Als Tool, das speziell für die Zusammenarbeit konzipiert wurde, bietet Microsoft Office OneNote 2007 deutlich mehr Möglichkeiten als nur die Freigabe statischer Notizbuchseiten via E-Mail. Abhängig von Ihrem Team und der Beschaffenheit Ihrer Projekte können Sie OneNote für das Brainstorming in Besprechungen oder die Notizbuchseiten als Whiteboard verwenden oder freigegebene Notizbücher einrichten, die es allen Benutzern ermöglichen, Informationen anzuzeigen, hinzuzufügen oder zu bearbeiten.

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• Set up a shared notebook

• Starten oder Teilnehmen an einer Livefreigabesitzung

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Einrichten eines freigegebenen Notizbuchs

OneNote bietet die Möglichkeit, freigegebene Notizbücher auf einem Netzwerkserver oder einer Dateifreigabe zu speichern und zu verwalten, damit mehrere Benutzer gleichzeitig auf freigegebene Notizen zugreifen und fortlaufend dazu beitragen können. Das Aufzeichnen von Notizen in einer Gruppe ist ein gemeinschaftlicher Prozess, für den sich viele andere Anwendungen, bei denen Dateien zu Bearbeitungszwecken jeweils für einen Benutzer "gesperrt" werden, nicht eignen. Mit OneNote kann jeder Benutzer unmittelbar auf freigegebene Notizen zugreifen, wobei Änderungen aller Benutzer am Notizbuch automatisch synchronisiert werden. Somit bleiben das Notizbuch und damit auch alle Benutzer stets auf dem neuesten Stand.

Das Einrichten eines freigegebenen Notizbuchs ist sehr einfach. Der Assistent für neue Notizbücher begleitet Sie schrittweise beim Erstellen eines freigegebenen Notizbuchs unter einer Netzwerkadresse, auf die Sie und Ihre Teammitglieder zugreifen können. Alternativ können Sie das Notizbuch auf einer Dateifreigabe auf Ihrem Computer erstellen.

Greifen mehrere Benutzer auf ein freigegebenes Notizbuch zu, synchronisiert OneNote Änderungen am Notizbuch fortlaufend. OneNote verwaltet auch eine gesonderte Offlinekopie der Notizen auf den Computern der einzelnen Benutzer. Auf diese Weise können die Teilnehmer Notizen selbst dann lokal bearbeiten, wenn keine Verbindung mit dem Netzwerk besteht. Sobald die Verbindung mit dem freigegebenen Notizbuch wieder hergestellt wird, führt OneNote automatisch ihre Änderungen mit den Änderungen der anderen Benutzer zusammen.

Erstellen eines neuen freigegebenen Notizbuchs

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie auf Notizbuch.
2. Führen Sie im Assistenten für neue Notizbücher Folgendes aus:
   • Geben Sie im Feld Name einen Namen für das freigegebene Notizbuch ein (beispielsweise Wöchentliche Teamstatusberichte oder Notizen Lerngruppe Philosophie).
   • Wählen Sie optional eine Farbe für das Deckblatt des Notizbuchs aus, das als Symbol auf der Navigationsleiste Notizbücher angezeigt wird.
   • Optional können Sie in der Liste Aus Vorlage eine Standardvorlage auswählen, die für die Seiten im freigegebenen Notizbuch verwendet werden soll.
3. Klicken Sie auf Weiter.
4. Klicken Sie unter Wer wird das Notizbuch verwenden? auf Mehrere Personen werden das Notizbuch gemeinsam nutzen, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:
   • Klicken Sie auf Auf einem Server (SharePoint, Netzwerkfreigabe oder anderer freigegebener Speicherort), wenn Sie und die anderen Benutzer des freigegebenen Notizbuchs berechtigt sind, auf Dateien auf einer Dateifreigabe oder einem Server im Netzwerk zuzugreifen und diese zu ändern.

      Hinweis   Möglicherweise müssen Sie sich mit dem Netzwerkadministrator in Verbindung setzen, um die Berechtigung zu erhalten, auf eine Dateifreigabe auf einem Server zuzugreifen.

