Nachverfolgen der Aufgabenelemente

Viele Menschen verwenden eine Aufgabenliste: auf Papier, in einer Tabelle oder mithilfe einer Kombination aus Papier und elektronischen Hilfsmitteln. In Microsoft Office Outlook 2007 können Sie verschiedene Listen in einer Liste zusammenfassen und mit Erinnerungen und Nachverfolgung erweitern.

Inhalt dieses Artikels


Informationen zu Aufgaben und Aufgabenelementen

Aufgabenleiste Eine Aufgabe ist ein Element, das Sie in Outlook erstellen, um es bis zur Erledigung nachzuverfolgen. Ein Aufgabenelement ist ein Outlook-Element, wie z. B. eine Aufgabe, eine E-Mail-Nachricht oder ein Kontakt, das zur Nachverfolgung gekennzeichnet wurde. Standardmäßig werden alle Aufgaben beim Erstellen zur Nachverfolgung gekennzeichnet, auch wenn sie über kein Start- oder Fälligkeitsdatum verfügen. Wenn Sie also eine Aufgabe erstellen oder eine E-Mail-Nachricht oder einen Kontakt kennzeichnen, wird immer automatisch ein Aufgabenelement erstellt.

Wenn Sie rasch angeben müssen, dass ein Element zu einem späteren Zeitpunkt Ihre Aufmerksamkeit erfordert, sollten Sie es kennzeichnen. Wenn Sie ein Element kennzeichnen, wird es in der Nachrichtenansicht, unter Aufgaben, in der Aufgabenleiste und im Kalender unter Tägliche Aufgabenliste mit einer Kennzeichnung angezeigt. Beim Kennzeichnen einer Nachricht oder eines Kontakts wird keine neue Aufgabe erstellt. Da das Aufgabenelement nach dem Kennzeichnen nach wie vor eine E-Mail-Nachricht oder ein Kontakt ist, können Sie es nicht als Aufgabe einer anderen Person zuweisen oder den Status anzeigen.

Eine Aufgabe kann einmal oder wiederholt auftreten. Eine periodische (Periodisch: Elemente, die wiederholt auftreten. Hierbei kann es sich beispielsweise um Termine oder Aufgaben handeln, die regelmäßig stattfinden, z. B. eine wöchentliche Statusbesprechung oder ein monatlicher Friseurbesuch.) Aufgabe wird in regelmäßigen Abständen oder ab dem Datum, an dem Sie die Aufgabe als erledigt markieren, wiederholt. Sie können beispielsweise eine periodische Aufgabe erstellen, um Ihrem Vorgesetzten am letzten Freitag eines jeden Monats einen Statusbericht zu senden, oder um immer einen Monat nach dem letzten Friseurtermin einen neuen wahrzunehmen.

Sowohl Aufgaben als auch Aufgabenelemente werden unter Aufgaben, in der Aufgabenleiste und im Kalender unter Tägliche Aufgabenliste angezeigt. Unabhängig davon, in welcher Ansicht Sie sich befinden, Informationen zu Ihrem Kalender, zu Ihren Aufgaben und zu Ihren Aufgabenelementen finden Sie immer in der Aufgabenleiste.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, in Outlook eine neue Aufgabe zu erstellen. Sie können den Befehl Aufgabe (klicken Sie im Menü Datei auf Neu) verwenden, in einer beliebigen Ansicht von Outlook in der Aufgabenleiste im Textfeld Neue Aufgabe eingeben eine Aufgabe eingeben, im Kalender unter Tägliche Aufgabenliste an einer beliebigen leeren Stelle eine Aufgabe eingeben oder oben in der Aufgabenansicht in das Textfeld Klicken Sie hier, um eine neue Aufgabe hinzuzufügen klicken und eine Aufgabe eingeben. Die schnellste Möglichkeit ist die Verwendung der Aufgabenleiste.

Sie können auch eine Aufgabe erstellen, indem Sie ein Element, wie beispielsweise eine E-Mail-Nachricht, zu Aufgaben im Navigationsbereich (Navigationsbereich: Eine Spalte, über die Sie auf die zum Organisieren von Informationen verwendeten Ordner zugreifen können. Klicken Sie auf einen Ordner, um die darin enthaltenen Elemente anzuzeigen. Dieser Bereich umfasst auch den Abschnitt "Favoritenordner" sowie Schaltflächen, mit denen Sie zwischen den Ansichten "E-Mail", "Kalender", Aufgaben und weiteren Ansichten wechseln können.) ziehen. Dabei wird eine Kopie der E-Mail-Nachricht als Aufgabe erstellt.

