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Wenn für Ihre Benutzer Daten aus einer Microsoft Office Access 2007-Datenbank (ACCDB-Format) oder aus einer in einer früheren Version gespeicherten Access-Datenbank (MDB-Format) erforderlich sind, um ein Formular auf Grundlage Ihrer Microsoft Office InfoPath-Formularvorlage auszufüllen, können Sie eine sekundäre Datenverbindung zur Formularvorlage hinzufügen, die eine Access Datenbank abfragt.

Sie können eine sekundäre Datenverbindung hinzufügen, aber diese Datenverbindung kann nur eine Access-Datenbank abfragen. Sie können keine sekundäre Datenverbindung hinzufügen, die Daten an eine Access-Datenbank sendet.

Wenn Ihre Benutzer ihre Formulardaten an eine Access-Datenbank senden sollen, können Sie eine Formularvorlage entwerfen, die auf einer Access-Datenbank basiert und dann die Verbindung zum Senden von Daten in der primären Datenverbindung aktivieren. Alternativ können Sie eine sekundäre Datenverbindung zu einem Webdienst hinzufügen, der mit Ihrer Access-Datenbank zusammenarbeitet.

Im Abschnitt Siehe auch finden Sie Verknüpfungen zu weiteren Informationen zum Entwerfen von auf Access-Datenbanken basierenden Formularvorlagen und zum Hinzufügen einer sekundären Datenverbindung zu einem Webdienst.

• Übersicht

• Kompatibilitätsaspekte

• Voraussetzungen

• Schritt 1: Hinzufügen einer sekundären Datenverbindung

• Schritt 2: Konfigurieren der Formularvorlage zur Verwendung der Datenverbindung

Übersicht

Eine sekundäre Datenverbindung (Datenverbindung: Die Verbindung zwischen einem InfoPath-Formular und einer externen Datenquelle, beispielsweise einer Datenbank, einem Webdienst, einer SharePoint-Bibliothek oder einer XML-Datei. Datenverbindungen werden zum Abfragen und Senden von Daten verwendet.) ist eine Datenverbindung, die Sie einer Formularvorlage hinzufügen. Eine sekundäre Datenverbindung unterscheidet sich von der primären Datenverbindung, die Sie beim Entwerfen einer neuen Formularvorlage erstellen, die auf einer Datenbank oder einem Webdienst basiert. Die primäre Datenverbindung einer Formularvorlage kann Daten von externen Datenquellen abrufen und auch Formulardaten an eine externe Datenquelle senden. Eine Formularvorlage kann jedoch nur eine primäre Datenverbindung besitzen.

Sie können beliebig viele sekundäre Datenverbindungen zu einer Formularvorlage hinzufügen. Nehmen Sie beispielsweise an, Sie besitzen eine Access-Datenbank, die eine Tabelle mit Mitarbeiterdaten und eine andere Tabelle mit Kundendaten enthält. Sie können eine sekundäre Datenverbindung hinzufügen, die Daten aus der Mitarbeitertabelle abruft, und Sie können überdies eine weitere sekundäre Datenverbindung hinzufügen, die in derselben Access-Datenbank Daten aus der Kundentabelle abruft.

Obwohl Sie zur Formularvorlage eine sekundäre Datenverbindung hinzufügen können, die Formulardaten an eine externe Datenquelle senden kann, z. B. an einen Webdienst oder eine Windows SharePoint Services-Bibliothek, können Sie sekundäre Datenverbindungen nur zum Abrufen von Daten aus einer Access-Datenbank verwenden. Sie können keine sekundäre Datenverbindung hinzufügen, die Daten an eine Access-Datenbank sendet.

Wenn Sie einer Datenbank eine Abfragedatenverbindung hinzufügen, erstellt InfoPath eine sekundäre Datenquelle (Datenquelle: Zusammengehörige Felder und Gruppen, welche die Daten für ein InfoPath-Formular definieren und speichern. Steuerelemente im Formular sind an die Felder und Gruppen in der Datenquelle gebunden.), die Datenfelder (Datenfeld: Ein Feld, das das Ergebnis einer Abfrage an eine externe Datenquelle enthält.) und Gruppen (Gruppe: Ein Element in der Datenquelle, das Felder oder andere Gruppen enthalten kann. Steuerelemente, die andere Steuerelemente wie wiederholte Tabellen und Abschnitte enthalten, sind an Gruppen gebunden.) enthält, die der Art und Weise entsprechen, wie die Daten in der Datenbank gespeichert werden. Da die Datenstruktur in der sekundären Datenquelle der Art und Weise entsprechen muss, wie die Daten in den Datenbanktabellen gespeichert werden, können Sie die Felder oder Gruppen in der sekundären Datenquelle nicht ändern.

