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Von Gareth Howell

Hin und wieder stoßen wir auf Ideen, die unsere Denkweise völlig verändern. Für mich war eine solche Idee das Fünf-Phasen-Organisationssystem, das David Allen in seinem Buch Wie ich die Dinge geregelt kriege – Selbstmanagement für den Alltag vorstellt. David Allen ist Autor und Entwickler von Programmen zur Produktivitätsoptimierung im Beruf. In diesem Artikel beschreibe ich, wie ich sein System mithilfe von OneNote umgesetzt und so meine Effizienz und Produktivität als Program Manager für Windows® Media Foundation Technology bei Microsoft Corporation optimiert habe.

David Allen unterteilt die Arbeitsorganisation in die folgenden Phasen: 1. Erfassen, 2. Durcharbeiten, 3. Organisieren, 4. Durchsehen und 5. Erledigen. Wenn ich mich an diese Schritte halte, kann ich all die Besprechungen, Telefonate und Hunderte von E-Mails, mit denen ich täglich zu tun habe, effektiv verwalten und muss mir keine Sorgen machen, da ich sicher bin, dass das, was ich gerade erledige, Priorität hat. Wenn Sie sich vorher noch nie mit Zeit- und Selbstmanagement befasst haben, ist das kein Problem. Ich werde mich in erster Linie ohnehin auf einen Kernbereich des Systems konzentrieren, nämlich auf den Teil, in dem OneNote am besten eingesetzt werden kann: das Organisieren. Für die Organisation mit OneNote brauchen Sie keine Vorkenntnisse im Arbeitsmanagement, doch ich empfehle Ihnen trotzdem, David Allens Konzepte eingehender zu betrachten, denn sie können die Produktivität in allen Bereichen erheblich verbessern.

Zeit- und Selbstmanagement mit OneNote

Da ich als Program Manager mehrere Projekte gleichzeitig betreue, ist Organisation für mich der Schlüssel, um den Überblick über meine Pflichten zu behalten. Neben Projekten und Aufgaben muss ich jederzeit wissen, wo ich die wichtigen Unterlagen zu meinen Projekten finde, z. B. Besprechungsnotizen, Links zu Websites, Kontakte usw. Mit OneNote kann ich nicht nur alle Informationen an einer Stelle sammeln und dort leicht überarbeiten, durch seine große Flexibilität ist OneNote auch ein ideales Hilfsmittel für meine Arbeitsweise und meine Pläne zum Implementieren des Zeitmanagementsystems.

David Allen unterteilt unsere Arbeit in so genannte Abstraktionsebenen. Diese Ebenen werden als unterschiedliche Perspektiven zum Definieren der Arbeiten beschrieben. Mit OneNote kann ich meine Aufgaben leicht in diesen Ebenen organisieren, da die verschiedenen Ebenen der Notizbuchorganisation (Ordner, Abschnitte, Seiten, Unterseiten und Notizkennzeichen) sich hervorragend dafür eignen.

Ich werde mich auf die drei konkretesten Ebenen konzentrieren: aktuelle Aufgaben, aktuelle Projekte und die nächsten Aufgaben. Dabei werde ich die Organisation meines eigenen Notizbuchs vorstellen. Zu Beispielzwecken habe ich mich zum Veranstaltungskoordinator eines fiktiven OneNote-Fanclubs ernannt. Unser Motto: Wir erhöhen unsere Produktivität mithilfe von OneNote, damit wir mehr Zeit für die angenehmen Seiten des Lebens haben.

Organisieren von aktuellen Aufgaben mit Abschnitten

Aufgabenbereiche umfassen kleine und große Projekte. Bei Aufgabenbereichen wird in der Regel sechs Monate oder mehr an einem Ziel gearbeitet. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen eine Reihe von Projekten bearbeitet werden. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Aufgabenbereich zu erstellen:

1. Erstellen Sie einen neuen Abschnitt, und geben Sie als Titel den Namen des Aufgabenbereichs ein.
2. Geben Sie als Titel auf der ersten Seite des Abschnitts Übersicht ein.
3. Beschreiben Sie auf der Seite Übersicht den Aufgabenbereich, und zählen Sie alle dazugehörigen Projekte auf. Ich habe meine Übersichtsseite in folgende Kategorien unterteilt:
   • Was: Gegenstand des Aufgabenbereichs
   • Warum: Grund, weshalb Erfolg in diesem Bereich wichtig ist
   • Projekte: Liste der Projekte in diesem Bereich

Tipp

In der folgenden Abbildung wird die Übersichtsseite für den Aufgabenbereich Gesellschaftliche Aktivitäten angezeigt. Auf den anderen Abschnittsregistern werden die anderen Aufgabenbereiche angezeigt, z. B. Besprechungen und Mitgliederwerbung. Auf den Seitenregistern rechts werden die Namen der einzelnen Projekte im Aufgabenbereich Gesellschaftliche Aktivitäten angezeigt. Da ich in unserem Club für den Spaß zuständig bin, nehme ich diesen Bereich natürlich sehr ernst!

Organisieren von Projekten mit Seiten

Innerhalb eines Aufgabenbereichs kann ich die einzelnen Projekte mithilfe von Seiten organisieren. Jede Seite enthält ein Projekt, und da zu Projekten weitere Aufgaben und Referenzmaterialien gehören, füge ich diese auf der Seite für das Projekt ein. In der folgenden Abbildung wird eine Seite aus dem Aufgabenbereich Gesellschaftliche Aktivitäten mit dem Titel Jährliches Sommerpicknick dargestellt. Auf dieser Seite werden die Aufgaben und Referenzmaterialien für dieses Projekt aufgeführt.