Unabhängig davon, ob Sie Aufgaben nachverfolgen, die Ihnen selbst zugewiesen sind (wie z. B. Erinnerungen zum Antworten auf E-Mail-Nachrichten), oder Aufgaben, die einer anderen Person zugewiesen sind (wie z. B. der Status des Projekts einer Person), sind Outlook-Aufgaben die beste Lösung für Sie. Damit können Sie Aufgaben rasch hinzufügen und aktualisieren oder als erledigt kennzeichnen. Mit in die Kalenderansicht integrierten Aufgaben haben Sie eine ergiebige Schnittstelle zum Nachverfolgen von Terminen sowie von den Aufgaben, die Sie an einem bestimmten Tag erledigt haben müssen.

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Erstellen einer Aufgabe über das Menü "Datei"

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Aufgabe.

Tastenkombination  Drücken Sie zum Erstellen einer neuen Aufgabe auf STRG+UMSCHALT+K.

  1. Geben Sie im Feld Betreff einen Namen für die Aufgabe ein.

 Hinweis   Sie haben nun genügend Informationen zum Erstellen einer Aufgabe eingegeben. Die nachfolgenden Schritte sind optional, unterstützen Sie jedoch dabei, die Aufgaben in Outlook besser zu verwalten.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aktionen auf Speichern und Schließen, oder führen Sie die folgenden Schritte durch, um die Aufgabe anzupassen.
  2. Legen Sie ggf. die Optionen Beginnt am und Fällig am für die Aufgabe fest.

Wenn Sie ein Startdatum festlegen, wird für das Feld Fällig am automatisch derselbe Tag festgelegt. Sie können für das Feld Fällig am ein anderes Datum eingeben.

  1. Wenn Sie möchten, dass die Aufgabe periodisch durchgeführt werden soll, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Serientyp.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Aufgabenserie auf die Häufigkeit (Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich), mit der die Aufgabe durchgeführt werden soll, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
    • Festlegen, dass die Aufgabe in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführt wird     Wählen Sie im Bereich Serienmuster die Optionen für das gewünschte Häufigkeitsintervall aus. Wenn Sie die Option Neue Aufgabe erstellen aktivieren, wird die Aufgabe nicht in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführt.
    • Festlegen, dass die Aufgabe nach dem Datum der Erledigung erneut durchgeführt wird     Aktivieren Sie die Option Neue Aufgabe erstellen, und geben Sie in dem Feld den Zeitraum ein, nach dem eine neue Aufgabe erstellt werden soll.

Jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe als abgeschlossen kennzeichnen, wird anhand Ihrer Angaben eine neue Aufgabe erstellt.

 Tipp   Diese Methode sollten Sie wählen, wenn Sie möchten, dass die nächste Erinnerung einer Aufgabe erst angezeigt wird, wenn die vorherige Aufgabe als erledigt gekennzeichnet ist. Wenn Sie das Element nicht als erledigt kennzeichnen, wird die nächste Erinnerung nicht angezeigt. Wenn Sie beispielsweise eine Erinnerung zum Bezahlen der Stromrechnung am 15. jedes Monats haben und die Aufgabe am 15. April nicht als erledigt kennzeichnen, wird im Mai immer noch die Aufgabe vom 15. April als nicht erledigt angezeigt. Nur wenn Sie die Aufgabe vom 15. April als erledigt kennzeichnen, wird die Aufgabe für den 15. Mai angezeigt.

  1. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Aufgabenserie zu schließen.
  2. Wenn Sie eine Erinnerung hinzufügen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung, und geben Sie dann das Datum und die Uhrzeit für die Erinnerung ein.
  3. Sie können einen benutzerdefinierten Sound für die Erinnerung angeben. Klicken Sie auf Schaltflächensymbol, dann auf Durchsuchen, wählen Sie die Audiodatei aus, die wiedergegeben werden soll, klicken Sie auf Öffnen, und klicken Sie dann auf OK. Auf diese Weise wird der Erinnerungssound nur für diese Aufgabe geändert.
  4. Wenn Sie bei dieser Aufgabe den Fortschritt nachverfolgen möchten, geben Sie in den Feldern Status, Priorität und % erledigt die gewünschten Werte ein.

Zwischen den Feldern Status und % erledigt besteht eine Verknüpfung. Wenn Sie den Wert in einem Feld ändern, wird der Wert im anderen Feld entsprechend geändert.

Status % Erledigt
Nicht begonnen 0
In Bearbeitung 1 - 99
Erledigt 100
Warten auf jemand anderen 0 - 100
Zurückgestellt 0 - 100
  1. Wenn Sie der Aufgabe eine Farbkategorie zuweisen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Kategorisieren, und klicken Sie dann auf eine der Farbkategorien im Menü. Um weitere Farbkategorien anzuzeigen, klicken Sie auf Alle Kategorien.

Wenn Sie eine Farbkategorie zum ersten Mal verwenden, werden Sie aufgefordert, für die Farbkategorie einen aussagekräftigeren Namen einzugeben. Sie können benutzerdefinierte Farbkategorien erstellen und den Farbkategorien benutzerdefinierte Farben und Tastenkombinationen zuweisen. Klicken Sie auf OK, um zum Aufgabenfenster zurückzukehren.

