Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Einrichten von Outlook für Ihre Arbeit

Dieser Artikel ist Teil einer Serie Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011. Informationen zu bestimmten Teilen der Serie finden Sie bei den Links unter Siehe auch am Ende der Seite.

AnzeigenEinrichten von Outlook für Mac 2011: Das Layout

Der erste Schritt unter Beachtung der bewährten Methoden besteht darin, ein System so einzurichten, dass Outlook für Mac 2011 für Ihre Verwendungsweise optimiert wir. Als bewährte Methode gilt folgende Einrichtung:

Ausführliche Informationen zum Einrichten des empfohlenen Layouts finden Sie im Abschnitt "Häufig gestellte Fragen" am Ende dieses Artikels.

AnzeigenOrdner

Als bewährte Methode gilt folgende Einrichtung:

  • Ein Posteingang für Nachrichten, die von Ihnen bearbeitet werden müssen. Der Posteingang ist für Nachrichten gedacht, die direkt an Sie gesendet werden, oder deren Kenntnisnahme für Sie wichtig sein könnte. Wenn Sie viele Nachrichten empfangen, die zwischen mehreren verschiedenen Personen hin- und hergehen, wechseln Sie in die Unterhaltungsansicht. Verwenden Sie andernfalls die Anordnung nach Datum (die Standardanordnung).
  • Ein einziger Referenzordner unterhalb des Posteingangs für alle Referenzmaterialien, auf die Sie sich eventuell später noch beziehen möchten. Dieser Ordner wird nicht automatisch, das heißt durch eine Regel, gefüllt. Nennen Sie diesen Ordner 1-Referenz. (Durch das Hinzufügen der "1-" wird er als erstes Element unter dem Posteingang angezeigt.) Dieser Ordner wird unterhalb des Posteingangs erstellt, damit Sie den Posteingang reduzieren und somit ausblenden können.

 Hinweis   Wenn dieser Ordner zu groß wird (10.000 Element oder mehr), wird Outlook für Mac 2011 möglicherweise langsam, wenn Sie in diesen Ordner wechseln.

  • Ein Ordner für karriererelevante, private und persönliche Nachrichten. Das Vorhandensein eines gesonderten Ordners für persönliche und karriererelevante Nachrichten ermöglicht Ihnen das Suchen nach einer Nachricht, während Ihnen jemand über die Schulter sieht, ohne dass Sie sich darum sorgen müssten, dass private oder vertrauliche Nachrichten angezeigt werden. Nennen Sie diesen Ordner 2-Persönlich.

Vorgesetzte können einen einzelnen Ordner für Feedback zu ihren Mitarbeitern namens 3-Management haben.

  • Eine Ordnergruppe für Kontaktgruppennachrichten. Alle Nachrichten, die an Kontaktgruppen gesendet werden (auch als Listenserver, Mailing- oder Verteilerlisten bezeichnet) müssen nicht unbedingt gelesen werden. Diese Ordnergruppe stellt die Ablage für alle Kontaktgruppennachrichten dar, die nicht automatisch in Ihren Posteingang zugestellt werden. Erstellen Sie einen einzelnen Ordner auf oberster Ebene unter dem Posteingang namens Kontaktgruppen, und erstellen Sie dann für jedes Thema der Kontaktgruppen einen eigenen Unterordner. Normalerweise ist ein Ordner pro Kontaktgruppe ausreichend, doch wenn Sie an mehreren verwandten Kontaktgruppen beteiligt sind, sollten Sie in Erwägung ziehen, alle Nachrichten im selben Ordner zu sammeln. Reduzieren Sie den Kontaktgruppenordner der obersten Ebene, damit Sie nicht von den ungelesenen Nachrichten abgelenkt werden, die sich in den Unterordnern befinden.

 Hinweis    Wenn Sie alle Nachrichten einer Kontaktgruppe lesen müssen, erstellen Sie keinen Ordner dafür. Diese Nachrichten sollten direkt in Ihren Posteingang gehen.

Intelligente Ordner    

Intelligente Ordner, die auch als Suchordner bezeichnet werden, eignen sich besonders zum Sammeln von Informationen aus mehreren verschiedenen E-Mail-Ordnern. Intelligente Ordner können besonders nützlich sein, wenn Sie Informationen zusammentragen müssen, die sich in verschiedenen Ordnern befinden, beispielsweise beim Vorbereiten einer Quartalsbesprechung.

