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• Übersicht über Benutzerrollen

• Szenarien zur Verwendung von Benutzerrollen

• Erstellen und Zuordnen von Benutzerrollen

Übersicht über Benutzerrollen

Unter einer Benutzerrolle versteht man eine vordefinierte Kategorie, die Benutzern basierend auf ihrer Position oder anderen Kriterien zugewiesen werden. Rollen werden normalerweise dazu verwendet, um unterschiedlichen Benutzertypen benutzerdefinierte Versionen oder Ansichten (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.) zu präsentieren. Sie können Ihre Geschäftsprozesse und die Datenerfassung optimieren, indem Sie Ihrer Formularvorlage Benutzerrollen zu Steuerelementen hinzufügen, um zu steuern, was Benutzern beim Öffnen eines auf Ihrer Formularvorlage basierenden Formulars angezeigt wird. Stellen Sie sich z. B. vor, dass Sie die Formularvorlage für eine Genehmigungsanwendung entwerfen, deren Formulare von den folgenden Benutzertypen verwendet werden:

• Elektronische Vertragsnehmer, die eine Genehmigung beantragen müssen
• Leistungsempfänger, die überprüfen, ob der Antrag des Vertragsnehmers die erforderlichen Informationen enthält
• Administratoren, die Genehmigungsanwendungen zur Genehmigung überprüfen

Anstatt drei Formularvorlagen für jeden Benutzertyp zu entwerfen und die Daten aus all diesen Formularen zu verwalten, können Sie eine Formularvorlage entwerfen, deren Formulare alle Daten erfassen und eine Benutzerrolle für jeden Benutzertyp hinzufügen. Die Benutzerrolle bestimmt, welche Daten über die benutzerdefinierten Ansichten angezeigt werden, die auf jedem Benutzertyp basieren.

Sicherheit  Benutzerrollen sollten nicht eingesetzt werden, um den Zugriff auf die vertraulichen Daten eines Formulars zu beschränken. Selbst wenn Sie eine Formularvorlage je nach Benutzerrolle vor Schreibzugriffen schützen oder bestimmte Steuerelemente ausblenden, haben Benutzer die Möglichkeit, die Formularvorlage (.xsn) mithilfe eines Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Editor anzuzeigen oder zu bearbeiten und auf diese Daten zuzugreifen.

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Szenarien zur Verwendung von Benutzerrollen

In zahlreichen Szenarien erweisen sich Benutzerrollen für den Benutzer als vorteilhaft. Mit Benutzerrollen können Sie bspw:

• Eine einheitliche Ansicht für jede Benutzerrolle anzeigen  Sie können eine Formularvorlage so entwerfen, dass unterschiedliche Ansichten dieser Formularvorlage angezeigt werden, je nach dem, wer das Formular ausfüllt. Sie können z. B. eine Ansicht für elektronische Vertragsnehmer entwerfen, die eine Genehmigung beantragen, eine Ansicht für Empfänger, die die Genehmigungsanwendung empfangen und eine Ansicht für die Administratoren, die alle Informationen überprüfen. In jeder Ansicht werden nur die Informationen angezeigt, die jeder Benutzerrolle entsprechen.
• Anzeigen eines unterschiedlichen Abschnitts für jede Benutzerrolle  Sie können eine Formularvorlage entwerfen, in unterschiedliche Abschnitte angezeigt werden, abhängig vom Benutzer, der das Formular ausfüllt. Ein Abschnitt in der Formularvorlage für einen Spesenabrechnungsbericht, der nur für Mitarbeiter gilt, kann angezeigt werden, wenn ein Mitarbeiter das Formular öffnet. Ein weiterer Abschnitt, der nur für Manager gilt, die den Spesenabrechnungsbericht genehmigen, kann angezeigt werden, wenn ein Manager das Formular öffnet.
• Festlegen der Datenüberprüfung für ein Feld, das auf jeder Benutzerrolle basiert  Sie können eine Formularvorlage so entwerfen, dass unterschiedliche Datenüberprüfung auf ein Steuerelement angewendet wird, das an ein bestimmtes Feld gebunden ist. Das hängt von der Benutzerrolle der Person ab, die das Formular ausfüllt. Sie können bspw. den maximalen Ausgabenwert für einen Manager auf ein bestimmtes Limit und den maximalen Wert für dasselbe Textfeld für einen Administrator höher festlegen. Wenn ein Manager das Formular ausfüllt und den Betrag übersteigt, wird ein Dialogfeld angezeigt. Füllt ein Administrator das Formular aus, akzeptiert das Textfeld einen Wert, der ansonsten abgelehnt worden wäre.
• Absenden von Formulardaten an eine externe Datenquelle, die auf jeder Benutzerrolle basiert  Sie können Ihre Formularvorlage so entwerfen, dass die elektronischen Vertragsnehmer, die eine Genehmigung beantragen müssen, ihre ausgefüllten Formulare nur an einen Webdienst absenden können, und Leistungsempfänger können ihre Formulare nur an eine SQL-Datenbank absenden. Administratoren können ihre Formulardaten an eine Datenbank und in einer E-Mail-Nachricht senden, sofern die Anwendung genehmigt wurde. Sie können ihre Formulardaten aber auch nur an eine Datenbank absenden, falls die Anwendung abgelehnt wurde.

