Einbeziehen von Unterordnern und Datendateien sowie zum Ändern der Suchoptionen

Weitere Informationen     Weitere Informationen zum Aktivieren oder Deaktivieren der Sofortsuche finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren der Sofortsuchefunktion (nur auf Englisch verfügbar). Weitere Informationen zum Deaktivieren der Aufforderungsmeldung für die Installation der Sofortsuche finden Sie unter Deaktivieren der Aufforderung zum Installieren der Windows-Desktopsuche (nur auf Englisch verfügbar). Weitere Informationen zum Optimieren der Suche finden Sie unter Lernen Sie, wie Sie Ihre Suchkriterien einschränken, um bessere Suchergebnisse in Outlook zu erzielen (nur auf Englisch verfügbar). Falls Outlook nicht die gewünschten Ergebnisse zurückliefert, finden Sie weitere Informationen unter Zurücksetzen der Indexerstellung durch Neuaufbau des Sofortsuchekatalogs (nur auf Englisch verfügbar).
Was möchten Sie tun?


Suchen einer Nachricht

  1. Klicken Sie unter E-Mail auf den Ordner, den Sie durchsuchen möchten.
  2. Geben Sie im Feld Sofortsuche den Suchtext ein.
    • Die Nachrichten, die den eingegebenen Text enthalten, werden im Bereich mit den Ergebnissen der Sofortsuche angezeigt, wobei der gesuchte Text hervorgehoben wird.

 Hinweis   Es ist standardmäßig nicht erforderlich, auf die Schaltfläche SuchenSchaltflächensymbol zu klicken, um die Suche zu starten. Die Schaltfläche Suchen ist nur aktiviert, wenn Sie das Kontrollkästchen Suchergebnisse bei der Eingabe anzeigen (falls möglich) im Dialogfeld Suchoptionen deaktiviert haben. Ausführliche Informationen finden Sie in diesem Artikel im Abschnitt Ändern der Optionen für die Sofortsuche.

  • Geben Sie zum Eingrenzen der Suche mehr Zeichen ein.
  1. Beziehen Sie zum Ausweiten der Suche alle Ordner unter E-Mail mit ein, und klicken Sie am Ende der Suchergebnisse auf Suchen Sie erneut in 'Alle E-Mail-Elemente'.

Klicken Sie alternativ im Navigationsbereich (Navigationsbereich: Eine Spalte, über die Sie auf die zum Organisieren von Informationen verwendeten Ordner zugreifen können. Klicken Sie auf einen Ordner, um die darin enthaltenen Elemente anzuzeigen. Dieser Bereich umfasst auch den Abschnitt "Favoritenordner" sowie Schaltflächen, mit denen Sie zwischen den Ansichten "E-Mail", "Kalender", Aufgaben und weiteren Ansichten wechseln können.) unter E-Mail-Ordner auf Alle E-Mail-Elemente, oder drücken Sie STRG+ALT+A.

Suchergebnisse

Legende 1 Klicken Sie auf den zu durchsuchenden Ordner.
Legende 2 Geben Sie im Feld Sofortsuche den zu suchenden Text ein.
Legende 3 Die Nachrichten, die den eingegebenen Text enthalten, werden in den Ergebnissen angezeigt, wobei der gesuchte Text hervorgehoben wird.
Legende 4 Klicken Sie, um den Text im Feld Sofortsuche zu löschen, und starten Sie dann eine neue Suche.
Legende 5 Klicken Sie, um die Suche auf alle Ordner unter E-Mail auszuweiten.

Beispiele dafür, wie Sie genau die gewünschten Ergebnisse erhalten, finden Sie unter Lernen Sie, wie Sie Ihre Suchkriterien einschränken, um bessere Suchergebnisse in Outlook zu erzielen (nur auf Englisch verfügbar).

 Hinweise 

  • Drücken STRG+E, um die Einfügemarke wieder im Feld Sofortsuche zu platzieren.
  • Nachdem Sie eine Suche durchgeführt und das gewünschte Element in der Ergebnisliste gefunden haben, können Sie die Suche löschen. Outlook bleibt bei dem Element, auf das Sie zuletzt geklickt haben.
  • Anlagen werden durchsucht, die Suchergebnisse aus Anlagen werden jedoch nicht hervorgehoben.

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Hinzufügen weiterer Suchkriterien

Sie können Ihre Suche weiter eingrenzen, indem Sie Suchkriterien hinzufügen.

