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Von Andrew Watt

Das erste Mal, dass ich mir während einer Besprechung Notizen auf einem Computer machte, war 1988. Damals verwendete ich ein Sinclair Z88-Laptop mit leiser Tastatur. Ich bin sicher, dass jeder dachte, ich sei verrückt! Heute gibt es nur noch wenige, die von der elektronischen Erfassung von Informationen, d. h., während diese noch ganz frisch sind, nichts halten. Und genau das können Sie mit OneNote. Meiner Meinung nach ist OneNote das interessanteste Tool zum Notizenmachen, das ich in den vergangenen 15 Jahren kennen gelernt habe.

Mit OneNote können Sie schon beim Notizenmachen eine Struktur aufbauen, d. h., genau dann, wenn die Informationen in Ihrem Kopf noch ganz frisch und klar sind. Sie müssen keine wertvolle Zeit mehr damit verbringen, die Logik oder den Verlauf der Informationen nach einer Besprechung oder Vorlesung nachzubilden; Sie können die Informationen in einem Format aufrufen, das ihnen bereits Sinn verleiht. Und wenn Sie dann später Ihre Notizen in dieser Struktur wieder aufrufen, können Sie direkt mit der Feinarbeit beginnen: Sie können die Informationen ergänzen und anders anordnen oder in ein fertiges Projekt umwandeln. Wenn Sie beispielsweise Ihre Notizen sortiert haben, können Sie die erstellte Gliederung in ein anderes Programm wie Microsoft Office Word 2003 kopieren und auf deren Grundlage Dokumente oder Präsentationen, wie Semesterarbeiten oder Datenblätter, erstellen.

Vertikale und horizontale Gliederungen

OneNote bietet zwei verschiedene Gliederungsstrukturen: vertikale Listen und horizontale Spalten. In der folgenden Abbildung werden diese beiden Layouts dargestellt.

Vertikale Gliederungsstruktur

Eingezogene Elemente in einer Liste

Horizontale Gliederungsstruktur

Das horizontale Format eignet sich hervorragend zum Gliedern von Informationen in einem tabellenartigen Layout. Ich bevorzuge jedoch das vertikale Listenformat, da ich darin das Erstellen und Bearbeiten vertikaler Listen einfacher finde. In vertikalen Listen kann ich Informationen in einer übersichtlichen Hierarchie bestehend aus Überschriften, Unterüberschriften und Textkörper darstellen. Außerdem lässt sich das vertikale Listenformat problemloser in Word exportieren, und diese Funktion verwende ich sehr häufig. Wenn ich meine OneNote-Entwürfe in Word exportiere, kann ich die Vorteile beider Programme voll nutzen: OneNote, weil es so viel Flexibilität beim Notizenmachen und -sortieren bietet, und Word, weil ich meine Notizen in ein fertiges Dokument umwandeln kann.

Im verbleibendem Teil des Artikels wende ich mein Augenmerk auf die Arbeit mit vertikalen Listen. Ich bezeichne diese Listen als "hierarchische" Gliederungen.

Gliedern von Entwürfen mit Hilfe von Nummerierung und Aufzählungszeichen

Es gibt eine ganze Reihe von Formatierungsoptionen, die Sie in hierarchischen Gliederungen verwenden können, beispielsweise Nummerierung und Aufzählungszeichen zum Darstellen von Informationen in Listen oder Zeittafeln. Aufzählungen und Nummerierungen sind sehr nützlich, um die verschiedenen Ebenen von Informationen in Ihren Notizen kenntlich zu machen.

Mit Hilfe von Aufzählungen können Sie beispielsweise Informationen in einem Entwurf aufbereiten, auf dessen Grundlage Sie zu einem späteren Zeitpunkt ein Dokument erstellen. Die Reihenfolge und Struktur der Informationen in einem Entwurf, mit dem Sie ein Dokument erstellen möchten, ändert sich häufig, während Sie das Dokument erarbeiten. Aufzählungen erweisen sich als praktisch, um Informationen darzustellen, die erst einen festen Platz haben, wenn das Dokument fertig ist. Sie können sie ganz einfach an- und umordnen, indem Sie Entwurfselemente verschieben, ausschneiden und an anderer Stelle einfügen. Und dabei gerät die Gesamtstruktur Ihres Entwurfs nicht durcheinander.

Nummerierungen eignen sich hervorragend, wenn Sie Entwürfe vorbereiten, in denen die Informationen in einer eindeutigen Reihenfolge präsentiert werden müssen, z. B. in einer Rede oder einer Vorlesung. Mit Hilfe von Nummerierungen können Sie Ihre Gedanken problemlos im Voraus sortieren und in den Notizen leicht nachvollziehen – sozusagen Schritt für Schritt –, wenn Sie die Präsentation abhalten.

Einzug von Gliederungselementen

Eine hierarchische Gliederung besteht aus Überschriften, Unterüberschriften und Textkörpern. In der folgenden Abbildung wird dargestellt, wie diese Elemente miteinander zu einer Gliederung kombiniert werden können.

