Nachverfolgen von E-Mail-Nachrichten, die eine Nachverfolgung erfordern

Durch Kennzeichnen von E-Mail-Nachrichten, können Sie die Antworten auf von Ihnen gesendete Nachrichten nachverfolgen. Außerdem können Sie sicherstellen, dass Sie empfangene Nachrichten nachverfolgen können. In beiden Fällen können Sie eine Erinnerung einfügen.

Inhalt dieses Artikels


Informationen zum Nachverfolgen von E-Mail-Nachrichten

Gekennzeichnete E-Mail-Nachrichten helfen beim besseren Verwalten von E-Mail. Durch gekennzeichnete Nachrichten werden Aufgabenelemente nur für Sie oder für Sie und für die Empfänger der E-Mail-Nachricht erstellt. Beispielsweise können Sie eine E-Mail-Nachricht kennzeichnen, in der Informationen angefordert werden, die Sie bis zu einem bestimmten Datum benötigen. Wenn der Empfänger die Nachricht empfängt, wird zusammen mit der Nachricht eine Kennzeichnung angezeigt. Außerdem wird auf der Infoleiste im Lesebereich sowie beim Öffnen der Nachricht in Outlook oben in der Nachricht eine spezielle Meldung angezeigt.

Mithilfe einer Nachricht, die für Sie selbst gekennzeichnet ist, können Sie einfacher nachverfolgen, wer die Nachricht beantwortet hat. Im vorherigen Szenario haben Sie eine gekennzeichnete E-Mail-Nachricht gesendet, in der Sie Informationen bis zu einem bestimmten Datum angefordert haben. Wenn Sie die Nachricht auch für sich selbst kennzeichnen, werden Sie daran erinnert, auf Antworten zu überprüfen. Outlook kann Ihnen sogar helfen, automatisch Antworten auf die ursprüngliche gekennzeichnete Nachricht zu suchen.

Gekennzeichnete Nachrichten werden in der Aufgabenliste in Aufgaben sowie in der Täglichen Aufgabenliste im Kalender angezeigt.

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Kennzeichnen einer von Ihnen gesendeten Nachricht, um Empfänger an die Nachverfolgung zu erinnern

Sie benötigen Antworten auf eine E-Mail-Nachricht, die Sie absenden möchten. Um Ihre Empfänger an Antworten zu erinnern, können Sie zum Senden einer Erinnerung eine Kennzeichnung mit Ihrer Nachricht verwenden.

 Tipp   Gehen Sie beim Verwenden dieses Features mit Bedacht vor. Einige Empfänger sind möglicherweise nicht über eine aktivierte Erinnerung während der Arbeit erfreut, die an ihr Microsoft Outlook angehängt ist.

  1. Klicken Sie in einer neuen E-Mail-Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Optionen auf NachverfolgungSchaltflächensymbol
  2. Klicken Sie auf Für Empfänger kennzeichnen.
  3. Klicken Sie unter Für Empfänger kennzeichnen in der Liste Kennzeichnung auf den Kennzeichnungstyp.
  4. Der Vorgang wird standardmäßig durch eine Erinnerung begleitet. Wenn Sie nur die Kennzeichnung ohne Warnmeldung wünschen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung.

Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird die ausgewählte Option auf der Infoleiste angezeigt.

Outlook-Infoleiste

 Hinweis   Empfangene gekennzeichnete E-Mail-Nachrichten werden nicht automatisch dem Ordner Aufgaben, Aufgabenliste oder Täglichen Aufgabenliste hinzugefügt. Falls eine Erinnerung eingeschlossen ist, wird die Erinnerungsmeldung zum angegebenen Zeitpunkt aktiviert. Es sei denn, das Element ist geöffnet und die Erinnerung deaktiviert.

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Kennzeichnen einer von Ihnen gesendeten Nachricht, um Sie an daran zu erinnern, später die Antworten zu überprüfen

Es kommt vor, dass Sie bereits wissen, dass Sie eine Antwort auf die E-Mail-Nachricht benötigen, die Sie senden möchten. Um sicherzustellen, dass Sie nach eingegangenen Antworten suchen, führen Sie folgende Aktion aus:

  1. Klicken Sie in einer neuen E-Mail-Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Optionen auf NachverfolgungSchaltflächensymbol
  2. Geben Sie den Zeitpunkt an, zu dem Sie über diese Nachricht erinnert werden möchten.

Standardmäßig sind für Beginnt am, Fällig am und Erinnerung folgende Kennzeichnungen verfügbar:

Kennzeichnung Beginnt am Fällig am Erinnerung
Heute Aktuelles Datum Aktuelles Datum Eine Stunde vor Ende des aktuellen Arbeitstags
Morgen Aktuelles Datum plus ein Tag Aktuelles Datum plus ein Tag Startzeit des aktuellen Tags plus ein Arbeitstag
Diese Woche Aktuelles Datum plus zwei Tage, aber nicht später als der letzte Arbeitstag dieser Woche Letzter Arbeitstag dieser Woche Startzeit des aktuellen Tags plus zwei Arbeitstage
Nächste Woche Erster Arbeitstag der nächsten Woche Letzter Arbeitstag der nächsten Woche Startzeit des ersten Arbeitstags der nächsten Woche
Kein Datum Kein Datum Kein Datum Aktuelles Datum
Benutzerdefiniert Aktuelles Datum Aktuelles Datum Aktuelles Datum

Klicken Sie alternativ auf Benutzerdefiniert, um ein Beginnt am und Fällig am zu erstellen, das nicht in der Liste angezeigt wird. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

Die Infoleiste zeigt die Optionen an, die Sie ausgewählt haben.

