Auflösen oder Löschen von mehrfach vorhandenen Kontakten

Wenn Sie einen Kontakt (Kontakt: Person innerhalb oder außerhalb der Organisation, über die Sie verschiedene Arten von Informationen, z. B. Straße und E-Mail-Adresse, Telefon- und Faxnummern sowie Webseiten-URLs, speichern können.) unter demselben Namen oder E-Mail-Namen wie einen bereits im Ordner Kontakte vorhandenen Namen speichern, wird in Microsoft Outlook ein Dialogfeld mit Optionen angezeigt, um den mehrfach vorhandenen Kontakt entweder hinzuzufügen oder den bereits vorhandenen Kontakt mit den neuen Informationen aus dem mehrfach vorhandenen Kontakt zu aktualisieren. Dieselben Optionen sind zum Auflösen von mehrfach vorhandenen elektronischen Visitenkarten (Elektronische Visitenkarte: Eine Ansicht mit spezifischen Informationen über einen Kontakt, die vom Format her einer Visitenkarte aus Papier entspricht, und die in Nachrichten eingefügt werden kann.) verfügbar.

Eine andere Situation, in der mehrfach vorhandene Kontakte erstellt werden, ist beim Importieren von Kontakten in Outlook gegeben. In diesem Fall können Sie die unerwünschten Duplikate löschen. Sie können das Feature zur Duplikaterkennung auch deaktivieren, wenn Sie viele Kontakte gleichzeitig speichern und den Prozess beschleunigen möchten.

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Optionen für das Auflösen von mehrfach vorhandenen Kontakten

Sie haben zwei Möglichkeiten, doppelte Kontakte im Dialogfeld Mehrfach vorhandener Kontakt aufzulösen:

Hinzufügen eines mehrfach vorhandenen Kontakts als neuen Kontakt     Der neue Kontakt wird dem Ordner Kontakte hinzugefügt. Wenn Sie z. B. einen Kontakt mit dem Namen Marcus Loh erstellen und sich bereits ein Kontakt mit diesem Namen im Ordner Kontakte befindet, gibt es zwei Kontakte mit dem Namen Marcus Loh. Um beide voneinander zu unterscheiden, können Sie einem der beiden Namen einen zweiten Vornamen hinzufügen.

 Tipp   Das Anzeigen Ihrer Kontakte als elektronische Visitenkarten ist eine gute Wahl aus den Ansichten (Ansicht: Ansichten ermöglichen mithilfe verschiedener Anordnungen und Formatierungen unterschiedliche Darstellungsweisen von Informationen in einem Ordner. Für alle Ordner gibt es Standardansichten. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Ansichten erstellen.), bei der genügend Informationen angezeigt werden, um Kontakte mit doppelten Namen voneinander zu unterscheiden.

Aktualisieren eines bereits vorhandenen Kontakts mit neuen Informationen aus einem mehrfach vorhandenen Kontakt    In Outlook werden alle Felder miteinander verglichen, die sowohl in den doppelten als auch in den bereits vorhandenen Kontakten Daten enthalten. Die Daten aus dem doppelten Kontakt werden in die Felder des bereits vorhandenen Kontakts kopiert, die sich überschneidende Daten enthalten. Wenn z. B. ein Kontakt namens Marcus Loh mit der Telefonnummer (0123) 12 34 56 78 vorhanden ist und ein doppelter Kontakt mit einer neuen Telefonnummer hinzukommt, wird die neue Nummer in Outlook in das entsprechende Feld des bereits vorhandenen Kontakts kopiert. Alle anderen Felder bleiben unverändert.

