Festlegen von Besprechungsoptionen

Sie können die Live Meeting-Umgebung anpassen, indem Sie Optionen für einzelne Besprechungen festlegen. Sie können beispielsweise steuern, wie Besprechungsteilnehmer einer Besprechung beitreten, und Sie können Features aktivieren bzw. deaktivieren, beispielsweise den Chat oder Aufzeichnungen.

Die Optionen für Sofortbesprechungen und geplante Besprechungen werden separat festgelegt.

AnzeigenSo legen Sie Optionen für Sofortbesprechungen fest

  1. Geben Sie im Browser die URL Ihres Live Meeting-Konferenzzentrums ein. Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort für die Anmeldung bei Live Meeting ein.
  2. Klicken Sie auf der Seite Meine Startseite auf Details für Sofortbesprechung und anschließend auf Optionen für Sofortbesprechung.
  3. Um eine bestimmte Option festzulegen, klicken Sie auf den entsprechenden Link oben auf der Seite Optionen für Sofortbesprechung. Einzelheiten zu bestimmten Optionen finden Sie in den Abschnitten weiter unter (Besprechungsdetails, Zugangssteuerung usw.).
  4. Wenn Sie das Festlegen von Optionen abgeschlossen haben, klicken Sie auf OK.

Die festgelegten Optionen gelten für alle zukünftigen Sofortbesprechungen.

AnzeigenSo legen Sie Optionen für eine geplante Besprechung fest

  1. Geben Sie im Browser die URL Ihres Live Meeting-Konferenzzentrums ein. Geben Sie den Benutzernamen und das Kennwort für die Anmeldung bei Live Meeting ein.
  2. Um mit dem Festlegen von Besprechungsoptionen zu beginnen, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wenn Sie Optionen für eine neue Besprechung festlegen möchten, klicken Sie auf der Seite Meine Startseite unter Besprechung auf Besprechung planen.
    • Wenn Sie Optionen für eine bestehende Besprechung festlegen möchten, klicken Sie auf der Seite Meine Startseite auf die entsprechende Besprechung.
  3. Klicken Sie auf Besprechungsoptionen.
  4. Um eine bestimmte Option festzulegen, klicken Sie auf den entsprechenden Link oben auf der Seite Besprechungsoptionen. Einzelheiten zu bestimmten Optionen finden Sie in den Abschnitten weiter unter (Besprechungsdetails, Zugangssteuerung usw.).
  5. Wenn Sie die Optionen festgelegt haben und sie als Standardeinstellungen für alle zukünftigen Besprechungen verwenden möchten, klicken Sie auf Als Standard festlegen.
  6. Klicken Sie auf OK.

In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie Sie die Optionen auf der Seite Besprechungsoptionen festlegen können. Weitere Details erhalten Sie, wenn Sie auf die Option klicken, zu der Sie mehr erfahren möchten.

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie diese Optionen festlegen, bevor Sie Live Meeting zum ersten Mal verwenden. Wenn der Live Meeting-Administrator die Optionen bereits für Sie konfiguriert hat, prüfen Sie die Einstellungen, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.

AnzeigenBesprechungsdetails

Über die Besprechungsdetails wird festgelegt, wie Live Meeting Besprechungseinladungen generiert, den Besprechungsbereich konfiguriert und die Buchhaltung abwickelt, wenn Ihr Unternehmen die Live Meeting-Kosten mithilfe von Abrechnungscodes überwacht. In folgenden Fällen ist das Festlegen von Besprechungsdetails wichtig:

  • Sie konfigurieren Live Meeting zum ersten Mal nach der Installation.
  • Sie möchten die Länge der Sofortbesprechungssitzungen ändern.
  • Sie möchten eine Sitzung erweitern, um mehr Personen einzubinden und benötigen daher mehr gleichzeitige Verbindungen zum Live Meeting-Dienst.

AnzeigenSo legen Sie Besprechungsdetails fest

Legen Sie im Abschnitt Besprechungsdetails der Seite Optionen für Sofortbesprechung oder Besprechungsoptionen folgende Optionen fest:

  • (Nur geplante Sitzungen) Geben Sie im Textfeld Besprechungs-ID die ID für die Besprechung ein.
  • Klicken Sie in der Liste Sprache auf die Sprache, die in Besprechungseinladungen und für beschreibende Daten der Live Meeting-Aufzeichnungen verwendet werden soll.
  • (Optional) Geben Sie im Textfeld Rechnungscode den Abrechnungscode ein, der Ihnen für die Nutzung des Live Meeting-Diensts in Ihrer Organisation zugeteilt wurde.
  • Geben Sie im Feld Besprechungsumfang die maximale Anzahl an Teilnehmern ein, die Sie zu einer Besprechung erwarten.
  • (Nur Sofortbesprechungen) Wählen Sie in der Liste Besprechungsdauer die maximale Dauer der Besprechung aus.

