"In meinem Arbeitsbereich hat Effizienz oberste Priorität: Je weniger Energie ich auf das Organisieren von Rohdaten verwende, umso mehr kann ich mich darauf konzentrieren, mit diesen Daten zu arbeiten. OneNote ist die Organisations- und Zusammenarbeitslösung, von der ich schon seit Jahren geträumt habe."

Karl Buhl leitet die A.Datum AG, eine Consultiggruppe für Produktentwicklung aus Stuttgart. Wie viele andere in dem kleinen Unternehmen erfüllt er mehrere Funktionen, u. a. Programm-Manager, Kundenbetreuer, Manager für Informationssysteme und Entwicklungsingenieur.

Vor der Einführung von Microsoft Office OneNote 2003 verwendeten Herr Buhl und seine Kollegen Microsoft Outlook®, um Termine zu planen, zu kommunizieren und den Aufgabenstatus zu überwachen – und sie notierten viele Dinge auf Zetteln. Das Übertragen dieser Notizen in Dokumente oder E-Mail-Nachrichten kostete Zeit, die sie nicht hatten.

Wichtige Details und Plänen zu Projekten aus Kundenbesprechungen wurden ebenfalls auf Papier festgehalten. Wenn die Zeit es zuließ, wurden die Notizen abgetippt und in Aktenordnern oder in Ordnern auf den Computern der Mitarbeiter archiviert. Das Abschreiben und Organisieren dieser Notizen war sehr zeitaufwändig – und Zeit war in der Firma Mangelware. Wenn jedoch keiner diese Verwaltungsaufgaben übernahm, konnte nicht garantiert werden, dass wichtige Informationen in einem Format erfasst und gespeichert wurden, das alle gemeinsam verwenden konnten.

Karl Buhl war der Ansicht, dass in seinem Unternehmen eine effizientere Methode nötig war, um Entwicklungsprojekte für Kunden zu organisieren und zu verfolgen und Ideen teamübergreifend zu nutzen. Sie benötigten ein Softwareprogramm mit einer flexiblen Arbeitsumgebung, das gleichzeitig über die Organisations- und Zusammenarbeitsaspekte von Microsoft Office Outlook® 2003 und Microsoft Office Word 2003 verfügte. Dabei sollte die Kreativität allerdings nicht gehemmt werden.

Dann entdeckte Herr Buhl die Möglichkeiten von OneNote. Seit dem ersten Einsatz des Programms sind seine Notizen besser gegliedert und effizienter. Mit OneNote konnte er alle Projektplanungsaufgaben und -aktivitäten leicht zusammenführen. Heute ist OneNote für Herrn Buhl ein unersetzlicher Informationsspeicher bei der Projekt- und Personalplanung und bei der Leitung des kleinen Unternehmens. Auch einige seiner Kollegen verwenden bereits OneNote.

Projektorganisation und Unternehmensführung mit OneNote

Für einen Ingenieur und Berater wie Karl Buhl ist es eines der wichtigsten Unternehmensziele, kreative Lösungen für seine Kunden zu entwickeln. Dazu muss er Details und konkrete Vorhaben aus Besprechungen an die verantwortlichen Personen in seinem Unternehmen strukturiert und pünktlich weitergeben. Hierfür verwendet Herr Buhl nun OneNote, um sich Notizen bei der Projektplanung zu machen und Probleme im Zusammenhang mit der Unternehmensentwicklung oder dem Betrieb zu lösen, wenn er sich mit Kunden, Entwicklungsteams oder dem Management der A.Datum AG trifft. Da er schnell auf alle wichtigen Informationen zugreifen kann, können Vorhaben leicht den Teammitgliedern mitgeteilt und Notizen über E-Mail weitergeleitet werden. Betrachten wir nun genauer, wie Herr Buhl sein Notizbuch organisiert, Informationen erfasst und diese Informationen gemeinsam mit anderen nutzt.

Organisation: Von der Wissensdatenbank bis zur Einkaufsliste

Karl Buhls Notizbuch besteht aus Ordnern und Abschnitten zu bestimmten Themen, in denen er Notizen zu allen Projektbesprechungen mit Kunden und/oder Teammitgliedern sammelt. So werden alle Geschäftsvorgänge automatisch chronologisch geordnet. Mithilfe der Suchfunktion in OneNote kann er schnell auf Probleme reagieren. Mit den senkrecht angeordneten Seitenregistern und den oben waagerecht angeordneten Ordner- und Abschnittsregistern kann er leicht zwischen Projekten, Kunden, Besprechungen und speziellen Problemen navigieren.

Die Abschnitte und Ordner in Herrn Buhls Notizbuch reichen von einer allgemeinen Wissensdatenbank bis zur Haushaltsorganisation – es ist sogar ein Bereich für Einkaufszettel vorhanden. Für einen Ingenieur wie Herrn Buhl sind die technischen und organisatorischen Informationen sehr wichtig, die er während seines Berufslebens gesammelt hat. Daher hat Herr Buhl einen Ordner mit dem Titel "Wissensdatenbank" angelegt. Hier speichert er alle Informationen, die nicht projektspezifisch sind, aber bei der Entwicklung einer Reihe von Projekten nützlich sein können. In der folgenden Abbildung wird gezeigt, wie Karl Buhls Wissensdatenbank organisiert ist.