 Hinweis   Wenn Sie Ihre Kennzeichnung weiter anpassen möchten, indem Beginnt am und Fällig am angeben oder den Zeitpunkt ändern, zu dem eine Erinnerung angezeigt wird, befolgen Sie die Schritte im Abschnitt Kennzeichnen der Nachrichten für Sie und andere Personen. Sie können das Kontrollkästchen Für Empfänger kennzeichnen jederzeit deaktivieren, um die Kennzeichnungen nur für Sie anzupassen.

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Kennzeichnen einer von Ihnen gesendeten Nachricht, um Empfänger an die Nachverfolgung und Sie an die Überprüfung der Antwort zu erinnern

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Nachricht für Sie und die Empfänger gleichzeitig zu kennzeichnen:

  1. Klicken Sie in einer neuen E-Mail-Nachricht auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Optionen auf NachverfolgungSchaltflächensymbol
  2. Klicken Sie auf Für Empfänger kennzeichnen.

Die Kontrollkästchen Für Empfänger kennzeichnen und Erinnerung für Empfänger sind aktiviert. Wenn der Empfänger eine Kennzeichnung empfangen soll, aber keine Erinnerung, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung.

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Für Empfänger kennzeichnen und nach Bedarf das Kontrollkästchen Erinnerung.
  2. Sie können das Beginnt am und Fällig am für Für Empfänger kennzeichnen.
  3. Sie können den Kennzeichnungstext, den Sie anzeigen möchten, für Sie oder die Empfänger eingeben. Geben Sie einen neuen Eintrag in dem Textfeld ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, wenn die Liste Kennzeichnung den gewünschten Text nicht enthält.
  4. Wenn das Kontrollkästchen Erinnerung entweder für Für mich kennzeichnen oder für Für Empfänger kennzeichnen aktiviert ist, können Sie einen Zeitpunkt angeben, zu dem eine Erinnerung aktiviert werden soll.
  5. Klicken Sie auf OK.

Die Infoleiste zeigt die Option an, die Sie ausgewählt haben.

Outlook-Infoleiste

 Hinweis   Sie können den Kennzeichnungstext nicht ändern oder Beginnt am und Fällig am festlegen, wenn Sie ein IMAP-E-Mail-Konto verwenden.

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Suchen der Antworten auf gekennzeichnete und von Ihnen gesendete Nachrichten

Für dieses Feature ist das Speichern der gesendeten E-Mail-Nachrichten erforderlich. Standardmäßig werden gesendete Nachrichten im Ordner Gesendete Objekte gespeichert. Handelt es sich bei dem Standardübermittlungsort, d. h. dem Ort, an dem eingehende E-Mails gespeichert werden, um einen Server, auf dem Microsoft Exchange ausgeführt wird, achten Sie darauf, dass Ihre gesendeten Objekte weder manuell noch von der automatischen Aktivierung an eine Persönliche Ordner-Datei (PST) (Persönliche Ordner-Datei (PST): Datendatei zum Speichern von Nachrichten und anderen Elementen auf dem Computer. Sie können festlegen, dass eine PST-Datei der Standardübermittlungsort für E-Mail-Nachrichten sein soll. In einer PST-Datei können Sie Elemente verwalten und sichern.) auf Ihrem Computer gesendet werden. Diese Vorgehensweise stellt die einwandfreie Funktion des Features sicher.

  1. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Öffnen Sie im Ordner Gesendete Objekte die Originalnachricht.
    • Öffnen Sie in der Aufgabenleiste die gekennzeichnete Nachricht.
    • Öffnen Sie eine beliebige Antwort auf die Originalnachricht, klicken Sie auf die Infoleiste, und klicken Sie anschließend auf Ursprüngliche gekennzeichnete Nachricht öffnen.
  2. Klicken Sie auf die Infoleiste, und klicken Sie anschließend auf Nachrichten zum gleichen Thema suchen.

Das Dialogfeld Erweiterte Suche wird geöffnet, und die Suche nach verwandten E-Mail-Nachrichten wird gestartet.

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Beenden der Nachverfolgung einer E-Mail-Unterhaltung

Sie können die Nachverfolgungskennzeichnung an einer Nachricht jederzeit deaktivieren.

Führen Sie einer der folgenden Aktionen aus:

  • Sie haben eine E-Mail-Nachricht verfasst und eine Kennzeichnung ausgewählt. Nun möchten Sie die Kennzeichnung jedoch entfernen.    
    1. Klicken Sie im Nachrichtenentwurf auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Optionen auf NachverfolgungSchaltflächensymbol.
    2. Klicken Sie auf Kennzeichnung löschen.
  • Sie haben eine E-Mail-Nachricht gesendet, die Sie für sich und andere Benutzer gekennzeichnet haben. Sie möchten nun aber die Kennzeichnung entfernen.    

