Anwendbar unter
Microsoft Office OneNote® 2003 Service Pack 1

Von Paul Ford

Als ich das erste Mal mit OneNote konfrontiert wurde, wusste ich zunächst nichts damit anzufangen. Die vergangenen acht Jahre war ich als Texter und Website-Entwickler tätig (bzw. als sogenannter Informationsarchitekt), und ich hatte mir den Titel eines Microsoft Office Word-Veteranen redlich verdient. So konnte ich nicht einsehen, dass ich ein weiteres Softwaretool für hierarchische Gliederungen benötigen sollte.

Natürlich gibt es häufig Situationen, in denen eine Hierarchie weniger wünschenswert ist, insbesondere am Beginn von Projekten. Zu diesem Zeitpunkt will ich meine Kreativität ausleben, einfach meine Gedanken niederschreiben und mich noch nicht darum kümmern, ob sie in das große Ganze passen. Früher nahm ich dazu einen guten alten Notizblock zur Hand.

OneNote hat mich jedoch dazu gebracht, meine Meinung noch einmal zu überdenken. Keine Software zuvor kam der Flexibilität und Schlichtheit eines Bleistifts und eines Zettels so nahe. Im Gegensatz zu vielen anderen Anwendungen ist OneNote nicht in erster Linie dokumentorientiert. Obwohl eine hierarchische Organisation durchaus unterstützt wird, wird das Konzept des „Dokuments“ beiseite geschoben und durch das Konzept des Notizblocks ersetzt (und das sogar mit der Möglichkeit der blauroten Linien eines klassischen Schreibblocks!).

 Hinweis   Einige der Funktionen sind nur verfügbar, wenn Sie Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1 installiert haben. Informationen zum Service Pack und zur Vorgehensweise beim herunterladen finden Sie unter Service Pack-Features in OneNote 2003.

Wie bei einem normalen Schreibblock kann ich in OneNote an einer beliebigen Stelle auf der Seite meine Gedanken notieren. Doch im Unterschied dazu kann ich meine Notizen sortieren, strukturieren und als Grundlage für traditionellere Dokumente nutzen (die Art von Dokumenten, die ich für gewöhnlich in Word erstelle). In OneNote kann ich alles schriftlich, grafisch oder als Audioaufzeichnung oder Skizze festhalten, ohne dass ich mir Sorgen um die Einordnung meiner Ideen in das Projekt machen muss.

Durch diese Vielseitigkeit von OneNote kann ich mich besser darauf konzentrieren, was der Kunde wirklich im Sinn hat, bevor ich mich mit dem Endprodukt und den Entwicklungsabläufen befasse. Dadurch kann ich auch in der Brainstormingphase flexibel bleiben, weil ich nicht gezwungen bin, meine Gedanken bereits in eine feste Ordnung zu bringen oder gar hierarchisch zu denken. Da ich in meinem Job auf einen unverstellten Blick angewiesen bin, um meinen Kunden einen echten Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, nützt mir alles, was meine Gedanken in neue und unerwartete Richtungen lenkt.

Brainstorming mit OneNote

Ich habe festgestellt, dass OneNote besonders nützlich ist, wenn ich verschiedenste Gedanken während einer Brainstormingsitzung schnell festhalten möchte. Anschließend kann ich sie in eine Gliederung bringen, die ich an Word senden kann, um daraus komplexere Dokumente wie Angebote, Funktionsspezifikationen, Druckvorlagen oder Ergebnisse zu erstellen.

Erstellen schneller Zusammenfassungen mit Notizkennzeichen

Kürzlich hatte ich ein Treffen mit der IT-Abteilung eines großen Finanzdienstleisters, der seine aktuelle Website benutzerfreundlicher gestalten wollte. Während der Besprechung machte ich mir in OneNote Notizen.

Vor der Besprechung hatte ich meine OneNote-Notizkennzeichen angepasst und zu den vordefinierten Kennzeichen einige eigene hinzugefügt, u. a. „Webseiten“, „Datenbankgesicherte Webseite“, „Webseitenelement“ und „Webnavigation“. Beim Erstellen eigener Notizkennzeichen konnte ich diesen spezielle Symbole zuweisen. Beispielsweise habe ich das Haussymbol für „Webseiten“ und einen Stern für „Webnavigation“ verwendet. Wenn während der Besprechung ein neues Websiteelement angesprochen wurde, machte ich mir eine Notiz und fügte das entsprechende Kennzeichen hinzu.