 Tipp   Wenn Sie Ihre Meinung zur Zuweisung zu einer Farbkategorie ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen oder die Farbe der Farbkategorie, und klicken Sie dann auf Name der Kategorie löschen oder auf Alle Kategorien löschen.

  1. Wenn an der Aufgabe eine Person oder ein Unternehmen in Ihren Kontakten beteiligt ist, können Sie eine schnelle Verknüpfung mit dem Kontakt erstellen, indem Sie unten im Fenster auf Kontakte klicken, und dann einen Eintrag auswählen. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Kontakte wählen zu schließen.

 Hinweis   Kontaktverknüpfungen werden standardmäßig im Nachrichten-, Kontakte- und Aufgabenfenster nicht angezeigt. Um Kontaktverknüpfungen zu aktivieren, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aktionen auf Speichern und Schließen. Klicken Sie im Outlook-Hauptfenster im Menü Extras auf Optionen. Klicken Sie auf der Registerkarte Einstellungen auf Kontaktoptionen, und aktivieren Sie dann im Dialogfeld Kontaktoptionen unter Kontakte verknüpfen das Kontrollkästchen Kontaktverknüpfungen in allen Formularen anzeigen. Öffnen Sie die Aufgabe, um den Vorgang fortzusetzen.

  1. Wenn Sie nicht möchten, dass andere Personen einen freigegebenen Aufgabeneintrag anzeigen können, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Privat.
  2. Wenn Sie Reisekilometer, Arbeitsstunden und andere Informationen für die Abrechnung eingeben möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Anzeigen auf Details. Geben Sie die Informationen in die Textfelder Gesamtaufwand, Ist-Aufwand, Reisekilometer und Abrechnungsinfo ein.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aktionen auf Speichern und Schließen.

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Erstellen einer Aufgabe oder eines Aufgabenelements über eine E-Mail-Nachricht

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine E-Mail-Nachricht als Aufgabe oder als Aufgabenelement festzulegen.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Kennzeichnen einer E-Mail-Nachricht zur Nachverfolgung

Wenn Sie rasch angeben müssen, dass die Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt Ihre Aufmerksamkeit erfordert, sollten Sie das Element kennzeichnen. Wenn Sie ein Element kennzeichnen, wird es in der Nachrichtenansicht, unter Aufgaben, in der Aufgabenleiste und im Kalender unter Tägliche Aufgabenliste mit einer Kennzeichnung angezeigt. Beim Kennzeichnen einer Nachricht oder eines Kontakts wird keine neue Aufgabe erstellt. Da das Aufgabenelement nach dem Kennzeichnen nach wie vor eine E-Mail-Nachricht oder ein Kontakt ist, können Sie es nicht als Aufgabe einer anderen Person zuweisen oder den Status anzeigen.

  1. Klicken Sie unter Nachricht mit der rechten Maustaste auf die Kennzeichnungsspalte für eine E-Mail-Nachricht.
  2. Wählen Sie das Fälligkeitsdatum aus.

 Tipp   Um eine Kennzeichnung zur Nachverfolgung rasch hinzuzufügen, klicken Sie auf die Kennzeichnungsspalte neben der E-Mail-Nachricht. Für den Beginn und die Fälligkeit wird automatisch das aktuelle Datum festgelegt.

 Hinweis   Um die Uhrzeit für die Erinnerung, den Erinnerungssound, das Datum für den Beginn, das Fälligkeitsdatum oder den Kennzeichnungstext, der in der Infoleiste angezeigt wird, zu ändern, oder die Erinnerungskennzeichnung zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Kennzeichnungsspalte neben der E-Mail-Nachricht, und klicken Sie dann auf Benutzerdefiniert oder auf Erinnerung hinzufügen. Mit beiden Optionen wird dasselbe Dialogfeld geöffnet. Wenn Sie jedoch die Option Erinnerung hinzufügen verwenden, wird das Kontrollkästchen für die Erinnerung automatisch aktiviert.

Dialogfeld für die Nachverfolgung

  • Ziehen einer E-Mail-Nachricht auf die Aufgabenleiste, um ein Aufgabenelement zu erstellen

Die Aufgabenleiste muss für diesen Vorgang nach Beginnt am oder nach Fällig am angeordnet sein.

  1. Klicken Sie auf eine E-Mail-Nachricht, um Sie zu markieren, und ziehen Sie sie dann in den Bereich der Aufgabenliste der Aufgabenleiste.
  2. Wenn an der Stelle, an der Sie die Aufgabe einfügen möchten, eine rote Linie mit Pfeilen angezeigt wird, lassen Sie die Maustaste los.

