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Von Matt Cannard

Möchten Sie nicht gern diese Notizzettel loswerden, die überall an Ihrem Monitor kleben? Haben Sie auch schlechte Erfahrungen mit der Weitergabe von handgeschriebenen Notizen in Ihrem Team gemacht? Leider steht Ihnen auch kein elektronisches Kopiergerät zur Verfügung, um Ihre handgeschriebenen Notizen zu fotokopieren, und Ihre Motivation, Ihre Notizen nach jeder Besprechung noch einmal abzutippen, ist bestenfalls gering. Wenn Sie wie ich an einer Vielzahl von Besprechungen teilnehmen, an einer Reihe von Projekten beteiligt sind und entsprechend viele Notizen aufzeichnen, kennen Sie wahrscheinlich alle diese Schwierigkeiten.

OneNote: Mein Leben als Berater vorher und nachher

Als Berater betrachte ich es als meine Hauptaufgabe, das Geschäftsergebnis meiner Kunden zu verbessern. Das heißt, dass ich meine Zeit nicht mit dem Abschreiben von Notizen verbringen kann, sondern für Aktivitäten aufwenden muss, die zu einem Wertzuwachs für den Kunden führen. Im Laufe der Zeit habe ich eine Reihe von Technologien zur elektronischen Erfassung von Notizen ausprobiert, aber keine war so flexibel wie die Verwendung von Papier und Kugelschreiber und erlaubte zudem die einfache Freigabe meiner Notizen für andere. Doch dann lernte ich OneNote kennen, das neue Programm zum Aufzeichnen von Notizen von Microsoft.

Vor OneNote zeichnete ich Informationen in einem herkömmlichen Notizbuch auf. Die Methode hatte den Vorteil, dass ich Diagramme erstellen und Notizen an jeder beliebigen Stelle auf der Seite aufzeichnen konnte. Der Nachteil dieser Methode war ihre Langsamkeit. Ich verbringe den größten Teil meiner Arbeitszeit am Computer und kann schneller am Computer schreiben als mit der Hand. Deshalb fand ich es außerordentlich ärgerlich, dass ich meine Fähigkeiten an der Tastatur nicht mit der Flexibilität kombinieren konnte, die Papier und Kugelschreiber boten.

Wenn ich meine handgeschriebenen Notizen weitergeben wollte, musste ich sie in ein elektronisches Dokument eingeben, was mich wertvolle Arbeitszeit kostete. Wenn ich immer auf dem neuesten Stand sein wollte, musste ich meine Notizen täglich überarbeiten und auf eine neue Seite schreiben, um nicht den Überblick über alle laufenden Aktionen zu verlieren, da täglich neue Einträge hinzukamen und ältere Einträge abgearbeitet wurden.

Vor kurzem habe ich Papier und Kugelschreiber beiseite gelegt und angefangen, mit OneNote zu arbeiten. Die Ergebnisse begeistern mich. OneNote ist nicht nur zu einem unverzichtbaren Bestandteil meiner täglichen Arbeit geworden, sondern auch mein Team verwendet es. Wir tauschen OneNote-Dateien (.one) im Rahmen unserer täglichen Kommunikation aus. Dabei sparen wir Zeit und erhöhen unsere Effektivität. Jetzt kann ich mehr Zeit mit der Verwirklichung unserer Geschäftsziele verbringen, und muss mich nicht laufend um die Weitergabe von Informationen kümmern.

Organisieren Ihrer Notizen

In mancher Hinsicht ist OneNote mit einem Notizbuch mit verschiedenen Abschnitten vergleichbar, in denen Informationen zu unterschiedlichen Themen aufgezeichnet werden. Der große Vorteil von OneNote besteht aber darin, dass die aufgezeichneten Informationen hierarchisch organisiert und anpassbar sind. Ordner, Abschnitte und Seiten können einfach hinzugefügt, umbenannt oder gelöscht werden. Jede Seite in diesen Ordnern und Abschnitten kann darüber hinaus durch Unterseiten ergänzt werden, auf denen zusätzliche Informationen zu einem bestimmten Thema oder zu einer bestimmten Besprechung aufgezeichnet werden können. Außerdem gibt es Navigationsoptionen, mit denen Sie die gesamte Organisationsstruktur von OneNote anzeigen und alle Abschnitte des Notizbuchs auf einen Blick betrachten können, anstatt die Seiten eines herkömmlichen Notizbuchs durchsuchen zu müssen.