Um das Vertrauen meines Kunden nicht zu erschüttern, durfte ich ihm natürlich meine tatsächlichen Notizen aus der Besprechung nicht zeigen. Ihnen kann ich jedoch eine ungefähre Vorstellung vermitteln.

Ein ziemliches Durcheinander, ich weiß. Aber ich machte eine interessante Feststellung: Ich öffnete den Aufgabenbereich Notizkennzeichenzusammenfassung und erstellte eine Zusammenfassungsseite des aktuellen Abschnitts meiner Notizen. OneNote sortierte meine gekennzeichneten Punkte automatisch in einer klassischen Gliederungsansicht und platzierte diese auf einer Seite im gleichen Abschnitt meines Notizbuchs.

Im Anschluss an die Besprechung kehrte ich zurück in mein Büro, setzte mich an den Computer und schob einige Elemente mit der Maus hin und her, sendete das Ergebnis aus OneNote direkt in ein Word-Dokument, das als endgültiger Vorschlag dienen sollte, und fügte meine Kommentare hinzu. Innerhalb kurzer Zeit verfügte ich über eine brillante Gliederung, die meinen Kunden genau verdeutlichte, welche Funktionen für Webseiten wir erstellen müssten und was sich auf den einzelnen Seiten befinden würde. Mit OneNote konnte ich im Handumdrehen alles Gesagte niederschreiben und die Informationen sofort in eine Gliederung bringen, mit der ich arbeiten konnte.

Für mich stellt die Fähigkeit von OneNote, aus flüchtig hingeworfenen, unsortierten Notizen in so kurzer Zeit eine strukturierte Gliederung zu erstellen die vielleicht nützlichste Funktion des Programms dar. Immer wenn ich diese Funktion verwende, spare ich eine Stunde – Zeit, die ich früher damit zubrachte, Notizen aus dem Schreibblock in ein Word-Dokument zu übertragen und die Mitschriften dann mittels Ausschneiden und Einfügen in die logischste Gedankenfolge zu bringen. Nun wird diese Arbeit zu 80 Prozent durch die Notizkennzeichenzusammenfassungen für mich erledigt.

Weitere Möglichkeiten zum Erfassen und Übermitteln von Projektinformationen

Dank OneNote behalte ich auch den Überblick über die Leute, die ich in Besprechungen treffe, sowie über die Einzelheiten der einzelnen Besprechungen. Aufgrund der konsequenten Integration mit Microsoft Office Outlook® 2003 kann ich Outlook-Kontakte aus den Informationen erstellen, die ich auf einer Seite in OneNote eingegeben habe. Dasselbe ist möglich, wenn ich ein Meeting mit einem Kunden ansetze: Eingabe der Details in OneNote und Erstellen eines Outlook-Termins aus diesen Daten. Auch der umgekehrte Vorgang ist möglich, d. h. die Details des Outlook-Termins, beispielsweise die Tagesordnung und die Namen der Teilnehmer, können in OneNote eingefügt werden, sodass mir die Angaben während des Meetings ständig zur Verfügung stehen.

Der gewaltige Vorteil der Kontakt- und Besprechungsinformationen in OneNote gegenüber meinem gelben Notizblock oder der Rückseite einer Visitenkarte besteht darin, dass ich auch später auf einfache Weise mein OneNote-Notizbuch nach dem Namen einer Person oder den Details einer Besprechung durchsuchen kann.

Weitere Möglichkeiten zum Erfassen und Übermitteln von Projektinformationen

Ich habe mit OneNote auch in anderer Hinsicht beim Notieren von Daten in Kundenbesprechungen ein wenig herumexperimentiert. Unter anderem habe ich Mitschriften von Telefongesprächen des Kunden in OneNote angefertigt, in OneNote Skizzen gemacht, Notizbuchseiten ausgedruckt, um sie anderen zugänglich zu machen, und Notizen von einem Pocket PC mithilfe von OneNote kopiert.