Bildschirmdruck des Bereichs 'Termine' in der Aufgabenleiste

  • Ziehen einer E-Mail-Nachricht auf die Schaltfläche Aufgaben, um eine neue Aufgabe zu erstellen

Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht im Navigationsbereich in den Bereich Aufgaben ziehen, können Sie alle Features eines Aufgabenelements verwenden, und die Inhalte der E-Mail-Nachricht werden mit Ausnahme von Anlagen in den Text der Aufgabe kopiert. Auch wenn die ursprüngliche E-Mail-Nachricht später gelöscht wird, ist die Aufgabe mit den kopierten Inhalten der E-Mail-Nachricht mit Ausnahme von Anlagen weiter verfügbar.

  1. Klicken sie auf eine E-Mail-Nachricht, um sie zu markieren, und ziehen Sie sie dann auf die Schaltfläche Aufgabe im Navigationsbereich.

 Tipp   Um der Aufgabe die Nachricht als Anlage hinzuzufügen, statt den Text in den Aufgabentext zu kopieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, und ziehen Sie sie in die Aufgabenliste. Klicken Sie im Kontextmenü auf Als Aufgabe mit Anlage hierhin kopieren.

Ein Fenster mit einem neuen Aufgabenelement wird angezeigt, und eine Kopie der E-Mail-Inhalte wird in den Aufgabentext kopiert. Der Betreff der E-Mail-Nachricht wird in den Betreff der Aufgabe übernommen. Wenn Sie möchten, können Sie den Betreff ändern.

 Hinweis   Sie haben nun genügend Informationen zum Erstellen einer Aufgabe eingegeben. Die nachfolgenden Schritte sind optional, unterstützen Sie jedoch dabei, die Aufgaben in Outlook besser zu verwalten.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aktionen auf Speichern und Schließen, oder führen Sie die folgenden Schritte durch, um die Aufgabe anzupassen.
  2. Legen Sie ggf. die Optionen Beginnt am und Fällig am für die Aufgabe fest.

Wenn Sie für die Option Beginnt am einen Wert festlegen, wird für das Feld Fällig am automatisch derselbe Tag festgelegt. Sie können für das Feld Fällig am ein anderes Datum eingeben.

  1. Wenn Sie möchten, dass die Aufgabe periodisch durchgeführt werden soll, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Serientyp.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Aufgabenserie auf die Häufigkeit (Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich), mit der die Aufgabe durchgeführt werden soll, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
    • Festlegen, dass die Aufgabe in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführt wird     Wählen Sie im Bereich Serienmuster die Optionen für das gewünschte Häufigkeitsintervall aus. Wenn Sie die Option Neue Aufgabe erstellen aktivieren, wird die Aufgabe nicht in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführt.
    • Festlegen, dass die Aufgabe nach dem Datum der Erledigung erneut durchgeführt wird     Aktivieren Sie die Option Neue Aufgabe erstellen, und geben Sie in dem Feld den Zeitraum ein, nach dem eine neue Aufgabe erstellt werden soll.

Jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe als abgeschlossen kennzeichnen, wird anhand Ihrer Einstellungen eine neue Aufgabe erstellt.

 Tipp   Diese Methode sollten Sie wählen, wenn Sie möchten, dass die nächste Erinnerung einer Aufgabe erst angezeigt wird, wenn die vorherige Aufgabe als erledigt gekennzeichnet ist. Wenn Sie das Element nicht als erledigt kennzeichnen, wird die nächste Erinnerung nicht angezeigt. Wenn Sie beispielsweise eine Erinnerung zum Bezahlen der Stromrechnung am 15. jedes Monats haben und die Aufgabe am 15. April nicht als erledigt kennzeichnen, wird im Mai immer noch die Aufgabe vom 15. April angezeigt. Erst nachdem Sie die Aufgabe vom 15. April als erledigt gekennzeichnet haben, wird die Aufgabe für den 15. Mai angezeigt.

  1. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Aufgabenserie zu schließen.
  2. Wenn Sie eine Erinnerung hinzufügen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung, um eine Erinnerung zu aktivieren. Geben Sie das gewünschte Datum und die gewünschte Uhrzeit für die Erinnerung ein.
  3. Sie können einen benutzerdefinierten Sound für die Erinnerung angeben. Klicken Sie auf Schaltflächensymbol, dann auf Durchsuchen, wählen Sie die Audiodatei aus, die wiedergegeben werden soll, klicken Sie auf Öffnen, und klicken Sie dann auf OK. Auf diese Weise wird der Erinnerungssound nur für diese Aufgabe geändert.
  4. Wenn Sie bei dieser Aufgabe den Fortschritt nachverfolgen möchten, geben Sie in den Feldern Status, Priorität und % erledigt die gewünschten Optionen ein, oder wählen Sie sie aus.

Zwischen den Feldern Status und % erledigt besteht eine Verknüpfung. Wenn Sie den Wert in einem Feld ändern, wird der Wert im anderen Feld entsprechend geändert.