AnzeigenZugangssteuerung

Sie können Zugangssteuerungen für folgende Zwecke festlegen:

  • Steuern, wer an einer Besprechung teilnimmt.
  • Verfügbarmachen einer Besprechung für ein großes, allgemeineres Publikum.
  • Unterscheiden zwischen Teilnehmern und Referenten

AnzeigenSo legen Sie Zugangssteuerungsoptionen für Referenten fest

Legen Sie im Abschnitt Zugangssteuerung, Referenten der Seite Optionen für Sofortbesprechung oder Besprechungsoptionen folgende Optionen fest:

  • Um den Zugang als Referent auf Personen zu beschränken, die Mitglieder Ihres Live Meeting-Konferenzzentrums sind, klicken Sie auf Zugriffssteuerungsliste.
  • Wenn Sie die Referenten auf Benutzer beschränken möchten, die einen Besprechungsschlüssel (ein Kennwort) besitzen, klicken Sie auf Zugangscode. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Kennwort von Ihnen bereitgestellt oder von Live Meeting generiert wurde. Wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus:
    • Klicken Sie zum Erstellen eines eigenen Zugangscodes auf Diesen Zugangscode verwenden, und geben Sie den gewünschten Zugangscode ein.
    • Klicken Sie zum Verwenden eines vom System generierten Zugangscodes auf Vom System generierten Zugangscode verwenden.

AnzeigenSo legen Sie Zugangssteuerungsoptionen für Teilnehmer fest

Legen Sie im Abschnitt Zugangssteuerung, Teilnehmer der Seite Optionen für Sofortbesprechung oder Besprechungsoptionen folgende Optionen fest:

  • Um den Zugang als Teilnehmer auf Personen zu beschränken, die Mitglieder Ihres Live Meeting-Konferenzzentrums sind, klicken Sie auf Zugriffssteuerungsliste.
  • Um den Zugang als Teilnehmer auf Personen zu beschränken, die über einen von Ihnen zur Verfügung gestellten oder von Live Meeting generierten Besprechungsschlüssel (ein Kennwort) verfügen, klicken Sie auf Zugangscode. Wählen Sie anschließend eine der folgenden Optionen:
    • Klicken Sie zum Erstellen eines eigenen Zugangscodes auf Diesen Zugangscode verwenden, und geben Sie den gewünschten Zugangscode ein.
    • Klicken Sie zum Verwenden eines vom System generierten Zugangscodes auf Vom System generierten Zugangscode verwenden.
  • Um allen Personen die Teilnahme an einer Besprechung zu ermöglichen, unabhängig davon, ob sie einen Besprechungsschlüssel haben oder Mitglied Ihres Live Meeting-Konferenzzentrums sind, klicken Sie auf Freier Zugang. Bedenken Sie, dass in diesem Fall jede Person als Teilnehmer an der Besprechung teilnehmen kann.

AnzeigenBesprechungszugangszeit

Sie können verhindern, dass Teilnehmer einer Besprechung beitreten, bevor Sie die Vorbereitungen dazu abgeschlossen haben. Referenten können jederzeit an der Besprechung teilnehmen.

AnzeigenSo legen Sie Optionen für die Besprechungszugangszeit fest

Legen Sie im Abschnitt Besprechungszugangszeit der Seite Optionen für Sofortbesprechung oder Besprechungsoptionen folgende Optionen fest:

  • Um zu verhindern, dass Teilnehmer früher als 30 Minuten vor der geplanten Besprechungszeit beitreten, klicken Sie auf Teilnehmer können 30 Minuten vor Beginn der Besprechung teilnehmen. Referenten können jederzeit teilnehmen.
  • Um Teilnehmern und Referenten zu ermöglichen, der Besprechung jederzeit beizutreten, klicken Sie auf Teilnehmer und Referenten können jederzeit an der Besprechung teilnehmen.

AnzeigenErweiterte Registrierung

Sie können festlegen, dass Teilnehmer ihre E-Mail-Adresse und den Namen ihrer Firma angeben müssen, wenn sie einer Besprechung beitreten möchten. Dies wird auch als erweiterte Registrierung bezeichnet.

