Einführung in Outlook-Datendateien (PST und OST)

Bei der Verwendung von Microsoft Outlook werden E-Mail-Nachrichten, Kalender, Aufgaben und andere Elemente auf einem E-Mail-Server und/oder auf Ihrem Computer gespeichert. Auf Ihrem Computer gespeicherte Outlook-Elemente werden in einer Outlook-Datendatei (PST und OST) (Outlook-Datendatei (PST und OST): Eine Datendatei, in der Nachrichten und andere Elemente auf dem Computer gespeichert werden.) abgelegt.

Inhalt dieses Artikels


Informationen zu Outlook-Datendateien (PST und OST)

In Outlook gibt es zwei Datentypen für Outlook-Datendateien. Für die meisten Konten wird eine Outlook-Datendatei (PST) (Outlook-Datendatei (PST): Eine Datendatei, in der Nachrichten und andere Elemente auf dem Computer gespeichert werden. Sie können eine PST-Datei als Standardübermittlungsort für E-Mail-Nachrichten zuweisen. Mit einer PST-Datei können Sie Elemente zur sicheren Aufbewahrung organisieren und sichern.) verwendet. Wenn Sie mit einem Microsoft Exchange-Konto arbeiten, werden Ihre Elemente in der Regel an den E-Mail-Server übermittelt und dort gespeichert. Damit Sie auch dann mit Ihren E-Mail-Nachrichten arbeiten können, wenn Sie keine Verbindung zum E-Mail-Server herstellen können, wird ein zweiter Datentyp, eine sogenannte Outlook-Offlinedatendatei (OST) (Outlook-Offlinedatendatei (OST): Die Datei auf der Festplatte, die eine Kopie der E-Mail-Nachrichten und Outlook-Elemente enthält. Die Datei wird mit den auf einem Mailserver oder Exchange-Server gespeicherten Informationen synchronisiert. Die Outlook-Offlinedatendatei weist die Dateinamenerweiterung OST auf.) auf Ihrem Computer gespeichert.

Die beiden Outlook-Datendateitypen unterscheiden sich hauptsächlich in folgenden Punkten:

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Outlook-Datendatei (PST)

Bei einer Persönliche Ordner-Datei (PST) handelt es sich um eine Outlook-Datendatei, in der Ihre Nachrichten sowie andere Elemente auf Ihrem Computer gespeichert werden. Dies ist der gebräuchlichste Dateityp zum Speichern von Informationen in Outlook für Privatanwender oder in kleineren Unternehmen. Privatanwender verwenden in der Regel einen Internetdienstanbieter (ISP) (ISP: Ein Unternehmen, das Zugang zum Internet für die Nutzung von E-Mails, Chatrooms bzw. die Verwendung des World Wide Web ermöglicht. Bei einigen ISPs handelt es sich um multinationale Unternehmen, die in verschiedenen Ländern Zugang zum Internet anbieten, während andere ihre Leistungen in nur einer Region anbieten.), um eine Verbindung mit dem Internet herzustellen. Der ISP stellt auch mindestens ein E-Mail-Konto zur Verfügung. Die gebräuchlichsten Kontotypen – POP3 und IMAP – haben ihren Namen dem Namen des verwendeten Internetprotokolls zu verdanken. Ein weiterer Kontotyp ist das HTTP- oder webbasierte Konto, das in der Funktionsweise den E-Mail-Konten vom Typ IMAP ähnelt. Bei allen drei Kontotypen wird eine PST-Datei verwendet.

Sie können Ihre Elemente auch in eine Outlook-Datendatei (PST) verschieben bzw. darin archivieren. Da PST-Dateien auf Ihrem Computer gespeichert werden, sind sie keinerlei Größenbeschränkungen für Postfächer auf dem E-Mail-Server unterworfen. Durch das Verschieben von Elementen in eine PST-Datei auf Ihrem Computer können Sie auf dem E-Mail-Server für Ihr Postfach Speicherplatz freigeben. Outlook kann so konfiguriert werden, dass neue Elemente an eine PST-Datei übermittelt werden. Diese Vorgehensweise hat jedoch auch einige Nachteile, da Sie beispielsweise nicht mehr mit Ihren Elementen arbeiten können, wenn Sie Microsoft Outlook Web Access mit Ihrem Exchange-E-Mail-Konto verwenden, oder wenn Sie auf einem anderen Computer arbeiten.

 Achtung   Greifen Sie nicht von einem anderen Computer oder einer Netzwerkfreigabe aus auf eine Datendatei zu, da dies die Gefahr von Datenverlusten erhöht.

 Tipp   Sie sollten in regelmäßigen Abständen eine Sicherungskopie der Outlook-Datendateien (PST) anlegen und diese an einem sicheren Ort speichern. Sollte Ihre Datei beschädigt werden, können Ihre E-Mail-Nachrichten und andere Elemente weder von Microsoft noch von Ihrem ISP wiederhergestellt werden.

