Das Aufzeichnen von Notizen als Gruppe ist ein gemeinschaftlicher Prozess. Anders als bei anderen Programmen, die das Bearbeiten von Dateien nur von einer Person zur Zeit zulassen, ermöglicht es Microsoft Office OneNote 2007 mehreren Benutzern gleichzeitig, auf einen freigegebenen Satz von Notizen zuzugreifen. Es synchronisiert automatisch die Änderungen aller Personen am Notizbuch, damit das Notizbuch immer auf dem neuesten Stand ist.

OneNote bewahrt auch eine separate Offline-Kopie der Notizen auf den Computern der einzelnen Benutzer. Auf diese Weise können die Teilnehmer die Notizen lokal bearbeiten, auch wenn die Verbindung zum Netzwerk unterbrochen ist. Beim nächsten Herstellen der Verbindung zum gemeinsamen Netzwerk führt OneNote ihre Änderungen automatisch mit den Änderungen der anderen Teilnehmer zusammen.

Das Einrichten eines freigegebenen Notizbuchs ist einfach. Der Assistent für neue Notizbücher führt Sie durch die Schritte zum Erstellen eines freigegebenen Notizbuchs an einem Speicherort im Netzwerk, auf den Sie und Ihre Teammitglieder zugreifen können. Sie können das Notizbuch auch auf einer Dateifreigabe auf Ihrem Computer erstellen.

Erstellen eines neu freigegebenen Notizbuchs

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Notizbuch.
2. Gehen Sie im Assistenten für neue Notizbücher wie folgt vor:
   • Geben Sie in das Feld Name einen Namen für ein freigegebenes Notizbuch ein (z. B. Wöchentlicher Teamstatusbericht oder Notizen für Studiengruppe Philosophie).
   • Wählen Sie optional eine Farbe für das Notizbuchdeckblatt aus, das auf der Navigationsleiste Notizbücher als Symbol angezeigt wird.
   • Wählen Sie optional in der Liste Formularvorlage eine Standardvorlage aus, die für die Seiten im freigegebenen Notizbuch verwendet werden soll.
3. Klicken Sie auf Weiter.
4. Klicken Sie unter Wer wird das Notizbuch verwenden? auf Mehrere Personen werden das Notizbuch gemeinsam nutzen, und führen Sie dann einen der folgenden Schritte durch:
   • Klicken Sie auf Auf einem Server, wenn Sie und die anderen Personen, die das freigegebene Notizbuch verwenden werden, über die Berechtigung verfügen, auf die Dateien auf einer Netzwerkdateifreigabe oder auf einem Server zuzugreifen oder diese zu ändern.

      Hinweis   Möglicherweise müssen Sie sich an Ihren Netzwerkadministrator wenden, um die Berechtigung zum Zugriff auf eine Dateifreigabe auf einem Server zu erhalten.

   • Klicken Sie auf In einem freigegebenen Ordner auf diesem Computer, um eine Dateifreigabe auf Ihrem Computer zu erstellen, auf den andere Benutzer zugreifen können. Sie müssen auf Ihrem Computer als Administrator angemeldet sein, um einen freigegebenen Ordner auf der Festplatte erstellen zu können.

      Hinweis   Wählen Sie diese Option nur, wenn Ihr Computer den größten Teil der Zeit im Netzwerk verfügbar ist. Wenn Sie den Computer häufig offline nehmen oder damit unterwegs sind, sollten Sie das freigegebene Notizbuch auf einer Netzwerkdateifreigabe erstellen.

5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Wählen Sie einen geeigneten Speicherort für das neue freigegebene Notizbuch aus. Folgende Speicherorte werden empfohlen:
   • Eine interne oder öffentliche Dateifreigabe im Computernetzwerk Ihrer Firma oder Schule
   • Ein freigegebener Ordner auf einem Computer, auf dem Sie über Administratorrechte verfügen
   • Eine Dokumentbibliothek auf einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website
   • Ein USB-Laufwerk (Universal Serial Bus) mit hoher Speicherkapazität

    Vorsicht   Es wird empfohlen, dass Sie keine freigegebenen Notizbücher mit anderen Dateifreigabe- oder Ordnerfreigabe- und Synchronisierungstechnologien verwenden.

7. Überprüfen Sie im Feld Raum den vorgeschlagenen Speicherort für das freigegebene Notizbuch.

    Hinweis   Der von Ihnen in Schritt 2 eingegebene Notizbuchname wird automatisch zum Pfad des Speicherorts hinzugefügt.

8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine E-Mail mit einer Verknüpfung mit dem Notizbuch erstellen, sodass es an andere Personen gesendet werden kann, um eine E-Mail-Nachricht zu erstellen, die eine Verknüpfung mit dem Speicherort des freigegebenen Notizbuchs enthält.

    Tipp   Klicken Sie im Menü Freigeben auf Freigegebenen Notizbuchlink an andere Benutzer senden, um einen Link nach der Erstellung an das freigegebene Notizbuch zu senden.

9. Klicken Sie auf Erstellen.

    Hinweis   OneNote erstellt an der von Ihnen angegebenen Position ein freigegebenes Notizbuch. Je nach den Optionen, die Sie im Assistenten für neue Notizbücher ausgewählt haben, zeigt OneNote möglicherweise ein Dialogfeld und ein zusätzliches Hilfethema an, um Sie durch die Schritte zum Festlegen der Berechtigungen für andere Benutzer zu führen.