Status % Erledigt
Nicht begonnen 0
In Bearbeitung 1 - 99
Erledigt 100
Warten auf jemand anderen 0 - 100
Zurückgestellt 0 - 100
  1. Wenn Sie der Aufgabe eine Farbkategorie zuweisen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Kategorisieren, und klicken Sie dann auf einen der Einträge im Menü. Um weitere Farbkategorien anzuzeigen, klicken Sie auf Alle Kategorien.

Wenn Sie eine Farbkategorie zum ersten Mal verwenden, werden Sie aufgefordert, einen aussagekräftigeren Namen einzugeben. Sie können benutzerdefinierte Farbkategorien erstellen und benutzerdefinierte Farben und Tastenkombinationen zuweisen. Klicken Sie auf OK, um zum Aufgabenfenster zurückzukehren.

 Tipp   Wenn Sie Ihre Meinung zur Zuweisung zu einer Farbkategorie ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen oder die Farbe der Farbkategorie, und klicken Sie dann auf Name der Kategorie löschen oder auf Alle Kategorien löschen.

  1. Wenn an der Aufgabe eine Person oder ein Unternehmen in Ihren Kontakten beteiligt ist, können Sie eine schnelle Verknüpfung mit dem Kontakt erstellen, indem Sie unten im Fenster auf Kontakte klicken, und dann einen Eintrag auswählen. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Kontakte wählen zu schließen.
  2. Wenn Sie nicht möchten, dass andere Personen einen freigegebenen Aufgabeneintrag anzeigen können, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Privat.
  3. Wenn Sie Reisekilometer, Arbeitsstunden und andere Informationen für die Abrechnung eingeben möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Anzeigen auf Details. Geben Sie die Informationen in die Textfelder Gesamtaufwand, Ist-Aufwand, Reisekilometer und Abrechnungsinfo ein.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aktionen auf Speichern und Schließen.

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Erstellen eines Aufgabenelements über einen Kontakt

Wenn Sie rasch angeben müssen, dass ein Kontakt zu einem späteren Zeitpunkt Ihre Aufmerksamkeit erfordert, sollten Sie ihn kennzeichnen. Wenn Sie einen Kontakt kennzeichnen, wird ein Aufgabenelement erstellt, wobei der Text der Kennzeichnung in der Infoleiste angezeigt wird. Der gekennzeichnete Kontakt wird auch in der Aufgabenliste, in der Aufgabenleiste und im Kalender unter Tägliche Aufgabenliste angezeigt. Beim Kennzeichnen eines Kontakts wird keine neue Aufgabe erstellt. Da das Aufgabenelement nach dem Kennzeichnen nach wie vor ein Kontakt ist, können Sie es nicht als Aufgabe einer anderen Person zuweisen oder den Status anzeigen.

  1. Klicken Sie unter Kontakte mit der rechten Maustaste auf den Kontakt.
  2. Zeigen Sie im Kontextmenü auf Zur Nachverfolgung, und klicken Sie dann auf ein Fälligkeitsdatum.

 Tipp   Um die Uhrzeit für die Erinnerung, den Erinnerungssound, das Datum für den Beginn, das Fälligkeitsdatum oder den Kennzeichnungstext, der in der Infoleiste angezeigt wird, zu ändern, oder die Erinnerungskennzeichnung zu löschen, klicken Sie auf Benutzerdefiniert oder auf Erinnerung hinzufügen. (Mit beiden Optionen wird dasselbe Dialogfeld geöffnet. Wenn Sie jedoch die Option Erinnerung hinzufügen verwenden, wird das Kontrollkästchen für die Erinnerung automatisch aktiviert.)

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Erstellen einer Aufgabe in der Aufgabenleiste

Die Aufgabenleiste wird standardmäßig in allen Ansichten von Outlook angezeigt. Sie können sie jedoch aktivieren oder deaktivieren. Zudem steht Ihnen eine minimierte Version der Aufgabenleiste zur Verfügung, die auf dem Bildschirm weniger Platz einnimmt. Wenn Sie die Aufgabenleiste aktivieren bzw. deaktivieren oder in einer bestimmten Ansicht minimiert anzeigen, wird die Einstellung nur auf diese Ansicht angewendet. Wenn Sie die Aufgabenleiste beispielsweise in der Nachrichtenansicht deaktivieren, bleibt sie in der Nachrichtenansicht deaktiviert, auch wenn Sie Outlook erneut starten. In anderen Ansichten wie Kalender, Notizen und Aufgaben bleibt sie dagegen aktiviert.

