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Richten Sie Ihre Arbeitsumgebung meistens erst richtig ein, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, damit Sie von vornherein wissen, wo Sie Ihre Daten speichern, oder fangen Sie lieber sofort an, und entwickeln Sie die Organisationsstruktur beim Arbeiten? OneNote ist das richtige Produkt für beide Vorgehensweisen. In diesem Artikel finden Sie einige Vorschläge und Beispiele für die Organisation Ihres OneNote-Notizbuchs.

Stellen Sie sich den Ordner Mein Notizbuch einfach als Aktenschrank vor. Wenn Sie ein Organisationsschema erstellen möchten oder im Voraus wissen, wie Ihre Notizen organisiert werden sollen, können Sie OneNote auf dieselbe Weise einrichten wie ein Ablagesystem, in dem Akten abgelegt werden sollen. Jeder Ordner ist eine Schublade des Aktenschranks, und jeder Abschnitt ist ein Ordner in der Schublade.

Unter Umständen können Sie aber nicht im Voraus wissen, welches Organisationsschema Sie auf Ihre Notizen anwenden sollten, z. B. wenn Sie gerade erst eine neue Stelle angetreten haben, das Projekt erst am Anfang steht oder nicht genügend Zeit vorhanden ist, um zuerst ein Ablagesystem einzurichten. Sie müssen sofort Informationen aufzeichnen und werden sich später darum kümmern, ob und wie Sie sie organisieren. Auch dafür ist OneNote geeignet.

Ordner oder Abschnitt?

Unabhängig davon, ob Sie Ihr Ablagesystem nun im Voraus einrichten oder damit warten, bis die ersten Notizen vorliegen, müssen Sie Abschnitte und möglicherweise Ordner erstellen, in denen Sie Ihre Notizen speichern. Wenn Sie eine einfache Struktur beibehalten möchten, erstellen Sie im Ordner Mein Notizbuch keine Ordner, sondern nur so viele Abschnitte wie erforderlich. Ihr Aktenschrank enthält dann nur eine Schublade. Für manche Personen ist das die einfachste Methode, um ihre Notizen schnell wiederzufinden.

Wenn Sie eine komplexere Struktur erstellen oder bestimmte Abschnitte in Gruppen verwalten möchten, müssen Sie Ordner im Ordner Mein Notizbuch erstellen, in denen Sie dann Abschnitte einfügen.

Wenn Sie z. B. mehrere Mitarbeiter verwalten, können Sie in Mein Notizbuch einen Ordner für jeden Mitarbeiter erstellen. In jedem Mitarbeiterordner erstellen Sie anschließend einen Abschnitt für den wöchentlichen Statusbericht, die Leistungsbewertung und Besprechungen mit diesem Angestellten. Wenn Sie dagegen Informationen lieber nach Themen gruppieren, können Sie für jede Kategorie – Statusberichte, Leistungsbewertung und Besprechungen – einen Ordner und dann in jedem dieser Ordner einen Abschnitt für die einzelnen Mitarbeiter erstellen.

Um zu entscheiden, ob Sie einen Ordner oder einen Abschnitt erstellen sollten, ziehen Sie folgende Punkte in Betracht.

Anmerkung  Schließen Sie alle nicht verwendeten Abschnitte, um beim Wechseln zwischen Abschnitten nicht immer auf die falschen Abschnittsregister zu gelangen.

Erstellen der Organisationsstruktur im Voraus

Je nach Notiztyp kann sich die Organisationsstruktur im Voraus ganz von selbst ergeben.

• Für Studenten bietet es sich z. B. an, einen Ordner für jedes Semester zu erstellen und dann in jedem Ordner einen Abschnitt für jeden belegten Kurs zu erstellen.
• Journalisten und Wissenschaftler können für jedes Thema, mit dem sie sich beschäftigen, einen eigenen Abschnitt anlegen. Nach dem Abschluss der Arbeit oder nach der Veröffentlichung eines Artikels kann der Abschnitt archiviert werden, indem er in einem anderen Ordner als Meine Notizen gespeichert wird.
• Berater können einfach einen getrennten Ordner für jeden ihrer Kunden erstellen und anschließend für jedes Projekt einen neuen Abschnitt im entsprechenden Kundenordner einfügen.
• Manager, die jede Woche an vielen Besprechungen teilnehmen, können einen eigenen Besprechungsordner erstellen, in dem sie getrennte Abschnitte für Notizen aus wöchentlich stattfindenden Besprechungen einfügen.

Wenn Sie Ihr Ablagesystem im Voraus einrichten, müssen Sie entscheiden, ob Ordner erforderlich sind, in denen Abschnitte gespeichert werden. In diesem Fall müssen Sie die Ordner zuerst erstellen. Erstellen Sie dann die entsprechenden Abschnitte.