   • Klicken Sie auf In einem freigegebenen Ordner auf diesem Computer, um eine Dateifreigabe auf Ihrem Computer zu erstellen, auf die andere Benutzer zugreifen können. Sie müssen als Administrator auf dem Computer angemeldet sein, um einen freigegebenen Ordner auf der Festplatte einzurichten.

      Hinweis   Sie sollten diese Option nur auswählen, wenn Ihr Computer im Netzwerk meistens verfügbar ist. Ist der Computer häufig offline bzw. nehmen Sie den Computer auf Reisen mit, sollten Sie es in Erwägung ziehen, das freigegebene Notizbuch eher auf einer Dateifreigabe im Netzwerk zu erstellen.

5. Klicken Sie auf Weiter.
6. Suchen Sie nach einem geeigneten Speicherort für das neue freigegebene Notizbuch. Die folgenden Orte werden zum Speichern freigegebener OneNote-Notizbücher empfohlen:
   • Eine interne oder öffentliche Dateifreigabe im Computernetzwerk Ihres Unternehmens oder Ihrer Bildungseinrichtung
   • Ein freigegebener Ordner auf einem Computer, für den Sie Administratorrechte besitzen
   • Eine Dokumentbibliothek auf einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website
   • Ein USB-Laufwerk (Universal Serial Bus) mit hoher Speicherkapazität

    Vorsicht   Die Verwendung von freigegebenen Notizbüchern mit anderen Datei- oder Ordnerfreigabe- bzw. -synchronisierungstechnologien kann nicht empfohlen werden.

7. Überprüfen Sie im Feld Ort den vorgeschlagenen Speicherort für das freigegebene Notizbuch.

    Hinweis   Der in Schritt 2 eingegebene Name des Notizbuchs wird der Speicherortadresse automatisch hinzugefügt.

8. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht mit einer Verknüpfung zum Speicherort des freigegebenen Notizbuchs erstellen möchten, die an andere Benutzer gesendet werden kann, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine E-Mail mit einer Verknüpfung mit dem Notizbuch erstellen, sodass es an andere Personen gesendet werden kann.

    Tipp   Wenn Sie eine Verknüpfung mit dem freigegebenen Notizbuch senden möchten, sobald diese erstellt wurde, klicken Sie im Menü Freigeben auf Freigegebenen Notizbuchlink an andere Benutzer senden.

9. Klicken Sie auf Erstellen.

    Hinweis   In OneNote wird ein freigegebenes Notizbuch an dem von Ihnen angegebenen Speicherort erstellt. Abhängig von den Optionen, die Sie im Assistenten für neue Notizbücher ausgewählt haben, werden in OneNote ein Dialogfeld sowie ein zusätzliches Hilfethema angezeigt, um Ihnen beim Festlegen der Berechtigungen für andere Benutzer zu helfen.

Freigeben eines vorhandenen Notizbuchs

Wenn Sie bereits ein OneNote-Notizbuch auf dem Computer erstellt haben und anderen Benutzern die Berechtigung erteilen möchten, dieses anzuzeigen und zu bearbeiten, führen Sie Folgendes aus:

1. Schließen Sie in OneNote das Notizbuch, das Sie freigeben möchten. Klicken Sie auf der Navigationsleiste Notizbücher mit der rechten Maustaste auf den Titel des Notizbuchs, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Dieses Notizbuch schließen.
2. Klicken Sie im Menü Datei auf Beenden, um OneNote zu schließen.
3. Klicken Sie auf der Windows-Taskleiste auf das Menü Start, auf Alle Programme, zeigen Sie auf Zubehör, und klicken Sie dann auf Windows-Explorer.
4. Doppelklicken Sie im Ordner Eigene Dateien auf OneNote-Notizbücher.

    Hinweis   Wenn Sie den Standardspeicherort für Notizbücher während des OneNote-Setups geändert haben, navigieren Sie zu dem Ordner, der die OneNote-Notizbücher enthält.

5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Notizbuchordner, den Sie freigeben möchten, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Ausschneiden.
6. Navigieren Sie mithilfe von Windows-Explorer zum freigegebenen Speicherort, an dem andere Benutzer auf Ihr Notizbuch zugreifen können. Klicken Sie in Windows-Explorer im Menü Bearbeiten auf Einfügen.