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Erstellen und Zuweisen von Benutzerrollen

Beim Erstellen einer neuen Benutzerrolle können Sie Benutzer auf folgende Arten zuweisen:

• Indem Sie Benutzernamen über einen Microsoft Active Directory-Verzeichnisdienst festlegen (z. B. „Vertrieb\Andreas"). Um einen Benutzernamen in einem Active Directory-Verzeichnisdienst festzulegen, muss die Formularvorlage in einem Microsoft Windows-Netzwerk erstellt und veröffentlicht worden sein, das Active Directory verwendet.
• Indem Sie Gruppen aus einem Active Directory-Verzeichnisdienst festlegen. Sie können z. B. einen E-Mail-Verteiler festlegen, der die Namen aller Mitglieder des Marketingteams enthält. Um eine Gruppe in einem Active Directory-Verzeichnisdienst festzulegen, muss die Formularvorlage in einem Microsoft Windows-Netzwerk erstellt und veröffentlicht worden sein, das Active Directory verwendet.
• Indem Sie einen Wert festlegen, der direkt aus einem Formularfeld stammt. Das Feld erhält möglicherweise Daten von Active Directory, oder der Benutzer kann Daten in ein Steuerelement eingeben, das an das Feld gebunden (Binden: Verbinden eines Steuerelements mit einem Feld oder einer Gruppe in der Datenquelle, sodass in das Steuerelement eingegebene Daten gespeichert werden. Wenn die Bindung eines Steuerelements aufgehoben wird, ist das Steuerelement nicht mit einem Feld oder einer Gruppe verbunden, und in das Steuerelement eingegebene Daten werden somit nicht gespeichert.) ist. Wenn z. B. Ihre Formularvorlage ein Textfeld Administrator enthält, können Sie eine bestimmte Benutzerrolle dem Feld (Feld: Ein Element oder Attribut in der Datenquelle, das Daten enthalten kann. Wenn das Feld ein Element ist, kann es Attributfelder enthalten. In Feldern werden die Daten gespeichert, die in Steuerelemente eingegeben werden.) zuordnen, mit dem das betreffende Textfeld verbunden ist.

Nachdem Sie eine Benutzerrolle hinzugefügt haben, können Sie auf eine der folgenden Rollen festlegen:

Standardrolle  Benutzer, die keiner vorhandenen Benutzerrolle zugewiesen sind, werden automatisch der als Standardrolle festgelegten Benutzerrolle zugewiesen. Die Standardrolle wird auch für Benutzer verwendet, die zwar zu einer Gruppe gehören, aber offline arbeiten. Eine der Benutzerrollen wird immer als Standardrolle festgelegt.