AnzeigenSo legen Sie die erweiterte Registrierung fest

Legen Sie im Abschnitt Erweiterte Registrierung der Seite Optionen für Sofortbesprechung oder Besprechungsoptionen folgende Optionen fest:

  • Um die erweiterte Registrierung zu aktivieren, klicken Sie auf E-Mail-Adresse und Firmennamen abfragen.
  • Wenn die Teilnehmer keine E-Mail-Adresse und Firmennamen angeben müssen, klicken Sie auf E-Mail-Adresse oder Firmennamen nicht abfragen.

AnzeigenBesprechungslobby

Die Besprechungslobby ist ein Bereich, in dem nicht eingeladene Personen, die an der Besprechung teilnehmen möchten, Zugang anfordern können. Sie können die Optionen für die Besprechungslobby für Sofortbesprechungen oder für andere geplante Besprechungen, die Sie organisieren, festlegen. Sie können Benutzern eine URL für die Besprechungslobby zur Verfügung stellen, wenn das Senden einer Besprechungseinladung nicht möglich ist. Sie können die URL der Besprechungslobby z. B. auf Ihre Visitenkarten drucken, sodass Benutzer jederzeit um Zugriff auf eine laufende Sofortbesprechung bitten können. Referenten können den Zugang zur Besprechung (Personen und Uhrzeit) über die Besprechungslobby steuern.

AnzeigenSo legen Sie Optionen für die Besprechungslobby fest

Legen Sie im Abschnitt Besprechungslobby der Seite Optionen für Sofortbesprechung oder Besprechungsoptionen folgende Optionen fest:

  • Um die Besprechungslobby für Ihre Besprechung zu aktivieren, klicken Sie auf Besprechungslobby für diese Besprechung aktivieren. Geben Sie in das Feld Lobby-Begrüßung eine Nachricht für die Besucher der Besprechungslobby ein. Wenn Sie die Besprechungslobby aktiviert haben, wird die URL der Besprechungslobby auf der Seite Besprechungsdetails für Sofortbesprechungen angezeigt. Dies ist die URL, die Sie an Personen senden können, um Ihnen den Zugriff auf Ihre Besprechung zu ermöglichen, wenn sie keine Einladung haben.
  • Wenn Live Meeting eine E-Mail-Benachrichtigung an Sie senden soll, falls Personen in der Besprechungslobby warten, klicken Sie auf E-Mail-Benachrichtigung von Lobby-Teilnehmern aktivieren.

AnzeigenZusätzliche Features

Die Optionen unter Zusätzliche Features auf der Seite Optionen für Sofortbesprechung oder Besprechungsoptionen sind hilfreich, um die Verwendung von Besprechungen für die Benutzer zu optimieren, um die Aktionen einzuschränken, die sie unter bestimmten Umständen ausführen können, und um die Features der Live Meeting-Konsole vorzustellen, damit sich die Teilnehmer damit vertraut machen können.

AnzeigenSo legen Sie zusätzliche Features fest

Legen Sie im Abschnitt Zusätzliche Features der Seite Optionen für Sofortbesprechung oder Besprechungsoptionen folgende Optionen fest:

  1. Damit die Teilnehmer Fragen an die Referenten richten können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Frage- und Antwortbereich.
  2. Damit die Referenten den Live Meeting-Client zum Beenden des Meetings verwenden können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Option für Sitzungsende in Konsole anzeigen.
  3. Damit die Teilnehmer den Live Meeting-Client zum Chatten mit anderen Teilnehmern und dem Referenten einsetzen können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Chat.
  4. Damit die Referenten Programme mit anderen Teilnehmern gemeinsam nutzen können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anwendungsfreigabe, und legen Sie folgende Optionen fest:
    • Um die Kontrolle der Referenten über die Anwendungsfreigabe festzulegen, klicken Sie auf Nie, Bei Freigabe einer einzelnen Anwendung oder Bei Freigabe von Desktop, Rahmen oder einzelnen Anwendungen.
    • Damit einzelne Teilnehmer die Kontrolle für ein freigegebenes Programm anfordern können, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Besprechungsteilnehmern Steuerungsanfrage ermöglichen.
    • Um die Farbqualität für freigegebene Anwendungen festzulegen, was sich auf die Leistungsfähigkeit bei der Anwendungsfreigabe im Netzwerk auswirken kann, wählen Sie die entsprechende Option aus der Liste Wie viele Farben für die Freigabe verwenden?.
  5. Damit Teilnehmer den Besprechungsinhalt in eine Adobe Acrobat Reader-Datei (.pdf) ausgeben können, klicken Sie auf Als PDF-Datei drucken. Sie können festlegen, ob diese Option allen Teilnehmern oder nur Referenten zur Verfügung stehen soll.
  6. Damit die Statusübersicht für alle Teilnehmer sichtbar ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Statusübersicht anzeigen. Sie müssen dieses Kontrollkästchen auch aktivieren, wenn Sie die Farblegende in der Statusübersicht bearbeiten möchten. Wenn Sie nur die Legende bearbeiten möchten, die Statusübersicht aber nicht sichtbar machen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen wieder nach der Bearbeitung. Wählen Sie dann Folgendes aus:
    • Um die Farblegende in der Statusübersicht zu bearbeiten, ändern Sie den Text im Feld Titel und in den entsprechenden Farbfeldern.
    • Um eine Farbe als Standardfarbe festzulegen, wenn ein Teilnehmer einer Besprechung beitritt, klicken Sie auf die Farbe.
  7. Um einen benutzerdefinierten Bereich im Live Meeting-Client anzeigen zu lassen, der Streaming-Medieninhalt aus einer angegebenen Quelle enthält, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefinierter Rahmen für Streaming-Medien. Wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus:
    • Geben Sie im Feld URL des Teilnehmers die URL für die Quelle des Streaming-Medieninhalts für Teilnehmer ein. Geben Sie im Feld URL des Referenten die URL der Quelle des Streaming-Medieninhalts für Referenten ein.
    • Sie können die Höhe des benutzerdefinierten Bereichs für Teilnehmer und Referenten in den entsprechenden Feldern für Rahmenhöhe festlegen.