  1. Klicken Sie im Bereich Sofortsuche auf Abfrage-Generator erweitern.

Sofortsuche (Bereich)

  1. Um weitere Suchkriterien hinzuzufügen, geben Sie den Suchtext in die Zeilen Von, Text, Betreff oder An ein.

Kriterium hinzufügen

  1. Wenn Sie im Abfrage-Generator weitere Suchfelder anzeigen möchten, klicken Sie auf Kriterien hinzufügen, und wählen Sie dann die gewünschten Suchfelder in der Liste aus.

 Tipp   Sie können auch Suchfelder im Abfrage-Generator löschen, indem Sie in der Liste mit Suchfeldern auf Entfernen klicken.

  1. Geben Sie die Suchkriterien in die neuen Suchfelder ein.

Während Sie Kriterien für die Suchfelder eingeben, werden diese Suchkriterien im Feld Sofortsuche als Syntax für die Suchanfrage angezeigt. Diese Syntax enthält das Suchkriterium, gefolgt von einem Strichpunkt und dem für das Kriterium eingegebenen Wert (wie in der Abbildung weiter unten dargestellt). Wenn Sie im Umgang mit der Abfragesyntax etwas erfahrener sind, können Sie Ihre Abfrage direkt in das Feld Sofortsuche eingeben, statt die Suchfelder zu verwenden.

Sofortsuche (Bereich)

  1. Zeigen Sie die Suchergebnisse in der Liste unter dem Bereich für die Sofortsuche an.

 Hinweise 

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Wiederverwenden einer kürzlich durchgeführten Suche

In Outlook werden bis zu zehn der zuletzt durchgeführten Suchvorgänge angezeigt.

  • Klicken Sie im Bereich Sofortsuche auf "Zeigt das Menü 'Sofortsuchebereich' an", zeigen Sie auf Zuletzt verwendete Suchvorgänge, und klicken Sie anschließend auf den Suchvorgang, der in der Liste enthalten sein soll.

Suche (Bereich)

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Durchführen von Änderungen an einer Suche

Inhalt dieses Abschnitts


Einbeziehen von Unterordnern in die Sofortsuche

Mithilfe der Sofortsuche (Sofortsuche: Eine Suchfunktion mit schneller Bereitstellung von Suchergebnissen, wobei die Worte beim Schreiben hervorgehoben werden. Der Sofortsuchbereich ist für Mail, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen, Ordnerliste und Journal ständig verfügbar.) kann jeder in der Ordnerliste (Ordnerliste: Zeigt die in einem Postfach vorhandenen Ordner an. Um Unterordner anzuzeigen, klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben dem Ordner. Wenn die Ordnerliste nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü "Wechseln zu" auf "Ordnerliste".) von Outlook enthaltene Ordner einschließlich der Unterordner durchsucht werden. Die Option zum Durchsuchen aller Ordner ist nicht standardmäßig aktiviert. Sie müssen diese Suchoption aktivieren.

  1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Sofortsuche, und klicken Sie dann auf Suchoptionen.

Sie können auch auf den Pfeil im Bereich Sofortsuche klicken und dann auf Suchoptionen klicken.

  1. Wählen Sie unter Sofortsuchebereich die Option Alle Ordner aus.

Einbeziehen des Ordners "Gelöschte Objekte" in die Sofortsuche

Standardmäßig wird der Ordner "Gelöchte Objekte" bei der Suche in "Alle E-Mail-Elemente" nicht berücksichtigt. Gehen Sie wie folgt vor, um den Ordner "Gelöschte Objekte" in die Suche einzubeziehen:

  1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Sofortsuche, und klicken Sie dann auf Suchoptionen.

Sie können auch auf den Pfeil im Bereich Sofortsuche und anschließend auf Suchoptionen klicken.

  1. Aktivieren Sie unter Gelöschte Objekte das Kontrollkästchen Beim Durchsuchen aller Objekte Nachrichten im Ordner "Gelöschte Objekte" in jeder Datendatei einschließen.

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Einbeziehen von Datendateien in Suchvorgänge

In der Standardeinstellung werden von Outlook beim Durchsuchen aller E-Mail-Elemente die folgenden Datendateien mit einbezogen:

Sie haben jedoch die Möglichkeit, eine beliebige Datendatei in die Suche mit einzubeziehen.

Alle E-Mail-Elemente

 Wichtig   Das Wählen der in Suchvorgänge einzubeziehenden Datendateien betrifft nur Suchvorgänge für Alle E-Mail-Elemente, im Zuge derer mindestens eine Datendatei durchsucht wird.

