Erstellen und Verwenden von Verteilergruppen

Als Administrator von Office 365 Small Business können Sie Verteilergruppen für Ihre Organisation erstellen und verwalten. Eine Verteilergruppe ist eine Sammlung von mindestens zwei Personen, die im Adressbuch Ihrer Organisation angezeigt werden. Wenn eine E-Mail-Nachricht an eine Verteilergruppe gesendet wird, wird sie an alle Mitglieder der Gruppe geleitet.

 Hinweis    Wenn Sie kein Administrator sind, finden Sie unter Übersicht über "Personen" und Verteilergrupen weitere Informationen für die Verwendung von Verteilergruppen.

Interne Benutzer (Benutzer, die über ein Postfach in Ihrer Organisation verfügen) und externe Benutzer (Personen, die nicht über ein Postfach in Ihrer Organisation verfügen) können als Mitglieder zu einer Verteilergruppe hinzugefügt werden. Allerdings können nur externe Benutzer, die zum Adressbuch Ihrer Organisation hinzugefügt wurden (die so genannten freigegebenen Kontakte), Mitglieder einer Gruppe werden. Informationen zum Hinzufügen von externen Benutzern zum Adressbuch Ihrer Organisation finden Sie unter Erstellen und Verwenden von freigegebenen Kontakten.

Gründe für die Verwendung von Verteilergruppen

  • Verteilergruppen erleichtern das Senden einer E-Mail-Nachricht an viele Personen gleichzeitig.
  • Sie verhelfen Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation zu einer einfacheren Kommunikation und Zusammenarbeit. Sie können angeben, welche Benutzer in Ihrer Organisation E-Mails an eine Verteilergruppe senden können. Sie können auch angeben, welche Benutzer außerhalb Ihrer Organisation E-Mails an eine Verteilergruppe senden können.
  • Wenn Sie (oder eine Person in Ihrer Organisation) eine E-Mail an viele Benutzer gleichzeitig senden möchten, senden Sie sie an eine Verteilergruppe. Dann wird die maximale Anzahl von Empfängern pro Nachricht nicht überschritten.

Erstellen einer neuen Verteilergruppe

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Verteilergruppe zu erstellen:

  1. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Administrator und dann unter Benutzer und Gruppen auf Benutzer hinzufügen, Kennwörter zurücksetzen und mehr.
  2. Klicken Sie auf der Seite Benutzer und Gruppen auf Gruppen und dann auf Neue Gruppe hinzufügenHinzufügen.
  3. Geben Sie auf der Seite Eine Verteilergruppe hinzufügen die folgenden Informationen ein:
    • * Gruppenname       Dieser Name wird im Adressbuch, in der Zeile "An" der E-Mail und auf der Seite Gruppen angezeigt. Er muss eingegeben werden und sollte benutzerfreundlich sein, damit andere Personen erkennen können, worum es sich dabei handelt.
    • * E-Mail-Adresse       Geben Sie die E-Mail-Adresse für die Gruppe ein. Diese Eingabe ist erforderlich. An diese Adresse gesendete E-Mails werden an alle Mitglieder der Gruppe weitergeleitet.
    • Beschreibung       In diesem Feld können Sie eine Beschreibung der Gruppe eingeben, damit andere Personen den Zweck der Gruppe wissen.
  4. Wenn Sie möchten, dass Personen innerhalb und außerhalb Ihrer Organisation E-Mails an diese Gruppe senden können, aktivieren Sie Zulassen, dass Personen außerhalb Ihrer Organisation E-Mails an diese Gruppe senden können. Falls Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, können nur Personen in der Organisation E-Mails an diese Gruppe senden.
  5. Klicken Sie auf Weiter.
  6. Klicken Sie auf der Seite Mitglieder hinzufügen auf Neue Mitglieder hinzufügenHinzufügen, um Personen zur Gruppe hinzuzufügen, die die an diese Gruppe gesendeten Nachrichten empfangen sollen. Sie können interne Benutzer (Benutzer mit Postfächern in Ihrer Organisation) und externe Benutzer zu einer Gruppe hinzufügen. Es können nur externe Benutzer, die zum Adressbuch Ihrer Organisation hinzugefügt wurden (die so genannten freigegebenen Kontakte), Mitglieder einer Verteilergruppe werden. Weitere Informationen finden Sie in der Einführung dieses Artikels.

 Hinweis    Standardmäßig wird der Administrator, der die Gruppe erstellt, automatisch als Besitzer der Gruppe hinzugefügt. Personen, die als Besitzer einer Gruppe aufgeführt werden, können Änderungen an der Gruppe durchführen. Freigegebene Kontakte können nicht als Besitzer einer Gruppe fungieren Nachdem Sie eine Verteilergruppe erstellt haben, können Sie die Liste der Besitzer ändern.

  1. Geben Sie im Suchfeld den Namen einer Person ein, und klicken Sie auf SuchenSuchen. Die Person wird zur Mitgliederliste hinzugefügt.
  2. Wenn Sie alle gewünschten Mitglieder hinzugefügt haben, klicken Sie auf Fertig stellen.

