23. Juli 2007

Eliot Graff

In der dieswöchigen Kolumne von "Zeit für Office" erläutert Eliot Graff, warum (und wie) Audio- und Videoaufnahmen in OneNote Ihren Notizen eine Tiefe und einen Detailreichtum verleihen können, die mit Stift und Papier nicht erreichbar sind.

Vielleicht liegt es an dem Mineralwasser, das ich in letzter Zeit trinke, aber es fällt mir zunehmend schwer, mich an Details aus Besprechungen und Präsentationen zu erinnern. Das ist einer der Gründe, warum ich in mehr und mehr Microsoft Office OneNote verwende. Was immer ich auch schreibe oder eintippe wird nach Notizbüchern und darin nach Abschnitten strukturiert, auf eine Weise, die für mich sinnvoll ist. Und wenn ich vergessen habe, wo genau ich eine Notiz hinzugefügt habe, kann ich das gesamte Notizbuch – sogar meine handschriftlichen Notizen – innerhalb von Sekunden durchsuchen.

Aber es gibt Situationen, in denen ich entweder meine eigene Schrift nicht entziffern kann oder in meinen Notizen etwas fehlt, von dem ich genau weiß, dass ich es mir merken wollte. Das sind die Momente, in denen ich das einsetze, was für mich das stärkste Feature in OneNote ist: die Audioaufnahme.

Das Feature zur Audioaufnahme in OneNote ermöglicht mir, jeden beliebigen Audiodatenstrom zu erfassen und ihn einer bestimmten Seite zuzuordnen. Auf diese Weise kann ich die Audioinformationen aus einer Unterrichtseinheit oder Vorlesung wiedergeben und die Lücken in meinen Notizen auffüllen. Noch eindruckvoller ist aber, dass OneNote während der Audioaufnahme einen Strom von Zeitstempeln erfasst, und die Anwendung synchronisiert diese mit allen Kritzeleien oder Bildern, die ich meinen Notizen hinzufüge. Das bedeutet, dass ich, wenn ich wieder zu einer Seite zurückgehe, der Audioinformationen zugeordnet sind, eine Stelle suchen kann, zu der ich weitere Informationen wünsche, dort auf ein kleines Symbol klicken und die Wiedergabe von genau dem anhören kann, was geschah, während ich diese bestimmte Notiz schrieb.

Das ist in ungeheuer vielen verschiedenen Situationen ungeheuer nützlich. Ob in einer Schulung, bei einer Besprechung, bei einer Vorstellung oder wann immer Sie in der Lage sein möchten, die Audioinformationen wiederzugeben – oder eben auch Video (aber ich beschränke mich hier auf die Audioinformationen) – ich kann diese Zusatzinformationen wirklich einfach erfassen. Ich kann auch meine eigenen Worte aufzeichnen, um Außendiensttätigkeit oder Diagramme zu untermauern. Normalerweise ist dazu keine weitere Ausrüstung erforderlich. Die meisten Laptops verfügen heute über eingebaute Mikrofone. Ich brauche nur auf eine Schaltfläche zu klicken, und schon geht's los.

Und es ist wirklich so einfach. Zuerst brauche ich Zugriff auf die Audio- und Aufnahmesymbolleiste. In OneNote 2003 sind die Aufnahmetools Bestandteil der Standardsymbolleiste. In OneNote 2007 haben die Audio- und Videoaufnahmetools eine eigene Symbolleiste. Ich klicke auf das Menü Ansicht und dann auf Audio- und Video-Symbolleiste, wenn die noch nicht ausgewählt ist.

Nur ein Klick auf das Mikrofonsymbol, und OneNote beginnt mit der Aufzeichnung. Die Symbolleiste enthält die Standardsteuerelemente für Wiedergabe, Stopp und Pause sowie einen Zeitgeber, der anzeigt, wie lang die Aufzeichnung ist und wo ich mich in der Aufzeichnung befinde. Beispielsweise befand ich mich beim Erstellen der vorstehenden Abbildung am Anfang einer zweieinhalbminütigen Aufzeichnung. Sobald die Aufnahme beginnt, mache ich einfach Notizen wie gewöhnlich. Wenn ich mit den Audioinhalten fertig bin, klicke ich auf Pause. Voilà, schon sind meine Notizen mit dem Audioinhalt synchronisiert.

