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Beim Entwerfen eines Formulars können Sie Benutzerrollen (Benutzerrolle: Eine vordefinierte Kategorie, die Formularbenutzern basierend auf Position oder anderen Kriterien zugewiesen werden kann. Rollen werden typischerweise zur Darstellung von benutzerdefinierten Versionen eines Formulars für unterschiedliche Benutzertypen verwendet.) oder bestimmte Benutzerkategorien angeben. So können Sie beispielsweise in einer Personalabteilung verschiedene Benutzerrollen für Personalvermittler, Vorgesetzte und Personalfachkräfte angeben.

Sicherheit   Benutzerrollen ermöglichen es Ihnen, verschiedenen Benutzergruppen alternative Ansichten oder Verhalten zu präsentieren. Sie sollten nicht verwendet werden, um den Zugriff auf vertrauliche Daten in einem Formular einzuschränken. Selbst wenn Sie den Schreibschutz für ein Formular einrichten oder bestimmte Steuerelemente auf der Grundlage von Benutzerrollen ausblenden, können Benutzer eventuell über ein Textbearbeitungsprogramm wie z. B. Microsoft Editor die Formulardatei (XML) anzeigen oder ändern.

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Benutzerrollen.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Benutzerrollen verwalten auf Hinzufügen.
3. Geben Sie im Dialogfeld Benutzerrolle hinzufügen einen Namen in das Feld Rollenname ein.
4. Führen Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus, um der Rolle Benutzer oder Benutzergruppen zuzuweisen:

   Angeben mindestens eines Benutzers, der zu einem Netzwerk gehört

   1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzernamen, und klicken Sie dann auf Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus .

       Hinweis   Wenn Ihnen die Domäne und der Benutzername bereits bekannt sind, geben Sie diese in das Feld Benutzernamen ein. Dabei muss das Format "Domäne\Benutzername" eingehalten werden. Mehrere Benutzernamen sollten durch Semikolon voneinander getrennt werden.

   2. Geben Sie einen oder mehrere Benutzernamen, getrennt durch Semikolon, in das Feld Geben Sie die zu verwendenden Objektnamen ein im Dialogfeld Benutzer auswählen ein.

       Hinweis   Informationen zur Formatierung der Benutzernamen erhalten Sie, wenn Sie auf die Verknüpfung Beispiele klicken.

   3. Wenn Sie die eingegebenen Benutzernamen anhand der Namen im Netzwerk überprüfen möchten, klicken Sie auf Namen überprüfen.
   4. Klicken Sie auf OK.

   Angeben mindestens einer Gruppe, die zu einem Netzwerk gehört

   1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Gruppennamen, und klicken Sie dann auf Wählen Sie eine oder mehrere Gruppen aus .

       Hinweis   Wenn Ihnen der Gruppenname bereits bekannt ist, geben Sie ihn in das Feld Gruppennamen ein. Dabei muss das Format "Domäne\Gruppenname" eingehalten werden. Mehrere Gruppennamen sollten durch Semikolon voneinander getrennt werden.

   2. Geben Sie einen oder mehrere Gruppennamen, getrennt durch Semikolon, in das Feld Geben Sie die zu verwendenden Objektnamen ein im Dialogfeld Gruppen auswählen ein.

       Hinweis   Weitere Informationen zur Formatierung der Gruppennamen erhalten Sie, wenn Sie auf die Verknüpfung Beispiele klicken.

   3. Wenn Sie die eingegebenen Gruppennamen anhand der Namen im Netzwerk überprüfen möchten, klicken Sie auf Namen überprüfen.
   4. Klicken Sie auf OK.

   Angeben von Benutzernamen, die direkt aus dem Formular stammen

   1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzernamen aus dem Formular beziehen, und klicken Sie dann auf Wählen Sie ein Feld in der Datenquelle aus .
   2. Klicken Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen auf das Feld, das die Werte für die Benutzerrollen enthält, und klicken Sie dann auf OK.
5. Zum Festlegen der Benutzerrolle als Initiatorrolle, also als die Rolle, die beim erstmaligen Öffnen eines neuen leeren Formulars verwendet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Anfangsrolle verwenden.

    Hinweis   Wird eine Benutzerrolle als Initiator angegeben, hat sie Vorrang vor allen anderen Rollenzuweisungen.

6. Wenn Sie das Verhalten eines Steuerelements anhand einer Benutzerrolle angepasst haben oder Regeln verwenden, um anhand der Benutzerrolle zwischen Ansichten zu wechseln, können Sie die korrekte Funktionsweise des Formulars durch Testen sicherstellen.

   So wird's gemacht

   1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Formularvorschau, und klicken Sie dann auf Mit Benutzerrolle.
   2. Klicken Sie im Dialogfeld Benutzerrolle für die Vorschau auswählen auf die Rolle, für die eine Vorschau angezeigt werden soll.

      Der Name der aktuellen Benutzerrolle wird auf der Statusleiste im Vorschaufenster angezeigt.

    Hinweis   Wenn Sie auf der Standardsymbolleiste auf Formularvorschau klicken, zeigt Microsoft Office InfoPath 2003 die Ansicht an, die der Standardbenutzerrolle zugeordnet ist.

  Hinweise  

• Zur Angabe einer Standardbenutzerrolle für Benutzer, die keiner anderen Benutzerrolle zugewiesen sind, wählen Sie die Rolle im Dialogfeld Benutzerrollen verwalten aus, und klicken Sie dann auf Als Standard festlegen.
• Wenn Sie einer Benutzerrolle Benutzergruppen zugewiesen haben, müssen Benutzer, die dieser Gruppe angehören, online sein, damit die Benutzerrollenzuweisung wirksam wird. Arbeitet ein Benutzer offline, verwendet InfoPath die Standardbenutzerrolle zum Öffnen des Formulars.
• Die Informationen in diesem Kapitel treffen möglicherweise nicht zu, wenn Sie mit einem Formular arbeiten, das mithilfe von Microsoft InfoPath 2003 ohne installiertes Service Pack entworfen wurde.