Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, werden Datendateien zum Speichern von E-Mail-Nachrichten, Kalendern, Aufgaben und anderen Elementen verwendet. Sie können Kennwörter hinzufügen, den Speicherort von Datendateien ändern oder entscheiden, welche Datendateien in Outlook angezeigt werden.
Was möchten Sie tun?
Öffnen einer PST-Datei
Wenn Sie eine PST-Datei erstellt haben, die im Navigationsbereich nicht angezeigt wird, fügen Sie diese PST-Datei zu Outlook hinzu, um mit den in der Datei befindlichen Elementen arbeiten zu können.
- Zeigen Sie im Menü Datei auf Öffnen, und klicken Sie dann auf Outlook-Datendatei.
- Klicken Sie auf die zu öffnende PST-Datei und dann auf OK.
Der Name des zu der Datendatei gehörenden Ordners wird in der Ordnerliste angezeigt. Zum Anzeigen der Ordnerliste klicken Sie im Menü Wechseln zu auf Ordnerliste. Standardmäßig erhält der Ordner den Namen Persönliche Ordner.
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Speicherorte von Datendateien
In der nachstehenden Liste sind die von Microsoft Outlook auf Ihrem Computer verwendeten Speicherorte für Datendateien aufgeführt. Bei einigen Ordnern handelt es sich möglicherweise um verborgene Ordner. Um diese Ordner anzuzeigen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Start, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Systemsteuerung.
- Klicken Sie auf Ordneroptionen.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht auf die Option Alle Dateien und Ordner anzeigen.
Dateipfade in Windows Vista
Outlook-Datendateien (PST) Laufwerk:\Benutzer\Benutzername\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Offlineordnerdatei (OST) Laufwerk:\Benutzer\Benutzername\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Dateipfade in Microsoft XP, Windows Server 2003
Outlook-Datendateien (PST) Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Offlineordnerdatei (OST) Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook
Verknüpfungen zu weiteren Informationen zu den Speicherorten von Outlook-Dateien finden Sie im Abschnitt Siehe auch.
Beachten Sie die folgenden Punkte:
- Sie können eine Datendatei (nicht die Datei, die Sie als Standard-Nachrichtenübermittlungsort verwenden) an einem anderen Ort auf Ihrer Festplatte oder auf einer Netzwerkfreigabe speichern oder sie dorthin kopieren oder verschieben. Vergessen Sie jedoch nicht, dass Sie Lese-/Schreibberechtigungen benötigen, um Persönliche Ordner-Dateien (PST) von einer Netzwerkfreigabe aus öffnen zu können.
- Falls Sie auf eine Datendatei zugreifen müssen, die sich auf einer Netzwerkfreigabe oder einem anderen Computer befindet, schließen Sie alle Programme, die die Datei eventuell verwenden. Auf eine Datendatei kann lediglich ein Benutzer oder ein Programm gleichzeitig zugreifen.
- Schreibgeschützte Medien wie CDs und DVDs werden von der PST-Datendatei nicht unterstützt.
Wenn Sie ein Microsoft Exchange-Konto verwenden, werden Ihre E-Mail-Nachrichten, Kalender, Kontakte und andere Elemente in der Regel an das Postfach auf dem Server übermittelt und dort gespeichert. Wenn Sie Outlook auf einem neuen Computer installieren und ein Exchange-Konto konfigurieren, stehen Ihnen alle auf diesem Server gespeicherten Elemente wieder zur Verfügung. Die weiteren Informationen in diesem Artikel sind für Sie dann nicht von Belang, es sei denn, Sie haben lokale Datendateien archiviert oder angegeben, dass Ihre Exchange-E-Mail-Nachrichten an eine lokale Datendatei übermittelt werden.
Wenn Sie über ein POP3-E-Mail-Konto (einer der am häufigsten verwendeten Typen von privaten E-Mail-Konten) verfügen, werden Ihre E-Mail-Nachrichten vom POP3-E-Mail-Server des Internetdienstanbieters (Internet Service Provider, ISP) auf Ihren Computer heruntergeladen und an eine Persönliche Ordner-Datei (PST) namens Outlook.pst übermittelt und dort lokal gespeichert. Outlook.pst ist der Standardname für die Datendatei. Die Datei wird im Ordner Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook gespeichert.