Sie können die einzelnen Abfragedatenverbindungen konfigurieren, damit ihre Ergebnisse derart gespeichert werden, dass die Benutzer auf die Daten zugreifen können, wenn ihr Formular nicht mit einem Netzwerk verbunden ist. In Abhängigkeit von der Art der Daten möchten Sie die Abfrageergebnisse möglicherweise nur anzeigen, wenn die Benutzer mit einem Netzwerk verbunden sind.

Sicherheit  Wenn Sie eine sekundäre Datenverbindung verwenden, um vertrauliche Daten aus einer externen Datenquelle abzurufen, sollten Sie diese Funktion eventuell deaktivieren, um die Daten vor unberechtigter Verwendung zu schützen, falls der Computer verloren geht oder gestohlen wird. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, sind die Daten nur verfügbar, falls der Benutzer mit dem Netzwerk verbunden ist.

Wenn Sie einer Formularvorlage eine Abfragedatenverbindung hinzufügen, verwenden Formulare, die auf der betreffenden Formularvorlage basieren, standardmäßig diese Datenverbindung, sobald sie von einem Benutzer geöffnet werden. Sie können Ihre Formularvorlagen auch so konfigurieren, dass sie die Abfragedatenverbindung auf einer der folgenden Arten nutzen:

• Eine Regel hinzufügen  Sie können eine Regel so konfigurieren, dass die Abfragedatenverbindung verwendet wird, sobald die in der Regel bezeichnete Bedingung eintritt.
• Eine Schaltfläche hinzufügen  Sie können der Formularvorlage eine Schaltfläche hinzufügen, die beim Anklicken durch den Benutzer Daten über die Abfragedatenverbindung abruft.
• Benutzerdefinierten Code verwenden   Wenn Sie weder Regel, noch Schaltfläche hinzufügen können, ermöglicht benutzerdefinierter Code den Abruf von Daten über die Abfragedatenverbindung.. Die Verwendung von benutzerdefiniertem Code setzt voraus, dass ein Entwickler den entsprechenden Code schreibt.

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Kompatibilitätsaspekte

Sie können keine Datenverbindung zu einer Access-Datenbank zu einer browserkompatiblen Formularvorlage hinzufügen (Browserkompatible Formularvorlage: Eine Formularvorlage, die mithilfe eines bestimmten Kompatibilitätsmodus in InfoPath entworfen wird. Eine browserkompatible Formularvorlage kann browserfähig sein, wenn sie auf einem Server veröffentlicht wird, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird.).

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Voraussetzungen

Bevor Sie eine sekundäre Datenverbindung zu einer Access-Datenbank zur Formularvorlage hinzufügen, sind folgende Informationen erforderlich:

• Der Name und der Speicherort der Datenbank.

   Hinweis   Wenn die Access-Datenbank an einem Speicherort im Netzwerk gespeichert wird, stellen Sie sicher, dass die Benutzer auf die Datenbank zugreifen können.

• Der Name der Tabelle oder Abfrage, die auf dieser Formularvorlage basierenden Formularen die Daten bereitstellt. Sie verwenden diese Tabelle oder Abfrage als Mastertabelle oder -abfrage, wenn Sie die Abfragedatenverbindung konfigurieren.
• Die Namen sonstiger Tabellen oder Abfragen, die der Mastertabelle oder -abfrage zusätzliche Daten bereitstellen. In den meisten Fällen ist die Tabelle Beziehungen (Beziehung: Eine Zuordnung zwischen allgemeinen Feldern (Spalten), die in zwei Tabellen vorkommen. Eine Beziehung kann vom Typ 1:1, 1:n oder n:n sein.) bereits in der Datenbank eingerichtet. Wenn Sie die Beziehungen zwischen der Mastertabelle oder -abfrage und einer anderen Tabelle oder Abfrage manuell einrichten müssen, sind die zugehörigen Feldnamen beider Tabellen oder Abfragen erforderlich.

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Schritt 1: Hinzufügen einer sekundären Datenverbindung

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Sekundäre Datenquelle.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Sekundäre Datenquelle auf Hinzufügen.
3. Klicken Sie im Datenverbindungs-Assistenten zunächst auf Erstellen einer neuen Verbindung zu, anschließend auf Daten empfangen und dann auf Weiter.
4. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Datenbank (Microsoft SQL Server oder Microsoft Office Access), und klicken Sie dann auf Weiter.
5. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Datenbank auswählen.
6. Wechseln Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen zum Speicherort Ihrer Datenbank.