AnzeigenAblauf

Wenn Sie eine Ablaufzeit festlegen, wird der gesamte Inhalt nach Ablauf des Zeitraums zusammen mit der Besprechung oder Aufzeichnung gelöscht. Das Festlegen einer Ablaufzeit kann in folgenden Fällen wichtig sein:

  • Sie möchten nicht, dass vertraulicher Inhalt im Live Meeting-Konferenzzentrum verbleibt.
  • Sie möchten Inhalt aus dem Live Meeting-Konferenzzentrum löschen, wenn dieser nicht mehr benötigt wird.

 Hinweis   Bei Sofortbesprechungen wird nur der Besprechungsinhalt nach einer bestimmten Zeit gelöscht, während bei geplanten Besprechungen die Besprechung zusammen mit dem Inhalt gelöscht wird.

AnzeigenSo legen Sie Optionen für den Ablauf der Gültigkeit von Inhalten fest

Legen Sie im Abschnitt Ablauf der Seite Optionen für Sofortbesprechung oder Besprechungsoptionen folgende Optionen fest:

  • Ablauf der Gültigkeit von Besprechungen. Um die Zeitspanne festzulegen, während der Live Meeting die Besprechung aufbewahrt, bevor sie gelöscht wird, geben Sie eine Zahl in das Feld ein, und wählen Sie eine Zeiteinheit aus der zugehörigen Liste aus.
  • Ablauf der Gültigkeit von Aufzeichnungen. Um die Zeitspanne festzulegen, während der Live Meeting die Aufzeichnung aufbewahrt, bevor sie gelöscht wird, geben Sie eine Zahl in das Feld ein, und wählen Sie eine Zeiteinheit aus der zugehörigen Liste aus.

AnzeigenAudio

Sie legen Audio-Optionen fest, wenn Sie das erste Mal einen Audiokonferenzdienst für Live Meeting konfigurieren oder die Audioeinstellungen für eine Besprechung vorübergehend ändern möchten.

AnzeigenSo legen Sie Audio-Optionen fest

Legen Sie im Abschnitt Audio der Seite Optionen für Sofortbesprechung oder Besprechungsoptionen folgende Optionen fest:

  1. Wählen Sie in der Liste Audiofunktionen für diese Besprechung die Audiokonfiguration für Live Meeting aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von Audio-Optionen für den Live Meeting-Dienst.