Intelligenter Ordner

Wenn Sie ein großes Volumen von Nachrichten empfangen (mehr als 200 Nachrichten täglich), können Suchordner eine gute Möglichkeit sein, um E-Mails von verschiedenen Absendern zu strukturieren.

Ausführliche Informationen zum Einrichten von intelligenten Ordnern finden Sie im Abschnitt "Häufig gestellte Fragen" am Ende dieses Artikels.

AnzeigenRegeln

Das Ziel beim Organisieren von Outlook besteht für Sie darin, die Menge überflüssiger Informationen in Ihrem Posteingang zu reduzieren und dafür zu sorgen, dass die wichtigsten Informationen an die Oberfläche kommen. Hierbei sind Regeln behilflich, die Nachrichten auf Grundlage von Kriterien, die Sie festlegen, in Ordner verschieben. Mit Regeln werden die Nachrichten, die in Ihren Posteingang zugestellt werden, ausschließlich auf unbedingt zu lesende Elemente gefiltert.

Als bewährte Methode gilt die Einrichtung der folgenden Regeln (Ausführliche Informationen zum Einrichten dieser Regeln finden Sie im Abschnitt "Häufig gestellte Fragen" am Ende dieses Artikels.):

  • Gesendet an: mich oder CC: mich     Jede direkt an Sie oder mit Ihnen auf Cc gesendete Nachricht wird an Ihren Posteingang gesendet und von keinen anderen Regeln verarbeitet, wenn sie auch an eine Kontaktgruppe gesendet wurde.
  • Kontaktgruppen     Alle an eine Kontaktgruppe gesendeten E-Mail-Nachrichten werden in einen Kontaktgruppenordner gesendet, wenn nicht Schlüsselwörter nahelegen, dass die Nachricht wichtig für Sie ist, sodass sie in diesem Fall an Ihren Posteingang gesendet wird. Für mehrere ähnliche Kontaktgruppen sollten Sie dieselbe Regel verwenden und die Nachrichten im selben Ordner sammeln. Wenn Sie Mitglied einer Kontaktgruppe sind, deren Nachrichten Sie vollständig lesen müssen, erstellen Sie keine Regel für diese Kontaktgruppe. Alle Nachrichten, die Sie lesen müssen, sollten direkt in Ihren Posteingang gelangen.

AnzeigenBenachrichtigungen

Wenn Sie viele Nachrichten erhalten oder sich leicht vom Benachrichtigungsklang ablenken lassen, der bei eingehenden Nachrichten erklingt, empfiehlt es sich, folgende Optionen zu deaktivieren:

Outlook 2011-Docksymbol

  • Den Sound, der mit allen oben genannten Einstellungen einhergeht

Klicken Sie zum Ändern dieser Einstellungen im Menü Outlook auf Einstellungen, und klicken Sie dann auf Benachrichtigungen und Sounds. Deaktivieren Sie unter Nachrichteneingang alle Kontrollkästchen.

Nachrichteneingang

AnzeigenKategorien

Kategorien in Outlook für Mac 2011 ermöglichen Ihnen die Verwaltung von Elementen auf zahlreiche verschiedene Arten. Wir empfehlen die Erstellung von drei Hauptkategorien:

  • Projekt (kann Personen umfassen)
  • Thema
  • Ort oder Aktivität

Kategorien sind kein erforderlicher Bestandteil dieses Systems, doch sie können das Leben leichter machen, wenn Sie sie konsequent benutzen. Sie können Ihnen beispielsweise dabei helfen, einfacher zu identifizieren, welche Dinge sofort erledigt werden sollten, und Sie bei der Gruppierung ähnlich gelagerter Aufgaben unterstützen, die Sie dann auf einen Schlag erledigen können.

Gehen Sie wie folgt vor, um Kategorien zu erstellen:

  • Klicken sie auf der Registerkarte Start auf Kategorisieren und dann auf Neuen hinzufügen.