Wählen der in Suchvorgänge einzubeziehenden Datendateien

  1. Klicken Sie unter E-Mail im Navigationsbereich auf den Pfeil in Alle E-Mail-Elemente.
  2. Klicken Sie auf den Namen der Datendatei, die in die Suche einbezogen bzw. daraus entfernt werden soll.

Beispiel:

  • Wenn Sie Ihr POP3-Konto ausschließlich für private Zwecke nutzen, können Sie an Ihrem Arbeitsplatz die Suchvorgänge auf Ihr geschäftliches E-Mail-Konto beschränken. Deaktivieren Sie hierzu das Kontrollkästchen "Private E-Mails".
  • Datendateien, die möglicherweise von der Suche ausgeschlossen werden sollten, sind besonders umfangreiche Archivordner.
  • Vielleicht arbeiten Sie aber auch in einer Anwaltskanzlei und legen die Informationen zu den einzelnen Fällen in verschiedenen PST-Datendateien ab, die immer geöffnet sind. Beim Bearbeiten eines bestimmten Falls sollen die PST-Dateien anderer Fälle dann möglicherweise nicht in die Suchvorgänge für diesen Fall mit einbezogen werden.

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Ändern der Optionen für die Sofortsuche

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Sofortsuche, und klicken Sie dann auf Suchoptionen.

Alternativ können Sie auch im Bereich Sofortsuche auf den Pfeil und anschließend auf Suchoptionen klicken.

  1. Wählen Sie die gewünschten Optionen aus.

Indizieren

  • Indizieren von Nachrichten in diesen Datendateien     Wählen Sie die Datendateien aus, die von Outlook für Suchvorgänge indiziert werden sollen.
  • Bei unvollständigen Suchergebnissen benachrichtigen, da Nachrichten noch indiziert werden     Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Outlook zeigt im Bereich Sofortsuche eine Nachricht an, wenn sich die Anzeige aller Suchergebnisse verzögert, weil Outlook noch nicht alle Nachrichten in den ausgewählten Datendateien indiziert hat. Wenn Sie auf die Nachricht klicken, wird ein Dialogfeld geöffnet, mit dem angezeigt wird, wie viele Elemente noch indiziert werden müssen. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn diese Meldung nicht angezeigt werden soll.

Suchen

  • Suchergebnisse bei der Eingabe anzeigen (falls möglich)     Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie nicht möchten, dass die Suchergebnisse während der Eingabe angezeigt werden, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. Möglicherweise möchten Sie Suchergebnisse erst dann angezeigt bekommen, wenn Sie die EINGABETASTE drücken oder auf die Schaltfläche Suchen klicken. Die Schaltfläche SuchenSchaltflächensymbol ist nur aktiviert, wenn diese Option deaktiviert wurde. Möglicherweise möchten Sie dieses Kontrollkästchen aber auch deaktivieren, da die Suchergebnisse nicht schnell genug angezeigt werden.
  • Suchläufe durch Begrenzung der Anzahl angezeigter Ergebnisse beschleunigen     Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Wenn die Suche eine extrem große Anzahl an Ergebnissen liefert, begrenzt Outlook die Anzahl der angezeigten Ergebnisse, um die Suche zu beschleunigen und die aktuellsten Elemente anzuzeigen. Outlook zeigt im Bereich Sofortsuche eine Meldung mit einem Hinweis auf diese Begrenzung an. Sie können auf die Meldung klicken, um ein Dialogfeld zu öffnen und alle Ergebnisse anzuzeigen.
  • Suchwörter markieren     Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Suchwörter in den Suchergebnissen nicht hervorgehoben werden sollen. Klicken Sie zum Ändern der Hervorhebungsfarbe auf Ändern, und wählen Sie anschließend im Dialogfeld Farbe eine Farbe aus.

Gelöschte Objekte

  • Beim Durchsuchen aller Objekte Nachrichten im Ordner 'Gelöschte Objekte' in jeder Datendatei einschließen     Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn beim Durchsuchen aller Nachrichten gelöschte Elemente in die Suche mit einbezogen werden sollen.

Sofortsuche (Bereich)

  • Suchergebnisse anzeigen aus     Standardmäßig ist die Option Nur der derzeit ausgewählte Ordner aktiviert. Wenn in allen Suchvorgängen sämtliche Ordner der Outlook-Ordnerliste einbezogen werden sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Ordner.

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Zutreffend für:
Outlook 2007