  • Um die Aufgabenleiste zu aktivieren oder zu deaktivieren, klicken Sie auf Ansicht, zeigen Sie auf Aufgabenleiste, und klicken Sie dann auf Normal, Minimiert oder Aus.
  1. Um in der Aufgabenleiste eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf das Textfeld Neue Aufgabe eingeben (als Aufgabeneingabebereich bezeichnet), geben Sie für die Aufgabe einen Betreff ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Aufgabeneingabebereich

Der Aufgabe wird standardmäßig ein Fälligkeitsdatum und ein Anfangstermin anhand der Einstellung Schnellklicken festlegen der Kennzeichnung zugewiesen. Bei der Installation von Outlook wird diese Einstellung als Heute konfiguriert.

Wenn Sie eine Aufgabe erstellen und für die Kennzeichnung ein anderes Fälligkeitsdatum auswählen, wird für alle zukünftigen Aufgaben, die Sie in der Aufgabenleiste eingeben, die neue Einstellung verwendet. Sie können die Einstellung, die angezeigt wird, jederzeit ändern und eine andere Option auswählen. Wenn Sie Outlook erneut starten, wird für die Aufgabe, die Sie als erste eingeben, jedoch wieder die Standardeinstellung für die Kennzeichnung Schnellklicken festlegen verwendet.

 Tipp   Um die Standardeinstellung für die Kennzeichnung festzulegen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in einer beliebigen Ansicht auf die Kennzeichnungsspalte, klicken Sie auf Schnellklicken festlegen, und wählen Sie dann die gewünschte Kennzeichnungseinstellung aus. Hierbei ist die Option Kein Datum verfügbar. Wenn Sie die Kennzeichnung Kein Datum auswählen, wird das Element in der Aufgabenleiste in der Gruppe Kein Datum angezeigt.

 Hinweis   Sie haben nun genügend Informationen zum Erstellen einer Aufgabe eingegeben. Die nachfolgenden Schritte sind optional, unterstützen Sie jedoch dabei, die Aufgaben in Outlook besser zu verwalten.

  1. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Aufgabe anzupassen, indem Sie in der Aufgabenleiste auf die Aufgabe doppelklicken.
  2. Legen Sie ggf. die Optionen Beginnt am und Fällig am für die Aufgabe fest.

Wenn Sie für die Option Beginnt am einen Wert festlegen, wird für das Feld Fällig am automatisch derselbe Tag festgelegt. Sie können für das Feld Fällig am ein anderes Datum eingeben.

  1. Wenn Sie möchten, dass die Aufgabe periodisch durchgeführt werden soll, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Serientyp.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Aufgabenserie auf die Häufigkeit (Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich), mit der die Aufgabe durchgeführt werden soll, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
    • Festlegen, dass die Aufgabe in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführt wird     Wählen Sie im Bereich Serienmuster die Optionen für das gewünschte Häufigkeitsintervall aus. Wenn Sie die Option Neue Aufgabe erstellen aktivieren, wird die Aufgabe nicht in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführt.
    • Festlegen, dass die Aufgabe nach dem Datum der Erledigung erneut durchgeführt wird     Aktivieren Sie die Option Neue Aufgabe erstellen, und geben Sie in dem Feld den Zeitraum ein, nach dem eine neue Aufgabe erstellt werden soll.

Jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe als abgeschlossen kennzeichnen, wird anhand Ihrer Einstellungen eine neue Aufgabe erstellt.

 Tipp   Diese Methode sollten Sie wählen, wenn Sie möchten, dass die nächste Erinnerung einer Aufgabe erst angezeigt wird, wenn die vorherige Aufgabe als erledigt gekennzeichnet ist. Wenn Sie das Element nicht als erledigt kennzeichnen, wird die nächste Erinnerung nicht angezeigt. Wenn Sie beispielsweise eine Erinnerung zum Bezahlen der Stromrechnung am 15. jedes Monats haben und die Aufgabe am 15. April nicht als erledigt kennzeichnen, wird im Mai immer noch die Aufgabe vom 15. April angezeigt. Erst nachdem Sie die Aufgabe vom 15. April als erledigt gekennzeichnet haben, wird die Aufgabe für den 15. Mai angezeigt.

  1. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Aufgabenserie zu schließen.
  2. Wenn Sie eine Erinnerung hinzufügen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung, um eine Erinnerung zu aktivieren. Geben Sie das gewünschte Datum und die gewünschte Uhrzeit für die Erinnerung ein.
  3. Sie können einen benutzerdefinierten Sound für die Erinnerung angeben. Klicken Sie auf Schaltflächensymbol, dann auf Durchsuchen, wählen Sie die Audiodatei aus, die wiedergegeben werden soll, klicken Sie auf Öffnen, und klicken Sie dann auf OK. Auf diese Weise wird der Erinnerungssound nur für diese Aufgabe geändert.
  4. Wenn Sie bei dieser Aufgabe den Fortschritt nachverfolgen möchten, geben Sie in den Feldern Status, Priorität und % erledigt die gewünschten Optionen ein, oder wählen Sie sie aus.

