Auflösen oder Löschen von mehrfach vorhandenen Kontakten

Wenn Sie versuchen, einen Kontakt mit demselben Namen oder derselben E-Mail-Adresse eines bereits vorhandenen Eintrags im Ordner Kontakte zu speichern, wird ein Dialogfeld mit den Optionen angezeigt, entweder einen mehrfach vorhandenen Kontakt zu erstellen oder den vorhandenen Kontakt zu aktualisieren. Dieselben Optionen werden beim Auflösen einer mehrfach vorhandenen elektronischen Visitenkarte (Elektronische Visitenkarte: Eine Ansicht mit spezifischen Informationen über einen Kontakt, die vom Format her einer Visitenkarte aus Papier entspricht, und die in Nachrichten eingefügt werden kann.) angeboten.

Mehrfach vorhandene Kontakte können auch erstellt werden, wenn Sie Kontakte in Outlook importieren. In diesem Fall können Sie die unerwünschten Duplikate löschen. Sie können das Feature zur Duplikaterkennung auch deaktivieren, wenn Sie viele Kontakte gleichzeitig speichern und den Prozess beschleunigen möchten.

Inhalt dieses Artikels


Optionen zum Auflösen von mehrfach vorhandenen Kontakten

Sie haben zwei Möglichkeiten, doppelte Kontakte im Dialogfeld Mehrfach vorhandener Kontakt aufzulösen:

  • Hinzufügen eines mehrfach vorhandenen Kontakts als neuen Kontakt     Der neue Kontakt wird dem Ordner Kontakte hinzugefügt. Wenn Sie z. B. einen Kontakt mit dem Namen Marcus Loh erstellen und sich bereits ein Kontakt mit diesem Namen im Ordner Kontakte befindet, gibt es zwei Kontakte mit dem Namen Marcus Loh.

 Tipp    Das Anzeigen von Kontakten als elektronische Visitenkarten ist eine gute Wahl der Ansichten (Ansicht: Ansichten ermöglichen mithilfe verschiedener Anordnungen und Formatierungen unterschiedliche Darstellungsweisen von Informationen in einem Ordner. Für alle Ordner gibt es Standardansichten. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Ansichten erstellen.), bei der genügend Informationen angezeigt werden, um Kontakte mit mehrfach vorhandenen Namen voneinander zu unterscheiden. 

  • Aktualisieren eines bereits vorhandenen Kontakts mit neuen Informationen aus einem mehrfach vorhandenen Kontakt    Alle Inhaltsfelder werden verglichen und neue oder geänderte Informationen des neuen Kontakts zum vorhandenen Kontakt hinzugefügt. Es bleibt nur der vorhandene Kontakt erhalten.

Farbkategorien und Text im Textkörper des neuen Kontakts werden nicht in den vorhandenen Kontakt kopiert. Wenn Sie diese Informationen in einen vorhandenen Kontakt kopieren möchten, müssen Sie dies manuell ausführen. Zertifikate (Zertifikat: Ein digitales Mittel zum Nachweis der Identität. Beim Senden einer digital signierten Nachricht senden Sie Ihr Zertifikat und den öffentlichen Schlüssel. Zertifikate werden von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt und können ähnlich wie ein Personalausweis ablaufen oder auch gesperrt werden.) und Verknüpfungen mit Kontakten auf der Registerkarte Aktivitäten werden aus dem mehrfach vorhandenen Kontakt kopiert und dem bereits vorhandenen Kontakt hinzugefügt, ohne die ursprünglichen Informationen zu ersetzen. Verknüpfungen auf der Registerkarte Aktivitäten mit anderen Elementen als Kontakte, wie Aufgaben und Termine, werden nicht kopiert.

Nach dem Aktualisieren des vorhandenen Kontakts wird eine Kopie des Kontakts ohne die vorgenommenen Änderungen im Ordner Gelöschte Elemente gespeichert. Diese Kopie des Kontakts kann verwendet werden, wenn Sie den ursprünglichen Kontakt wiederherstellen oder Informationen kopieren möchten, die versehentlich geändert wurden.

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Löschen von mehrfach vorhandenen Kontakten

Das Entfernen von unerwünschten mehrfach vorhandenen Kontakten ist ein manueller Prozess. Im Folgenden wird die beste Methode zum Entfernen von mehrfach vorhandenen Kontakten beschrieben:

  1. Wählen Sie unter Kontakte den Kontaktordner aus, der mehrfach vorhandene Kontakte enthält.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf Ansicht ändern, und klicken Sie dann auf Telefon. Dies ist die beste Ansicht, um Ihre Kontaktliste zu durchsuchen und die mehrfach vorhandenen Kontakte ausfindig zu machen. Sie können die Liste jetzt nach dem Änderungsdatum sortieren und die Duplikate zusammen gruppieren.

Möglicherweise ist es einfacher, die Liste nach dem Änderungsdatum zu sortieren und die Duplikate zusammen zu gruppieren:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf Ansichtseinstellungen.

Befehl 'Ansichtseinstellungen' im Menüband

  1. Klicken Sie auf Spalten, und klicken Sie dann in der Liste Verfügbare Spalten auswählen aus auf Häufig verwendete Felder.
  2. Klicken Sie in der Liste Verfügbare Felder auf Geändert am, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
  3. Klicken Sie auf Nach oben, bis sich Geändert in der Liste Diese Felder in dieser Reihenfolge anzeigen an erster Stelle befindet.
  4. Klicken Sie zwei Mal auf OK.
  1. Halten Sie in der Liste der Kontakte die STRG-TASTE gedrückt, während Sie jeden mehrfach vorhandenen Kontakt markieren.
  2. Wenn Sie alle mehrfach vorhandenen Kontakte markiert haben, drücken Sie die ENTF-TASTE.

 Hinweis    Wenn beim Importieren von Kontakten die Erstellung mehrfach vorhandener Kontakte verhindert werden soll, wählen Sie im Import/Export-Assistenten die Option Keine Duplikate importieren oder Duplikate durch importierte Elemente ersetzen aus. 

  • Keine Duplikate importieren     Vorhandene Daten werden beibehalten, und doppelte Informationen in der Outlook-Datendatei (PST) werden nicht in den Ordner Kontakte kopiert.
  • Duplikate durch importierte Elemente ersetzen     Vorhandene Daten im Ordner Kontakte werden durch die Informationen in der importierten Outlook-Datendatei (PST) ersetzt.

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Deaktivieren des Features für die Duplikaterkennung

Outlook enthält ein Feature für die Duplikaterkennung, wenn Sie jedoch viele Kontakte in Outlook speichern, kann der Vorgang beschleunigt werden, wenn Sie dieses Feature deaktivieren.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Optionen.
  3. Klicken Sie auf Kontakte.
  4. Deaktivieren Sie unter Namen und Ablage das Kontrollkästchen Beim Speichern neuer Kontakte auf Duplikate überprüfen.

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Zutreffend für:
Outlook 2010