Hinweis Bei dem Standardspeicherort der PST-Datei handelt es sich um einen verborgenen Ordner. Um mit Windows Explorer zu diesem Ordner zu navigieren, müssen Sie das Anzeigen von verborgenen Ordnern aktivieren. Klicken Sie in Windows Explorer im Menü Extras auf Ordneroptionen. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht unter Erweiterte Einstellungen unter Dateien und Ordner unter Versteckte Dateien und Ordner auf Alle Dateien und Ordner anzeigen. Wenn alle Dateinamenerweiterungen angezeigt werden sollen, deaktivieren Sie unter Dateien und Ordner das Kontrollkästchen Dateinamenerweiterung bei bekannten Dateitypen ausblenden. Verborgene Ordner werden abgeblendet angezeigt, um anzugeben, dass es sich nicht um normale Ordner handelt.
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Verschieben von Persönliche Ordner-Dateien (PST)
Sie können jede Datei namens Outlook.pst an einen beliebigen Speicherort auf Ihrem Computer verschieben. Einige Personen bewahren Ihre Outlook-Datendateien am liebsten auf Laufwerk D oder unter Eigene Dateien auf, damit Sicherungsdateien einfacher erstellt werden können.
Bevor Sie Ihre PST-Datei verschieben, können Sie den Anzeigenamen Ihrer PST-Datei von Persönliche Ordner in einen aussagekräftigeren Namen ändern. Der geänderte Dateiname ist hilfreich, wenn Sie mit mehreren PST-Dateien arbeiten und verschiedene Outlook-Datendateien unterscheiden müssen.
- Rechtsklicken Sie im Navigationsbereich auf Persönliche Ordner, und klicken Sie dann auf Eigenschaften für "Persönliche Ordner".
Hinweis Der Ordner Persönliche Ordner ist immer ein Ordner der obersten Ebene unter E-Mail im Navigationsbereich.
- Klicken Sie auf Erweitert.
- Geben Sie im Feld Name einen Namen ein, den Sie leicht wieder erkennen können, beispielsweise Christianes Outlook-Daten
- Klicken Sie zweimal auf OK.
Nun können Sie damit beginnen, Outlook-Datendateien auf Ihrem Computer an einen anderen Speicherort zu verschieben.
- Notieren Sie sich in Outlook den Speicherort und den Namen der Datei.
- Rechtsklicken Sie im Navigationsbereich auf Persönliche Ordner oder auf den Namen, unter dem Ihre PST-Datei angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Eigenschaften von "Ordnername".
- Klicken Sie auf Erweitert.
- Geben Sie im Textfeld Dateiname den vollständigen Pfad und den Dateinamen der PST-Datei ein.
- Beenden Sie Outlook.
- Verschieben Sie die Datei.
- Kopieren Sie alle PST-Dateien mithilfe von Windows Explorer von ihrem jeweiligen Standardspeicherort unter Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook in einen beliebigen Ordner auf dem Computer.
Hinweis Bei dem Standardspeicherort handelt es sich um einen versteckten Ordner. Um mit Windows Explorer zu diesem Ordner zu navigieren, müssen Sie das Anzeigen von versteckten Ordnern aktivieren. Klicken Sie in Windows Explorer im Menü Extras auf Ordneroptionen. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht unter Erweiterte Einstellungen unter Dateien und Ordner unter Versteckte Dateien und Ordner auf Alle Dateien und Ordner anzeigen. Wenn alle Dateinamenerweiterungen angezeigt werden sollen, deaktivieren Sie unter Dateien und Ordner das Kontrollkästchen Dateinamenerweiterung bei bekannten Dateitypen ausblenden. Versteckte Ordner werden abgeblendet angezeigt, um anzugeben, dass es sich nicht um normale Ordner handelt.
- Klicken Sie in der Systemsteuerung von Windows auf Benutzerkonten, und klicken Sie dann auf E-Mail.
Hinweis Wenn Sie die klassische Ansicht in der Systemsteuerung verwenden, doppelklicken Sie auf E-Mail.
- Klicken Sie auf Profile anzeigen, und wählen Sie dann das Profil aus, das die PST-Datei enthält.
- Klicken Sie auf Eigenschaften und dann auf Datendateien.
- Wählen Sie die Datendatei in der Liste aus, und klicken Sie dann auf Einstellungen.
- Wenn eine Meldung angezeigt wird, die darüber informiert, dass die Datendatei an ihrem alten Speicherort nicht gefunden werden kann, klicken Sie auf OK.
- Wechseln Sie zum neuen Speicherort des Ordners, wählen Sie die Datendatei aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.
- Klicken Sie auf OK, und klicken Sie dann zweimal auf Schließen.
- Klicken Sie auf OK.
- Starten Sie Outlook erneut.
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Verschieben einer Offlineordnerdatei (OST)
Wenn Sie Outlook offline verwenden oder den Exchange-Cache-Modus mit Exchange verwenden, können Sie die lokale Offlineordnerdatei (OST) in einem anderen Ordner oder auf einem anderen Laufwerk speichern.