Im Gegensatz zu einem Notizbuch aus Papier oder einem Dateisystem kann Karl Buhls Wissensdatenbank leicht durchsucht werden. Er muss sich nur an ein Wort des gesuchten Konzepts erinnern und dieses mithilfe der Schlüsselwortsuche in OneNote suchen. Sofort werden alle Seiten angezeigt, die dieses Wort enthalten.

Weitere Ordner in Karl Buhls OneNote-Notizbuch:

• Besprechungen:  Dieser Ordner enthält mehrere Abschnitte für unterschiedliche Arten von internen Besprechungen, z. B. zur Geschäftsentwicklung und zu Strategien.
• Projektmanagement:  Dieser Ordner enthält einen Abschnitt für jeden Kunden. Notizen aus Besprechungen mit dem jeweiligen Kunden oder mit den Entwicklungsteams werden in diesen Abschnitten gespeichert.
• Privat:  Dieser Ordner enthält Abschnitte für private Vorhaben und Einkaufslisten.
• Randnotizen:  Dies ist der OneNote-Standardabschnitt für Randnotizen, in dem Karl Buhl Notizen speichert, die er bei Internetrecherchen oder in anderen Situationen macht, wenn er schnell Informationen aufzeichnen, sie jedoch erst später ins Notizbuch einordnen möchte.

Aufzeichnen von Notizen in einer Vielzahl von Formaten

OneNote bietet die Flexibilität, die Karl Buhl und andere Ingenieure bei Brainstormings benötigen. In OneNote können sie Ideen als Freihandskizzen, Blockdiagramme, handschriftliche Notizen und Mindmapdiagramme aufzeichnen. Die Abbildung unten stellt ein Blockdiagramm aus Herrn Buhls Notizbuch dar.

Skizzen und Notizen in Ringbüchern, auf Notizzetteln, Whiteboards oder gar Haftnotizen können nur schwer zentralisiert und für andere verfügbar gemacht werden, und sie gehen oft leicht verloren. Mithilfe der OneNote-Funktionen für Zeichnungen und Handschrift können Ingenieure mit Stifteingabegeräten oder Tablet PCs ihre Notizen so machen, wie es ihrer Denkweise entspricht, und die Aufzeichnungen an einem zentralen Ort speichern. So können Notizen aus Brainstormings und Projektplanungsnotizen leicht durchsucht und gemeinsam genutzt werden.

Gemeinsame Nutzung von Informationen mit OneNote und Outlook

Da OneNote und Microsoft Office Outlook 2003 so eng miteinander verzahnt sind, hält Karl Buhl immer beide Programme gleichzeitig geöffnet. Sie sind inzwischen seine wichtigsten Hilfsmittel geworden. Er verwendet OneNote als Journal, in dem er alle technischen Notizen – z. B. Konzeptskizzen, schematische Darstellungen, mechanische Operationen und Flussdiagramme zu Softwareprozessen – und auch Notizen zu Verwaltungsaufgaben speichert, z. B. Details zur Projektplanung und zu Ressourcenzuweisungen.

Er markiert die Elemente mit Notizkennzeichen, die für ihn oder andere Teammitglieder besonders wichtig sind oder mit denen sie sich später genauer befassen müssen. Mithilfe der Notizkennzeichenzusammenfassung kann er leicht eine Liste von zu erledigenden Aufgaben für sich selbst und seine Kollegen anzeigen. Anschließend kann er anhand dieser Elemente Aufgaben in Outlook 2003 erstellen und an die jeweiligen Mitarbeiter senden oder für sich selbst speichern. In den folgenden Abbildungen sehen Sie, wie Karl Buhls Aufgaben angezeigt werden, nachdem sie mit Notizkennzeichen in OneNote gekennzeichnet wurden und nachdem sie in den Aufgabenordner von Outlook übernommen wurden.

Fördern der unternehmensweiten Zusammenarbeit

Karl Buhl hat erfahren, wie mit OneNote die gemeinsame Nutzung von Informationen in seinem Unternehmen verbessert werden kann. Vorher musste er akzeptieren, dass wichtige und innovative Informationen auf Papier möglicherweise nie für Projekte genutzt werden konnten. Jetzt haben die Teammitglieder begonnen, OneNote als Arbeitsjournal, für Protokolle, als Notizbuch und als Ideenspeicher zu verwenden. Sie tauschen Informationen als OneNote-Dateien über E-Mail oder freigegebene Netzwerkordner aus. Wichtige Informationen können mit OneNote viel leichter im Unternehmen verbreitet werden, und Herr Buhl sieht mit Freude dem Tag entgegen, an dem alle in seinem Unternehmen die Software verwenden.

Obwohl Herr Buhl immer noch viele unterschiedliche Funktionen erfüllt, ist seine Arbeit durch OneNote effektiver geworden, und der Informationsfluss im Unternehmen wurde verbessert. OneNote bietet Ingenieuren die Möglichkeit zum Brainstorming, ohne dass Notizen auf Papier gesammelt, abgeschrieben und geordnet werden müssen. Die teaminterne und teamübergreifende Kommunikation ist durch den Austausch von OneNote-Dateien effizienter geworden, und die Zusammenarbeit ist so einfach wie nie zuvor. Durch OneNote haben Karl Buhl und einige seiner Kollegen nun mehr Zeit zum Entwickeln von innovativen Lösungen für ihre Kunden, und Herr Buhl kann sicher sein, dass Informationen, die das Unternehmen weiter bringen, nun auch verwendet werden.

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