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Outlook-Offlinedatendatei (OST)

Beim Verwenden von Microsoft Exchange werden Ihre E-Mail-Nachrichten, der Kalender sowie andere Elemente normalerweise an den Server übermittelt und dort gespeichert. Sie können Outlook so konfigurieren, dass eine lokale Kopie Ihrer Elemente auf Ihrem Computer in einer Outlook-Datendatei gespeichert wird. Diese Datei wird Outlook-Offlinedatendatei (OST) genannt. Dies ermöglicht Ihnen das Verwenden des Exchange-Cache-Modus oder das Arbeiten offline, wenn eine Verbindung mit Exchange nicht möglich oder nicht erwünscht ist. Die Synchronisierung der OST-Datei mit Exchange erfolgt, sobald wieder eine Verbindung verfügbar ist.

Offlineordner sind Replikate der Ordner in Ihrem Postfach (Postfach: Speicherort auf einem Server mit Microsoft Exchange, an den Ihre E-Mail-Nachrichten übermittelt werden. Der Administrator richtet für jeden Benutzer ein Postfach ein. Wenn Sie eine Persönliche Ordner-Datei als Übermittlungsort für E-Mail-Nachrichten angeben, werden Nachrichten von Ihrem Postfach dorthin weitergeleitet.) auf dem Exchange-Computer. Sie ermöglichen es, einen Ordner von einem Serverstandort zu übernehmen, mit dem Inhalt des Ordners zu arbeiten, wenn Sie nicht mit dem Netzwerk verbunden sind, und bei wiederhergestellter Verbindung den Ordner sowie den entsprechenden Serverordner zu aktualisieren, damit der Inhalt beider Ordner übereinstimmt. Dieser Vorgang wird Synchronisierung von Ordnern genannt.

Den Inhalt eines Offlineordners können Sie erweitern, löschen und ändern, genau wie bei einem Ordner auf einem Server. Sie können beispielsweise Elemente zwischen Ordnern verschieben, Nachrichten senden, die im Offlinepostausgang gespeichert wurden, sowie die öffentlichen Offlineordner anzeigen. Auf dem Server werden unterdessen neue Nachrichten im Posteingang gespeichert. Andere Personen fügen möglicherweise Elemente in öffentlichen Ordnern hinzu oder löschen bzw. ändern diese. Sie bemerken diese Änderungen auf dem Server jedoch erst, wenn Sie eine Synchronisierung durchführen.

Folgende Informationen werden synchronisiert:

  • Kopfzeilen    Bei der Kopfzeile eines E-Mail-Elements handelt es sich um einen beschreibenden Bezeichner, der den Namen des Absenders, die Betreffzeile der Nachricht, den Zeitpunkt des Nachrichtenempfangs und die Nachrichtengröße enthält.
  • Vollständige Elemente    Ein vollständiges Element enthält die Kopfzeile, den Nachrichtentext und ggf. Anlagen, einschließlich eingebetteter Objekte und Bilder.

Wenn Sie offline arbeiten, werden zu synchronisierende Ordner durch Übermittlungsgruppen (Übermittlungsgruppe: E-Mail-Konten und E-Mail-Ordner, die Sie gruppieren und für die Sie allgemeine Optionen festlegen können, z. B. das Herunterladen von Kopfzeilen oder Nachrichten, die Größenbeschränkungen für heruntergeladene Nachrichten, das Verhalten online und offline sowie das Zeitintervall für das Herstellen von Verbindungen zum Server.) bestimmt. Mit Übermittlungsgruppen können Sie die Ordner auswählen, die synchronisiert und aktualisiert werden, damit Sie auch dann mit diesen Elementen arbeiten können, wenn eine Verbindung zum Server nicht möglich bzw. nicht erwünscht ist. Sie können auch angeben, dass während der Synchronisierung Aktualisierungen des Adressbuchs (Adressbuch: Die Zusammenstellung von Adressbüchern, die Sie zum Speichern von Namen, E-Mail-Adressen, Faxnummern und Verteilerlisten verwenden können. Das Adressbuch kann eine globale Adressliste, ein Outlook-Adressbuch und ein persönliches Adressbuch enthalten.) heruntergeladen werden.

Wenn Sie ein Exchange-E-Mail-Konto verwenden, empfiehlt sich das Arbeiten im Exchange-Cache-Modus (Exchange-Cache-Modus: Eine Kopie des Postfachs Ihres Exchange Server-Kontos wird auf dem Computer in einer Outlook-Offlinedatendatei (OST) gespeichert. Diese Kopie ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Daten, auch wenn Sie offline arbeiten, und wird mit dem Mailserver synchronisiert.). Bei Verwendung des Exchange-Cache-Modus werden die meisten Gründe für den Offlinebetrieb beseitigt. Eine unterbrochene Netzwerkverbindung beeinträchtigt Ihre Arbeit im Grunde nicht, da Sie unabhängig von einer Verbindung mit dem Server, auf dem Exchange ausgeführt wird, weiterhin mit Ihren Elementen (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) arbeiten können.

