Aufbewahren von E-Mail-Nachrichten auf dem E-Mail-Server

Anwendbar unter
Microsoft Office Outlook® 2003
Microsoft Outlook® 2002

Alle für Sie eingehenden E-Mail-Nachrichten passieren einen E-Mail-Server (E-Mail-Server: Ein Computer, der E-Mail-Nachrichten speichert.) für Ihr E-Mail-Konto (E-Mail-Konto: Die Informationen (Servername, Benutzername, Kennwort und E-Mail-Adresse), die Outlook verwendet, um eine Verbindung mit einem E-Mail-Dienst herzustellen. Sie erstellen das E-Mail-Konto in Outlook mithilfe der Informationen, die von Ihrem Administrator oder Internetdienstanbieter bereitgestellt werden.). Abhängig vom Typ des E-Mail-Kontos werden die E-Mail-Nachrichten auf mindestens eine der folgenden Arten verarbeitet.

E-Mail-Standorte

Legende 1 Nachrichten verbleiben auf dem Server. Outlook stellt eine Verbindung mit dem Server her, und Sie können Ihre Nachrichten lesen oder löschen.
Legende 3 Kopien der Nachrichten werden gedownloadet und mit Nachrichten auf dem E-Mail-Server synchronisiert. Diese Funktion wird von Microsoft Exchange Server-Konten über eine Offlineordnerdatei (Offlineordnerdatei: Die Datei auf der Festplatte des Computers, die Offlineordner enthält. Die Offlineordnerdatei besitzt die Erweiterung OST. Sie können diese Datei beim Installieren von Outlook automatisch erstellen, oder Sie erstellen sie, wenn Sie einen Ordner zum ersten Mal offline verfügbar machen.) bereitgestellt. Diese Datei wird verwendet, wenn Sie offline arbeiten und keine Verbindung mit dem E-Mail-Server herstellen können oder möchten. Diese Datei wird auch vom Exchange-Cache-Modus-Feature von Outlook 2003 verwendet.

E-Mail-Kontotypen unterscheiden sich darin, wie E-Mail-Nachrichten gespeichert und mit dem E-Mail-Server synchronisiert werden. Zum Beispiel werden E-Mail-Nachrichten bei POP3-E-Mail-Konten standardmäßig auf dem E-Mail-Server gelöscht, sobald sie in Outlook gedownloadet werden. Sie können jedoch anpassen, wie E-Mail-Nachrichten übertragen und gespeichert werden. Bei anderen E-Mail-Konten, z. B. Exchange Server-E-Mail-Konten, werden E-Mail-Nachrichten auf dem E-Mail-Server standardmäßig gespeichert. Sie können ein Exchange Server-E-Mail-Konto so konfigurieren, dass auf Ihrem Computer eine Kopie jeder E-Mail-Nachricht aufbewahrt wird, sodass Sie Ihre E-Mail-Nachrichten auch lesen können, wenn keine Verbindung mit dem Exchange Server besteht. Weitere Informationen zur unterschiedlichen Behandlung von E-Mail-Nachrichten durch verschiedene E-Mail-Konten finden Sie unter:

AnzeigenPOP3-E-Mail-Konten

Beim Abrufen von E-Mail-Nachrichten von einem POP3 (POP3: Ein häufig verwendetes Protokoll, mit dem E-Mail-Nachrichten von einem Internet-E-Mail-Server abgerufen werden.)-E-Mail-Konto werden die Nachrichten nach dem Download auf den Computer standardmäßig auf dem Server gelöscht. Viele Personen sind mit diesem Verfahren ausgesprochen zufrieden.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Nachrichten jedoch von verschiedenen Computern aus abrufen möchten, müssen Sie Outlook so konfigurieren, dass die Nachrichten auf dem Server nicht gelöscht werden. Dieses Szenario trifft in erster Linie auf Personen zu, die ein bei einem privaten ISP (ISP: Ein Unternehmen, das Zugang zum Internet für die Nutzung von E-Mails, Chatrooms bzw. die Verwendung des World Wide Web ermöglicht. Bei einigen ISPs handelt es sich um multinationale Unternehmen, die in verschiedenen Ländern Zugang zum Internet anbieten, während andere ihre Leistungen in nur einer Region anbieten.) (Internet Service Provider, Internetdienstanbieter) geführtes E-Mail-Konto an ihrer Arbeitsstelle lesen, aber die Nachrichten erst später zu Hause downloaden möchten.