    Hinweis   Durch das Ausschneiden und Einfügen des vorhandenen Notizbuchordners wird der Ordner tatsächlich von der Festplatte Ihres Computers an den von Ihnen ausgewählten Speicherort verschoben. Es wird nicht empfohlen, Notizbücher im Rahmen dieser Aktion zu kopieren.

7. Nachdem der Notizbuchordner mittels Windows-Explorer an den neuen Speicherort verschoben wurde, schließen Sie Windows-Explorer, und starten Sie OneNote.
8. Zeigen Sie in OneNote im Menü Datei auf Öffnen und dann auf Notizbuch.
9. Navigieren Sie im Dialogfeld Notizbuch öffnen zu dem freigegebenen Speicherort, an den Sie das Notizbuch in den vorhergehenden Schritten verschoben haben, markieren Sie den Notizbuchordner durch Klicken, und klicken Sie dann auf Öffnen.

    Tipp   Sie können anderen Benutzern eine E-Mail-Nachricht senden, um ihnen den freigegebenen Speicherort des Notizbuchs mitzuteilen. Klicken Sie im Menü Freigeben in OneNote auf Freigegebenen Notizbuchlink an andere Benutzer senden.

Aufheben der Freigabe eines vorhandenen Notizbuchs auf einem Computer

1. Navigieren Sie in OneNote zu einer Seite eines freigegebenen Notizbuchs auf dem Computer, für das Sie die Freigabe aufheben möchten.
2. Klicken Sie im Menü Freigeben auf Freigabe des Notizbuchs beenden.
3. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Ja, um die Freigabe des ausgewählten Notizbuchs zu beenden.

    Hinweis   Wenn Sie diesen Ordner unter mehreren Namen freigegeben haben oder wenn das Notizbuch in einem anderen freigegebenen Ordner enthalten ist, ist das Notizbuch möglicherweise weiterhin für andere Benutzer zugreifbar. Klicken Sie in solchen Fällen im Windows-Explorer mit der rechten Maustaste auf den freigegebenen Notizbuchordner, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Freigabe und Sicherheit. Klicken Sie auf der Registerkarte Freigabe läuft im Dialogfeld Eigenschaften des Ordners auf Diesen Ordner nicht freigeben, und klicken Sie dann auf OK.

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Starten oder Teilnehmen an einer Livefreigabesitzung

Wenn der Computer mit dem Internet oder einem Netzwerk verbunden ist, können Sie an freigegebenen Notizensitzungen mit anderen OneNote-Benutzern teilnehmen, wie z. B. Arbeitskollegen, Mitschülern oder Freunden. Freigegebene Notizensitzungen ermöglichen es allen Teilnehmern, Notizen in Echtzeit gemeinsam anzuzeigen und zu bearbeiten.

Während einer freigegebenen Notizensitzung können Sie eine oder mehrere bestimmte Abschnitte in einem Notizbuch freigeben. Texteingaben und handschriftliche Notizen werden in Echtzeit übertragen, ganz so als ob Sie zusehen, wie ein Teilnehmer Text auf seinem eigenen Computer eingibt. Es kann sinnvoll sein, während einer freigegebenen Notizensitzung eine zusätzliche Kommunikationsmethode anzuwenden, beispielsweise ein Telefongespräch oder Instant Messaging. Auf diese Weise können zusätzliche Informationen übermittelt oder bestimmt werden, welche Teilnehmer Kommentare hinzufügen oder Notizen bearbeiten.

Als OneNote-Benutzer können Sie eine neue freigegebene Notizensitzung starten oder an einer bereits vorhandenen Sitzung teilnehmen. Wenn Sie an einer freigegebenen Notizensitzung teilnehmen, werden die Namen aller Teilnehmer im Aufgabenbereich Aktuelle Livesitzung aufgeführt. Wenn Sie eine freigegebene Notizensitzung starten, können Sie ein Kennwort für die Sitzung festlegen, sodass nur Benutzer an der Sitzung teilnehmen können, die das korrekte Kennwort eingeben.

