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Der Kennwortschutz in Microsoft Office OneNote 2003 wurde entwickelt, damit Sie Ihre Notizen vor neugierigen Blicken schützen können, während OneNote weiterhin flexibel und einfach zu benutzen ist. Unabhängig davon, ob Sie OneNote verwenden, um in der Schulklasse Notizen mitzuschreiben oder Besprechungsnotizen im Büro, ob Sie zuhause ein persönliches Tagebuch verfassen oder an Diskussionsforen im Internet teilnehmen – die Möglichkeit zu steuern, wer Zugriff auf Ihre Notizen hat, ist unverzichtbar.

Anmerkung  Die hier beschriebene Funktion ist nur verfügbar, wenn Sie Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1 installiert haben. Informationen zum Service Pack und zum Download finden Sie unter Service Pack-Features in OneNote 2003.

Verwendung der Notizbuchsicherheit

Zu den häufigsten Szenarien für die Zugriffssteuerung auf die Informationen in Ihrem Notizbuch gehören die folgenden:

Persönlicher Datenschutz  Ihr Notizbuch enthält möglicherweise einen bestimmten Abschnitt oder Ordner, der persönliche Daten enthält, wie etwa Ihre Privatadresse, Telefonnummern, Sozialversicherungsnummer, Kontonummern von Bank- und Kreditkarten, Anmeldeinformationen für Websites und ähnliche Informationen. Heutzutage treten vermehrt Diebstähle von persönlichen Daten auf; daher wäre es enorm riskant, diese Art von Informationen nicht ordnungsgemäß zu schützen. OneNote verschlüsselt Abschnitte, damit Sie Ihre persönlichen Daten besser schützen können.

Flexible Sicherheit  OneNote ist der Speicherort für all Ihre Notizen. Wenn Sie es verwenden, um Ihr Leben in der Schule, im Beruf oder zuhause zu dokumentieren, haben Sie wahrscheinlich separate Abschnitte für diese Bereiche festgelegt. Abhängig davon, ob Sie diese Informationen für andere freigeben müssen, können Sie den einzelnen Abschnitten unterschiedliche Kennwörter zuordnen und dadurch die Zugriffsteuerung auf all Ihre Notizen erleichtern.

Geschützte Mobilität  Anders als ein Computerkennwort, das den Zugriff auf den Computer steuert, jedoch nicht die einzelnen Dateien schützt, die darauf gespeichert sind, verbleibt der OneNote-Kennwortschutz bei Ihrer Notizbuchdatei. Geschützte Abschnitte in Ihrem Notizbuch bleiben geschützt, auch wenn Ihre Notizbuchdatei auf einen anderen Computer oder einen Dateiserver kopiert wird, oder wenn Ihr Laptop oder Ihr Tablet PC verloren geht oder gestohlen wird.

Arbeiten mit kennwortgeschützten Dateien

Wenn Sie in einem kennwortgeschützten Abschnitt in Ihrem Notizbuch arbeiten, bleibt es für einen Zeitraum, den Sie festlegen können, ungesperrt. Um die Sicherheit zu erhöhen, können Sie die Option zum Sperren von geschützten Abschnitten wählen, sobald Sie zu einem anderen Abschnitt wechseln oder OneNote schließen. Wenn der geschützte Abschnitt gesperrt ist, ist das korrekte Kennwort erforderlich, um den Abschnitt wieder anzuzeigen und zu bearbeiten. Sie können ein Kennwort für einen geschützten Abschnitt problemlos ändern oder entfernen.

Sie können zwar auf kennwortgeschützte Abschnitte in Ihrem Notizbuch problemlos zugreifen und sie einfach verwenden, folgende OneNote-Funktionen in kennwortgeschützten Abschnitten sind aber möglicherweise eingeschränkt:

Durchsuchen des Notizbuchs  Um geschützte Abschnitte mit einzubeziehen, wenn Sie Ihre Notizen durchsuchen, müssen Sie erst die Sperrung der Abschnitte, die Sie in die Suche einbeziehen möchten, aufheben.

Feigabesitzungen  Ein geschützter Abschnitt kann nicht in eine Freigabesitzung zum Aufzeichnen von Notizen einbezogen werden, auch dann nicht, wenn die Abschnittsperrung während der Sitzung aufgehoben wird. Um eine geschützte Sitzung in eine Freigabesitzung zum Aufzeichnen von Notizen mit einbeziehen zu können, müssen Sie das Kennwort für den Abschnitt entfernen, bevor Sie die Sitzung starten oder daran teilnehmen.

Notizkennzeichenzusammenfassung  Notizkennzeichen, die in Seiten innerhalb geschützter Abschnitte verwendet werden, werden nicht in die Notizkennzeichenzusammenfassung mit einbezogen, es sei denn, die Sperrung für diese Abschnitte wird vorher aufgehoben.

Tipps für die Verwendung des OneNote-Kennwortschutzes

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Punkte, die bei der Verwendung des Kennwortschutzes in OneNote zu beachten sind:

• Verwenden Sie starke Kennwörter aus Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbolen. Schwache Kennwörter setzen sich nicht aus all diesen Elementen zusammen. Starkes Kennwort: Y6dh!et5 Schwaches Kennwort: Haus27. Verwenden Sie ein starkes Kennwort, das Sie sich merken können, so dass Sie es nicht aufschreiben müssen.
• Bei Kennwörtern wird die Groß-/Kleinschreibung (Groß-/Kleinschreibung: Unterscheidet Groß- und Kleinschreibung. Bei einer Suche mit Beachtung von Groß-/Kleinschreibung muss die Groß- und Kleinschreibung von Buchstaben im Text jeweils exakt übereinstimmen.) berücksichtigt. Vergewissern Sie sich, dass die FESTSTELLTASTE deaktiviert ist, wenn Sie ein Kennwort zum ersten Mal eingeben.
• Wenn Sie ein Kennwort verlieren oder vergessen, kann OneNote Ihre Daten nicht wiederherstellen.
• Audio- und Videoaufnahmen werden als separate Dateien in Ihrem Notizbuch gespeichert. Sie können also nicht mit einem Kennwort geschützt werden.