Zwischen den Feldern Status und % erledigt besteht eine Verknüpfung. Wenn Sie den Wert in einem Feld ändern, wird der Wert im anderen Feld entsprechend geändert.

Status % Erledigt
Nicht begonnen 0
In Bearbeitung 1 - 99
Erledigt 100
Warten auf jemand anderen 0 - 100
Zurückgestellt 0 - 100
  1. Wenn Sie der Aufgabe eine Farbkategorie zuweisen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Kategorisieren, und klicken Sie dann auf einen der Einträge im Menü. Um weitere Farbkategorien anzuzeigen, klicken Sie auf Alle Kategorien.

Wenn Sie eine Farbkategorie zum ersten Mal verwenden, werden Sie aufgefordert, einen aussagekräftigeren Namen einzugeben. Sie können benutzerdefinierte Farbkategorien erstellen und benutzerdefinierte Farben und Tastenkombinationen zuweisen. Klicken Sie auf OK, um zum Aufgabenfenster zurückzukehren.

 Tipp   Wenn Sie Ihre Meinung zur Zuweisung zu einer Farbkategorie ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen oder die Farbe der Farbkategorie, und klicken Sie dann auf Name der Kategorie löschen oder auf Alle Kategorien löschen.

  1. Wenn an der Aufgabe eine Person oder ein Unternehmen in Ihren Kontakten beteiligt ist, können Sie eine schnelle Verknüpfung mit dem Kontakt erstellen, indem Sie unten im Fenster auf Kontakte klicken, und dann einen Eintrag auswählen. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Kontakte wählen zu schließen.
  2. Wenn Sie nicht möchten, dass andere Personen einen freigegebenen Aufgabeneintrag anzeigen können, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Privat.
  3. Wenn Sie Reisekilometer, Arbeitsstunden und andere Informationen für die Abrechnung eingeben möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Anzeigen auf Details. Geben Sie die Informationen in die Textfelder Gesamtaufwand, Ist-Aufwand, Reisekilometer und Abrechnungsinfo ein.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aktionen auf Speichern und Schließen.

 Tipp   Um eine Aufgabe in der Liste nach oben oder unten zu verschieben, klicken Sie auf das Element, und ziehen Sie es an die gewünschte Position. Während Sie die Aufgabe ziehen, sehen Sie eine rote Linie mit Pfeilen, die anzeigt, wo die Aufgabe beim Loslassen der Maustaste platziert wird.

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Erstellen einer Aufgabe im Kalender unter "Tägliche Aufgabenliste"

Die tägliche Aufgabenliste wird nur in den Tages- und Wochenansichten im Outlook-Kalender angezeigt. Klicken Sie zum Aktivieren oder Deaktivieren der täglichen Aufgabenliste auf Ansicht, zeigen Sie auf Tägliche Aufgabenliste, und klicken Sie dann auf Normal, Minimiert oder Aus.

Tägliche Aufgabenliste

Um nur die Gesamtzahl von Aufgaben anzuzeigen, führen Sie eine der folgenden Aufgaben aus:

  • Klicken Sie im Kalender auf Ansicht, zeigen Sie auf Tägliche Aufgabenliste, und klicken Sie dann auf Minimiert.
  • Zeigen Sie auf die obere Kante der täglichen Aufgabenliste. Wenn der Zeiger als Ziehpunktsymbol angezeigt wird, ziehen Sie die Kante im Fenster nach unten.

 Tipp   Wenn Sie in der Täglichen Aufgabenliste neue Aufgaben erstellen möchten, müssen Sie für die Liste die Einstellung Normal verwenden.

  1. Wenn Sie den Zeiger in der täglichen Aufgabenliste verschieben, wird Klicken Sie hier, um eine Aufgabe hinzuzufügen angezeigt.
  2. Klicken Sie auf eine leere Stelle unterhalb einer Tagesspalte.
  3. Geben Sie für die Aufgabe einen Betreff ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Der Aufgabe wird standardmäßig ein Anfangstermin und ein Fälligkeitsdatum des Tags in der Spalte über der täglichen Aufgabenliste zugewiesen. Um den Anfangstermin und das Fälligkeitsdatum für die Aufgabe zu ändern, ziehen Sie die erstellte Aufgabe auf den Tag, an dem die Aufgabe fällig ist. Statt die "Aufgabe" zu ziehen, können Sie sie öffnen und den Anfangstermin und das Fälligkeitsdatum ändern. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste auf die Aufgabe, und klicken Sie dann auf Öffnen. Oder markieren Sie das Element, drücken Sie ESC, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

  1. Wenn Sie möchten, dass die Aufgabe periodisch durchgeführt werden soll, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Serientyp.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Aufgabenserie auf die Häufigkeit (Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich), mit der die Aufgabe durchgeführt werden soll, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
    • Festlegen, dass die Aufgabe in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführt wird     Wählen Sie im Bereich Serienmuster die Optionen für das gewünschte Häufigkeitsintervall aus. Wenn Sie die Option Neue Aufgabe erstellen aktivieren, wird die Aufgabe nicht in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführt.
    • Festlegen, dass die Aufgabe nach dem Datum der Erledigung erneut durchgeführt wird     Aktivieren Sie die Option Neue Aufgabe erstellen, und geben Sie in dem Feld den Zeitraum ein, nach dem eine neue Aufgabe erstellt werden soll.