Als bewährte Methode gilt die Einrichtung von Kategorien für Folgendes:

  • Für jeden Ihrer direkten Mitarbeiter sowie für Ihren Vorgesetzten für Elemente, die bei der nächsten Besprechung Gegenstand sein sollen (beispielsweise eine Kategorie namens 1:1 Manager).
  • Für jeden der Hauptorte oder für die wesentlichen Arten von Aktivitäten, die Sie ausführen, damit Sie gleich gelagerte Aktionen in größerem Umfang gleichzeitig ausführen können (ein sinnvoller Baustein bei der Verwaltung Ihrer Aufgaben), beispielsweise:

@Heimweg     für Aufgaben, die Sie auf dem Nachhauseweg von der Arbeit erledigen können.

@E-Mail     für Aufgaben, die E-Mail-Nachrichten, Besprechungen oder andere Funktionen von Outlook für Mac 2011 erfordern.

@Zuhause     für Aufgaben, die Sie ausschließlich zu Hause erledigen können.

@Besprechung     für Elemente, die Sie zur Vorbereitung von Besprechungen benötigen.

@Offline     für Aufgaben, die nicht am Computer stattfinden, wie das Kopieren von Dokumenten.

@Online     für Aufgaben, die nur online oder mithilfe eines Webbrowsers erledigt werden können.

@Telefon     für Anrufe, die Sie tätigen oder entgegennehmen müssen.

@Lesen     für Aufgaben, bei denen Sie lediglich lesen, aber nicht antworten müssen. Diese Kategorie ist besonders nützlich bei längeren Nachrichten oder Anhängen, die Sie zwar lesen müssen, aber nicht sofort abarbeiten können.

@Ausstehend     für Nachrichten oder Aufgaben, zu denen Sie noch auf Antworten warten, wobei aber kein daraus resultierender, direkter Handlungsbedarf Ihrerseits besteht.

Outlook-Kategorien

 Hinweis   Durch die Verwendung des @-Zeichens werden diese Kategorien in Ihrer Kategorienliste hervorgehoben. Die Markierung bestimmter Kategorien mit einem @ sorgt dafür, dass diese am Anfang Ihrer Kategorienliste bleiben und Sie daran erinnern, in welchem sachlichen oder räumlichen Kontext die jeweilige Aufgabe auszuführen ist (beispielsweise @Telefon heißt "am Telefon").

  • Für jedes wichtige Thema oder Projekt, sodass Sie Nachrichten zu einem bestimmten Themenkreis einfach finden können, insbesondere, wenn der Text oder Betreff der Nachricht kein Wort enthält, durch das die Nachricht bei einer Suche angezeigt würde.
  • Für wichtige Elemente, die heute erledigt und nicht auf einen anderen Tag verschoben werden können.

 Hinweis   Im Gegensatz zur Ablage, bei der sich ein Element immer nur in einem Ordner befinden kann, können auf ein Element mehrere Kategorien angewendet werden. Eine wichtige Nachricht, die Sie mit Ihrem Vorgesetzten besprechen möchten, bevor Sie darauf antworten, können Sie beispielsweise mit den beiden Kategorien @E-Mail und 1:1 Manager markieren.

Sie werden sehen, dass sich dank Kategorien das Suchen effizienter gestaltet und die Vorbereitung auf Besprechungen vereinfacht.

 Hinweis   Gehen Sie bei der Kategorisierung Ihrer ausgehenden Nachrichten mit großer Sorgfalt vor, denn Ihre Empfänger können diese Kategorien möglicherweise sehen. Wenn Ihre Empfänger weder Outlook für Mac 2011 noch Exchange Server 2010 verwenden, können Sie die von Ihnen festgelegten Kategorien sehen.

Siehe auch

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Optimiertes Zeitmanagement

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Bekommen Sie Ihren Posteingang durch vier grundlegende Prinzipien in den Griff

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Zeitverwaltung mit einer täglichen Prüfung

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Arbeiten mithilfe von Aufgaben

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Suchen einer bestimmten Nachricht

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Schreiben wirkungsvoller E-Mails

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Kalender und Besprechungen

Bewährte Methoden für Outlook für Mac 2011: Häufig gestellte Fragen

 
 
Zutreffend für:
Outlook für Mac 2011