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Löschen Sie die ursprünglich gekennzeichnete E-Mail-Nachricht aus der Aufgabenliste.

Auf diese Weise wird die E-Mail-Nachricht auch aus Ihren E-Mail-Ordnern gelöscht.

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste überall auf die Nachricht, in der sie angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Als erledigt markieren oder Kennzeichnung löschen.

 Hinweis   Empfängern Ihrer E-Mail-Nachricht wird die Kennzeichnung weiterhin angezeigt. Das Entfernen der Kennzeichnung wirkt sich nur auf Ihre Anzeige aus.

  • Eine Kennzeichnungserinnerung wird angezeigt, und Sie möchten die Kennzeichnung entfernen    
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Erinnerungsmeldung, wenn diese angezeigt wird, klicken Sie auf Als erledigt markieren oder Kennzeichnung löschen.

AnzeigenKlicken Sie hier, um zu erfahren, worin sich Als erledigt markieren und Kennzeichnung löschen unterscheiden.

Als erledigt markieren     Das Element ist weiterhin mit einer Nachverfolgungskennzeichnung markiert, wird nun jedoch durchgestrichen dargestellt. Wenn Aufgaben oder die Aufgabenliste so konfiguriert ist, dass Aufgaben und Einzelaufgaben unabhängig von deren Erledigungsstatus angezeigt werden, wird die Nachricht so lange angezeigt, bis Sie sie aus Ihren E-Mail-Ordnern löschen.

Kennzeichnung löschen     Die Kennzeichnung wird aus der E-Mail-Nachricht entfernt, und in Ansichten wie Aufgabenliste oder Aufgaben wird niemals ein Datensatz der Nachricht angezeigt.

Wenn Sie erledigte Elemente protokollieren möchten, verwenden Sie die Funktion Als erledigt markieren. Wird die E-Mail-Nachricht jedoch gelöscht, wird das Element vollständig aus allen Outlook-Ansichten entfernt.

  • Eine E-Mail-Antwort auf eine gekennzeichnete Nachricht geht ein, und Sie möchten die Kennzeichnung entfernen.    
  1. Klicken Sie im Lesebereich oder in der geöffneten Nachricht auf die Infoleiste, und klicken Sie dann auf Ursprüngliche gekennzeichnete Nachricht öffnen.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Verlauf auf NachverfolgungSchaltflächensymbol.
  3. Klicken Sie auf Kennzeichnung löschen.

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Kennzeichnen einer empfangenen Nachricht

Sie können eine empfangene E-Mail-Nachricht kennzeichnen, um sich daran zu erinnern, zu einem späteren Zeitpunkt eine Nachverfolgung oder eine Aktion auszuführen. Zum Kennzeichnen einer empfangenen Nachricht gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf die Kennzeichenspalte neben der Nachricht, um die Nachricht mit der Standardkennzeichnung zu markieren.

Wenn Sie die Standardkennzeichnung nicht geändert haben, sind Beginnt am und Fällig am für heute festgelegt.

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste mit der rechten Maustaste auf die Kennzeichenspalte neben der Nachricht.
  2. Wählen Sie für die Aufgabe Fällig am aus. Durch die Auswahl von Nächste Woche wird z. B. ein Startdatum für nächsten Montag und das Fälligkeitsdatum für nächsten Freitag angegeben. Klicken Sie auf Benutzerdefiniert, um ein Start- und ein Fälligkeitsdatum zu erstellen, das nicht in der Liste angezeigt wird.

Nachdem Sie auf OK geklickt haben, wird die ausgewählte Option in der Infoleiste angezeigt.

Ihre gekennzeichnete Nachricht wird in der Aufgabenliste in Aufgaben sowie in der Täglichen Aufgabenliste im Kalender angezeigt.

Standardmäßig sind für Beginnt am, Fällig am und Erinnerung folgende Kennzeichnungen verfügbar:

Kennzeichnung Beginnt am Fällig am Erinnerung
Heute Aktuelles Datum Aktuelles Datum Eine Stunde vor Ende des aktuellen Arbeitstags
Morgen Aktuelles Datum plus ein Tag Aktuelles Datum plus ein Tag Startzeit des aktuellen Tags plus ein Arbeitstag
Diese Woche Aktuelles Datum plus zwei Tage, aber nicht später als der letzte Arbeitstag dieser Woche Letzter Arbeitstag dieser Woche Startzeit des aktuellen Tags plus zwei Arbeitstage
Nächste Woche Erster Arbeitstag der nächsten Woche Letzter Arbeitstag der nächsten Woche Startzeit des ersten Arbeitstags der nächsten Woche
Kein Datum Kein Datum Kein Datum Aktuelles Datum
Benutzerdefiniert Aktuelles Datum Aktuelles Datum Aktuelles Datum

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Zutreffend für:
Outlook 2007