Planen einer Besprechung mit anderen

Eine Besprechung ist ein Termin, der andere Personen und möglicherweise Ressourcen einbezieht, z. B. Konferenzräume. Antworten auf Ihre Besprechungsanfrage werden im Posteingang angezeigt.

  1. Klicken Sie unter Kalender auf der Registerkarte Start in der Gruppe Neu auf Neue Besprechung.

Tastenkombination  Drücken Sie zum Erstellen einer neuen Besprechungsanfrage aus einem beliebigen Ordner in Outlook STRG+UMSCHALTTASTE+Q.

  1. Geben Sie im Feld Betreff eine Beschreibung ein.
  2. Geben Sie im Feld Ort eine Beschreibung oder einen Ort ein. Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto verwenden, klicken Sie auf Räume, um einen der verfügbaren Räume auszuwählen.
  3. Wählen Sie in den Listen Beginnt um und Endet um die Start- und Endzeiten für die Besprechung aus. Wenn Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis aktivieren, wird das Ereignis als ganztägiges Ereignis angezeigt, das von Mitternacht bis Mitternacht dauert.

 Hinweis   Möchten Sie Besprechungen basierend auf einer anderen Zeitzone planen, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Zeitzonen.

  1. Geben Sie im Textkörper für die Besprechung Informationen ein, die Sie für die Empfänger freigeben möchten. Sie können auch Dateien anfügen.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Anzeigen auf Terminplanungs-Assistent.

Mit dem Terminplanungs-Assistenten können Sie die beste Zeit für die Besprechung ermitteln.

  1. Klicken Sie auf Weitere einladen und dann auf Von Adressbuch hinzufügen.
  2. Geben Sie im Feld Suchen in das Feld Teilnehmer und Ressourcen auswählen den Namen einer Person oder Ressource ein, die in die Besprechung einbezogen werden soll. Wenn Sie unter Verwendung der Option Mehr Spalten suchen, klicken Sie auf OK. .
  3. Klicken Sie auf den Namen aus der Ergebnisliste, klicken Sie dann auf Erforderlich, Optional oder Ressourcen, und klicken Sie anschließend auf OK.

Teilnehmer mit der Einstellung Erforderlich und Optional werden im Feld An auf der Registerkarte Besprechung angezeigt. Die Ressourcen werden im Feld Ort angezeigt.

Im Frei/Gebucht-Gitternetz wird die Verfügbarkeit der Teilnehmer angezeigt. Eine grüne vertikale Linie stellt den Beginn der Besprechung dar. Eine rote vertikale Linie stellt das Ende der Besprechung dar.

Frei/Gebucht-Gitternetz

Im Bereich Besprechungsvorschläge wird der optimale Zeitpunkt für die Besprechung ermittelt (zu dem die meisten Teilnehmer verfügbar sind). Zum Auswählen eines Besprechungszeitpunkts klicken Sie im Bereich Besprechungsvorschläge auf einen Zeitvorschlag, oder wählen Sie einen Zeitpunkt über das Frei/Gebucht-Gitternetz aus.

  1. Wenn Sie eine Besprechung als Serie einrichten möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Serie. Wählen Sie die Optionen für das gewünschte Serienmuster aus, und klicken Sie dann auf OK.

Wenn Sie einer Besprechungsanfrage ein Serienmuster hinzufügen, ändert sich der Name der Registerkarte Besprechung in Besprechungsserie.

 Hinweise 

  • Wenn Sie die Vorlaufzeit für die Besprechungserinnerung ändern möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung in der Gruppe Optionen auf Reminder und dann auf die gewünschte Zeit. Durch die Auswahl von Keine wird die Erinnerung deaktiviert.
  • Der Organisator kann auch den Erinnerungszeitpunkt für Empfänger festlegen, indem der Erinnerungszeitpunkt für die Besprechungsanfrage geändert wird. Wenn der Organisator den Standarderinnerungszeitpunkt der Anfrage nicht ändert, verwenden die Empfänger jeweils ihre eigenen Standarderinnerungen.

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Zutreffend für:
Outlook 2010