Initiatorrolle  Wenn Sie eine bestimmte Benutzerrolle auf Benutzer anwenden möchten, die Ihr Formular zum ersten Mal öffnen, können Sie eine Initiatorrolle festlegen. Sie können z. B. eine Initiatorrolle namens "Vertragsnehmer" definieren, die für Benutzer gilt, die ein neues Antragsformular für eine Lizenz ausfüllen. Benutzer, denen eine andere Benutzerrolle zugeordnet wird, werden automatisch der Vertragsnehmerrolle zugeordnet, wenn sie eine Antragsform auf eine Lizenz öffnen. Wenn allerdings die betreffenden Benutzer das nächste Mal das gleiche Formular öffnen, verwendet Microsoft Office InfoPath die zugeordneten Benutzerrollen dieser Benutzer statt der Initiatorrolle.

Wenn Sie denjenigen Benutzern, die auf einer Kombination von Benutzernamen, Gruppen oder Werten aus einem Feld basieren, Rollen zuordnen, ermittelt InfoPath beim Öffnen eines Formularvorlagen-basierten Formulars durch einen Benutzer die Rolle, die dem Benutzer zuzuordnen ist, und zwar anhand der folgenden Reihenfolge:

1. Der Benutzername ist der Wert eines Feldes in der Formularvorlage.
2. Der Benutzername befindet sich in Active Directory.
3. Der Benutzer ist ein Mitglied einer Active Directory-Gruppe.

    Hinweis   Wenn der Benutzer mehreren Gruppen angehört und Sie im Begriff sind, gruppenbasierte Benutzerrollen zuzuweisen, prüft InfoPath die Mitgliederlisten der einzelnen Gruppen in der Reihenfolge, in der die Gruppen im Dialogfeld Benutzerrollen verwalten aufgeführt sind. Wenn ein Benutzer z. B. sowohl der Gruppe "Eingang" und der Gruppe "Administrator“ angehört und die Administratorgruppe vor der Eingangsstellengruppe aufgeführt ist, wird dem betreffenden Benutzer die Benutzerrolle für die Administratorgruppe zugeordnet.

4. Wenn keine der vorgenannten Annahmen zutrifft, wird die Standardrolle verwendet.

Nachdem Sie die Benutzerrolle für Ihre Formularvorlage definiert haben, können Sie eine Regel (Regel: Eine Bedingungen oder Aktionen, bzw. eine Gruppe von Bedingungen oder Aktionen, die basierend auf Ereignissen und Werten im Formular Tasks automatisch ausführen.) festlegen, derzufolge die Anzeige automatisch anhand der Benutzerrolle wechselt. Sie können z. B. eine Managerbenutzerrolle erstellen und anschließend eine Regel, damit ein Benutzer, dem die Managerrolle zugeordnet ist, automatisch zur Manageranzeige wechselt, wenn er das Formular öffnet. Alternativ dazu können Sie auch zuerst die Regel erstellen und anschließend die Benutzerrollen im Zuge der Regelerstellung definieren.

Basierend auf einer Benutzerrolle können Sie das Verhalten eines Steuerelements auch variieren. Sie können ein Steuerelement bspw. für nur eine spezielle Benutzerrolle aktivieren, während den übrigen Benutzerrollen die Daten im Steuerelement angezeigt werden, die sie aber nicht ändern können. Durch die Möglichkeit die Dateneingabe in ein Steuerelement basierend auf Benutzerrollen einzuschränken, können Sie sicherstellen, dass die in ein Steuerelement eingegebenen Daten einer legitimen Quelle entstammen. In der Formularvorlage für eine Genehmigungsanwendung haben Sie bspw. das Kontrollkästchen Genehmigung, die nur von Mitgliedern der Administratorbenutzerrolle aktiviert werden kann. Damit geben Sie an, dass die Genehmigung erteilt wurde. Anderen Benutzerrollen zugewiesene Benutzer (z. B. Vertragsnehmer, die Anwendungen absenden) sehen nur das Kontrollkästchen, das sie jedoch weder aktivieren noch deaktivieren können.

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