Von Kathy Jacobs

Microsoft Office PowerPoint 2007 wird für Präsentationen und Office OneNote 2007 für Notizen verwendet. Da jedoch Präsentationen niemals ohne Notizen erstellt werden, überrascht es mich immer wieder, wie wenige PowerPoint-Benutzer es in Erwägung ziehen, OneNote zum Organisieren und Freigeben der Informationen zu verwenden.

Eines der neuen Features in OneNote 2007 ist die Möglichkeit, Dokumente und Dateien auf den Seiten in OneNote zu "drucken". Hierzu können Sie einfach in jedem Windows-Programm die Option "An OneNote senden" verwenden. Die Vorteile der Kombination ergeben sich aus dem, was Sie an OneNote senden und was Sie daraus machen können.

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• Vorteile von OneNote und PowerPoint für Teilnehmer

• Vorteile von OneNote und PowerPoint für Referenten

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Vorteile von OneNote und PowerPoint für Teilnehmer

Zunächst einmal können Sie PowerPoint-Folien an einen Abschnitt in OneNote senden. Öffnen Sie die Präsentation in PowerPoint, und wählen Sie die Option Drucken aus. Wählen Sie unten im Dialogfeld Drucken in der Dropdownliste Drucken den Eintrag Folien aus (siehe unten).

Wenn Sie auf OK klicken, erhalten Sie eine vollständige Kopie aller in der aktuellen Präsentation enthaltenen Folien in regulärer Größe. Als Referent möchten Sie sicher diese Foliengröße verwenden. Wenn Sie jedoch Notizen für die Folien erstellen möchten, bevorzugen Sie wahrscheinlich eine kleinere Version. Ich finde die Option Handzettel (4 pro Seite) ganz praktisch. Damit erhält man einerseits ein ausreichend großes Bild jeder Folie, um die jeweilige Aussage zu erfassen, und andererseits steht viel Platz für Notizen zur Verfügung. Außerdem sind die Bilder nicht so groß, dass man einen Bildlauf durch mehrere Seiten durchführen muss.

Klicken Sie auf OK, und geben Sie dem Computer einen Moment Zeit, um seine Arbeit zu tun. In OneNote wird eine neue Seite im Abschnitt Nicht abgelegte Notizen erstellt, der eine Seite mit den Bildern Ihrer Folien enthält. Und das, liebe Leser, ist der Beginn einer völlig neuen Art der Notizenerstellung.

 Tipp   Was ist, wenn der Ausdruck in einem anderen Abschnitt eingefügt werden soll? Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf An OneNote senden. Wählen Sie eines der letzten beiden Optionsfelder aus, damit die Notizen in den aktuellen Abschnitt verschoben werden, oder wählen Sie das erste Optionsfeld und einen vorhandenen Abschnitt aus, um alle Ausdrucke zusammenzufassen.

Wenn sich die Folien in OneNote befinden, können Sie den Folien Kommentare hinzufügen, während der Referent spricht. Sie besitzen einen Tablet PC? Klasse! Dann können Sie auch die Handschriftfeatures zum Verfassen von Notizen verwenden. Sie haben keinen Tablet PC? Kein Problem! Statt mit Freihandfunktionen können Sie Notizen genauso problemlos mithilfe der Tastatur erstellen. Klicken Sie einfach auf die Stelle, an der die Notizen angezeigt werden sollen, und geben Sie den gewünschten Text ein.

Die Folien werden in OneNote ganz in Farbe gespeichert. Das ist zwar toll, um zu sehen, was sich auf den Folien befindet, um jedoch Notizen darauf zu erstellen, ist das potenziell eher nicht so günstig.

Ich löse dieses Problem auf zwei Arten:

• Ich ändere die Textfarbe, sodass sie sich gut vom Hintergrund der Folien abhebt. Bei einem einfachen Folienhintergrund reicht dies aus, um die Notizen erkennen zu können.
• Ich verwende Gelb oder Grau als Texthervorhebungsfarbe und stelle sicher, dass sich die Textfarbe davon abhebt. Gelbe und graue Hintergründe heben sich von den meisten Folienhintergründen ab, sodass die Notizen hervorstechen.

   Tipp   Sie haben auch die Möglichkeit, die Präsentation in OneNote in Graustufen zu drucken und dann farbigen Text zum Kommentieren der Folien zu verwenden. Wählen Sie im Dialogfeld Drucken in der Dropdownliste Farbe und Graustufe die Option Graustufen aus.

Da Sie überall auf der Seite Notizen erstellen können, verfügen Sie jetzt über einen virtuellen Handzettel, den Sie nach der Präsentation "mitnehmen" können.