Im Exchange-Cache-Modus wird automatisch eine Offlineordnerdatei (OST) erstellt und standardmäßig verwendet. Anschließend wird eine synchronisierte Kopie der Elemente aller Ordner in Ihr Postfach (Postfach: Speicherort auf einem Server mit Microsoft Exchange, an den Ihre E-Mail-Nachrichten übermittelt werden. Der Administrator richtet für jeden Benutzer ein Postfach ein. Wenn Sie eine Persönliche Ordner-Datei als Übermittlungsort für E-Mail-Nachrichten angeben, werden Nachrichten von Ihrem Postfach dorthin weitergeleitet.) heruntergeladen und dort verwaltet. Sie arbeiten also mit den Informationen auf Ihrem Computer, während Outlook die Synchronisierung der Informationen mit dem Server vornimmt. Wenn die Verbindung zum Exchange-Computer unterbrochen wird, können Sie mit diesen Daten Ihre Arbeit fortsetzen. Wird die Verbindung wieder hergestellt, werden die Änderungen automatisch synchronisiert, sodass die Ordner und Elemente auf dem Server und Ihrem Computer wieder identisch sind.

Im Exchange-Cache-Modus müssen auch keine Übermittlungsgruppen (Übermittlungsgruppe: E-Mail-Konten und E-Mail-Ordner, die Sie gruppieren und für die Sie allgemeine Optionen festlegen können, z. B. das Herunterladen von Kopfzeilen oder Nachrichten, die Größenbeschränkungen für heruntergeladene Nachrichten, das Verhalten online und offline sowie das Zeitintervall für das Herstellen von Verbindungen zum Server.) eingerichtet oder die gewünschten Ordner im Offlinemodus ausgesucht werden, um diese Ordner dann zu synchronisieren.

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Dateispeicherorte

Sie können eine Datendatei (nicht die Datei, die Sie als Standard-Nachrichtenübermittlungsort verwenden) an einem anderen Ort auf Ihrer Festplatte oder auf einer Netzwerkfreigabe speichern oder sie dorthin kopieren bzw. verschieben. Sie benötigen jedoch Lese-/Schreibberechtigungen für Ordner, um eine Outlook-Datendatei (PST) öffnen zu können.

Outlook-Datendateien (PST)

 Hinweis   Bei Verwendung von Microsoft Exchange Server-Konten werden die Information auf dem E-Mail-Server gespeichert. Zur Verwendung des Exchange-Cache-Modus (Exchange-Cache-Modus: Eine Kopie des Postfachs Ihres Exchange Server-Kontos wird auf dem Computer in einer Outlook-Offlinedatendatei (OST) gespeichert. Diese Kopie ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Daten, auch wenn Sie offline arbeiten, und wird mit dem Mailserver synchronisiert.) oder des Offlinemodus werden Kopien Ihrer Elemente in einer Outlook-Offlinedatendatei (OST) (Outlook-Offlinedatendatei (OST): Die Datei auf der Festplatte, die eine Kopie der E-Mail-Nachrichten und Outlook-Elemente enthält. Die Datei wird mit den auf einem Mailserver oder Exchange-Server gespeicherten Informationen synchronisiert. Die Outlook-Offlinedatendatei weist die Dateinamenerweiterung OST auf.) gespeichert. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zu Outlook-Offlinedatendateien (OST). Möglicherweise ist es in Ihrer Organisation auch zulässig, Ihre Elemente in eine PST-Datei zu exportieren oder in einer solchen zu archivieren.

Die schnellste Möglichkeit zum Öffnen des Ordners, in dem sich die Outlook-Datendateien (PST und OST) befinden, ist die folgende:

  1. Klicken Sie in Outlook 2010 auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen und dann erneut auf Kontoeinstellungen.
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Datendateien auf einen Eintrag, und klicken Sie dann auf Ordnerspeicherort öffnen.

Outlook-Datendateien (PST), die in Outlook 2010 erstellt werden, werden auf dem Computer im Ordner Dokumente\Outlook-Dateien gespeichert. Wenn Sie Windows XP verwenden, werden diese Elemente im Ordner Eigene Dokumente\Outlook-Dateien erstellt.

Wenn Sie auf einem Computer, auf dem bereits Datendateien vorhanden sind, die in einer älteren Version von Outlook erstellt wurden, ein Upgrade auf Outlook 2010 vorgenommen haben, wurden diese Dateien an einem anderen Speicherort in einem ausgeblendeten Ordner gespeichert.

Unter Windows 7 und Windows Vista     Laufwerk:\Benutzer\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Unter Windows XP     Laufwerk:\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook

 Tipp    Informationen zu ausgeblendeten Ordnern unter Windows finden Sie in Windows unter Hilfe und Support.

Speicherorte von Outlook-Datendatei (OST)

Die OST-Datei wird regelmäßig mit den Elementen auf dem Server mit Exchange synchronisiert. Da Ihre Daten auf dem Server mit Exchange verbleiben, können Sie diese OST-Datei auf einem neuen Computer neu erstellen, ohne die OST-Datei sichern zu müssen.

Unter Windows 7 und Windows Vista     Laufwerk:\Benutzer\Benutzer\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Unter Windows XP     Laufwerk :\Dokumente und Einstellungen\Benutzer\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook

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Zutreffend für:
Outlook 2010