Jedes Mal, wenn Sie die Aufgabe als abgeschlossen kennzeichnen, wird anhand Ihrer Einstellungen eine neue Aufgabe erstellt.

 Tipp   Diese Methode sollten Sie wählen, wenn Sie möchten, dass die nächste Erinnerung einer Aufgabe erst angezeigt wird, wenn die vorherige Aufgabe als erledigt gekennzeichnet ist. Wenn Sie das Element nicht als erledigt kennzeichnen, wird die nächste Erinnerung nicht angezeigt. Wenn Sie beispielsweise eine Erinnerung zum Bezahlen der Stromrechnung am 15. jedes Monats haben und die Aufgabe am 15. April nicht als erledigt kennzeichnen, wird im Mai immer noch die Aufgabe vom 15. April angezeigt. Erst nachdem Sie die Aufgabe vom 15. April als erledigt gekennzeichnet haben, wird die Aufgabe für den 15. Mai angezeigt.

  1. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Aufgabenserie zu schließen.
  2. Wenn Sie eine Erinnerung hinzufügen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung, um eine Erinnerung zu aktivieren. Geben Sie das gewünschte Datum und die gewünschte Uhrzeit für die Erinnerung ein.
  3. Sie können einen benutzerdefinierten Sound für die Erinnerung angeben. Klicken Sie auf Schaltflächensymbol, dann auf Durchsuchen, wählen Sie die Audiodatei aus, die wiedergegeben werden soll, klicken Sie auf Öffnen, und klicken Sie dann auf OK. Auf diese Weise wird der Erinnerungssound nur für diese Aufgabe geändert.
  4. Wenn Sie bei dieser Aufgabe den Fortschritt nachverfolgen möchten, geben Sie in den Feldern Status, Priorität und % erledigt die gewünschten Optionen ein, oder wählen Sie sie aus.

Zwischen den Feldern Status und % erledigt besteht eine Verknüpfung. Wenn Sie den Wert in einem Feld ändern, wird der Wert im anderen Feld entsprechend geändert.

Status % Erledigt
Nicht begonnen 0
In Bearbeitung 1 - 99
Erledigt 100
Warten auf jemand anderen 0 - 100
Zurückgestellt 0 - 100
  1. Wenn Sie der Aufgabe eine Farbkategorie zuweisen möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Kategorisieren, und klicken Sie dann auf einen der Einträge im Menü. Um weitere Farbkategorien anzuzeigen, klicken Sie auf Alle Kategorien.

Wenn Sie eine Farbkategorie zum ersten Mal verwenden, werden Sie aufgefordert, einen aussagekräftigeren Namen einzugeben. Sie können benutzerdefinierte Farbkategorien erstellen und benutzerdefinierte Farben und Tastenkombinationen zuweisen. Klicken Sie auf OK, um zum Aufgabenfenster zurückzukehren.

 Tipp   Wenn Sie Ihre Meinung zur Zuweisung zu einer Farbkategorie ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen oder die Farbe der Farbkategorie, und klicken Sie dann auf Name der Kategorie löschen oder auf Alle Kategorien löschen.

  1. Wenn an der Aufgabe eine Person oder ein Unternehmen in Ihren Kontakten beteiligt ist, können Sie eine schnelle Verknüpfung mit dem Kontakt erstellen, indem Sie unten im Fenster auf Kontakte klicken, und dann einen Eintrag auswählen. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Kontakte wählen zu schließen.
  2. Wenn Sie nicht möchten, dass andere Personen einen freigegebenen Aufgabeneintrag anzeigen können, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Optionen auf Privat.
  3. Wenn Sie Reisekilometer, Arbeitsstunden und andere Informationen für die Abrechnung eingeben möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Anzeigen auf Details. Geben Sie die Informationen in die Textfelder Gesamtaufwand, Ist-Aufwand, Reisekilometer und Abrechnungsinfo ein.
  4. Klicken Sie auf der Registerkarte Aufgabe in der Gruppe Aktionen auf Speichern und Schließen.

 Tipp   Um eine Aufgabe in der Liste nach oben oder unten zu verschieben, klicken Sie auf das Element, und ziehen Sie es an die gewünschte Position. Während Sie die Aufgabe ziehen, sehen Sie eine rote Linie mit Pfeilen, die anzeigt, wo die Aufgabe beim Loslassen der Maustaste platziert wird.

 
 
Zutreffend für:
Outlook 2007