Von Thomas Wenzl

Ich bin IT-Berater und begeistert von Software und Webtechnologien im Allgemeinen. Daher arbeite ich an einer Vielzahl von unterschiedlichen anwendungs- und webbasierten Projekten. Das Feature für Notizkennzeichen in OneNote ist einer der Gründe, weshalb ich meine Arbeit mithilfe dieses neuen Programms organisiere. Durch die Notizkennzeichen habe ich die Möglichkeit, bestimmte Informationen in meinen Notizen später auf unterschiedliche Arten schnell und einfach zu finden.

Anpassen von Kennzeichen an spezifische Anforderungen

In OneNote gibt es eine Reihe von Notizkennzeichen, von denen einige vordefiniert sind. Sie können diese Notizkennzeichen anpassen, d. h., Sie können bei jedem Kennzeichen das Symbol, den Namen sowie die Hervorhebung und Farbe des Textes ändern, um es an Ihre Anforderungen anzupassen. Wenn ich meinen Notizen Kennzeichen hinzufüge, kann ich auf diese Weise wichtige Elemente schneller finden. Durch die Möglichkeit, eigene Notizkennzeichen zu erstellen, habe ich eine größere Flexibilität und kann die Aufgaben und Probleme in meinen Projekten besser überblicken. In OneNote kann ich für ein bestimmtes Projekt Notizkennzeichen anpassen, projektübergreifende Kennzeichen verwenden oder beides. In vielen meiner Projekte verwende ich dieselben Kennzeichen, z. B. ein Symbol mit einer Glühbirne, um Brainstormingnotizen zu kennzeichnen, ein rotes Ausrufezeichen für besonders wichtige Aufgaben oder Probleme, ein rotes Fähnchen für Programmfehler und einen Stern mit einem Kästchen für Vorschläge.

Ich habe vor kurzem die Funktionalität eines webbasierten Produkts getestet. Da mir bekannt war, dass bestimmte Softwarefehler an eine bestimmte Gruppe im Entwicklerteam weitergeleitet und dort korrigiert werden sollten, habe ich ein Kennzeichen nur für diese Gruppe erstellt. Wenn bei dem Projekt ein Problem auftrat, das diese Gruppe (in diesem Fall das Shop-Modul-Team) genauer untersuchen sollte, habe ich die entsprechende Notiz mit einem roten Fähnchen markiert. In der Abbildung können Sie die unterschiedlichen Notizkennzeichen für meine Projekte sehen.

Verwenden der Funktion für die Notizkennzeichenzusammenfassung

Wenn ich eine vollständige Liste der gekennzeichneten Notizen in einem bestimmten Projekt anzeigen möchte, verwende ich den Aufgabenbereich Notizkennzeichenzusammenfassung. Da sich die Notizkennzeichen auf unterschiedlichen Seiten und Unterseiten in den Notizen befinden, ist diese Funktion hilfreich, um sie an einem Ort zusammenzuführen. Ich kann mehrere Ebenen nach Notizkennzeichen durchsuchen, u. a. das gesamte Notizbuch, eine bestimmte Seite oder einen bestimmten Abschnitt. In der folgenden Abbildung wird das Ergebnis einer Zusammenfassung bei einem meiner Projekte dargestellt. Wichtige Notizen sind auf den ersten Blick erkennbar, z. B. Softwarefehler, Fragen, zu einem bestimmten Termin zu lösende Probleme, Fragen, für die andere Teams verantwortlich sind, notierte Vorschläge usw. Die Zusammenfassungsfunktion gruppiert die Notizkennzeichen nach Typen, sodass ich sie leicht erweitern und reduzieren und so bestimmte Gruppen anzeigen kann.

Erstellen einer Zusammenfassungsseite

Mithilfe der Funktion zur Notizkennzeichenzusammenfassung können alle Notizkennzeichen schnell an einem Ort angezeigt werden. Diese Liste der Kennzeichen kann dann durch das Erstellen einer Zusammenfassungsseite sogar in eine neue Seite im Notizbuch exportiert werden. Durch diese Möglichkeit kann die Produktivität erheblich gesteigert werden, da ich auf einer Seite in meinem Notizbuch Register für gekennzeichnete Elemente erstellen und die Liste einfach für andere Benutzer freigeben kann. Da ich z. B. ein bestimmtes Notizkennzeichen für das Shop-Modul-Team verwende, kann ich eine Zusammenfassungsseite nur für diese Kennzeichen erstellen, indem ich alle anderen Gruppierungen von Notizkennzeichen reduziere und dann eine Zusammenfassungsseite erstelle. Diese Seite kann ich dann per E-Mail als Aufgabenliste an das Team senden. Da ich häufig an mehreren Projekten gleichzeitig arbeite, kann es oft hilfreich sein, eigene Zusammenfassungsseiten für jedes Projekt zu erstellen (wenn Sie Ihre Projekte in Abschnitten organisieren, können Sie hierzu einfach eine Notizkennzeichenzusammenfassung für einen Abschnitt durchführen und dann aus den Ergebnissen eine Zusammenfassungsseite erstellen). So kann ich die Aufgaben für jedes Projekt separat überblicken.

Abschließende Bemerkung

Durch das Organisieren von benutzerdefinierten Notizkennzeichen kann ich wichtige Themen und Aufgaben in meinen Notizen auf einen Blick erkennen. Wenn ich meine Notizen bei der Arbeit kennzeichne und den einzelnen Kennzeichen Bedeutungen zuordne, kann ich später auf sie zurückgreifen und darauf reagieren. So wird die Qualität meiner Arbeit deutlich verbessert.

Thomas Wenzl ist ein Microsoft Office Outlook® MVP. Er lebt in Deutschland und arbeitet als Berater und Trainer für Microsoft-Produkte. Sie können unter thomas.wenzl@mvps.org Kontakt mit ihm aufnehmen.