Sie können beim Entwerfen einer Formularvorlage Benutzerrollen angeben. Benutzerrollen sind vordefinierte Kategorien, die Formularbenutzern basierend auf ihrer Position oder einigen anderen Kriterien zugewiesen werden können. Benutzerrollen können zum Darstellen benutzerdefinierter Ansichten (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.) eines Formulars für unterschiedliche Benutzerarten verwendet werden, zum Anzeigen unterschiedlicher Abschnitte in einer Ansicht oder zum Berechnen des Standardwerts eines Felds oder Steuerelements. Wenn Sie beispielsweise eine Formularvorlage für einen Antrag auf eine Genehmigung entwerfen, können Sie unterschiedliche Ansichten dieses Formulars für Vertragsnehmer, Empfangsagenten und Administratoren erstellen und dann jede Benutzerrolle einer getrennten Ansicht zuweisen. Wenn Benutzer ein auf der Formularvorlage basierendes Formular öffnen, bestimmt Microsoft Office InfoPath basierend auf dem Benutzernamen die Benutzerrolle und öffnet dann basierend auf dieser Benutzerrolle die entsprechende Ansicht.
Sicherheit Benutzerrollen sollten nicht eingesetzt werden, um den Zugriff auf die vertraulichen Daten eines Formulars zu beschränken. Selbst wenn Sie eine Formularvorlage je nach Benutzerrolle vor Schreibzugriffen schützen oder bestimmte Steuerelemente ausblenden, haben Benutzer die Möglichkeit, die Formularvorlage (.xsn) mithilfe eines Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Editor anzuzeigen oder zu bearbeiten und auf diese Daten zuzugreifen.
Inhalt dieses Artikels
Übersicht
Beim Erstellen einer neuen Benutzerrolle können Sie Benutzer auf folgende Arten zuweisen:
- Indem Sie Benutzernamen über einen Microsoft Active Directory-Verzeichnisdienst festlegen (z. B. „Vertrieb\Andreas"). Um einen Benutzernamen in einem Active Directory-Verzeichnisdienst festzulegen, muss die Formularvorlage in einem Microsoft Windows-Netzwerk erstellt und veröffentlicht worden sein, das Active Directory verwendet.
- Indem Sie Gruppen aus einem Active Directory-Verzeichnisdienst festlegen. Sie können z. B. einen E-Mail-Verteiler festlegen, der die Namen aller Mitglieder des Marketingteams enthält. Um eine Gruppe in einem Active Directory-Verzeichnisdienst festzulegen, muss die Formularvorlage in einem Microsoft Windows-Netzwerk erstellt und veröffentlicht worden sein, das Active Directory verwendet.
- Indem Sie einen Wert festlegen, der direkt aus einem Formularfeld stammt. Das Feld erhält möglicherweise Daten von Active Directory, oder der Benutzer kann Daten in ein Steuerelement eingeben, das an das Feld gebunden (Binden: Verbinden eines Steuerelements mit einem Feld oder einer Gruppe in der Datenquelle, sodass in das Steuerelement eingegebene Daten gespeichert werden. Wenn die Bindung eines Steuerelements aufgehoben wird, ist das Steuerelement nicht mit einem Feld oder einer Gruppe verbunden, und in das Steuerelement eingegebene Daten werden somit nicht gespeichert.) ist. Wenn z. B. Ihre Formularvorlage ein Textfeld Administrator enthält, können Sie eine bestimmte Benutzerrolle dem Feld (Feld: Ein Element oder Attribut in der Datenquelle, das Daten enthalten kann. Wenn das Feld ein Element ist, kann es Attributfelder enthalten. In Feldern werden die Daten gespeichert, die in Steuerelemente eingegeben werden.) zuordnen, mit dem das betreffende Textfeld verbunden ist.
Nachdem Sie eine Benutzerrolle hinzugefügt haben, können Sie auf eine der folgenden Rollen festlegen:
Standardrolle Benutzer, die keiner vorhandenen Benutzerrolle zugewiesen sind, werden automatisch der als Standardrolle festgelegten Benutzerrolle zugewiesen. Die Standardrolle wird auch für Benutzer verwendet, die zwar zu einer Gruppe gehören, aber offline arbeiten. Eine der Benutzerrollen wird immer als Standardrolle festgelegt.
Initiatorrolle Wenn Sie eine bestimmte Benutzerrolle auf Benutzer anwenden möchten, die Ihr Formular zum ersten Mal öffnen, können Sie eine Initiatorrolle festlegen. Sie können z. B. eine Initiatorrolle namens "Vertragsnehmer" definieren, die für Benutzer gilt, die ein neues Antragsformular für eine Lizenz ausfüllen. Benutzer, denen eine andere Benutzerrolle zugeordnet wird, werden automatisch der Vertragsnehmerrolle zugeordnet, wenn sie eine Antragsform auf eine Lizenz öffnen. Wenn allerdings die betreffenden Benutzer das nächste Mal das gleiche Formular öffnen, verwendet Microsoft Office InfoPath die zugeordneten Benutzerrollen dieser Benutzer statt der Initiatorrolle.