Verwalten einer bestehenden Verteilergruppe

Nachdem Sie eine Verteilergruppe erstellt haben, können Sie jederzeit Änderungen hieran vornehmen. Sie können an einer vorhandenen Verteilergruppe folgende Änderungen vornehmen:

  • Den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Beschreibung ändern
  • Mitglieder hinzufügen oder entfernen
  • Besitzer hinzufügen oder entfernen. Eine Gruppe muss mindestens einen Besitzer haben. Personen, die als Besitzer aufgeführt werden, können in Outlook Web App Änderungen an der Gruppe durchführen. Freigegebene Kontakte können nicht als Besitzer einer Gruppe fungieren
  • Nehmen Sie weitere Änderungen an der Verteilergruppe vor. So können Sie beispielsweise angeben, welche Benutzer in Ihrer Organisation E-Mail-Nachrichten an eine Verteilergruppe senden können.

 Wichtig    Wenn Sie ein Administrator sind, können Sie einige Einstellungen einer Verteilergruppe auch in der Office 365-Verwaltungskonsole ändern. Hier können Sie beispielsweise die Liste der Mitglieder oder Besitzer ändern. Wenn Sie der Besitzer einer Gruppe sind, können Sie in den Einstellungen von Outlook Web App zusätzliche Änderungen an einer Gruppe vornehmen.

Verwalten einer Gruppe in der Office 365-Verwaltungskonsole

Wenn Sie ein Administrator sind, gehen Sie wie folgt vor, um Änderungen an einer bestehenden Gruppe vorzunehmen.

So fügen Sie ein Mitglied hinzu oder entfernen ein Mitglied

  1. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Administrator und dann unter Benutzer und Gruppen auf Benutzer hinzufügen, Kennwörter zurücksetzen und mehr.
  2. Klicken Sie auf der Seite Benutzer und Gruppen auf Gruppen, wählen Sie eine Verteilergruppe aus, und klicken Sie auf BearbeitenBearbeiten.
  3. Klicken Sie zum Hinzufügen eines neuen Mitglieds unter Mitglieder auf Neues Mitglied hinzufügenHinzufügen.Geben Sie im Suchfeld den Namen einer Person ein, und klicken Sie auf SuchenSuchen. Die Person wird zur Mitgliederliste hinzugefügt.
  4. Wählen Sie zum Entfernen eines Mitglieds unter Mitglieder ein oder mehrere Mitglieder zum Löschen aus, und klicken Sie auf Löschen Löschen.
  5. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

So fügen Sie einen Besitzer hinzu oder entfernen einen Besitzer

  1. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Administrator und dann unter Benutzer und Gruppen auf Benutzer hinzufügen, Kennwörter zurücksetzen und mehr.
  2. Klicken Sie auf der Seite Benutzer und Gruppen auf Gruppen, wählen Sie eine Verteilergruppe aus, und klicken Sie auf BearbeitenBearbeiten.
  3. Klicken Sie zum Hinzufügen eines neuen Besitzers unter Besitzer auf Neuen Besitzer hinzufügenHinzufügen. Geben Sie im Suchfeld den Namen einer Person ein, und klicken Sie auf SuchenSuchen. Die Person wird zur Liste der Besitzer hinzugefügt.
  4. Wählen Sie zum Entfernen eines Besitzers unter Besitzer ein oder mehrere Besitzer zum Löschen aus, und klicken Sie auf LöschenLöschen.
  5. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

So löschen Sie eine Verteilergruppe

  1. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Administrator und dann unter Benutzer und Gruppen auf Benutzer hinzufügen, Kennwörter zurücksetzen und mehr.
  2. Klicken Sie auf der Seite Benutzer und Gruppen auf Gruppen, wählen Sie eine Verteilergruppe aus, und klicken Sie auf LöschenLöschen.

Verwalten einer Gruppe über die Outlook Web App-Einstellungen

Wenn Sie der Besitzer der Gruppe sind, können Sie die Mitgliedschaft in und die Besitzer einer Gruppe über die Outlook Web App-Einstellungen verwalten. Sie können auch weitere Einstellungen für die Gruppe verwalten.

  1. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Outlook > EinstellungenEinstellungen > Optionen > Gruppen.
  2. Wählen Sie unter Meine Verteilergruppen eine Verteilergruppe aus, und klicken Sie auf BearbeitenBearbeiten.
  3. Markieren Sie die Einstellung, die Sie ändern möchten. Zu den Einstellungen gehören: Besitz, Mitgliedschaft, Mitgliedschaftsgenehmigung, Zustellungsverwaltung, Nachrichtengenehmigung, E-Mail-Optionen und E-Mail-Info.
  4. Nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen an der Gruppe vor.
  5. Klicken Sie abschließend auf Speichern.

Wie erfahre ich mehr?

Sie können eine Benutzerberechtigung zum Senden einer E-Mail aus einer Gruppe erteilen. Einmal angenommen, es gibt eine Gruppe mit Namen Contoso Sales. Sie können nun einem der Benutzer in Ihrer Organisation die Berechtigung "Senden als" für diese Gruppe erteilen. Nachdem Sie die Berechtigung zugewiesen haben, kann der Benutzer E-Mails senden, die den Anschein erwecken, als seien sie von Contoso Sales gesendet worden. Weitere Informationen finden Sie unter Senden einer E-Mail aus dem Postfach einer anderen Person oder einer Gruppe in Office 365.

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Zutreffend für:
Administrator für Office 365 Small Business