Gehen Sie noch einen Schritt weiter, und zeichnen Sie die Besprechung oder Präsentation auf. Vergewissern Sie sich, dass die Teilnehmer der Besprechung mit der Audioaufnahme einverstanden sind. In OneNote werden automatisch Marker innerhalb der Notizen eingefügt, um festzulegen, an welcher Stelle die Audioaufnahme (oder Videoaufnahme) gestartet werden soll, wenn Sie auf einen Marker klicken. Wenn Sie eine Präsentation aufzeichnen, stehen Ihnen nicht nur die Folien und Notizen zur Verfügung, sondern Sie können auch auf den genauen Wortlaut zurückgreifen.

Nach der Präsentation stehen Ihnen drei weitere Möglichkeiten für die Nutzung der Folien und Notizen zur Verfügung, über die Sie vielleicht bisher noch nie nachgedacht haben: Sie können den Folientext und die Notizen durchsuchen, kopieren und freigeben.

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Durchsuchen der Notizen

Nachdem Sie die Folien in OneNote gedruckt haben, wird der Inhalt jeder Folie automatisch von OneNote gescannt und verarbeitet, sodass Sie nach Text auf den Folien suchen können. Zur Veranschaulichung habe ich eine einfache Präsentation erstellt und in OneNote gedruckt. Nachdem die Folien in OneNote eingefügt wurden, habe ich ein paar Notizen auf der Folie erstellt.

Nach dem Erstellen der Anmerkungen sieht die Folie folgendermaßen aus:

Geben Sie in OneNote im Suchfeld das Wort "kommentieren" ein, nachdem diese Folie in die Notizen eingefügt wurde, um in dieser Folie nach dem Begriff zu suchen. Dieses Wort wird zweimal auf dieser Folie gefunden, und zwar einmal in der Foliengrafik und einmal in den Notizen:

Beachten Sie, dass die Kopie in den Notizen gelb hervorgehoben ist, während die Kopie auf der Folie rosa hervorgehoben ist. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie beide Hervorhebungen direkt erkennen. Das spart Zeit!

Folieninhalt und Notizen sind an einem zentralen Ort gespeichert und können durchsucht werden. Wenn Sie die Präsentation aufgezeichnet haben, sind auch die Audionotizen automatisch durchsuchbar. In OneNote werden die Suchbegriffe in der Audiodatei möglichst schnell gefunden, und es wird die Notiz hervorgehoben, deren Marker der Stelle in der Aufzeichnung, an der das Wort gefallen ist, am nächsten ist.

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Kopieren von Text aus Folien

Die Suchfunktion in OneNote 2007 ist toll. Aber durch den nächsten Schritt wird sie noch herausragender. Nachdem Sie die Folie an OneNote gesendet haben, können Sie in OneNote den Textinhalt der Folie extrahieren und in die Zwischenablage kopieren.

Das Kopieren von Text aus einer Grafik ist genauso einfach wie das Klicken mit der rechten Maustaste. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Bild in einem PowerPoint-Ausdruck, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Text von dieser Seite des Ausdrucks kopieren. Dadurch wird in OneNote der Textinhalt des Bilds in die Zwischenablage kopiert.

Jetzt kann ich den Text an jeder beliebigen Stelle einfügen, entweder auf einer anderen Notizenseite, in eine E-Mail, in ein Dokument oder in ein anderes Programm.

In meinem Folienbeispiel wurde bei der OneNote-Konvertierung erkannt, dass es sich bei jeder einzelnen Form in der SmartArt-Grafik um ein eindeutiges Element auf der Folie handelt, und so wurde der Inhalt entsprechend geteilt. Als ich das zum ersten Mal sah, hat es mich sehr fasziniert. Ich hatte damit gerechnet, dass unabhängig von der Form einfach von rechts nach links gelesen wird. Aber OneNote ist schlauer als ich dachte!

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Freigeben von Notizen

Am Ende einer Besprechung liegen Ihnen all diese tollen Information vor, die Präsentation, Ihre Notizen und vielleicht sogar eine Audioaufzeichnung. Sie können nach beliebigen Informationen suchen, die sich auf diese Besprechung beziehen. Aber was ist mit einem Kollegen, der nicht an der Besprechung teilnehmen konnte?

Kein Problem! Sie können Ihre Notizen für andere Benutzer freigeben, indem Sie Ihre Notizenseite per E-Mail versenden. Klicken Sie auf der OneNote-Symbolleiste auf die Schaltfläche E-Mail, geben Sie den oder die Empfänger ein, fügen Sie eine Einleitung hinzu, und klicken Sie dann auf Kopie senden. So einfach erhalten alle Empfänger dieselben wertvollen Informationen, die in Ihrem Notizbuch gespeichert sind!