Wenn Sie denjenigen Benutzern, die auf einer Kombination von Benutzernamen, Gruppen oder Werten aus einem Feld basieren, Rollen zuordnen, ermittelt InfoPath beim Öffnen eines Formularvorlagen-basierten Formulars durch einen Benutzer die Rolle, die dem Benutzer zuzuordnen ist, und zwar anhand der folgenden Reihenfolge:
- Der Benutzername ist der Wert eines Feldes in der Formularvorlage.
- Der Benutzername befindet sich in Active Directory.
- Der Benutzer ist ein Mitglied einer Active Directory-Gruppe.
Hinweis Wenn der Benutzer mehreren Gruppen angehört und Sie im Begriff sind, gruppenbasierte Benutzerrollen zuzuweisen, prüft InfoPath die Mitgliederlisten der einzelnen Gruppen in der Reihenfolge, in der die Gruppen im Dialogfeld Benutzerrollen verwalten aufgeführt sind. Wenn ein Benutzer z. B. sowohl der Gruppe "Eingang" und der Gruppe "Administrator“ angehört und die Administratorgruppe vor der Eingangsstellengruppe aufgeführt ist, wird dem betreffenden Benutzer die Benutzerrolle für die Administratorgruppe zugeordnet.
- Wenn keine der vorgenannten Annahmen zutrifft, wird die Standardrolle verwendet.
Nachdem Sie die Benutzerrolle für Ihre Formularvorlage definiert haben, können Sie eine Regel (Regel: Eine Bedingungen oder Aktionen, bzw. eine Gruppe von Bedingungen oder Aktionen, die basierend auf Ereignissen und Werten im Formular Tasks automatisch ausführen.) festlegen, derzufolge die Anzeige automatisch anhand der Benutzerrolle wechselt. Sie können z. B. eine Managerbenutzerrolle erstellen und anschließend eine Regel, damit ein Benutzer, dem die Managerrolle zugeordnet ist, automatisch zur Manageranzeige wechselt, wenn er das Formular öffnet. Alternativ dazu können Sie auch zuerst die Regel erstellen und anschließend die Benutzerrollen im Zuge der Regelerstellung definieren.
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Kompatibilitätsaspekte
Es können keine Benutzerrollen in einer browserkompatiblen Formularvorlage (Browserkompatible Formularvorlage: Eine Formularvorlage, die mithilfe eines bestimmten Kompatibilitätsmodus in InfoPath entworfen wird. Eine browserkompatible Formularvorlage kann browserfähig sein, wenn sie auf einem Server veröffentlicht wird, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird.) erstellt werden. Benutzerrollen werden nur in einer Formularvorlage erstellt, deren Formulare in InfoPath ausgefüllt werden.
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Voraussetzungen
Vor dem Hinzufügen von Benutzerrollen benötigen Sie Folgendes:
- Eine Liste mit den hinzuzufügenden Benutzerrollen, zusammen mit den Mitgliedern jeder Benutzerrolle. Die Mitglieder können Benutzernamen oder Gruppen aus einem Microsoft Active Directory-Verzeichnisdienst sein oder ein Wert, der von einem Benutzer in ein Steuerelement eingegeben wird, das an ein bestimmtes Feld in der Datenquelle der Formularvorlage gebunden ist.
- Die standardmäßige Benutzerrolle, die Sie Benutzern zuweisen möchten, die ein auf der Formularvorlage basierendes Formular öffnen, ohne Mitglied einer Benutzerrolle zu sein.
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Hinzufügen einer Benutzerrolle
- Klicken Sie im Menü Extras auf Benutzerrollen.
- Klicken Sie im Dialogfeld Benutzerrollen verwalten auf Hinzufügen.
- Geben Sie im Feld Rollenname einen Namen für die neue Benutzerrolle ein.
- Führen Sie zum Zuweisen von Benutzern oder Gruppen zur Rolle mindestens eine der folgenden Aktionen aus.
Geben Sie mindestens einen Benutzer an, der Teil eines Netzwerks ist, in dem der Active Directory-Verzeichnisdienst verwendet wird
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzernamen, und klicken Sie dann auf Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus
. Hinweis Wenn Sie die Domäne und den Benutzernamen bereits kennen, geben Sie diese im Feld Benutzernamen ein. Diese müssen das Format Domäne\Benutzername aufweisen. Trennen Sie mehrere Benutzernamen durch Semikolons (;).
- Geben Sie im Feld Geben Sie die zu verwendenden Objektnamen ein mindestens einen Benutzernamen ein, und trennen Sie mehrere Benutzernamen durch Semikolons (;).
Hinweis Sie erhalten Informationen zum Formatieren der Benutzernamen, wenn Sie auf die Verknüpfung Beispiele im Dialogfeld klicken.
- Klicken Sie zum Überprüfen der eingegebenen Benutzernamen anhand der Namen in Active Directory auf Namen überprüfen.
- Klicken Sie auf OK.