Wenn Sie eine freigegebene Notizensitzung starten, können Sie den Abschnitt auswählen, die Sie freigeben möchten, und anschließend die Teilnehmer einladen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten. Wenn Sie OneNote auf dem Computer installiert haben und Sie andere Benutzer zu einer freigegebenen Notizensitzung einladen, wird automatisch eine E-Mail-Nachricht erstellt, die die Einladung zur Sitzung, die IP-Adresse des Hostcomputers für die Sitzung und gegebenenfalls das für die Sitzung erforderliche Kennwort enthält. Nachdem Sie die Nachricht überprüft haben, können Sie sie an die Teilnehmer senden.

Teilnehmer können eine freigegebene Notizensitzung jederzeit verlassen.

 Hinweise 

• Verwenden Sie sichere Kennwörter, die Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole kombinieren. Unsichere Kennwörter weisen nicht diese Mischung auf. Sicheres Kennwort: Y6dh!et5. Unsicheres Kennwort: Haus27. Kennwörter sollten mindestens 8 Zeichen aufweisen. Ein Kennwort mit 14 oder mehr Zeichen ist noch besser. Weitere Informationen finden Sie unter Help protect your personal information with strong passwords (Nur auf Englisch verfügbar).

  Es ist ganz wichtig, dass Sie sich Ihr Kennwort merken. Wenn Sie das Kennwort vergessen, kann es von Microsoft nicht wieder bereitgestellt werden. Bewahren Sie die Kennwörter, die Sie sich notiert haben, an einem sicheren Ort getrennt von den anderen Informationen auf, die mit dem Kennwort geschützt werden sollen.

• Wenn Sie das Kennwort oder die IP-Adresse für eine freigegebene Notizensitzung senden möchten, sollten Sie ein E-Mail-Programm mit Unterstützung für die Verwaltung von Informationsrechten verwenden, beispielsweise Microsoft Office Outlook 2007. Durch das Erstellen einer E-Mail-Nachricht mit eingeschränkter Berechtigung können Sie das Kennwort oder die IP-Adresse für eine freigegebene Notizensitzung schützen. Wenn Empfänger der E-Mail nicht Microsoft Office Outlook 2007 auf ihren Computern installiert haben, können sie das Windows-Add-On für die Verwaltung von Informationsrechten für Internet Explorer oder ein anderes Programm, das Inhalte mit eingeschränkter Berechtigung unterstützt, herunterladen.

Als Host für eine freigegebene Notizensitzung fungieren

Wenn Sie Host einer freigegebenen Notizensitzung sind, haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

Starten einer Lievefreigabesitzung

1. Öffnen Sie das Notizbuch und den Abschnitt, den Sie für andere Benutzer freigeben möchten.
2. Klicken Sie im Menü Freigeben auf Livefreigabesitzung, und klicken Sie dann auf Freigabe des aktuellen Abschnitts starten.

   Der Aufgabenbereich Livesitzung starten wird geöffnet.

3. Zum Zuweisen eines Kennworts, das Teilnehmer für die Teilnahme an der Livefreigabesitzung bereitstellen müssen, geben Sie im Aufgabenbereich Livesitzung starten das Kennwort in das Feld Sitzungskennwort ein.

    Hinweis   

   Verwenden Sie sichere Kennwörter, die Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole kombinieren. Unsichere Kennwörter weisen nicht diese Mischung auf. Sicheres Kennwort: Y6dh!et5. Unsicheres Kennwort: Haus27. Kennwörter sollten mindestens 8 Zeichen aufweisen. Ein Kennwort mit 14 oder mehr Zeichen ist noch besser. Weitere Informationen finden Sie unter Help protect your personal information with strong passwords (Nur auf Englisch verfügbar).

   Es ist ganz wichtig, dass Sie sich Ihr Kennwort merken. Wenn Sie das Kennwort vergessen, kann es von Microsoft nicht wieder bereitgestellt werden. Bewahren Sie die Kennwörter, die Sie sich notiert haben, an einem sicheren Ort getrennt von den anderen Informationen auf, die mit dem Kennwort geschützt werden sollen.

4. Klicken Sie auf Livefreigabesitzung starten.
5. Legen Sie im Aufgabenbereich Aktuelle Livesitzung die gewünschten Optionen fest.

