Von Frank Koch

Als Account Technology Specialist bei der Microsoft Corporation in der Schweiz berate ich Unternehmen bei der Implementierung von Microsoft-Lösungen, um Probleme in Geschäftsvorgängen zu lösen. Hierfür versuche ich, mir einen möglichst umfassenden Gesamtüberblick über die Geschäftsprozesse unserer Kunden zu verschaffen, um so den Technologiebedarf von Grund auf erfassen zu können.

Kürzlich erhielt ich die Möglichkeit, in einem großen internationalen Unternehmen einen Vorschlag zu präsentieren, der die Verwaltung der IT-Infrastruktur des Unternehmens verbessern sollte. Ich habe zwei Tage in dem Unternehmen verbracht, um die Implementierung von Microsoft Systems Management Server 2003 zu erörtern. SMS 2003 bietet eine skalierbare Architektur, mit der sämtliche Clients des Kunden weltweit unterstützt werden können. Zum Funktionsumfang zählen u. a. ein Bereitstellungstool für Microsoft-Updates, ein integriertes Bestands- und Webberichtstool sowie Remotesteuerungsfunktionen für den Helpdesk des Unternehmens.

Festlegen der Ziele

Ich wollte zwei Tage lang intensiv mit dem Kunden zusammenarbeiten. Im Zuge dieser Zusammenarbeit sollten Ideen darüber ausgetauscht werden, wie kritische Punkte im Geschäftsprozess gelöst werden sollen. Darüber hinaus sollten Listen wichtiger Kriterien erstellt, ein Brainstorming über das Erreichen wichtiger Ziele durchgeführt und Netzwerkkonfigurationen erarbeitet werden. Um die Anforderungen des Kunden erfassen und ihm die SMS 2003-Lösung erfolgreich vermitteln zu können, musste meine Präsentation die folgenden drei Voraussetzungen erfüllen:

• Bereitstellen sämtlicher Informationen
• Ermöglichen von Diskussionen und Zusammenarbeit ohne großen Aufwand
• Schnelles Bereitstellen der besprochenen Themen und der erstellten Materialien nach der Besprechung in Form von Besprechungsnotizen

Und nicht zuletzt hatte ich auch ein persönliches Motiv: Der Sitz des Unternehmens, das ich besuchen wollte, befindet sich in Genf. Dies ist nur zwei Stunden mit dem Zug von meinem Zuhause entfernt. Ich wollte am Ende einer langen Pendelfahrt nach Hause kommen und den Abend mit meiner Frau verbringen, anstatt aus Notizen E-Mail-Nachrichten über den Projektstatus verfassen zu müssen. Hierfür benötigte ich das am besten für Kommunikation und Zusammenarbeit geeignete Tool, das mir zur Verfügung stand: OneNote.

Ich habe OneNote zuvor bereits verwendet, um Notizen in Besprechungen aufzuzeichnen, diese dann an meinem Schreibtisch noch einmal durchzugehen und sie mit relevanten Informationen aus dem Internet oder Intranet zu vervollständigen. Darüber hinaus habe ich auch schon Microsoft Office Outlook 2003 in Verbindung mit OneNote verwendet, um Einzelheiten aus der Besprechung in mein Notizbuch zu kopieren und Outlook-Aufgaben aus den in der Besprechung formulierten Vorhaben zu erstellen. Und nicht zuletzt habe ich auch schon einmal Notizen und Audioaufzeichnungen von meinem Windows Mobile-basierten Pocket PC und Smartphone in OneNote übertragen, so dass ich jederzeit und unabhängig davon, wo ich mich befand, mit meinen Aufgaben auf dem Laufenden sein konnte, sogar im Zug auf dem Weg zu Kunden. In einer Besprechung hatte OneNote bisher jedoch noch nicht eingesetzt. Doch nun bot sich mir die Gelegenheit. Ich beabsichtigte, OneNote auf meinem Tablet PC zu verwenden, den ich an einen Overheadprojektor anschließen wollte.