Zusammenarbeit bei Besprechungen

OneNote ist ein optimales Hilfsmittel zur Vorbereitung von Besprechungen. Vor einer Besprechung zeichne ich die Tagesordnungspunkte auf einer OneNote-Seite auf und sende die Seite dann per E-Mail an die Besprechungsteilnehmer. Während der Besprechung kann ich die Tagesordnungspunkte mithilfe eines Overheadprojektors von meinem Laptop an eine Tafel projizieren. Außerdem kann ich handschriftlich oder über die Tastatur Notizen eingeben und Diagramme zeichnen, und die Teilnehmer haben die Möglichkeit, Anmerkungen zu den aufgezeichneten Informationen zu formulieren. Dass ich die Notizen am Ende der Besprechung nicht von der Tafel abschreiben muss, sondern einfach speichern kann, ist das Tüpfelchen auf dem i. Nach der Besprechung kann ich die Notizen per E-Mail an alle Teilnehmer senden, und die Teilnehmer können Ergänzungen, Anmerkungen oder neue Vorschläge senden.

OneNote verbessert somit die Zusammenarbeit in meinen Besprechungen und trägt zur Erhöhung der Effizienz meines Teams bei, da Hauptaspekte schnell erkannt und für künftige Zwecke archiviert werden können. Die folgende Abbildung enthält meine Notizen aus einer Abteilungssitzung. Sie können sehen, dass ich Notizkennzeichen verwendet habe, um meine Aufgaben und Prioritäten einfach zu organisieren. Im nächsten Abschnitt werde ich die Verwendung von Notizkennzeichen im Zusammenhang mit Microsoft Office Outlook® 2003 und die Übermittlung von Aufgaben an andere Personen erläutern.

Gemeinsame Nutzung von Notizen

OneNote vereinfacht nicht nur das Aufzeichnen von Notizen, sondern ermöglicht es auch, diese Notizen auf verschiedenste Arten gemeinsam mit anderen Personen zu nutzen. Dies umfasst das Veröffentlichen von Notizen an einem freigegebenen Speicherort im Netzwerk, z. B. eine Microsoft Windows® SharePoint™ Services-Website, und das Senden von Notizen als Anhang einer E-Mail-Nachricht.

Einer meiner Kunden verwendet z. B. eine SharePoint-Website für die Veröffentlichung und Überarbeitung seiner Dokumente. Dieses Verfahren eignet sich hervorragend für die Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen Personen. Sie können in OneNote aufgezeichnete Besprechungsnotizen veröffentlichen, und die SharePoint-Website bildet ein Archiv mit einfacher Handhabung, in dem Sie die Notizen überarbeiten können. Neben der Veröffentlichung von Notizen an einem freigegebenen Speicherort im Netzwerk gibt es auch die Möglichkeit, Notizen als Anhang einer E-Mail-Nachricht zu senden. Ich verwende Outlook zusammen mit Notizkennzeichen, um die Aufgaben in meinen Notizen zu verfolgen. Ich kennzeichne Notizen, die Aufgaben darstellen, mit einem entsprechenden Aufgabenkennzeichen, weise diese Aufgaben meinen Teammitgliedern zu und sende die gekennzeichneten Notizen als E-Mail-Nachricht an die jeweiligen Personen.

Tipp

Verwenden von Randnotizen

OneNote enthält ein Feature namens Randnotizen. Eine Randnotiz ist ein OneNote-Miniaturfenster, in das Sie bei der Arbeit in anderen Programmen schnell Notizen eingeben können.

Tipp

Ich verwende Randnotizen, um Ideen zu Aufgaben sofort zu notieren. Außerdem verschiebe ich Webadressen, Grafiken, Text und sogar Speicherorte von Dateien in meine Randnotizen. Mit anderen Worten verschiebe ich alle Elemente, die ich bei meiner Arbeit verfolgen möchte, in die Randnotizen. In der folgenden Abbildung ist eine Aufgabenliste dargestellt, die über einem Browserfenster angezeigt wird.

Wie Sie sehen, kann ich mit OneNote spontane Einfälle und Ideen festhalten, ohne meine Arbeit unterbrechen zu müssen. Das ist traumhaft für jemanden, der eine Vielzahl von Aufgaben gleichzeitig erledigen muss.

Abschließende Bemerkung

OneNote ist ein hervorragendes Tool zum Aufzeichnen, Organisieren und gemeinsamen Verwenden von Besprechungsnotizen. Mit OneNote kann ich meine Arbeitszeit daher effektiver nutzen. Da alle Informationen, die ich in Besprechungen aufzeichne, problemlos verfügbar sind, kann ich bessere Geschäftsentscheidungen treffen. Schließlich verbessern die OneNote-Features zur gemeinsamen Nutzung von Informationen die Zusammenarbeit in meinem Team, auch wenn sich die Teammitglieder an verschiedenen Standorten befinden. Als Berater betrachte ich diese Features als positiv für meine Kunden. Und was positiv für meine Kunden ist, ist auch positiv für mich.

Matt Cannard ist Senior Consultant einer in Seattle ansässigen Unternehmensberatung für Technologie und Marketing mit den Schwerpunkten Anwendungstechnologie, Portal- und Content Management-Lösungen sowie integriertes Marketing.