Erstellen von Outlook-E-Mail-Vorlagen für Verkaufsbriefe

Um Prognosen in Umsatz zu verwandeln, müssen Sie täglich mit Ihren Kunden – und potenziellen Kunden – kommunizieren. Normalerweise geben Sie denselben Text oder Serienbrief in zahlreiche E-Mail-Nachrichten ein oder kopieren ihn. Microsoft Office Outlook® 2003 bietet Ihnen eine einfache, schnelle und einwandfreie Möglichkeit, diese Briefe zu erstellen und zu versenden.

Erstellen einer E-Mail-Vorlage

In Outlook können Sie Vorlagen erstellen, die Text enthalten, den Sie immer wieder an verschiedene Empfänger senden. Sie können diese Nachrichten verfassen und als Vorlage speichern und diese Vorlage verwenden, wann immer Sie sie benötigen. Fügen Sie einfach neuen oder auch personalisierten Text hinzu, bevor Sie die Nachricht versenden.

Dankschreiben

Jedes Mal, wenn Sie potenzielle Kunden treffen, senden Sie eine nachfassende E-Mail-Nachricht, in der Sie den Kunden für ihre Zeit danken und ihnen weitere Informationen über Ihre Firma zur Verfügung stellen. Da Sie diese Nachricht an jeden Kunden versenden, bietet sich für ein solches Dankschreiben eine Outlook-Vorlage an.

 Wichtig   Sie können keine Outlook-Vorlage erstellen, wenn Sie Microsoft Office Word als E-Mail-Editor verwenden. Um sicherzustellen, dass Sie Word nicht als E-Mail-Editor verwenden, führen Sie folgende Schritte aus:

  1. Klicken Sie in Outlook im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte E-Mail-Format.
  2. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben E-Mail mit Microsoft Office Word 2003 bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Übernehmen, und klicken Sie anschließend auf OK.

Erstellen einer E-Mail-Vorlage.

  1. Zeigen Sie in Outlook im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie anschließend auf E-Mail-Nachricht.

 Hinweis   Sie können auch eine neue Nachricht beginnen, indem Sie auf die Schaltfläche Neue E-Mail-NachrichtSchaltflächensymbol auf der Symbolleiste Standard klicken.

  1. Wenn die neue Nachricht geöffnet wird, geben Sie einen passenden Betreff ein, und verfassen Sie den Inhalt. Planen Sie Raum ein für personalisierte Informationen, die Sie hinzufügen werden, wenn Sie die Nachricht an einen bestimmten Empfänger versenden.
  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.
  3. Wählen Sie in der Liste Dateityp die Option Outlook-Vorlage, und klicken Sie anschließend auf Speichern.
  4. Schließen Sie die Nachricht, die Sie zur Erstellung Ihrer Vorlage verwendet haben. Wenn Sie aufgefordert werden, die Nachricht zu speichern, klicken Sie auf Nein.

Nun da Sie Ihre E-Mail-Vorlage erstellt haben, können Sie Word als E-Mail-Editor wiederherstellen:

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte E-Mail-Format.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben E-Mail mit Microsoft Office Word 2003 bearbeiten.
  3. Klicken Sie auf Übernehmen, und klicken Sie anschließend auf OK.

Vorbereiten der Nachricht

Da Sie jetzt die Nachrichtenvorlage erstellt haben, können Sie dem potenziellen Kunden einen Nachfassbrief senden. Die Vorlage enthält bereits die meisten Informationen, die Sie versenden möchten, also müssen Sie nur aktuelle Daten und personalisierte Kommentare hinzufügen, bevor Sie die E-Mail-Adresse in die Zeile An einfügen und die Nachricht senden.

Senden einer Nachricht unter Verwendung Ihrer Vorlage

  1. Klicken Sie im Posteingang auf das Menü Extras, klicken Sie auf Formulare, und klicken Sie anschließend auf Formular wählen.
  2. Klicken Sie auf das Feld Suchen in, und wählen Sie Vorlagen im Dateisystem aus der Dropdownliste.
  3. Wählen Sie Ihre Vorlage, und klicken Sie dann auf Öffnen.
  4. Personalisieren Sie die Nachricht, wenn Sie möchten, fügen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers in die Zeile An ein, und klicken Sie dann auf Senden.

Word-Vorlagen für den Vertrieb

 Hinweis   Die Beispielbriefe in diesem Abschnitt wurden für den Seriendruck entworfen, Sie können jedoch auch die sprachlichen Formulierungen kopieren und in eine Outlook-Vorlage einfügen.

 
 
Zutreffend für:
Outlook 2003