Wenn das Notizbuch auf einem freigegebenen Laufwerk gespeichert ist, müssen Sie noch nicht einmal Notizen senden. Ihre Kollegen müssen nur die Verknüpfung zum Notizbuch kennen, um es öffnen zu können. Sie können Ihre Notizen anzeigen und ggf. mit Kommentaren und möglichen Fragen versehen.

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Vorteile von OneNote und PowerPoint für Referenten

Als Referent stehen Ihnen noch mehr Optionen zur Verfügung. Wenn Sie eine PowerPoint-Präsentation an OneNote senden, können Sie nicht nur die Folien, sondern auch die Präsentationsnotizen drucken. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, im Notizbuch einen Abschnitt mit den Folien und Notizen in einem der Standardformate zu erstellen.

Einer meiner Tricks besteht darin, meine Folien statt in PowerPoint in einen OneNote-Abschnitt einzufügen und dann meine Notizen dort hinzuzufügen. Ich kann die Folien und die Gliederung in einem einzigen Abschnitt ablegen und dann je nach Bedarf jeder Folie oder jedem Gliederungspunkt Notizen hinzufügen. Durch die Erstellung eines OneNote-Abschnitts mit diesen Informationen kann ich auch einen Plan erstellen, wann und wo die Animationen in meinen Präsentationen ausgeführt werden sollen.

Ich erstelle meistens keine linearen Präsentationen. Ich erstelle vielmehr Präsentationen, in denen die einzelnen Folien miteinander und mit externen Ressourcen verknüpft sind. Nach dem Senden meiner Präsentation an OneNote erstelle ich auch eine Tabelle auf einer der Seiten, in der aufgezeigt wird, welche Folien Verknüpfungen und ausgelöste Animationen enthalten.

Bei extrem komplizierten Präsentationen kann die Tabelle drei Spalten umfassen:

• Die Foliennummer
• Das Objekt, auf das zum Wechseln zur oder zum Starten der Animation geklickt wird
• Das Ziel oder das animierte Objekt

Da ich in OneNote 2007 Verknüpfungen zwischen Notizen und Seiten erstellen kann, ist es sogar möglich, die Zielbeschreibung als Verknüpfung zu der Notiz oder Seite festzulegen, auf die Sie klicken können. Die Tabelle bietet nicht nur Aufschluss über den Inhalt, sondern stellt auch einen Leitfaden für den Präsentationsplan bereit.

Wenn ich über externe Dokumente verfüge, auf die ich während der Präsentation verweisen muss, lege ich auch diese Dokumente in OneNote ab. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Dateien, um ganz problemlos entweder das eigentliche Dokument oder eine Verknüpfung zum Dokument in die Notizen einzufügen.

Sie führen die Präsentation nicht auf dem Computer vor, den Sie für die Entwicklung verwendet haben? Kein Problem! Sie können entweder die Notizbuchdatei auf einem USB-Laufwerk speichern und es mitnehmen oder nur den Abschnitt als ONEPKG-Dateipaket speichern. ONEPKG-Dateien sind von OneNote 2007 erstellte Spezialdateien, die den gesamten Abschnitt zusammen mit ggf. eingebetteten Dokumenten enthalten, sodass diese Dateien problemlos zwischen Computern verschoben werden können.

Beim Ausführen der Präsentationen richte ich es fast immer so ein, dass ein Teil der Informationen auf dem Bildschirm und ein anderer Teil der Informationen auf dem Projektor angezeigt wird. Ich bin schon immer ein großer Fan der PowerPoint-Referentenansicht gewesen. Bei der Verwendung von OneNote führe ich die Präsentation auf der Projektionsleinwand und OneNote auf dem Laptopbildschirm aus. So kann man hervorragend sehen, was vor sich geht. Hier ein Tipp: Wenn Sie auch so vorgehen möchten, bringen Sie für die Besprechung unbedingt eine Maus mit. Das macht die Sache viel einfacher!

Anzeigen unserer Best Practices-Demo

Eine Demonstration mit praktischen Übungen zur Veranschaulichung, wie einfach es ist, mit PowerPoint-Folien und anderen Office-Dateien in OneNote zu arbeiten, bietet unsere kostenlose Videodemo OneNote 2007 – Empfohlene Methoden von und für Führungskräfte.

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Kathy Jacobs ist Microsoft MVP (Most Valuable Professional). Ihr Blog, Vitamin CH (nur auf Englisch verfügbar), ist eine der besten Ressourcen für Tipps zu OneNote. Sie besitzt noch immer die Transparenzfolien einer ihrer ersten Präsentationen, die sie in den frühen 1990er-Jahren auf einem Macintosh erstellt hat. Ihre Computeranfänge gehen noch viel weiter zurück. Kathys aktuelles Buch, "Microsoft Office Excel 2007: The L Line, The Express Line to Learning", ist bei den meisten großen Buchhändlern erhältlich.

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