Kleine Projekte   Einige meiner Projekte sind nicht sehr umfangreich und gehören zu keinem bestimmten Aufgabenbereich. Ich würde schnell die Übersicht in meinem Notizbuch verlieren, wenn ich für jedes kleine Projekt einen neuen Aufgabenbereich erstellen würde. Ich brauche z. B. neue Reifen für mein Auto. Dies umfasst nur wenige Aufgaben: Preise vergleichen und in der Werkstatt anrufen, um einen Termin zu vereinbaren. Für solche Fälle habe ich den Abschnitt Allgemein erstellt, der alle kleinen Projekte enthält. In der folgenden Abbildung sehen Sie den Aufgabenbereich Allgemein in meinem Notizbuch.

Tipp

Große Projekte   Manchmal entwickeln sich anfangs sehr kleine in sehr große Projekte. Wenn am jährlichen Sommerpicknick z. B. OneNote-Clubs aus allen Teilen des Landes teilnehmen würden, wäre ein größerer Organisationsaufwand erforderlich und ich könnte einen eigenen Aufgabenbereich dafür erstellen. In OneNote können Sie Projekte flexibel vergrößern, wenn ihr Umfang zunimmt. Bei großen Projekten ist häufig mehr als eine Seite erforderlich, um alle Aufgaben, Referenzmaterialen usw. aufzunehmen. In einem solchen Fall kann ich Unterseiten hinzufügen, die mit der Hauptseite für das Projekt gruppiert werden. Wenn ein Projekt so groß wird, dass ein eigener Aufgabenbereich sinnvoll ist, muss ich nur einen Abschnitt erstellen und alle Seiten für das Projekt in diesen neuen Abschnitt verschieben.

Kennzeichnen von Projekten und Aufgaben mit Notizkennzeichen

David Allen schlägt eine Reihe von einfachen Kategorien vor, um die Übersicht über die Details zu den unterschiedlichen Aufgaben zu behalten. Zu seinen Vorschlägen gehören die Listen „Nächste Schritte“, „Warten auf“ und „Projekte“. Aufgaben und die Projekte, zu denen sie gehören, eignen sich hervorragend für die Verwendung von Notizkennzeichen. Immer, wenn ich eine Aufgabe bekomme, ein Problem auftritt oder ich auf Informationen warten muss, um mit einem Projekt fortzufahren, kennzeichne ich das entsprechende Element mit einem Notizkennzeichen. Ich habe für drei unterschiedliche Kategorien benutzerdefinierte Notizkennzeichen erstellt:

• Aufgabe: Ein blaues Kontrollkästchen, das Aufgaben kennzeichnet. Wenn ich eine Aufgabe erledigt habe, aktiviere ich das Kontrollkästchen.
• Offen: Ein gelbes Kontrollkästchen, das Informationen kennzeichnet, auf die ich noch warten muss. Dieses Kontrollkästchen aktiviere ich, wenn ich die Informationen erhalten habe.
• Projekte: Eine grüne Sonne. Dieses Kennzeichen wird für alle Elemente verwendet, die als Projekt gelten.

Mithilfe von Notizkennzeichen können Sie Projekte und Aufgaben regelmäßig durchsehen. Obwohl ich alle Projekte übersichtlich in Seiten und Unterseiten organisiere, kann ich durch das Verwenden von Notizkennzeichen zusätzlich eine Notizkennzeichenzusammenfassung erstellen und eine Liste aller Projekte anzeigen. Das gleiche kann ich für Aufgaben durchführen. So kann ich das wöchentliche Durchsehen meiner Aufgaben im Handumdrehen erledigen. Mit einer Notizkennzeichenzusammenfassung können Sie schnell alle Aufgaben in einem Projekt, in einem Aufgabenbereich (Abschnitt) oder in mehreren Aufgabenbereichen (unterschiedlichen Abschnitten) ermitteln.

Verwenden von OneNote in Ihrem individuellen Arbeitsablauf

Ich habe hier nur eine von vielen Möglichkeiten beschrieben, wie Sie OneNote als Hilfe beim Umsetzen der Konzepte von David Allen verwenden können. Einer der großen Vorteile von OneNote ist, dass Sie es perfekt an Ihre Arbeitsweise anpassen können. Durch die Flexibilität, die Ihnen Abschnitte, Seiten, Unterseiten und Notizkennzeichen bieten, haben Sie eine Vielzahl von Möglichkeiten zum Organisieren Ihrer Aufgabenbereiche, Projekte und Aufgaben. Wenn das beschriebene System in Ihrer Situation nicht so gut geeignet ist, können Sie mit OneNote und David Allens Konzepten zur Produktivitätssteigerung experimentieren und ein eigenes System zum Arbeitsmanagement entwickeln. Dann können auch Sie mit OneNote Ihre Produktivität steigern und sich den Rest der Zeit den angenehmen Seiten des Lebens widmen!

Gareth Howell ist Program Manager in der Windows Media Foundation Technology-Gruppe bei Microsoft. Er beschäftigt sich in erster Linie mit den Audio- und Videofunktionen der nächsten Version von Microsoft Windows.

David Allen ist Autor und Entwickler von Programmen zur Produktivitätsoptimierung im Beruf. Mehr über The David Allen Company erfahren Sie unter http://www.davidco.com.