Zum Wiedergeben der Audioinformationen, die sich spezifisch auf meine Notizen beziehen, setze ich den Cursor auf die Notiz und klicke dann auf das Wiedergabesymbol, das von OneNote angezeigt wird.

OneNote beginnt mit der Wiedergabe der Audioinformationen, die ein paar Sekunden vor dem Anbringen der Markierung stattfanden. Auf diese Weise höre ich sicher den Teil, den ich benötige. Gleich, ob ich die Wiedergabe am Anfang oder in der Mitte beginne, OneNote markiert meine einem Segment zugeordneten Notizen, während die Audiowiedergabe fortgesetzt wird, wie in der nächsten Abbildung dargestellt.

Die Hervorhebung bewegt sich auf der Seite nach unten – und oben – und folgt dabei meinen Notizen. Aber warum sollte ich egoistisch sein? Ich kann die Audio- und Videoaufzeichnungen, die ich erstellt habe, mit anderen Personen teilen, auch wenn sie nicht über OneNote verfügen. Das Senden von Audio- und Videodateien in einer E-Mail-Nachricht ist ziemlich geradlinig – es ist wirklich viel einfacher, als die Anzahl der Schritte nahelegt:

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.
2. Klicken Sie in der Liste Kategorie im Dialogfeld Optionen auf E-Mail wird gesendet.
3. Wählen Sie Eingebettete Dateien als separate Dateien an E-Mail-Nachricht anfügen aus, und klicken Sie dann auf OK.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte der Seite, die die zu sendenden Audio- oder Videodateien enthält.
5. Zeigen Sie im Menü Datei auf Seite senden an, und klicken Sie dann auf E-Mail-Empfänger (als Anlage).
6. Schreiben Sie Ihre E-Mail, und klicken Sie dann auf Senden.

Sie werden feststellen, dass die E-Mail-Datei drei Anlagen aufweist:

1. Die Audiodatei (oder Videodatei)
2. Die OneNote-Datei
3. Eine HTML-Version der Seite (falls der Empfänger nicht über OneNote verfügt)

Hier folgt ein weiterer Tipp: Ich informiere die Personen, an die ich Dateien sende, die WMA- oder WMV-Dateien am gleichen Speicherort wie die OneNote-Datei zu speichern. Auf diese Weise sind sie in der Lage, die Audio- oder Videodatei direkt von der Seite wiederzugeben. Natürlich könnte man auch einfach die Audio- oder Videodatei senden – indem eben nur die WMA- oder WMV-Datei gesendet wird – aber das würde doch keinen Spaß machen!

Audio- und Videoaufnahmen sind wirklich nützliche Tools für das Erfassen von Notizen. Ich habe sie in allen möglichen Situationen verwendet, einschließlich Besprechungen, Vorlesungen und Vorführungen. Eine Audioaufnahme in der Hinterhand zu haben, um meine Notizen zu unterfüttern, hat mir in vielen Situationen geholfen. Dadurch erhalten meine Notizen eine Tiefe und einen Detailreichtum, die mit Stift und Papier nicht erreichbar sind. Wo war diese Technologie nur in meiner Studienzeit?

Informationen zum Autor

Eliot Graff ist ein früherer Englischlehrer, der seinen Lebensunterhalt heute als Programmiererautor und Entwicklererfahrungs-Guru in der Windows-Abteilung verdient. Er hat schon vor der ersten Veröffentlichung von TabletPCs an den Tablet- und Touch-Technologien gearbeitet und ist ein Berater der OPTE (Organization for Pen Technology in Education). Manchmal finden Sie ihm beim Kajakfahren am Lake Union in Seattle, und dann häufig mit seinem Sohn Rhys.