Erstellen und Verwenden freigegebener Kontakte

Freigegebene Kontakte stellen Personen außerhalb Ihrer Organisation dar, die im Adressbuch der Organisation und sonstigen Adresslisten angezeigt werden können. Freigegebene Kontakte verfügen über kein Postfach in Ihrer Organisation, sondern haben eine externe E-Mail-Adresse und können sich nicht bei Ihrer Domäne anmelden.

Gründe für die Verwendung von freigegebenen Kontakten

Stehen Personen in Ihrer Organisation regelmäßig mit immer denselben Kollegen, Partnern oder Lieferanten außerhalb der Organisation in Kontakt? Wer verfolgt die Kontaktinformationen nach?

Statt dass jede Person ihre eigene Kontaktliste zu führen versucht, können Sie Kontakte zum freigegebenen Adressbuch hinzufügen und Informationen wie E-Mail-Adressen, Postanschriften, Telefonnummern, ja sogar Details wie den Titel der Person, die Abteilung oder den Vorgesetzten mit aufnehmen. Das ist wesentlich effizienter und ermöglicht jedem Beteiligten Zugriff auf dieselben neuesten Informationen.

Und das ist noch nicht alles:

 Hinweis    Bei Office 365 Small Business Premium sind maximal 1000 freigegebene Kontakte zulässig.

Erstellen eines neuen freigegebenen Kontakts

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen neuen freigegebenen Kontakt zu erstellen:

  1. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Admin und dann unter Benutzer und Gruppen auf Benutzer hinzufügen, Kennwörter zurücksetzen und mehr.
  2. Klicken Sie auf der Seite Benutzer und Gruppen auf Kontakte und dann auf Neue hinzufügenHinzufügen.
  3. Geben Sie auf der Seite Gemeinsam genutzten Kontakt hinzufügen die folgenden Informationen ein:
    1. * Name   Dieser Name ist eine eindeutige Kennung für den betreffenden Kontakt. Er wird im Adressbuch, in den Zeilen An und Von einer E-Mail und auf der Seite Kontakte angezeigt und muss eingegeben werden. Hier können Sie auch den Vor- und Nachnamen des Kontakts eingeben.
    2. * E-Mail-Adresse      Geben Sie hier die externe E-Mail-Adresse des freigegebenen Kontakts ein. Diese Eingabe ist erforderlich. Alle an den betreffenden Kontakt gesendeten E-Mails werden an diese E-Mail-Adresse weitergeleitet.
    3. Firma, Webseite und Telefon (geschäftlich)   Eine Eingabe in diese Felder ist nicht erforderlich; allerdings werden diese Informationen im freigegebenen Adressbuch angezeigt.
  4. Klicken Sie auf Weiter.
  5. Geben Sie auf der Seite Weitere Informationen hinzufügen zusätzliche Informationen zum Kontakt ein, die ebenfalls im freigegebenen Adressbuch angezeigt werden.
  6. Klicken Sie anschließend auf Fertig stellen.

Müssen Sie die Informationen zu einem freigegebenen Kontakt aktualisieren? Sie können die Informationen bearbeiten, indem Sie den betreffenden Kontakt in der Liste "Kontakte" auswählen und auf BearbeitenBearbeiten klicken . Wenn Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.

Hinzufügen eines freigegebenen Kontakts zu einer Verteilergruppe

Freigegebene Kontakte bieten den großen Vorteil, dass Sie sie problemlos als Mitglieder von Verteilergruppen hinzufügen können – genauso, wie Sie Personen in Ihrem Unternehmen hinzufügen. Dies ermöglicht es Personen in Ihrem Unternehmen, mit Personen außerhalb des Unternehmens müheloser und effizienter zusammenzuarbeiten.

Um einen freigegebenen Kontakt zu einer Gruppe hinzuzufügen, erstellen Sie ihn. Wechseln Sie dann zu Benutzer und Gruppen > Gruppen, wählen Sie die Gruppe aus, zu der Sie den Kontakt hinzufügen möchten. Sie können auch eine neue Gruppe erstellen und den Kontakt als Mitglied hinzufügen.

 Hinweis    Freigegebene Kontakte können nicht als Besitzer einer Gruppe fungieren.

Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Erstellen und Verwenden von Verteilergruppen.

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Zutreffend für:
Administrator für Office 365 Small Business