Um Telefongespräche mithilfe von OneNote-Audio mitschneiden zu können, erwarb ich ein kleines Gerät im Fachhandel. An einem Ende des Geräts befindet sich eine Telefonbuchse, an die das Telefon angeschlossen wird. Am anderen Ende befindet sich ein Mikrofonausgang, der direkt an die Mikrofonbuchse des Computers angeschlossen wird. Mit diesem Gerät kann ich nun ganze Telefongespräche aufzeichnen, während ich mir meine Notizen mache. Später kann ich die eingegebenen Notizen als Referenz verwenden, um zu einem bestimmten Punkt im Gespräch zu springen und den genauen Wortlaut abzuhören. (Beachten Sie, dass Sie beim Mitschneiden von Telefongesprächen gesetzlich verpflichtet sind, den Gesprächsteilnehmer auf die Aufzeichnung aufmerksam zu machen!)

In direkten Gesprächen mit Kunden kann ich ein externes Mikrofon verwenden, das an die Mikrofonbuchse meines Laptops angeschlossen wird. (Einige Laptops und Tablet PCs verfügen über eingebaute Mikrofone, die auf dieselbe Weise verwendet werden können.)

Auch wenn ich keinen Tablet PC besitze, finde ich das Skizzieren mit OneNote extrem praktisch. Zum Zeichnen kann ich das Touchpad meines Laptops oder ein Stifteingabegerät verwenden. Beispielsweise kann ich ein Raster für die gewünschten Inhalte einer Website anlegen oder Diagramme entwerfen, die Prozesse veranschaulichen.

Die Druckausgabe von OneNote kann sich durchaus sehen lassen. Ausdrucke können anderen Teammitgliedern leicht zugänglich gemacht werden. Skizzen werden in einem Vektorformat gespeichert, d. h., sie sind hervorragend skaliert, ohne dass einzelne Pixel sichtbar sind. Dies verbessert die Qualität von Ausdrucken erheblich.

Schließlich können Sie mit einem Pocket PC die darauf erstellten Notizen in OneNote übertragen. Wenn Sie Ihren Pocket PC an den Computer anschließen, werden die Notizen automatisch in den Abschnitt für Pocket PC-Notizen im Notizbuch kopiert. Das Aufzeichnen von Notizen auf einem Pocket PC und ihre anschließende Übertragung in OneNote empfiehlt sich vor allem für Kurzbesprechungen, wenn Ihnen kein Computer zur Verfügung steht, zum Erstellen von Aufgabenlisten und spontanes Brainstorming, in meinem Fall z. B. in der U-Bahn auf dem Weg zur Arbeit!

Zusammenfassung

OneNote bietet drei entscheidende Vorteile:

• Spontaneität beim Aufzeichnen und Ordnen von Ideen und Notizen
• Vielfältige Möglichkeiten beim Neuanordnen von Notizen und Ideen
• Möglichkeit des Einsatzes verschiedener Medien

OneNote steigert die Produktivität meiner Besprechungen, da ich problemlos eine Vielzahl von besprochenen Einzelheiten erfassen kann, egal ob dies über Text, Skizzen oder Audioaufzeichnungen erfolgt. Da ich direkt vor Ort beim Kunden arbeite, schätze ich vor allem die Flexibilität von OneNote und die damit verbundene Zeitersparnis, da ich keine Notizen mehr von Papier übertragen muss. Dies kommt auch meinen Kunden zugute, da ich ihren Problemen durch die Entlastung meiner Person und meines Terminkalenders mehr Aufmerksamkeit und Zeit widmen kann. OneNote schließt die Kluft zwischen der Brainstormingphase und der Gliederungs- und Planungsphase und stellt zudem ein benutzerfreundliches Tool dar, das es ermöglicht, komplexe Gedankengänge und Notizen auf verschiedene Weise zu gliedern.

Meiner Meinung nach ist OneNote ein vollständiger Ersatz für den bewährten Notizblock. OneNote ist ebenso leicht zugänglich und durchzublättern, bietet jedoch gleichzeitig den unschätzbaren Vorteil, dass Notizen nahtlos und beliebig oft in anderen Programmen wiederverwendet werden können. Der Verzicht auf mein treues Notizbuch ist keine leichtsinnig getroffene Entscheidung. Ich habe jedoch festgestellt, dass ich bei Besprechungen zwar stets einen leeren Schreibblock bei mir führe, dieser aber in meiner Tasche bleibt, da ich meine Gedanken (geordnet und ungeordnet) in OneNote festhalte.

Paul Ford arbeitet als Autor, Informationsarchitekt und Programmierer in Brooklyn, New York. Sie können ihn unter http://www.copywire.com kontaktieren. Gelegentlich ist er als Kommentator in „All Things Considered“ auf NPR zu hören.