  1. Wenn Sie Audiokonferenzen verwenden möchten, wählen Sie den Anbieter aus der Liste Konferenzanbieter.
  2. Wenn Live Meeting die Teilnehmer anrufen soll, sodass sie sich nicht selbst über eine Telefonnummer einwählen müssen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Besprechungsteilnehmern die Verwendung der Option "An Konferenz teilnehmen" ermöglichen, sodass sie von Live Meeting angerufen werden, anstatt sich einzuwählen.
  3. Wenn Sie eine unidirektionale Internetaudioübertragung verwenden möchten, sodass Audiodaten an die Computer der Besprechungsteilnehmer übertragen werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Unidirektionale Internetaudioübertragung aktivieren.
  4. So zeigen Sie die gebührenfreien bzw. gebührenpflichtigen Nummern den Teilnehmern an:
    • Wenn Sie Audiokonferenzfunktionen verwenden möchten, konfigurieren Sie die gebührenfreien und gebührenpflichtigen Telefonnummern durch Klicken auf ein Land oder eine Region in der Liste Land/Region, und geben Sie dann die Ortsvorwahl und die Telefonnummer in die entsprechenden Felder ein. Die Nummer, die über der Liste Land/Region angezeigt wird, ist der Ländercode für die das ausgewählte Land/die ausgewählte Region.
    • Geben Sie bei Verwendung von Audiokonferenzfunktionen außerdem den Teilnehmercode und Besprechungsleitercode in die entsprechenden Textfelder ein. Der Besprechungsleitercode wird den Teilnehmern nicht angezeigt, er ist aber nötig, um eine Verbindung zum Audiokonferenzanbieter herzustellen.
    • Wenn Sie die Besprechung aufzeichnen und/oder unidirektionales Voice over IP (Internetaudioübertragung) verwenden möchten und der Zugang auf die Audiodaten zusätzliche Einwähltasten erfordert, geben Sie diese in die Textfelder unter Aktuelle Einwähltasten ein.

 Hinweis   Die in das erste Feld eingegebenen Tasten werden vor dem Teilnehmercode gewählt; die in das zweite Feld eingegebenen Tasten werden nach dem Teilnehmercode gewählt.

  1. Wenn die Option zur Verfügung steht, müssen Sie zusätzliche Audioinformationen eingeben, die für den Zugriff auf Audiofunktionen erforderlich sind. Geben Sie im Feld Für Teilnehmer zusätzliche Audioinformationen für Besprechungseinladungen an Teilnehmer ein. Geben Sie im Feld Für Referenten zusätzliche Audioinformationen für Besprechungseinladungen an Referenten ein.

AnzeigenAufzeichnung

Sie können eine Besprechung aufzeichnen oder anderen Referenten das Aufzeichnen ermöglichen, und Sie können den Zugriff der Besprechungsteilnehmer auf die Aufzeichnung ermöglichen.

AnzeigenSo legen Sie Aufzeichnungsoptionen fest

Legen Sie im Abschnitt Aufzeichnung der Seite Optionen für Sofortbesprechung oder Besprechungsoptionen folgende Optionen fest:

  1. Klicken Sie im Abschnitt Serveraufzeichnung auf eine der folgenden Optionen:
    • Um die Aufzeichnung der Besprechung nur durch Sie selbst zu ermöglichen, klicken Sie auf In der Besprechung deaktiviert, aber der Organisator kann dennoch aufzeichnen, wenn er bei Live Meeting Manager angemeldet ist.
    • Um Referenten die Aufzeichnung der Besprechung zu ermöglichen, klicken Sie auf die Option Der Referent kann aufzeichnen.
  2. Klicken Sie im Abschnitt Serveraufzeichnungszugriff auf eine der folgenden Optionen:
    • Um nur für Sie selbst und Ihren Live Meeting-Kontoadministrator Zugriff auf Aufzeichnungen zu ermöglichen, klicken Sie auf Nur der Administrator und der Organisator können Aufzeichnungen anzeigen. Sie können einzelnen Benutzern Zugriff gewähren.
    • Um für alle Teilnehmer und Referenten der Besprechung den Zugriff auf Aufzeichnungen über ihre Besprechungs-IDs und -Schlüssel zu ermöglichen, klicken Sie auf Alle Besprechungsteilnehmer können Aufzeichnungen mithilfe ihrer Besprechungszugangsdaten anzeigen.
  3. Klicken Sie im Abschnitt Teilnehmer zeichnet auf lokalem Computer auf auf eine der folgenden Optionen:
    • Wenn Teilnehmer eine Besprechung nicht aufzeichnen und auf ihrem lokalen Computer speichern sollen, klicken Sie auf Aufzeichnen auf lokalem Computer deaktivieren.
    • Wenn nur Referenten die Besprechung aufzeichnen und die Aufzeichnung auf ihrem lokalen Computer speichern sollen, klicken Sie auf Nur Referenten dürfen aufzeichnen.
    • Wenn Sie festlegen möchten, dass Referenten Besprechungen aufzeichnen und die Aufzeichnung auf ihrem lokalen Computer speichern können und auch Teilnehmern den gleichen Zugriff gewähren möchten, klicken Sie auf Referenten dürfen aufzeichnen und Teilnehmern das Aufzeichnen erlauben.
 
 
Zutreffend für:
Live Meeting 2007