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Sie können ein Listenfeld, ein Dropdown-Listenfeld oder ein Kombinationsfeld mit Daten von einer Abfragedatenverbindung zu einer Microsoft Office Access 2007-Datenbank (ACCDB-Format) oder einer Access-Datenbank füllen, die in einer früheren Version gespeichert wurde (MDB-Format).

• Übersicht

• Kompatibilitätsaspekte

• Voraussetzungen

• Schritt 1: Hinzufügen einer Abfragedatenverbindung

• Schritt 2: Konfigurieren des Steuerelements

Übersicht

Ein Listenfeld, Dropdown-Listenfeld oder Kombinationsfeld zeigt Elemente an, die Benutzer beim Ausfüllen eines Microsoft Office InfoPath-Formulars auswählen können. Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, können Sie diese Steuerelementtypen konfigurieren, um Daten aus einer sekundären Datenverbindung für eine Access-Datenbank anzuzeigen.

Bei einer sekundäre Datenverbindung handelt es sich um eine Datenverbindung von einer externen Datenquelle, die Sie einer Formularvorlage hinzufügen. Sie können sekundäre Datenverbindungen so konfigurieren, dass sie Daten abrufen, die für Benutzer zum Ausfüllen von auf Ihrer Formularvorlage basierenden Formularen oder zum Senden von Formulardaten an eine externe Datenquelle erforderlich sind, z. B. an einen Webdienst.

Wenn Sie einer Formularvorlage eine sekundäre Datenverbindung hinzufügen, die Daten abfragt, erstellt InfoPath eine sekundäre Datenquelle (Datenquelle: Zusammengehörige Felder und Gruppen, welche die Daten für ein InfoPath-Formular definieren und speichern. Steuerelemente im Formular sind an die Felder und Gruppen in der Datenquelle gebunden.), die Datenfelder (Datenfeld: Ein Feld, das das Ergebnis einer Abfrage an eine externe Datenquelle enthält.) und Gruppen (Gruppe: Ein Element in der Datenquelle, das Felder oder andere Gruppen enthalten kann. Steuerelemente, die andere Steuerelemente wie wiederholte Tabellen und Abschnitte enthalten, sind an Gruppen gebunden.) enthält, die der Art und Weise entsprechen, wie die Daten in der Datenbank gespeichert werden. Die Abfragedatenverbindung ruft Daten vom Webdienst ab und speichert diese in der sekundären Datenquelle des Formulars.

Sie können die sekundäre Datenverbindung so konfigurieren, dass die Ergebnisse der Abfrage auf dem Computer der Benutzer gespeichert werden, damit diese Benutzer auf die Daten zugreifen können, auch wenn ihr Computer nicht mit einem Netzwerk verbunden ist. In Abhängigkeit von der Art der Daten möchten Sie die Abfrageergebnisse möglicherweise nur anzeigen, wenn die Benutzer mit einem Netzwerk verbunden sind.

Sicherheit  Wenn Sie eine sekundäre Datenverbindung verwenden, um vertrauliche Daten aus einer externen Datenquelle abzurufen, sollten Sie diese Funktion eventuell deaktivieren, um die Daten vor unberechtigter Verwendung zu schützen, falls der Computer verloren geht oder gestohlen wird. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren, sind die Daten nur verfügbar, falls der Benutzer mit dem Netzwerk verbunden ist.

Da die Datenstruktur in der sekundären Datenquelle der Art und Weise entsprechen muss, wie die Daten in der Datenbank gespeichert werden, können Sie vorhandene Felder oder Gruppen in der sekundären Datenquelle nicht ändern. Im Abschnitt Siehe auch finden Sie Verknüpfungen zu weiteren Informationen über Datenverbindungen und Datenquellen.

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Kompatibilitätsaspekte

Sie können einer Access-Datenbank nur dann eine Abfragedatenverbindung hinzufügen, wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, die keine browserkompatible Formularvorlage (Browserkompatible Formularvorlage: Eine Formularvorlage, die mithilfe eines bestimmten Kompatibilitätsmodus in InfoPath entworfen wird. Eine browserkompatible Formularvorlage kann browserfähig sein, wenn sie auf einem Server veröffentlicht wird, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird.) ist.