Vorbereiten der Besprechung mithilfe von OneNote

Die Vorbereitungen für die Besprechung haben mich kaum Zeit gekostet. Folgende Schritte waren notwendig:

1. Ich habe einen neuen Abschnitt erstellt und ihn mit dem Namen des Kunden beschriftet.
2. Ich habe die Website des Kunden besucht, einen Bildschirmausschnitt der „Über uns“-Informationen erstellt und diesen dann auf der ersten Seite des Abschnitts eingefügt, um einen Überblick über das Unternehmen bieten zu können.
3. Ich habe, ebenfalls auf der ersten Seite des Abschnitts, die Einzelheiten der Besprechung aus Outlook eingefügt.
4. Ich habe ein Diagramm des Netzwerks, das der Kunde mir in einem Microsoft Word-Dokument gesendet hat, als Bild auf einer neuen Seite des Abschnitts eingefügt.

In der folgenden Abbildung sehen Sie den Abschnitt in meinem Notizbuch, den ich zur Vorbereitung der Besprechung verwendet habe. Der Name des Kunden wurde aus Vertraulichkeitsgründen geändert.

Diese vier Schritte führe ich nun zur Vorbereitung all meiner Besprechungen durch. Durch diesen Vorgang erfasse ich alle erforderlichen Informationen an einer Stelle in OneNote, sodass ich in einer Besprechung problemlos darauf zugreifen kann. Ich habe die Informationen immer zur Hand und es ist dennoch kein Problem, etwas hinzuzufügen, zu verschieben, zu ändern und neu anzuordnen.

Bereitstellen von Ideen zum Netzwerkentwurf mithilfe von OneNote

Im Besprechungsraum habe ich nach der Vorstellung der Teilnehmer meinen Tablet PC an den Overheadprojektor angeschlossen und OneNote gestartet. Zunächst begegnete ich der bei der Einführung einer neuen Software üblichen ablehnenden Haltung. Im Verlauf der Besprechung stellte ich jedoch fest, dass mit jeder Seite, die mit Notizen über die Netzwerkumgebung des Unternehmens sowie den Zielen des Projekts gefüllt wurde, die Akzeptanz und das Verständnis von OneNote sehr schnell stieg.

Während wir Netzwerkkonzepte erörterten, stellte ich die Ideen in OneNote grafisch dar. Und als ich dann meinen Tablet PC an andere in der Besprechungsrunde weitergab, die den Diagrammen ebenfalls ihre Ideen hinzufügen wollten, avancierte OneNote schnell zum Highlight der Besprechung. Wenn den Teilnehmern selbst auch OneNote zur Verfügung gestanden hätte, hätten wir das Ganze in einer Freigabesitzung ausführen können, ohne die Hardware im gesamten Raum herumreichen zu müssen. So entstand jedoch auch ein aufgelockertes und kollegiales Umfeld, und fast jeder im Raum hatte Gelegenheit, praktische Erfahrungen mit OneNote zu sammeln.

Wenn Ideen für das Erstellen eines Verwaltungsvorschlags für ein System diskutiert werden, ändern sich die Kriterien ständig. Dies wiederum zieht viele Änderungen des Netzwerkschemas nach sich. Normalerweise erfolgt der ganze Vorgang auf dem Papier. Das bedeutet, dass entweder jedes Mal, wenn Serverobjekte oder Bandbreitenverbindungen verschoben werden müssen, mit einer leeren Seite begonnen wird, oder dass Dinge durchgestrichen und wiederholt umgeschrieben werden. Das Ergebnis ist ein kaum mehr leserliches Durcheinander. Außerdem kann es beim Erstellen eines komplexen Netzes von Systemkomponenten und -verbindungen schnell einmal passieren, dass der Platz auf dem Papier nicht ausreicht. Dann wird ein neues Blatt angefangen und später müssen Diagramme, die sich über mehrere Seiten erstrecken, so zusammengefügt werden, dass sie auch zusammenpassen.

Mit OneNote habe ich diesen Entwurfsprozess ganz anders erlebt. Ich habe zunächst den aktuellen Netzwerkaufbau des Unternehmens auf einer Seite in OneNote grafisch dargestellt. Als Bezugsquelle hierfür verwendete ich das Bild, das ich vor der Besprechung auf einer Seite eingefügt hatte. Da Kunst nun nicht zu meinen Stärken zählt, die Besprechungsteilnehmer die Darstellung der Netzwerkkomponenten aber trotzdem erkennen sollten, habe ich zum Darstellen der Server, Firewalls usw. Shapes aus Microsoft Office Visio 2003 auf die OneNote-Seite gezogen.