- Beenden Sie Outlook.
- Klicken Sie auf Start, und klicken Sie dann auf Systemsteuerung.
- Doppelklicken Sie auf E-Mail, und klicken Sie anschließend auf E-Mail-Konten.
- Klicken Sie auf Profile anzeigen, und wählen Sie dann das Profil aus, das die PST-Datei enthält.
- Klicken Sie auf Eigenschaften und dann auf Datendateien.
- Wählen Sie das Exchange-Konto, und klicken Sie dann auf Einstellungen.
- Deaktivieren Sie auf der Registerkarte Erweitert das Kontrollkästchen Exchange-Cache-Modus verwenden.
Wenn die Meldung Die Änderungen werden beim nächsten Start von Outlook angewendet angezeigt wird, klicken Sie auf OK.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Erweitert auf Einstellungen für Offlineordner.
- Klicken Sie auf Offlineverwendung sperren und im anschließend angezeigten Dialogfeld auf Ja.
- Klicken Sie auf Einstellungen für Offlineordner.
- Klicken Sie auf Durchsuchen, navigieren Sie zu dem Speicherort, an dem die OST-Datei gespeichert werden soll, geben Sie im Feld Dateiname einen Namen ein, und klicken Sie anschließend auf Öffnen.
- Klicken Sie auf OK.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Exchange-Cache-Modus verwenden.
- Klicken Sie auf OK. Wenn die Meldung Die Änderungen werden beim nächsten Start von Outlook angewendet angezeigt wird, klicken Sie auf OK.
- Klicken Sie auf Schließen.
Beim nächsten Start von Outlook wird die neue OST-Datei mit Ihrem Postfach auf dem Server mit Exchange synchronisiert.
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Sicherheit von Datendateien
Im Moment gibt es keine Möglichkeit, Outlook beim Start durch ein Kennwort zu schützen oder Outlook zu sperren, wenn Sie Ihren Computer kurz verlassen. Sie können nur das Microsoft Windows-Anmeldekennwort oder Software eines Drittanbieters verwenden, die speziell zum Schützen von Outlook mit Kennwörtern entwickelt wurde. Sie können jedoch auch ein Kennwort für die Persönliche Ordner-Datei (PST) festlegen. Wenn Sie ein Internet-E-Mail-Konto in Outlook verwenden, z. B. ein POP3- oder HTTP-Konto, werden Ihre E-Mail-Nachrichten an eine PST-Datendatei auf der Festplatte des Computers übermittelt. Durch ein Kennwort für die PST-Datei können Sie ein Zugreifen anderer Personen verhindern, die den Computer ebenfalls verwenden.
- Klicken Sie im Menü Wechseln zu auf Ordnerliste.
- Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
- Rechtsklicken Sie bei einem POP3-E-Mail-Konto auf Persönliche Ordner, und wählen Sie im Kontextmenü Eigenschaften von "Persönliche Ordner" aus.
Hinweis Wenn Sie für Ihre Datendatei einen benutzerdefinierten Anzeigenamen vergeben haben, ersetzen Sie diesen mit Persönliche Ordner.
- Wenn Sie ein IMAP- oder ein HTTP-E-Mail-Konto verwenden, wie z. B. Microsoft Windows Live Mail, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontonamen, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Eigenschaften für Kontoname.
- Klicken Sie auf der Registerkarte Allgemein auf Erweitert.
- Klicken Sie auf Kennwort ändern.
- Geben Sie im Feld Kennwort ändern das neue Kennwort ein, und bestätigen Sie es durch erneutes Eingeben. Das Kennwort kann bis zu 15 Zeichen enthalten.
Hinweis Verwenden Sie sichere Kennwörter, die Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole kombinieren. Unsichere Kennwörter weisen nicht diese Mischung auf. Sicheres Kennwort: Y6dh!et5. Unsicheres Kennwort: Haus27. Kennwörter sollten mindestens 8 Zeichen aufweisen. Ein Kennwort mit 14 oder mehr Zeichen ist noch besser. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Verwenden sicherer Kennwörter.Es ist ganz wichtig, dass Sie sich Ihr Kennwort merken. Wenn Sie das Kennwort vergessen, kann es von Microsoft nicht wieder bereitgestellt werden. Bewahren Sie die Kennwörter, die Sie sich notiert haben, an einem sicheren Ort getrennt von den anderen Informationen auf, die mit dem Kennwort geschützt werden sollen.
- Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern deaktiviert ist. Dadurch wird ein Zwischenspeichern des Kennworts verhindert, und es muss bei jedem Start von Outlook neu eingegeben werden. Vergessen Sie das Kennwort nicht.
Wichtig Weder Microsoft noch Ihr Internetdienstanbieter (ISP) oder Ihr E-Mail-Administrator haben Zugriff auf Ihr Kennwort oder können Ihnen dabei weiterhelfen, den Inhalt der PST-Datei wiederherzustellen.
- Klicken Sie dreimal auf OK.
Wenn Sie auf den Ordner für das E-Mail-Konto klicken, werden Sie aufgefordert, ein Kennwort einzugeben. Nachdem Sie Zugriff erhalten haben, müssen Sie das Kennwort für diese Sitzung nicht noch einmal eingeben. Wenn Sie Outlook beenden und erneut starten, werden Sie beim Klicken auf den Ordner für das E-Mail-Konto wiederum aufgefordert, das Kennwort einzugeben.
Wichtig Das Kennwortfeature für PST-Ordner bietet keinen Schutz vor Hackern. Sie kann nur einen versehentlichen Zugriff durch andere Benutzer verhindern, denen Sie vertrauen und die ebenfalls Ihren Computer verwenden, z. B. Ihre Familienmitglieder zu Hause. Eine sicherere Möglichkeit zum Schützen der Daten auf einem Computer, der von mehreren Benutzern verwendet wird, ist das Erstellen eines kennwortgeschützten Windows-Benutzerkontos für jeden Benutzer des Computers.
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Anpassen des Anzeigenamens der Datendatei
Der standardmäßige Anzeigename der Persönliche Ordner-Datei (PST) lautet Persönliche Ordner. Dies könnte beim Arbeiten mit mehreren PST-Dateien mit demselben Namen zu Verwechslungen führen. Daher empfiehlt sich das Anpassen des Anzeigenamens.
- Rechtsklicken Sie im Navigationsbereich auf Persönliche Ordner, und klicken Sie dann auf Eigenschaften für "Persönliche Ordner".
- Klicken Sie auf Erweitert.
- Geben Sie im Feld Name einen Namen ein, den Sie leicht wieder erkennen können, beispielsweise Christianes Outlook-Daten
- Klicken Sie zweimal auf OK.
Im Navigationsbereich wird ein übergeordneter Ordner mit dem von Ihnen eingegebenen Namen angezeigt. Nun können Sie schnell zwischen Ihren Daten und den Daten anderer Personen unterscheiden.
Tipp Benutzerdefinierte Dateinamen sind auch dann hilfreich, wenn Sie mehrere PST-Archivdateien verwenden. Wenn Sie beispielsweise jeden Monat eine PST-Datei erstellen, in der Sie die gesendeten Elemente für den jeweiligen Monat speichern, können Sie als Anzeigenamen anstelle von Persönliche Ordner einen aussagekräftigeren Namen verwenden, z. B. Archiv für gesendete E-Mails – Dezember 2007.
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Entfernen einer PST-Datei aus dem Navigationsbereich
Selbst wenn Sie zum "Horten" Ihrer E-Mail-Nachrichten neigen, sollten Sie von Zeit zu Zeit etwas Ordnung in Ihren Navigationsbereich bringen. Sie benötigen möglicherweise auch nicht immer direkten Zugriff auf eine PST-Archivdatei. Outlook-Datendateien können aus dem Navigationsbereich entfernt werden, ohne dass die Datei vom Computer gelöscht wird.
- Rechtsklicken Sie auf die Persönliche Ordner-Datei, die aus dem Navigationsbereich entfernt werden soll, und klicken Sie dann auf "Persönliche Ordner" schließen.
Ist die Option "Persönliche Ordner" schließen nicht verfügbar, versuchen Sie wahrscheinlich, die PST-Datei zu entfernen, die Outlook zum Speichern Ihrer neuen Nachrichten verwendet. Wird diese Datendatei entfernt, können neue Nachrichten nicht mehr gespeichert werden.
Tipp Sie müssen nicht befürchten, durch das Löschen einer Datei Ihre Daten zu verlieren. Wenn Sie eine PST-Datei schließen, wird weder die Datei noch irgendeines der Elemente in der Datei gelöscht. Die Datei wird lediglich nicht mehr im Navigationsbereich angezeigt. Sie können eine PST-Datei aber jederzeit wieder zur Anzeige hinzufügen, indem Sie folgendermaßen vorgehen:
- Zeigen Sie im Menü Datei auf Öffnen, und klicken Sie dann auf Outlook-Datendatei.
- Klicken Sie auf die zu öffnende PST-Datei und dann auf OK.
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