Automatisches Beantworten von Nachrichten

Sie können Microsoft Office Outlook 2007 so einrichten, dass an alle Personen, die Ihnen Nachrichten senden, eine automatische Antwort gesendet wird.

Wenn Sie ein Microsoft Exchange Server 2007-Konto verwenden, müssen Sie den Abwesenheits-Assistenten verwenden. Siehe Automatisches Beantworten von Nachrichten mit dem Abwesenheits-Assistenten.

AnzeigenWie kann ich feststellen, ob ich ein Microsoft Exchange Server-Konto habe?

Die einfachste Methode, um herauszufinden, ob Sie ein Exchange Server-Konto verwenden, besteht darin, Ihren Ordner Posteingang zu öffnen und zu überprüfen, ob im Menü Extras der Befehl Abwesenheits-Assistent vorhanden ist. Wenn er nicht angezeigt wird, klicken Sie unten im Menü auf die Erweiterungsschaltfläche Erweiterungsschaltfläche, damit alle Befehle im Menü Extras angezeigt werden.

Befehl 'Abwesenheits-Assistent' im Menü 'Extras'

Wenn der Befehl Abwesenheits-Assistent fehlt, verwenden Sie höchstwahrscheinlich kein Exchange Server-Konto, und der Abwesenheits-Assistent ist somit nicht verfügbar. Dieser Artikel erläutert eine alternative Methode zum automatischen Beantworten von Nachrichten für alle E-Mail-Konten. Fahren Sie mit Schritt 1: Erstellen einer Nachrichtenvorlage fort.


Ohne ein Exchange Server-Konto können Sie eine Outlook-E-Mail-Vorlage mit Outlook-Regeln kombinieren, um die Funktionen des Abwesenheits-Assistenten, der nur für Benutzer von Exchange Server-Konten verfügbar ist, zu simulieren. Auf diese Weise können Sie mit Ihrem E-Mail-Konto automatische Antworten auf eingehende Nachrichten senden.

 Wichtig   Ihr Computer muss eingeschaltet bleiben und Outlook muss ausgeführt werden, damit die automatischen Antworten gesendet werden können.

Schritt 1: Erstellen einer Nachrichtenvorlage

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf E-Mail-Nachricht.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Format auf Nur Text.
  3. Geben Sie als Nachrichtentext Ihre gewünschte automatische Antwort ein.
  4. Klicken Sie im Nachrichtenfenster auf die Microsoft Office-Schaltfläche Schaltflächensymbol, und klicken Sie anschließend auf Speichern unter.
  5. Wählen Sie im Dialogfeld Speichern unter aus der Liste Dateityp die Option Outlook-Vorlage (*.oft) aus.
  6. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Namen für Ihre Nachrichtenvorlage ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

Schritt 2: Erstellen einer Regel für das automatische Antworten auf neue E-Mail-Nachrichten

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf Neue Regel.
  3. Klicken Sie unter Regel ohne Vorlage erstellen auf Nachrichten bei Ankunft prüfen, und klicken Sie dann auf Weiter.
  4. Aktivieren Sie unter Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen? das Kontrollkästchen die nur an mich gesendet wurde, und wählen Sie weitere Kriterien nach Bedarf aus. Klicken Sie dann auf Weiter.
  5. Wenn Sie ein Dialogfeld darüber informiert, dass diese Regel auf jede für Sie eingehende Nachricht angewendet wird, klicken Sie auf Ja.
  6. Aktivieren Sie unter Was soll mit dieser Nachricht passieren? das Kontrollkästchen diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten.
  7. Klicken Sie unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten (auf unterstrichene Werte klicken) auf einer bestimmten Vorlage.
  8. Klicken Sie im Dialogfeld Antwortvorlage auswählen im Feld Suchen in auf Vorlagen im Dateisystem.
  9. Wählen Sie die im vorherigen Abschnitt erstellte Vorlage aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.
  10. Klicken Sie auf Weiter.
  11. Optional können Sie auch die entsprechenden Kontrollkästchen für Ausnahmen von der Regel für automatische Antworten aktivieren.
  12. Klicken Sie auf Weiter.
  13. Geben Sie unter 1. Schritt: Regelnamen eingeben einen Namen für die Regel für automatische Antworten ein, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

 Tipp   Erwägen Sie das Erstellen einer Outlook-Aufgabe oder einer Aufgabenerinnerung, die Sie daran erinnert, diese Regel zu deaktivieren, wenn keine automatischen Antworten mehr gesendet werden sollen.

Wenn mit dem Regel-Assistenten die Regel diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten aktiviert wurde, wird die automatische Antwort nur einmal pro Sitzung an die einzelnen Absender gesendet. Mit dieser Regel wird verhindert, dass Outlook wiederholt Antworten an einen einzelnen Absender sendet, von dem Sie mehrere Nachrichten erhalten. Während einer Sitzung werden von Outlook die Benutzer, an die bereits eine Antwort gesendet wurde, in einer Liste protokolliert. Wenn Sie Outlook schließen und erneut starten, wird allerdings die Liste der Sender, die bereits eine automatische Antwort erhalten haben, zurückgesetzt.

 Wichtig   Damit der Regel-Assistent automatisch eine Antwort sendet, muss Outlook ausgeführt werden und so konfiguriert sein, dass regelmäßig der Eingang neuer Nachrichten geprüft wird.

Deaktivieren der automatischen Antworten

Gehen Sie zum Deaktivieren der zuvor in Schritt 2 erstellten Regel wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Regeln und Benachrichtigungen.
  2. Deaktivieren Sie auf der Registerkarte E-Mail-Regeln unter Name das Kontrollkästchen der zu deaktivierenden Regel.
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Zutreffend für:
Outlook 2007