Erstellen eines Abschnitts oder Ordners

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Neu.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich Neu auf Abschnitt oder Ordner.
3. Geben Sie einen Namen für den Abschnitt oder Ordner ein.

   Anmerkung  Bei diesem Namen muss es sich um einen gültigen Dateinamen handeln. Sie können also nicht noch einmal den Namen eines im gleichen Notizbuch bereits vorhandenen Abschnitts oder Ordners verwenden, und der Name darf keine für das Dateisystem reservierten Zeichen enthalten (/, \, :, ?, *, >, <, |).

Entwickeln der Organisationsstruktur bei der Arbeit

Sie müssen keine Abschnitte und Ordner im Voraus einrichten, um Ihre Notizen verwenden und suchen zu können. Auch wenn Sie einfach nur neue Seiten zu den vordefinierten Abschnitten von OneNote hinzufügen, können Sie die Funktion Suchen verwenden, um nach Notizen suchen. Wenn Sie außerdem Notizkennzeichen auf Ihre Notizen anwenden, kann OneNote Ihre Notizen im Aufgabenbereich Notizkennzeichenzusammenfassung organisieren.

Sie können mit umfangreichen Kategorien für Ihre Notizen beginnen, die Sie im Laufe der Zeit immer weiter untergliedern. Teilen Sie einen Abschnitt z. B. in zwei Ordner auf: einen für berufliche und einen für private Notizen. Eine andere Strategie besteht darin, mit Abschnitten für allgemeine Informationen zu beginnen und die Informationen später in spezielle Abschnitte zu verschieben. Beginnen Sie z. B. damit, Ihre Besprechungsnotizen im Ordner Besprechungen zu speichern. Wenn Sie dann projektspezifische Abschnitte erstellt haben, verschieben Sie die Notizen in die entsprechenden Projektabschnitte.

Zu viele Seiten? Organisieren Sie sie!

Nachdem sich eine große Anzahl von Seiten angesammelt hat, kristallisiert sich u. U. eine logische Gruppierung für die Seiten heraus. Sie können dann Ihre eigenen Abschnitte erstellen und die Seiten in diese verschieben. Möglicherweise sollten Sie sogar Ordner erstellen, um verwandte Abschnitte gemeinsam in einer Gruppe abzulegen. Sie müssen die Struktur nicht im Voraus festlegen, sondern können diese auch während der Arbeit entwickeln.

Sie können die meisten Ihrer Notizen z. B. im Abschnitt Allgemein speichern. Immer, wenn Sie etwas notieren möchten, erstellen Sie eine neue Seite. Weisen Sie der Seite einen aussagekräftigen Namen zu, um sie später schnell wiederfinden zu können. In regelmäßigen Abständen kennzeichnen Sie die Aufgaben und verwenden den Aufgabenbereich Notizkennzeichenzusammenfassung, um die noch zu erledigenden Aufgaben zu verfolgen.

Ihr Vorgesetzter bittet Sie jetzt um einen wöchentlichen Statusbericht. Sie haken Ihre Aufgaben ab und klicken im Aufgabenbereich Notizkennzeichenzusammenfassung auf die Schaltfläche Zusammenfassungsseite erstellen, um schnell eine Seite mit dem Fortschritt Ihrer Projekte zu erstellen und diese direkt aus OneNote per E-Mail an Ihren Vorgesetzten zu senden. Allerdings ist es schwer, auf diese Weise den Überblick über den wöchentlichen Projektfortschritt zu behalten, da die Seiten nicht an demselben Speicherort gespeichert werden. Sie könnten die Seiten gemeinsam als Unterseiten gruppieren. Jede Seite muss aber einen eigenen Titel und Zeitstempel besitzen.

In einer solchen Situation erstellen Sie am besten einen Abschnitt mit dem Namen Statusbericht und verschieben dann die Zusammenfassungsseiten für erledigte Aufgaben in diesen Abschnitt. Erstellen Sie von nun die wöchentlichen Statusberichte in diesem Abschnitt.

Wenn Sie Ihre Notizen erst während der Arbeit organisieren, müssen Sie Ordner, Seiten und Abschnitte verschieben und möglicherweise umbenennen.

Ändern der Anordnung von Ordnern, Abschnitten und Seiten

Ändern der Anordnung von Ordnern

Ändern der Anordnung von Abschnitten

Verschieben einer Seite im Abschnitt

Verschieben einer Seite in einen anderen Abschnitt

Umbenennen von Abschnitten und Seiten

Umbenennen eines Abschnitts oder eines Ordners

Umbenennen einer Seite

Denken Sie daran, dass Sie Ihre Notizen in OneNote auf jede beliebige Weise organisieren können. Probieren Sie eine bestimmte Organisationsmethode aus, und wenn Sie der Meinung sind, dass Sie etwas ändern sollten, wechseln Sie einfach zu einer anderen Methode. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihren Aktenschrank nach Belieben einzurichten und zu verwenden.