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Verwalten von Postfächern IV: Archivieren alter Nachrichten

Kontextmenü eines Ordners, Befehl 'Eigenschaften', Registerkarte 'AutoArchivierung' im Dialogfeld 'Eigenschaften'


Eine Anpassung der Archivierung ist zwar durchaus nicht erforderlich, aber wenn Sie die Archivierung gemäß Ihren Anforderungen anpassen möchten, können Sie das in Outlook problemlos tun. Sie können z. B. verschiedene Ordner unterschiedlich oft archivieren – oder auch gar nicht. Sie können pro Ordner Archivierungsregeln festlegen. Sie können auch vollständige Ordner von diesem Vorgang ausschließen. Sie haben die Wahl.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, klicken Sie auf Eigenschaften, und legen Sie die benutzerdefinierten Einstellungen fest, wie in der Abbildung gezeigt.

Vielleicht arbeiten Sie gerade an einem besonderen Projekt. Die Nachrichten für dieses Projekt werden in einem Ordner namens Contoso gespeichert. Dort gespeicherte Nachrichten sollen archiviert werden, wenn sie zwei Monate alt sind (nicht nach den standardmäßig eingestellten sechs Monaten). Vielleicht haben Sie ja auch einen Ordner namens Familie für Ihre private Korrespondenz, in dem die Nachrichten archiviert werden sollen, wenn sie ein Jahr alt sind.

Nachdem Sie die Einstellungen ausgewählt haben, läuft die AutoArchivierung ohne weiteres Zutun Ihrerseits ab. Das macht diese Funktion so komfortabel. Trotzdem sollten Sie sie von Zeit zu Zeit anpassen. Wenn Sie Ordner hinzufügen, sollten Sie auch für diese die Einstellungen für die AutoArchivierung anpassen.

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