    Hinweis   Wenn Ihre Datenbank an einem Speicherort im Netzwerk gespeichert wird, wechseln Sie zum UNC (Universal Naming Convention (UNC): Eine Namensgebungskonvention für Dateien, die eine computerunabhängige Methode zum Suchen von Dateien bietet. Statt eines Laufwerkbuchstabens und eines Pfades verwendet ein UNC-Name die Syntax "\\Server\Freigabe\Pfad\Dateiname".)-Pfad (Universal Naming Convention) des Speicherorts. Wechseln Sie nicht über ein zugeordnetes Netzwerklaufwerk zum Netzwerkspeicherort. Wenn Sie ein zugeordnetes Netzwerklaufwerk verwenden, suchen Benutzer, die Formulare auf Grundlage dieser Formularvorlage erstellen, über ein zugeordnetes Netzwerklaufwerk nach der Datenbank. Wenn der Benutzer nicht über ein zugeordnetes Netzwerklaufwerk verfügt, findet das Formular die Datenbank nicht.

7. Klicken Sie auf den Namen der Datenbank und dann auf Öffnen.
8. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle auswählen auf die zu verwendende Mastertabelle oder -abfrage, und klicken Sie dann auf OK.
9. Aktivieren Sie auf der nächsten Seite des Assistenten das Kontrollkästchen Tabellenspalten anzeigen.

Standardmäßig werden alle Felder in der Tabelle oder Abfrage zur primären Datenquelle der Formularvorlage hinzugefügt.

10. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Felder, die nicht in die sekundäre Datenquelle einbezogen werden sollen.

Fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Tabellen oder Abfragen zur Datenverbindung hinzu.

So wird's gemacht

1. Klicken Sie auf Tabelle hinzufügen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle oder Abfrage hinzufügen auf den Namen der untergeordneten Tabelle, und klicken Sie anschließend auf Weiter. InfoPath versucht, die Beziehungen einzurichten, indem es die Feldnamen der beiden Tabellen miteinander abgleicht. Wenn Sie eine vorgeschlagene Beziehung nicht verwenden möchten, wählen Sie die betreffende Beziehung und klicken anschließend auf Beziehung entfernen. Um eine Beziehung hinzuzufügen, klicken Sie auf Beziehung hinzufügen. Klicken Sie im Dialogfeld Beziehung hinzufügen in der jeweiligen Spalte auf die Namen aller verbundenen Felder und anschließend auf OK.
3. Klicken Sie auf Fertig stellen.
4. Wenn Sie weitere untergeordneten Tabellen hinzufügn möchten, wiederholen Sie diese Schritte.
11. Klicken Sie auf Weiter.
12. Damit die Ergebnisse der Abfragedatenverbindung verfügbar sind, wenn das Formular nicht mit einem Netzwerk verbunden ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopie der Daten in der Formularvorlage speichern.

    Sicherheit  Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens werden die Daten auf dem Computer des Benutzers gespeichert, wenn das Formular diese Datenverbindung verwendet. Wenn das Formular aus dieser Datenverbindung vertrauliche Daten abruft, sollten Sie dieses Feature möglicherweise deaktivieren, um dazu beizutragen, dass die Daten bei Computerverlust oder -diebstahl geschützt sind.

13. Klicken Sie auf Weiter.
14. Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten einen anschaulichen Namen für diese sekundäre Datenverbindung ein, und überprüfen Sie dann, dass die Daten im Abschnitt Zusammenfassung richtig sind.
15. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten beim Öffnen des Formulars automatisch abrufen, um das Formular so zu konfigurieren, dass die Daten beim Öffnen automatisch abgerufen werden.

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Schritt 2: Konfigurieren der Formularvorlage für die Verwendung der Datenverbindung

Wenn die auf dieser Formularvorlage aufbauenden Formulare die Datenverbindung verwenden sollen, nachdem der Benutzer das Formular geöffnet hat, können Sie der Formularvorlage eine Regel (Regel: Eine Bedingungen oder Aktionen, bzw. eine Gruppe von Bedingungen oder Aktionen, die basierend auf Ereignissen und Werten im Formular Tasks automatisch ausführen.) hinzufügen, so dass die Datenverbindung unter einer bestimmten Bedingung verwendet wird, oder Sie können der Formularvorlage eine Schaltfläche hinzufügen, die zum Aufbau der Datenverbindung vom Benutzer angeklickt wird.