Einladen von Teilnehmern zu einer Livefreigabesitzung

1. Führen Sie im Aufgabenbereich Aktuelle Livesitzung eine der folgenden Aktionen aus:
   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Teilnehmern Bearbeitung ermöglichen, um Teilnehmern an der Livefreigabesitzung die Bearbeitung freigegebener Seiten zu ermöglichen.
   • Damit Teilnehmer an der Livefreigabesitzung die freigegebenen Seiten zwar anzeigen, jedoch nicht ändern können, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Teilnehmern Bearbeitung ermöglichen.
2. Klicken Sie auf Teilnehmer einladen.
3. Geben Sie im Feld An der E-Mail-Nachricht, die geöffnet wird, die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein, die eingeladen werden sollen, und klicken Sie dann auf Senden.

 Hinweise 

• Mithilfe eines E-Mail-Programms, das die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) unterstützt, wie z. B. Office Outlook 2007, können Sie E-Mail-Nachrichten mit eingeschränkter Berechtigung erstellen. Durch das Erstellen einer E-Mail-Nachricht mit eingeschränkter Berechtigung können Sie das Kennwort oder die IP-Adresse für eine freigegebene Notizensitzung schützen. Wenn Empfänger der E-Mail nicht Outlook 2003 oder höher auf ihren Computern installiert haben, können sie das Windows-Add-On für die Verwaltung von Informationsrechten für Internet Explorer oder ein anderes Programm, das Inhalte mit eingeschränkter Berechtigung unterstützt, herunterladen.
• Wenn Outlook nicht auf Ihrem Computer installiert ist, wird beim Klicken auf Teilnehmer einladen ein Dialogfeld mit Informationen zu der freigegebenen Notizensitzung angezeigt. Sie sollten die relevanten Informationen, wie etwa das Kennwort oder die IP-Adresse, unter Nutzung einer sicheren Kommunikationsmethode an die Teilnehmer senden.

• Verwenden Sie sichere Kennwörter, die Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Symbole kombinieren. Unsichere Kennwörter weisen nicht diese Mischung auf. Sicheres Kennwort: Y6dh!et5. Unsicheres Kennwort: Haus27. Kennwörter sollten mindestens 8 Zeichen aufweisen. Ein Kennwort mit 14 oder mehr Zeichen ist noch besser. Weitere Informationen finden Sie unter Help protect your personal information with strong passwords (Nur auf Englisch verfügbar).

  Es ist ganz wichtig, dass Sie sich Ihr Kennwort merken. Wenn Sie das Kennwort vergessen, kann es von Microsoft nicht wieder bereitgestellt werden. Bewahren Sie die Kennwörter, die Sie sich notiert haben, an einem sicheren Ort getrennt von den anderen Informationen auf, die mit dem Kennwort geschützt werden sollen.

Verlassen einer freigegebenen Notizensitzung

• Klicken Sie im Aufgabenbereich Aktuelle Livesitzung auf Freigabesitzung verlassen.

   Hinweis   Durch Schließen des Aufgabenbereichs Aktuelle Livesitzung wird die Sitzung nicht beendet.

Teilnehmen an einer freigegebenen Notizensitzung

Wenn Sie nicht der Host einer freigegebenen Notizensitzung sind, haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

Teilnehmen an einer freigegebenen Notizensitzung

1. Zeigen Sie im Menü Freigeben auf Freigabesitzung, und klicken Sie dann auf Sitzung beitreten.
2. Geben Sie im Aufgabenbereich Livesitzung beitreten im Feld Adresse der Livefreigabesitzung die IP-Adresse des Computers des Sitzungshosts ein.
3. Falls ein Kennwort für die Teilnahme an einer Sitzung benötigt wird, geben Sie das Kennwort im Feld Sitzungskennwort ein.
4. Klicken Sie auf Sitzung beitreten.

    Hinweis   Wenden Sie sich an den Sitzungshost, wenn Ihnen das Kennwort nicht bekannt ist.

Verlassen einer freigegebenen Notizensitzung

• Klicken Sie im Aufgabenbereich Aktuelle Livesitzung auf Livefreigabesitzung verlassen.

   Hinweis   Durch Schließen des Aufgabenbereichs Aktuelle Livesitzung wird die Sitzung nicht beendet.

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