Wenn Sie Ihre Nachrichten auf dem E-Mail-Server aufbewahren, stehen Ihnen mehrere Optionen zum Löschen der Nachrichten bereit. Beim Auswählen der bevorzugten Option müssen Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen, die Ihren Umgang mit E-Mail-Nachrichten betreffen, z. B., wie lange der Zugriff auf die Nachrichten von verschiedenen Computern aus möglich sein soll und wie groß die vom Administrator des E-Mail-Servers festgelegte Speicherbegrenzung ist. Wenn Sie die Speicherbegrenzung überschreiten, können u. U. keine neuen Nachrichten für Sie entgegengenommen werden, oder Sie müssen eine zusätzliche Gebühr entrichten. In der Regel empfiehlt es sich, auf einem Computer die Standardeinstellung zu verwenden, in der E-Mail-Nachrichten nicht auf dem E-Mail-Server aufbewahrt werden. Wenn Sie den Computer zum Abrufen von E-Mail-Nachrichten verwenden, werden diese gedownloadet und vom E-Mail-Server gelöscht. Wenn Sie dies nicht möchten, können Sie in Outlook angeben, wie lang die Nachrichten auf dem Server aufbewahrt werden sollen.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf E-Mail-Konten.
  2. Klicken Sie auf Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten, und klicken Sie dann auf Weiter.
  3. Wählen Sie das Konto Ihres ISPs aus, und klicken Sie dann auf Ändern.
  4. Klicken Sie auf Weitere Einstellungen.
  5. Klicken Sie auf die Registerkarte Erweitert, und aktivieren Sie unter Übermittlung das Kontrollkästchen Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen.

Dialogfeld 'Internet-E-Mail-Einstellungen'

  1. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
    • Vom Server nach x Tagen entfernen     E-Mail-Nachrichten werden auf Ihren Computer gedownloadet, bleiben aber für die angegebene Anzahl von Tagen auf dem E-Mail-Server gespeichert. Diese Einstellung wird meistens von Personen verwendet, die ihre E-Mail an der Arbeitsstelle lesen, aber erst zu Hause zur Aufbewahrung downloaden möchten. Microsoft empfiehlt, dass Sie die kleinstmögliche Anzahl von Tagen festlegen, mit der Ihre Anforderungen erfüllt werden können. Je länger Sie die Nachrichten auf dem E-Mail-Server aufbewahren, desto größer ist die Gefahr, dass die Kapazität des Posteingangs überschritten wird.
    • Entfernen, wenn aus "Gelöschte Objekte" entfernt     E-Mail-Nachrichten werden auf Ihren Computer gedownloadet, verbleiben aber so lange auf dem Server, bis Sie sie in Outlook löschen und den Ordner Gelöschte Objekte leeren. Einfaches Löschen einer Nachricht führt nicht zum Entfernen der Nachricht vom E-Mail-Server.

Wenn Sie keines der beiden Kontrollkästchen aktivieren, verbleiben Nachrichten für unbestimmte Zeit auf dem Server. Früher oder später überschreiten Sie so die Kapazität des Posteingangs, es sei denn, Sie stellen eine Verbindung mit dem E-Mail-Server von einem Computer her, auf dem Outlook so konfiguriert ist, dass Nachrichten auf dem E-Mail-Server gelöscht werden.

  1. Klicken Sie auf OK, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

Weitere Informationen zur Verwendung eines POP3-E-Mail-Kontos auf mehreren Computern finden Sie unter Siehe auch in diesem Artikel.

AnzeigenIMAP-E-Mail-Konten

Beim Zugreifen auf ein IMAP (IMAP (Internet Message Access Protocol): Im Gegensatz zu Internet-E-Mail-Protokollen, wie beispielsweise POP3, die nur einen Serverordner vom Typ "Posteingang" unterstützen, ermöglicht IMAP das Erstellen mehrerer Serverordner zum Speichern und Organisieren von Nachrichten, auf die Sie von mehreren Computern aus zugreifen können.)-E-Mail-Konto werden Ihre Nachrichten lokal kopiert. Darüber hinaus werden die Nachrichten aber auch auf dem E-Mail-Server aufbewahrt, bis sie zum Löschen markiert und mit dem Befehl "Gelöschte Objekte" löschen gelöscht werden. Weitere Informationen zum Löschen von IMAP-Nachrichten finden Sie unter Siehe auch in diesem Abschnitt.

AnzeigenHTTP-E-Mail-Konten

Beim Zugreifen auf ein HTTP (HTTP (Hypertext Transfer Protocol): Protokoll, das beim Zugriff auf Webseiten über das Internet verwendet wird. Outlook verwendet HTTP als E-Mail-Protokoll.)-E-Mail-Konto wie MSN Hotmail werden Ihre Nachrichten so lange auf dem E-Mail-Server gespeichert, bis Sie sie löschen.

AnzeigenExchange Server-E-Mail-Konten

Beim Zugreifen auf ein Exchange Server-E-Mail-Konto werden Ihre Nachrichten so lange auf dem E-Mail-Server gespeichert, bis Sie sie löschen.

 
 
Zutreffend für:
Outlook 2003