Hinzufügen einer Regel

Sie können der Formularvorlage eine Regel hinzufügen, die dazu dient, die Daten von der Abfragedatenverbindung abzurufen, sobald die Bedingung der Regel erfüllt ist. Sie können z. B. ein Textfeld zur Formularvorlage hinzufügen, das ein Benutzer ausfüllen kann, um bestimmte Daten von einer externen Datenquelle abzurufen. Sie können dann eine Regel hinzufügen, die die Datenverbindung immer dann verwendet, wenn ein Benutzer Daten in das Textfeld eingibt.

Das folgende Verfahren geht davon aus, dass Sie eine Abfragedatenverbindung für Ihre Formularvorlage erstellt und ein Steuerelement (keine Schaltfläche) auf der Formularvorlage konfiguriert haben, um die Daten der Datenverbindung anzuzeigen.

1. Falls die Formularvorlage über mehrere Ansichten verfügt, klicken Sie auf Name der Ansicht im Menü Ansicht, um zu der Ansicht zu gelangen, wo die Daten aus der sekundären Datenquelle angezeigt werden sollen.
2. Doppelklicken Sie auf das Steuerelement, dem Sie eine Regel hinzufügen möchten.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.
4. Klicken Sie unter Gültigkeitsprüfung und Regeln auf Regeln.
5. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln auf Hinzufügen.
6. Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Regel ein.
7. Um eine Bedingung festzulegen, wann die Regel ausgeführt werden sollte, klicken Sie auf Bedingung festlegen, und geben Sie dann die Bedingung ein. Die Regel wird bei Eintreten der Bedingung ausgeführt. Wenn Sie keine Bedingung festlegen, wird die Regel immer dann ausgeführt, wenn der Benutzer den Wert im Steuerelement ändert und anschließend den Cursor vom Steuerelement weg bewegt.
8. Klicken Sie auf Aktion hinzufügen.
9. Klicken Sie in der Liste Aktionen auf Eine Datenverbindung abfragen.
10. Klicken Sie in der Liste Datenverbindung auf die zu verwendende Abfragedatenverbindung, und klicken Sie dann auf OK, um jeweils die geöffneten Dialogfelder zu schließen.
11. Um Ihre Änderungen zu testen, klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Vorschau, oder drücken Sie STRG+UMSCHALT+B.

Hinzufügen einer Schaltfläche

Sie können der Formularvorlage ein Schaltflächen-Steuerelement hinzufügen, über das die Benutzer Daten von der Abfragedatenverbindung abrufen können.

1. Falls die Formularvorlage über mehrere Ansichten verfügt, klicken Sie auf Name der Ansicht im Menü Ansicht, um zu der Ansicht zu gelangen, wo die Daten aus der sekundären Datenquelle angezeigt werden sollen.
2. Wenn der Aufgabenbereich Steuerelemente nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Einfügen auf Weitere Steuerelemente, oder drücken Sie die entsprechenden Tastenkombinationen.
3. Ziehen Sie ein Schaltflächen-Steuerelement auf die Formularvorlage.
4. Doppelklicken Sie auf das soeben zur Formularvorlage hinzugefügte Schaltflächen-Steuerelement .
5. Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein.
6. Klicken Sie in der Liste Aktionen auf Aktualisieren.
7. Geben Sie den Namen, der auf der Schaltfläche der Formularvorlage angezeigt werden soll, im Feld Beschriftung ein.
8. Klicken Sie auf Einstellungen.
9. Führen Sie im Dialogfeld Aktualisieren eine der folgenden Aktionen aus:
   • Klicken Sie auf Alle sekundären Datenquellen, um die aktuellsten Daten von allen externen Datenquellen abzurufen, die über sekundäre Datenverbindungen zu dieser Formularvorlage verfügen.
   • Um die Schaltfläche so zu konfigurieren, dass die aktuellsten Daten von einer externen Datenquelle über eine sekundäre Datenverbindung zu Ihrer Formularvorlage abgerufen werden, klicken Sie auf Eine sekundäre Datenverbindung, und klicken Sie dann in der Liste Wählen Sie die sekundäre Datenquelle aus auf eine sekundäre Datenverbindung.
10. Klicken Sie auf OK, um die einzelnen geöffneten Dialogfelder zu schließen.
11. Um Ihre Änderungen zu testen, klicken Sie auf der Symbolleiste Standard auf Vorschau, oder drücken Sie STRG+UMSCHALT+B.

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