Geben Sie mindestens eine Gruppe an, die Teil eines Netzwerks ist, in dem der Active Directory-Verzeichnisdienst verwendet wird
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gruppennamen, und klicken Sie dann auf Wählen Sie eine oder mehrere Gruppen aus
. Hinweis Wenn Sie den Gruppennamen bereits kennen, geben Sie diesen im Feld Gruppennamen ein. Er muss das Format Domäne\Benutzername aufweisen. Trennen Sie mehrere Gruppenamen durch Semikolons (;).
- Geben Sie im Feld Geben Sie die zu verwendenden Objektnamen ein mindestens einen Gruppennamen ein, und trennen Sie mehrere Namen durch Semikolons (;).
Hinweis Weitere Informationen zum Formatieren der Gruppennamen erhalten Sie, wenn Sie auf die Verknüpfung Beispiele im Dialogfeld klicken.
- Klicken Sie zum Überprüfen der eingegebenen Gruppennamen anhand der Namen in Active Directory auf Namen überprüfen.
- Klicken Sie auf OK.
Geben Sie Benutzernamen an, die direkt aus einem Feld im Formular stammen
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzernamen aus dem Formular beziehen, und klicken Sie dann auf Ein Feld in der Datenquelle auswählen
. - Klicken Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen auf das Feld mit den gewünschten Werten für die Benutzerrollen, und klicken Sie dann auf OK.
- Aktivieren Sie zum Festlegen der Benutzerrolle als Initiator das Kontrollkästchen Als Initiator verwenden, und klicken sie dann auf OK.
Hinweis Wenn eine Benutzerrolle als Initiator angegeben wird, hat diese Rolle Vorrang gegenüber allen anderen Rollenzuweisungen, auch wenn sich die Initiatorrolle in der Mitte der Liste im Dialogfeld Benutzerrollen verwalten befindet.
- Wählen Sie zum Angeben einer standardmäßigen Benutzerrolle für Benutzer, die keine Mitglieder anderer Rollen sind, die Rolle im Dialogfeld Benutzerrollen verwalten aus, und klicken Sie dann auf Als Standard festlegen.
Hinweis Sie müssen zum Klicken auf Als Standard festlegen über mehr als eine Benutzerrolle verfügen.
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Anzeigen einer auf einer Benutzerrolle basierenden Ansicht
Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, die Benutzerrollen und mehrere Ansichten enthält, ist es möglicherweise sinnvoll, eine Ansicht anzeigen zu lassen, die auf der dem Benutzer zugeordneten Benutzerrolle basiert. Sie können z. B. über eine Rolle festlegen, dass sich eine bestimmte Ansicht öffnet, wenn ein Benutzer mit der betreffenden Benutzerrolle ein Formular öffnet, das auf Ihrer Formularvorlage basiert.
- Klicken Sie im Menü Extras auf Formularoptionen.
- Klicken Sie im Dialogfeld Formularoptionen in der Liste Kategorie auf Öffnen und speichern.
- Klicken Sie unter Benutzerdefiniertes Verhalten auf Regeln.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Regel ein.
- Klicken Sie auf Bedingung festlegen.
- Klicken Sie im ersten Feld auf Derzeitige Rolle des Benutzers.
- Klicken Sie im zweiten Feld auf Ist gleich.
- Klicken Sie im dritten Feld auf den Namen der Benutzerrolle, und klicken Sie dann auf OK.
- Klicken Sie im Dialogfeld Regel auf Aktion hinzufügen.
- Klicken Sie in der Liste Aktion auf Ansicht umschalten, und klicken Sie dann in der Liste Ansicht auf eine Ansicht.
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Testen der Benutzerrollen
Wenn ein Formular über mehrere Benutzerrollen verfügt, sollten die Darstellungsweise und das Verhalten jeder einzelnen Rolle getestet werden. Obwohl eine Vorschau einer Formularvorlage zum Überprüfen, ob die Ansichten mit Benutzerrollen in erwarteter Weise funktionsfähig sind, angezeigt werden kann, kann der Auswertungsprozess eines Benutzers anhand der gegebenen Rollenzuweisung des Benutzers nicht simuliert werden. Der Grund hierfür besteht darin, dass InfoPath die Benutzerrollen beim Ausfüllen des Formulars überprüft und nicht beim Anzeigen einer Vorschau. Wenn Sie die Benutzerrollen für die Formularvorlage vollständig testen möchten, können Sie sich vorübergehend selbst jede zu testende Benutzerrolle zuweisen und das Formular öffnen, als ob Sie es ausfüllen möchten.
- Klicken Sie im Menü Extras auf Formularoptionen.
- Klicken Sie auf Vorschau in der Liste Kategorie.
- Klicken Sie in der Liste Vorschau anzeigen als unter Benutzerrolle auf die Rolle, zu der Sie die Vorschau anzeigen möchten, und klicken Sie dann auf OK.
- Um Ihre Änderungen zu testen, klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Vorschau, oder drücken Sie STRG+UMSCHALT+B.
Der Name der aktuellen Benutzerrolle wird auf der Statusleiste in der Ecke unten rechts im Vorschaufenster angezeigt.
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