Die Farbkategorien, die Sie dem neuen Kontakt zuweisen, und der Text in der Nachricht aus dem neuen Kontakt werden nicht in den bereits vorhandenen Kontakt kopiert. Wenn Sie diese Informationen kopieren möchten, muss dies manuell geschehen. Zertifikate (Zertifikat: Ein digitales Mittel zum Nachweis der Identität. Beim Senden einer digital signierten Nachricht senden Sie Ihr Zertifikat und den öffentlichen Schlüssel. Zertifikate werden von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt und können ähnlich wie ein Personalausweis ablaufen oder auch gesperrt werden.) und Verknüpfungen mit Kontakten auf der Registerkarte Aktivitäten werden aus dem doppelten Kontakt kopiert und dem bereits vorhandenen Kontakt hinzugefügt, ohne die ursprünglichen Informationen zu ersetzen. Verknüpfungen auf der Registerkarte Aktivitäten mit anderen Elementen als Kontakte, wie Aufgaben und Termine, werden nicht kopiert.

Wenn die Daten eines Kontakts in Outlook aktualisiert werden, wird eine Kopie des ursprünglichen Kontakts im Ordner Gelöschte Objekte gespeichert. Diese Kopie kann verwendet werden, wenn Sie zu den Informationen des ursprünglichen Kontakts zurückkehren möchten.

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Löschen von mehrfach vorhandenen Kontakten

Wenn Sie Kontakte in Outlook mit denselben Namen oder E-Mail-Adressen importiert haben, die bereits im Ordner Kontakte vorhanden sind, und Sie im Import/Export-Assistenten die Option Erstellen von Duplikaten zulassen ausgewählt haben, können unerwünschte Duplikate von mehreren oder allen importierten Kontakten entstehen.

Das Entfernen von unerwünschten doppelten Kontakten ist ein manueller Prozess. Im Folgenden wird die einfachste Methode dazu beschrieben:

  1. Wählen Sie unter Kontakte den Kontaktordner aus, der mehrfach vorhandene Kontakte enthält.
  2. Klicken Sie im Navigationsbereich (Navigationsbereich: Eine Spalte, über die Sie auf die zum Organisieren von Informationen verwendeten Ordner zugreifen können. Klicken Sie auf einen Ordner, um die darin enthaltenen Elemente anzuzeigen. Dieser Bereich umfasst auch den Abschnitt "Favoritenordner" sowie Schaltflächen, mit denen Sie zwischen den Ansichten "E-Mail", "Kalender", Aufgaben und weiteren Ansichten wechseln können.) unter Aktuelle Ansicht auf Telefonliste. Dies ist die beste Ansicht, um Ihre Kontaktliste zu durchsuchen und die mehrfach vorhandenen Kontakte ausfindig zu machen. Sie können die Liste jetzt nach dem Änderungsdatum sortieren und die Duplikate zusammen gruppieren.
  3. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Aktuelle Ansicht, und klicken Sie auf Aktuelle Ansicht anpassen.
  4. Klicken Sie auf Felder, wählen Sie in der Liste Verfügbare Felder die Option Geändert aus, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
  5. Klicken Sie auf Nach oben, bis sich Geändert in der Liste Diese Felder in dieser Reihenfolge anzeigen an erster Stelle befindet.
  6. Klicken Sie zweimal auf OK.
  7. Halten Sie in der Liste der Kontakte die STRG-TASTE gedrückt, während Sie jeden mehrfach vorhandenen Kontakt markieren.
  8. Wenn Sie alle mehrfach vorhandenen Kontakte markiert haben, drücken Sie die ENTF-TASTE.

 Hinweis   Wenn beim Importieren von Kontakten in Outlook keine mehrfach vorhandenen Elemente zugelassen werden sollen, wählen Sie im Import/Export-Assistenten die Option Keine Duplikate importieren oder die Option Duplikate durch importierte Elemente ersetzen aus.

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Deaktivieren des Features zur Duplikaterkennung

Wenn Sie viele Kontakte in Outlook speichern, können Sie den Vorgang beschleunigen, indem Sie das Feature zur Duplikaterkennung nicht verwenden.

Führen Sie die folgenden Aktionen aus, um dieses Feature zu deaktivieren:

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.
  2. Klicken Sie auf Kontaktoptionen, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Nach Duplikaten überprüfen.

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Zutreffend für:
Outlook 2007