Von Kathy Jacobs

Ihr Team hat eine Präsentation in Microsoft Office PowerPoint 2003 erstellt, in der das neueste Produkt des Unternehmens den Vertriebsmitarbeitern vorgestellt wird. Das ganze Team soll diese Präsentation noch einmal überprüfen, bevor Sie sie dem Vertrieb vorführen. Leider lässt sich kein Termin finden, der für alle Teammitglieder günstig ist, und die Zeit ist zu knapp für die Überarbeitung der Präsentation durch alle Mitglieder über E-Mail.

Microsoft Office OneNote 2003 ist Ihre Rettung! Sie können eine Freigabesitzung zum Aufzeichnen von Notizen in OneNote einrichten und Ihre Mitarbeiter einladen, daran teilzunehmen. Lokale Mitarbeiter können persönlich teilnehmen, und Remotebenutzer können sich in einem Besprechungsraum an ihrem Standort treffen, von dort aus über das Telefon mit den anderen Teilnehmern sprechen und sich für die Freigabesitzung zum Aufzeichnen von Notizen anmelden. Benutzer, die nicht zu einer Besprechung kommen konnten, können anhand der Seiten in der Freigabesitzung und den bei der Besprechung erstellen Audiodateien die Änderungen überprüfen.

Einrichten der Besprechung

Sie können die Besprechung einrichten, indem Sie die Seiten für die Freigabesitzung erstellen, einen Besprechungsraum organisieren und eine Einladung an die Teilnehmer senden.

Einrichten der Notizenseiten

Zum Einrichten der Notizenseiten für die Freigabesitzung zum Aufzeichnen von Notizen müssen Sie die Seiten erstellen und dann die Präsentation und weitere Informationen einfügen, z. B. Farbschemata, Vortragsnotizen und weitere Materialien, die für die Präsentation benötigt werden.

Zum Erstellen der Unterseiten für die Präsentation klicken Sie in OneNote im Menü Einfügen auf Als Bild einfügen, und navigieren Sie dann zur Präsentation. So werden Seiten mit Schwarzweißbildern der Folien eingefügt. Diese Bilder werden automatisch als Hintergrund der Seite angezeigt, sodass die Benutzer darauf Notizen hinzufügen können. Zeichnen Sie bei Animationen auf die Folien, um zu zeigen, welche Elemente sich bewegen und in welcher Reihenfolge sie angezeigt werden.

Wenn das Farbschema der Präsentation ebenfalls überprüft werden soll, fügen Sie den Notizen eine Beispielfolie hinzu. Fügen Sie hierzu in OneNote eine neue Seite nach den Seiten mit der Präsentation ein. Öffnen Sie PowerPoint, kopieren Sie eine der Folien, und fügen Sie sie auf der neuen Seite ein. Wenn in der Präsentation mehrere Farbschemata verwendet werden, kopieren Sie eine weitere Beispielfolie, und fügen Sie sie ein. (Sie können jeweils nur eine Folie kopieren und einfügen.)

Um Vortragsnotizen aus PowerPoint in den OneNote-Notizen einzufügen, kopieren Sie sie von den einzelnen Folien in PowerPoint, und fügen Sie sie dann neben dem Bild der jeweiligen Folie in OneNote ein.

Tipp  Mithilfe von Microsoft Office Word 2003 können Sie auch alle Vortragsnotizen gleichzeitig kopieren. Fügen Sie hierzu am Ende der Notizen in OneNote eine Seite ein. Zeigen Sie in PowerPoint im Menü Datei auf Senden an, und klicken Sie dann auf Microsoft Office Word. Klicken Sie auf Notizen neben den Folien, und klicken Sie dann auf OK. Kopieren Sie die Notizen aus Word auf die neue OneNote-Seite. Alle Vortragsnotizen werden gemeinsam auf dieser Seite angezeigt.

Sie können weitere Seiten mit zusätzlichen Materialien hinzufügen, die dem Vertriebsteam zugänglich gemacht werden sollen, z. B. Broschüren zum Produkt und Preislisten.

Vorbereiten des lokalen Besprechungsraumes

Von dem Ort, an dem die Besprechung stattfinden soll, müssen Telefonkonferenzen durchgeführt werden können. Außerdem ist ein großer Bildschirm hilfreich, auf dem die Freigabesitzung zum Aufzeichnen von Notizen angezeigt werden kann. Obwohl alle Teilnehmer einen eigenen Computer vor sich haben, auf dem die Notizenseiten angezeigt werden, können über einen großen Bildschirm die Änderungen leichter nachvollzogen werden. Für Benutzer an Remotestandorten sollten die gleichen Voraussetzungen erfüllt sein.

Senden der Einladung für die Freigabesitzung

Sie können nun die Freigabesitzung zum Aufzeichnen von Notizen einrichten und Teilnehmer einladen. Starten Sie eine Freigabesitzung, indem Sie die Schritte unter Starten bzw. Beenden einer Freigabesitzung zum Aufzeichnen von Notizen befolgen. Wählen Sie vor dem Starten der Sitzung die Seiten aus, die freigegeben werden sollen.