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Voraussetzungen

Bevor Sie Werte einer Access-Datenbank zum Füllen eines Steuerelements auf der Formularvorlage verwenden können, sind folgende Informationen vom Datenbankadministrator erforderlich:

• Der Name und der Speicherort der Datenbank.

   Hinweis   Wenn andere Benutzer im Netzwerk auf dieser Formularvorlage basierende Formulare erstellen, stellen Sie sicher, dass die Benutzer auf Ihre Datenbank zugreifen können.

• Der Name der Tabelle oder Abfrage, die die Werte für das Steuerelement bereitstellt. Sie werden diese Tabelle oder Abfrage als Mastertabelle verwenden, wenn Sie die Datenverbindung zum Abfragen konfigurieren.
• Die Namen sonstiger Tabellen oder Abfragen, von denen die Mastertabelle oder -abfrage möglicherweise Daten benötigt. In den meisten Fällen ist die Tabelle Beziehungen (Beziehung: Eine Zuordnung zwischen allgemeinen Feldern (Spalten), die in zwei Tabellen vorkommen. Eine Beziehung kann vom Typ 1:1, 1:n oder n:n sein.) bereits in der Datenbank eingerichtet. Wenn Sie die Beziehungen zwischen der Mastertabelle oder -abfrage und einer anderen Tabelle oder Abfrage manuell einrichten müssen, sind die zugehörigen Feldnamen beider Tabellen oder Abfragen erforderlich.

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Schritt 1: Hinzufügen einer Abfragedatenverbindung

Wenn Sie nicht über eine vorhandene Abfragedatenverbindung verfügen, die Sie in der Formularvorlage verwenden können, dann verwenden Sie das folgende Verfahren, um eine sekundäre Datenverbindung zu Ihrer Formularvorlage hinzuzufügen, die Daten abfragt. Wenn die Formularvorlage bereits über eine sekundäre Datenverbindung verfügt, die Sie verwenden können, dann können Sie diesen Abschnitt überspringen und mit Schritt 2: Konfigurieren des Steuerelements fortfahren.

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Sekundäre Datenquelle.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Sekundäre Datenquelle auf Hinzufügen.
3. Klicken Sie im Datenverbindungs-Assistenten zunächst auf Erstellen einer neuen Verbindung zu, anschließend auf Daten empfangen und dann auf Weiter.
4. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Datenbank (Microsoft SQL Server oder Microsoft Office Access), und klicken Sie dann auf Weiter.
5. Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Datenbank auswählen.
6. Wechseln Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen zum Speicherort Ihrer Datenbank.

    Hinweis   Wenn Ihre Datenbank an einem Speicherort im Netzwerk gespeichert wird, wechseln Sie zum UNC (Universal Naming Convention (UNC): Eine Namensgebungskonvention für Dateien, die eine computerunabhängige Methode zum Suchen von Dateien bietet. Statt eines Laufwerkbuchstabens und eines Pfades verwendet ein UNC-Name die Syntax "\\Server\Freigabe\Pfad\Dateiname".)-Pfad (Universal Naming Convention) des Speicherorts. Wechseln Sie nicht über ein zugeordnetes Netzwerklaufwerk zum Netzwerkspeicherort. Wenn Sie ein zugeordnetes Netzwerklaufwerk verwenden, suchen Benutzer, die Formulare auf Grundlage dieser Formularvorlage erstellen, über ein zugeordnetes Netzwerklaufwerk nach der Datenbank. Wenn der Benutzer nicht über ein zugeordnetes Netzwerklaufwerk verfügt, findet das Formular die Datenbank nicht.

7. Klicken Sie auf den Namen der Datenbank und dann auf Öffnen.
8. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle auswählen auf die zu verwendende Mastertabelle oder -abfrage, und klicken Sie dann auf OK.
9. Aktivieren Sie auf der nächsten Seite des Assistenten das Kontrollkästchen Tabellenspalten anzeigen.

Standardmäßig werden alle Felder in der Tabelle oder Abfrage zur primären Datenquelle der Formularvorlage hinzugefügt.

10. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Felder, die nicht in die primäre Datenquelle einbezogen werden sollen.
11. Fügen Sie zusätzliche Tabellen oder Abfragen hinzu, die Sie in der Abfragedatenverbindung einbeziehen möchten.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf Tabelle hinzufügen.
    2. Klicken Sie im Dialogfeld Tabelle oder Abfrage hinzufügen auf den Namen der untergeordneten Tabelle, und klicken Sie anschließend auf Weiter. InfoPath versucht, die Beziehungen einzurichten, indem es die Feldnamen der beiden Tabellen miteinander abgleicht. Wenn Sie eine vorgeschlagene Beziehung nicht verwenden möchten, wählen Sie die betreffende Beziehung und klicken anschließend auf Beziehung entfernen. Um eine Beziehung hinzuzufügen, klicken Sie auf Beziehung hinzufügen. Klicken Sie im Dialogfeld Beziehung hinzufügen in der jeweiligen Spalte auf die Namen aller verbundenen Felder und anschließend auf OK.
    3. Klicken Sie auf Fertig stellen.
    4. Wenn Sie weitere untergeordneten Tabellen hinzufügn möchten, wiederholen Sie diese Schritte.
12. Klicken Sie auf Weiter.
13. Damit die Ergebnisse der Abfragedatenverbindung verfügbar sind, wenn das Formular nicht mit einem Netzwerk verbunden ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopie der Daten in der Formularvorlage speichern.

    Sicherheit  Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens werden die Daten auf dem Computer des Benutzers gespeichert, wenn das Formular diese Datenverbindung verwendet. Wenn das Formular aus dieser Datenverbindung vertrauliche Daten abruft, sollten Sie dieses Feature möglicherweise deaktivieren, um dazu beizutragen, dass die Daten bei Computerverlust oder -diebstahl geschützt sind.

14. Klicken Sie auf Weiter.
15. Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten einen anschaulichen Namen für diese sekundäre Datenverbindung ein, und überprüfen Sie dann, dass die Daten im Abschnitt Zusammenfassung richtig sind.
16. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten beim Öffnen des Formulars automatisch abrufen, um das Formular so zu konfigurieren, dass die Daten beim Öffnen automatisch abgerufen werden.

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Schritt 2: Konfigurieren des Steuerelements

1. Falls die Formularvorlage über mehrere Ansichten verfügt, klicken Sie auf Name der Ansicht im Menü Ansicht, um zu der Ansicht zu gelangen, wo die Daten aus der sekundären Datenquelle angezeigt werden sollen.
2. Doppelklicken Sie auf das Listenfeld, das Dropdown-Listenfeld oder auf das Kombinationsfeld der Formularvorlage, das Sie konfigurieren möchten.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Daten.
4. Klicken Sie unter Listenfeldeinträge auf Werte in einer externen Datenquelle nachschlagen.
5. Klicken Sie in der Liste Datenquelle auf die zu verwendende Datenquelle.
6. Klicken Sie auf die Option XPath auswählen , die sich neben dem Feld Einträge befindet.
7. Geben Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen das Feld oder die Gruppe ein, dessen/deren Felder die Daten enthalten, die dem Benutzer angezeigt werden und die Daten, die an die externe Datenquelle gesendet werden, indem eine der folgenden Aktionen durchgeführt wird.

   Festlegen, dass die dem Benutzer angezeigten Daten auch die Daten sind, die der Benutzer sendet

   • Klicken Sie auf ein Feld und dann auf OK.

   Festlegen, dass die dem Benutzer angezeigten Daten sich von den Daten unterscheiden, die der Benutzer sendet

    Hinweis   In diesem Szenario stammen die dem Benutzer angezeigten Daten aus einem der Felder in der Gruppe und die Daten, die der Benutzer sendet, sind in einem anderen Feld derselben Gruppe enthalten.

   1. Klicken Sie auf eine Gruppe und dann auf OK.
   2. Klicken Sie im Dialogfeld Steuerelement Eigenschaften auf die Option XPath auswählen, die sich neben dem Feld Wert befindet.
   3. Klicken Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen auf ein Feld, das die Daten enthält, die der Benutzer an die externe Datenquelle sendet, und klicken Sie dann auf OK.
   4. Klicken Sie im Dialogfeld Steuerelement Eigenschaften auf die Option XPath auswählen, die sich neben dem Feld Anzeigename befindet.
   5. Klicken Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen auf ein Feld, das die Daten enthält, die im Steuerelement angezeigt werden, und klicken Sie dann auf OK.
8. Wenn das Feld im Feld Anzeigename Werte mit ähnlichen Anzeigenamen enthält und Sie nur eindeutige Namen anzeigen möchten, dann aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Einträge mit eindeutigen Anzeigenamen anzeigen.

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