Überschrift

Unterüberschrift

Textkörper

Notieren Sie zunächst die Überschriften in der Hierarchie. Nutzen Sie dann die Funktion zum Einziehen in OneNote, um zugehörige Gliederungselemente unterhalb dieser Überschriften zu platzieren. Im obigen Beispiel werden die wichtigsten Gedanken in Form von Überschriften dargestellt. Die darunter liegenden Elemente wurden als Textkörper oder Unterüberschrift hinzugefügt.

Sie können aber Text und Überschriften nicht nur einziehen, sondern auch den Einzug eines Gliederungselements verkleinern oder ein Gliederungselement auf eine höhere Stufe versetzen.

Erweitern und Reduzieren von Gliederungen

Wenn Sie eine Gliederung erstellt haben, haben Sie die Möglichkeit, nur bestimmte Ebenen der Gliederung anzuzeigen. Wenn Sie beispielsweise eine Vorlesung an der Universität besuchen, erstellen Sie möglicherweise eine Gliederung mit mehreren Ebenen, die jede Menge Informationen zu einem bestimmten Thema enthält. Wenn Sie für eine Prüfung lernen, können Sie die Gliederung so reduzieren, dass nur die höchsten Ebenen angezeigt werden, und sich selbst nach den ausgeblendeten Informationen abfragen. Eine Reduzierung der Gliederung auf die höchsten Ebenen kann auch dann nützlich sein, wenn Sie einen Vortrag basierend auf der Gliederung halten. Auch wenn Sie den größten Teil des Vortrags im Kopf haben, gibt es Ihnen vielleicht ein wenig Sicherheit, wenn Sie die reduzierte Gliederung auf einem Blatt Papier von der Größe einer Karteikarte mitbringen, auf das Sie im Bedarfsfall schnell einen Blick werfen können. In der nachfolgenden Abbildung wird eine auf die höchsten Ebenen reduzierte Gliederung dargestellt.
 

Je nach Anforderung können Sie die Gliederung mit Hilfe der entsprechenden Funktion beliebig erweitern und reduzieren.

Anordnen von Gliederungselementen

Wenn Sie eine Gliederung erstellt haben, kann es möglicherweise erforderlich sein, die Reihenfolge bestimmter Gliederungselemente zu ändern. So kann es sein, dass ein Element, das Sie zunächst als Element einer hohen Ebene eingestuft hatten, nun doch eher auf eine niedrigere Ebene gehört. Mit OneNote können Sie Gliederungselemente problemlos auf die verschiedenen Ebenen in der Hierarchie ziehen.

Tipp

Extrahieren von Gliederungselementen

Es ist möglich, ein Element aus einer Gliederung in eine andere Gliederung zu verschieben. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn Sie mehrere Versionen einer Präsentation vorbereiten, bei der das Thema im Prinzip immer dasselbe ist, jede Version sich jedoch an ein anderes Zielpublikum richtet. Sie können also viel Zeit sparen, indem Sie die einzelnen Gliederungselemente einfach einem neuen Zweck zuführen, um neue Versionen zu erstellen. Wenn sich die Gliederungen auf verschiedenen Seiten Ihres Notizbuchs befinden, können Sie mit Hilfe des Befehls zum Kopieren und Einfügen die Elemente von einer Seite auf eine andere verschieben. Wenn sich die Gliederungen auf einer Seite befinden, können Sie das entsprechende Element einfach an die entsprechende Stelle in der anderen Gliederung ziehen.

Exportieren von Gliederungen in Word

Wenn ich mit meinen Gliederungen fertig bin, also alle erstellt und bearbeitet habe, exportiere ich sie häufig in Word. Dort wird meine hierarchische Gliederung genauso angezeigt wie in OneNote, d. h., ich kann die Gliederung in einen Bericht oder ein anderen formelles Dokument umwandeln.

Wenn Sie beispielsweise ein Whitepaper verfassen, recherchieren Sie möglicherweise im Internet und speichern die Informationen in OneNote. Wenn Sie die Recherche abgeschlossen haben, können Sie auf Grundlage der Informationen im Notizbuch eine Gliederung erstellen. Wenn Sie dann so weit sind, dass Sie das Whitepaper verfassen können, übertragen Sie die Gliederung einfach in ein Word-Dokument und erstellen damit das Whitepaper.

Anmerkung  Vertikale Listengliederungen lassen sich viel besser in Word übertragen als horizontale Gliederungen. Wenn Sie eine horizontale Gliederung in Word übertragen, werden zwar sämtliche Informationen in Word angezeigt, aber die Formatierung geht bei der Übertragung verloren.

Zusammenfassung

Wie Sie sehen, können Sie mit OneNote hierarchische Gliederungen erstellen, die eine große Flexibilität aufweisen und unkomplizierte Möglichkeiten zum Umstrukturieren von Informationen, z. B. Nummerierungen und Aufzählungen, Einzug sowie Funktionen zum Erweitern und Reduzieren des Inhalts, bieten. Sie können vollständige Gliederungen problemlos in Word exportieren und dort aus ihnen Besprechungsberichte und andere formelle Dokumente erstellen, ohne bereits verrichtete Arbeitsschritte wiederholen zu müssen.

Andrew Watt ist als freier Berater und Verfasser von Computerbüchern tätig. Seine Fachgebiete sind XML und Webtechnologien. Er hat bereits zahlreiche Artikel über innovative Technologien verfasst, u. a. über Scalable Vector Graphics (SVG).