Klicken Sie im Aufgabenbereich Aktuelle Freigabesitzung auf Teilnehmer einladen. Geben Sie in der nun angezeigten E-Mail-Nachricht in der Zeile An die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein. Fügen Sie als Nachrichtentext alle Informationen ein, die die Teilnehmer benötigen, z. B. die folgenden Angaben:

• Ob die Gespräche in der Sitzung aufgezeichnet werden und ob die Audioaufnahmen und Notizen nach der Besprechung verfügbar sein werden.
• Ob vor der Besprechung Notizen aufgezeichnet werden sollten. Da alle Teilnehmer gleichzeitig auf die Seiten zugreifen, sollten sie Notizen vor der Besprechung auf Kopien der Seiten aufzeichnen und nicht die freigegebenen Seiten in der Freigabesitzung verwenden.
• Wie der Fortschritt der Besprechung nachverfolgt wird. Sie können einen Freiwilligen bitten, einen Hinweis wie „Wir kommen jetzt zu Seite 3“ zu notieren, wenn mit einer anderen Seite fortgefahren wird. Löschen Sie diese Notizen kurz danach, um Verwirrungen zu vermeiden.
• Grundregeln für die Besprechung. Die Teilnehmer sollten z. B. nicht ohne Erlaubnis die Notizen von anderen Benutzern löschen.

Stellen Sie sicher, dass die Adressinformationen in der E-Mail-Nachricht mit den Angaben im Aufgabenbereich Aktuelle Freigabesitzung unter Informationen zur Freigabeadresse sich zwischen dem Senden der Einladung und der Besprechung nicht geändert haben. Entsprechende Informationen erhalten Sie von der IT-Abteilung.

Starten der Besprechung

Für die Besprechung müssen Kommentare, Notizen und die benötigten Geräte koordiniert werden. Wenn Sie die Sitzung leiten, ist Ihnen möglicherweise das Koordinieren und die gleichzeitige Teilnahme zu viel. Bitten Sie in diesem Fall einen Mitarbeiter, der nicht an der Überarbeitung teilnimmt, die Koordinierung zu übernehmen und zu überwachen.

Richten Sie eine Telefonkonferenz ein, an der weitere Teilnehmer teilnehmen können. Stellen Sie sicher, dass der Lautsprecher des Telefons angeschaltet ist und alle Teilnehmer das Gesprochene gut verstehen können.

Stellen Sie nach Möglichkeit sicher, dass über das Mikrophon des Computers Kommentare der Teilnehmer bei der Besprechung oder am Telefon aufgezeichnet werden können. Diese Audioaufnahmen sind eine Hilfe für Teilnehmer, die später kommen oder später mit den Audionotizen arbeiten.

Richten Sie nun einen Computer ein, um die OneNote-Seiten auf einem großen Bildschirm anzuzeigen. Nehmen Sie in einem Testlauf einige Änderungen vor, und überprüfen Sie, ob alles gut sichtbar ist. Jeder Teilnehmer zeigt die Notizen auf seinem eigenen Computer an. Da alle gleichzeitig Notizen machen können, hilft die große Anzeige der Seite den Teilnehmern zu verfolgen, an welcher Stelle Sie sind und was gerade besprochen wird.

Wählen Sie nun erneut die Notizenseiten aus, und starten Sie die Freigabesitzung, die Sie beim Senden der Einladung erstellt haben. Klicken Sie dieses Mal nicht auf Teilnehmer einladen. Wenn die Freigabesitzung gestartet wird, können die anderen Teilnehmer beitreten, indem Sie die Anweisungen in der Einladung befolgen. Wenn die Teilnehmer beitreten, werden ihre Namen im Feld mit den Teilnehmernamen angezeigt. Erinnern Sie Teilnehmer an anderen Standorten, dass sie an der Telefonkonferenz teilnehmen sollen.

Überprüfen der Präsentation

Wenn alle Teilnehmer der Sitzung beigetreten sind, können sie zusammen arbeiten. Dies ist der einfache Teil!

Wenn die Teilnehmer Änderungen vornehmen oder etwas kommentieren möchten, machen sie eine Notiz auf der Seite. In einer Freigabesitzung können handschriftliche, getippte oder gezeichnete Notizen in OneNote angefertigt werden. Die Teilnehmer können die Notizen direkt auf der Seite hinzufügen oder sie von anderen Speicherorten kopieren.

Anmerkung  Handschriftliche Notizen werden für andere Teilnehmer als Zeichnungen freigegeben. Sie können handschriftliche Notizen nicht in Text konvertieren.

Stellen Sie während der Besprechung sicher, dass alle Teilnehmer auf der gleichen Seite arbeiten. Verwenden Sie den in der Einladung festgelegten Mechanismus, und zeigen Sie die jeweils aktuelle Seite auf dem großen Bildschirm an.