Nachdem ich die Abbildung des aktuellen Netzwerks erstellt hatte, kopierte ich diese und fügte sie auf einer neuen Seite in OneNote ein. Dann nahmen wir die gewünschten Änderungen an der Konfiguration vor. Um Serverobjekte zu verschieben, zogen wir sie einfach mithilfe des Stiftes. Zum Vergrößern oder Verkleinern der Bandbreitenverbindungen verwendeten wir ebenfalls den Stift, um die Linienverbindungen zwischen den Serverobjekten anzupassen. Und wenn wir mehr Platz benötigten, haben wir einfach auf der OneNote-Seite Platz hinzugefügt, ohne dass wir unsere Ideen auf eine neue Seite übertragen und die Verbindungen anpassen mussten.

Bei jedem neuen Entwurf erstellte ich eine weitere Kopie des ursprünglichen Entwurfs und fügte ihn auf einer neuen Seite ein, um dann mit den Änderungen des Entwurfs fortzufahren. Insgesamt haben wir etwa 30 Notizbuchseiten mit potenziellen Entwurfsimplementationen, Kriterienlisten und Beschreibungen zu den Auswirkungen der Lösung auf die aktuelle IT-Umgebung des Kunden gefüllt. Das Angenehme bei diesem Prozess war, dass wir schnell auf einen der vielen Entwürfe Bezug nehmen konnten, indem wir den Mauszeiger über die Seitenregister in meinem Notizbuch bewegten. Daraufhin wurde der jeweilige Entwurf vom Overheadprojektor auf die Leinwand projiziert. In der folgenden Abbildung wird nur ein Beispiel der vielen von uns erstellten Entwürfe gezeigt.

Bereitstellen der Informationen nach der Besprechung

Das Bereitstellen der Notizen aus der Besprechung war fast genauso einfach wie die Vorbereitung. Während ich am Abend mit dem Zug nach Hause fuhr, habe ich die Entwürfe eines Tages noch einmal durchgesehen. Dabei habe ich Kommentare auf den Seiten hinzugefügt, auf denen ich wichtige Kriterien hervorheben wollte, die uns unserem endgültigen Vorschlag näher bringen würden. Zuhause habe ich die OneNote-Datei (.one) zur Überprüfung direkt an meine Kollegen bei Microsoft gesendet, da diese später mit dem Kunden an der Implementierung arbeiten würden. Nachdem ich ihr Feedback erhalten hatte, habe ich die aktualisierten Notizen an die Teammitglieder gesendet, die in der Besprechung anwesend waren. Obwohl sie kein OneNote verwendeten, konnte ich ihnen die Besprechungsnotizen bereitstellen. Hierzu habe ich die Notizen im HTML-Format veröffentlicht. Auf diese Weise konnten die Besprechungsteilnehmer die Notizen in Form einer E-Mail oder Webseite lesen.

Abschließende Bemerkung

Nach zwei Tagen mit OneNote hatte ich das Gefühl, dass ich weit mehr erreicht habe, als ich mir ursprünglich vorgenommen hatte. Ich habe unserem Kunden nicht nur beim Erstellen eines realisierbaren Schemas für die Neuausrichtung des Netzwerkes mithilfe einer Systems Management Server 2003-Implementierung geholfen, sondern ich hatte sie ganz nebenbei auch mit einem neuen Produkt (OneNote!) bekannt gemacht. Der Kunde denkt nun darüber nach, dieses Tool für die produktive Zusammenarbeit in Besprechungen anstelle des überholten Systems mit Papier und Stift zu verwenden. Und ich selbst habe dank OneNote ein weiteres Mal meine eigene Produktivität und meine Fertigkeiten bei der Zusammenarbeit um ein Vielfaches verbessert. Am wichtigsten für mich ist jedoch Folgendes: Aufgrund dieser Erfahrung habe ich festgestellt, dass die Leistungsfähigkeit von OneNote weit über seinen Ruf als Tool zum Erhöhen der persönlichen Produktivität hinaus reicht. Ich habe selbst erlebt, wie OneNote, wenn es von Kollegen im Unternehmensumfeld eingesetzt wird, die Zusammenarbeit im Team zum Erreichen gemeinsamer Ziele fördern kann.

Frank Koch ist ein Microsoft Account Technology Specialist und arbeitet zurzeit bei der Schweizer Bundesregierung auf dem Gebiet der Operations- und Systemverwaltung.