Wenn Sie als Leiter der Sitzung eingreifen möchten und die Teilnehmer keine Notizen mehr hinzufügen sollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Teilnehmern Bearbeitung ermöglichen im Aufgabenbereich Aktuelle Freigabesitzung. Sie können den Seiten nach wie vor Notizen hinzufügen. Um die Bearbeitung wieder zuzulassen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen.

Hinzufügen von Seiten

Wenn Sie während der Besprechung feststellen, dass Sie eine zurzeit nicht freigegebene Seite benötigen, können Sie sie der Liste der freigegebenen Seiten hinzufügen. Wählen Sie hierzu die hinzuzufügenden Seiten aus, und klicken Sie im Aufgabenbereich Aktuelle Freigabesitzung auf Seiten hinzufügen. Alle freigegebenen Seiten müssen sich im gleichen Abschnitt befinden. Wenn Sie eine Seite hinzufügen möchten, die sich nicht im aktuellen Abschnitt befindet, kopieren Sie sie dorthin und geben sie dann frei. Wenn eine Seite freigegeben wurde, bleibt sie bis zum Ende der Sitzung freigegeben.

Beenden der Besprechung

Wenn die Sitzung beendet ist, fügen Sie eine leere Seite hinzu, und geben Sie sie frei. Geben Sie auf dieser Seite eine Zusammenfassung der Besprechung ein. So wissen die Teilnehmer, die bei der Besprechung nicht anwesend waren, bei welchen Notizen Entscheidungen getroffen wurden und bei welchen es sich um Diskussionsthemen gehandelt hat.

Es kann hilfreich sein, benutzerdefinierte Notizkennzeichen zu erstellen und die Notizen zu markieren, bei denen eine endgültige Entscheidung getroffen wurde bzw. bei denen eine weitere Bearbeitung erforderlich ist. Erstellen Sie in diesem Fall eine Zusammenfassungsseite für Notizkennzeichen, auf der alle gekennzeichneten Elemente für die Sitzung angezeigt werden.

Bitten Sie vor dem Beenden der Sitzung einen Teilnehmer, weitere Kommentare und Notizen entgegenzunehmen. Weisen Sie darauf in der Zusammenfassung der Sitzung hin. Benutzer, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, können diesem Teilnehmer Notizen senden, die dann in einer offiziellen Version der Seiten eingefügt werden. Bitten Sie die Benutzer, solche zusätzlichen Notizen mit einem bestimmten Notizkennzeichen zu markieren. So kann der Mitarbeiter, der weitere Notizen verwaltet, leicht Kommentare auf den offiziellen Seiten hinzufügen.

Wenn die Besprechung beendet ist, können die Teilnehmer die Sitzung verlassen, indem sie auf im Aufgabenbereich Aktuelle Freigabesitzung auf Freigabesitzung verlassen klicken. Wenn der Gastgeber die Sitzung verlässt, geschieht Folgendes:

• Wenn die Teilnehmer Seiten bearbeiten können, wird der nächste Teilnehmer zum Gastgeber, und die Freigabesitzung wird fortgesetzt. In diesem Fall endet die Sitzung, wenn alle Teilnehmer die Sitzung verlassen haben.
• Wenn die Teilnehmer die Seiten nicht bearbeiten können, endet die Sitzung, wenn der Gastgeber die Sitzung verlässt.

Nach der Besprechung

Jeder Teilnehmer verfügt über eine Kopie der Seiten, die sich auf dem Stand des Zeitpunkts befinden, zu dem der Teilnehmer die Sitzung verlassen hat. Die Audioaufzeichnungen sind jedoch nur verfügbar, wenn Sie den Computer für die Aufzeichnung eingerichtet haben. Sie können eine Zip-Datei mit den freigegebenen Seiten und der Audiodatei erstellen. Senden Sie diese Datei an alle Teilnehmer (auch an die Mitarbeiter, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten).

Die Teilnehmer können die Notizseiten betrachten und bei Fragen zu einer Bemerkung die Audiodatei abspielen, um nachzuvollziehen, worüber diskutiert wurde.

Wenn der Mitarbeiter, der die offizielle Version der Notizen verwaltet, weitere Notizen erhält, kann er nach gekennzeichneten Notizen suchen und sie in die offiziellen Seiten kopieren.

Wenn alle Teilnehmer ihre Bemerkungen eingebracht haben, können Sie die Kommentare in die Präsentation einarbeiten. Wenn viele oder grundlegende Änderungen vorgenommen werden müssen, können Sie die Präsentation in einer weiteren Freigabesitzung überarbeiten.

Kathy Jacobs ist Microsoft MVP und Webmistress von OneNoteAnswers und PowerPointAnswers. Ihr erster Computer war ein Heathkit, den sie in der Highschool selbst gebastelt hat (und dafür hat sie sogar einen Lötkolben verwendet). Ihr Buch Kathy Jacobs on PowerPoint ist im Buchhandel erhältlich.