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In Microsoft Office InfoPath 2003 können Sie Benutzer einzelnen Kategorien, so genannten "Benutzerrollen" zuweisen, die auf Berufsbezeichnungen oder sonstigen Kriterien beruhen.

Benutzerrollen werden häufig zur Präsentation benutzerdefinierter Ansichten (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.) eines Formulars für verschiedene Benutzertypen verwendet. So kann beispielsweise ein Formular zur Erfassung von Feedback über Stellenbewerber drei unterschiedliche Benutzerrollen aufweisen - eine für Personalvermittler, eine für Personalmitarbeiter und eine für den Vorgesetzten, der die Person einstellt. Für jede Benutzerrolle können Sie Benutzern eine leicht abweichende Ansicht des Formulars präsentieren.

Sicherheit  Sie sollten Benutzerrollen nicht verwenden, um den Zugriff auf vertrauliche Daten in einem Formular einzuschränken. Selbst wenn Sie den Schreibschutz für ein Formular einrichten oder bestimmte Steuerelemente auf der Grundlage von Benutzerrollen ausblenden, können Benutzer eventuell über ein Textbearbeitungsprogramm wie z. B. Microsoft Editor die Formulardatei (XML) anzeigen oder ändern.

Zuweisen von Benutzerrollen

Beim Entwerfen eines Formulars können Sie Benutzerrollen mithilfe des Dialogfeldes Benutzerrollen verwalten hinzufügen, ändern oder löschen.

Wenn Sie eine neue Benutzerrolle erstellen, können Sie ihr Benutzer auf folgende Art zuweisen:

• Angeben von Benutzernamen (z. B. "Vertrieb\Andreas").
• Angeben von Gruppen. So können Sie beispielsweise eine E-Mail-Verteilerliste mit den Namen aller Mitglieder des Marketingteams angeben.
• Angeben der Benutzernamen direkt aus dem Formular. Wenn das Formular beispielsweise ein Textfeld Vorgesetzter enthält, können Sie das Feld (Feld: Ein Element oder Attribut in der Datenquelle, das Daten enthalten kann. Wenn das Feld ein Element ist, kann es Attributfelder enthalten. In Feldern werden die Daten gespeichert, die in Steuerelemente eingegeben werden.) angeben, an das das Textfeld gebunden (Binden: Verbinden eines Steuerelements mit einem Feld oder einer Gruppe in der Datenquelle, sodass in das Steuerelement eingegebene Daten gespeichert werden. Wenn die Bindung eines Steuerelements aufgehoben wird, ist das Steuerelement nicht mit einem Feld oder einer Gruppe verbunden, und in das Steuerelement eingegebene Daten werden somit nicht gespeichert.) ist.

Nach dem Erstellen einer Benutzerrolle können Sie sie als eine der folgenden Rollen einrichten:

Standardrolle  Benutzer, die keiner vorhandenen Benutzerrolle zugewiesen wurden, werden automatisch der als Standardrolle festgelegten Benutzerrolle zugewiesen. Die Standardrolle wird auch für die Benutzer verwendet, die einer Gruppe angehören, jedoch offline arbeiten. Eine Benutzerrolle wird immer als Standard eingerichtet.

Initiatorrolle  Wenn Sie Benutzern, die das Formular erstmals öffnen, eine bestimmte Benutzerrolle zuweisen möchten, können Sie eine Initiatorrolle angeben. So können Sie beispielsweise eine Initiatorrolle mit der Bezeichnung "Projektleiter" definieren, die sich auf Benutzer bezieht, die neue Projektspezifikationsformulare ausfüllen. Ein Benutzer, der einer anderen Benutzerrolle zugewiesen wird, wird automatisch an die Rolle der Projektleiter umgeleitet wenn er ein neues Projektspezifikationsformular öffnet. Wenn dieser Benutzer jedoch dasselbe Formular wieder öffnet, verwendet InfoPath die zugewiesene Benutzerrolle für diese Person anstelle der Initiatorrolle.

Öffnet ein Benutzer ein Formular, ermittelt InfoPath, ob dieser Benutzer einer vorhandenen Benutzerrolle zugewiesen werden soll. Wenn z. B. die Zuweisung der Benutzerrolle vom Netzwerknamen bestimmt wird, überprüft InfoPath den Namen des Benutzers anhand der Netzwerkanmeldeinformationen des Benutzers vor dem Öffnen des Formulars. Im Formular wird der Name der aktuellen Benutzerrolle auf der Statusleiste angezeigt.

Arbeiten mit Benutzerrollen

Nach der Definition von Benutzerrollen für das Formular können Sie eine Regel (Regel: Eine Bedingungen oder Aktionen, bzw. eine Gruppe von Bedingungen oder Aktionen, die basierend auf Ereignissen und Werten im Formular Tasks automatisch ausführen.) einrichten, die automatisch eine Aufgabe, wie z. B. das Wechseln der Ansicht, auf der Grundlage von Ereignissen und Werten im Formular ausführt. So können Sie beispielsweise eine Benutzerrolle für Vorgesetzte und dann eine Regel erstellen, durch die die Ansicht automatisch gewechselt wird, wenn ein Vorgesetzter das Formular öffnet. Alternativ können Sie zuerst die Regel erstellen und dann Benutzerrollen im Rahmen des Erstellungsvorgangs der Regel definieren.

Sie können auch das Verhalten eines Steuerelements über eine Benutzerrolle steuern. Angenommen, Ihr Spesenabrechnungsformular enthält Rollen für Vorgesetzte und Angestellte, so können Sie den Text im Feld Gesamtausgaben mithilfe bedingter Formatierung (Bedingte Formatierung: Vorgang zum Ändern der Darstellung eines Steuerelements, einschließlich dessen Sichtbarkeit und Lese-/Schreibzugriffsstatus, auf der Grundlage von Werten, die in das Formular eingegeben wurden.) rot anzeigen, wenn ein Angestellter mehr als EUR 500 oder Vorgesetzte mehr als EUR 1,000 eintragen. Entsprechend können Sie die Einstellungen für Gültigkeitsprüfung (Gültigkeitsprüfung: Der Vorgang, bei dem die Richtigkeit von Daten geprüft wird. Eine Gruppe von Regeln, die auf ein Steuerelement angewendet werden können, um den Datentyp und den Datenbereich anzugeben, der von Benutzern eingegeben werden kann.) oder Filter (Filter: Ein Satz von Bedingungen, die auf Daten angewendet werden, um einen untergeordneten Satz von Daten anzuzeigen.) eines Steuerelements abhängig von Benutzerrollen variieren.

Testen von Benutzerrollen

Weist ein Formular mehrere Benutzerrollen auf, können Sie mithilfe des Befehls Formularvorschau mit Benutzerrolle das Erscheinungsbild und Verhalten jeder einzelnen Rolle testen. Wenn Sie beispielsweise eine spezielle Ansicht zur Zusammenfassung des Formulars für Vorgesetzte kombiniert mit einer Regel, die die Ansicht auf der Grundlage der Benutzerrolle wechselt, erstellt haben, können Sie diese Ansicht mithilfe der Benutzerrolle "Vorgesetzte" testen. Im Vorschaufenster wird der Name der aktuellen Benutzerrolle auf der Statusleiste angezeigt.

Wenn Sie ein Formular im Vorschaufenster testen, beachten Sie Folgendes:

• Obwohl Sie ein Formular in der Vorschau anzeigen können, um zu überprüfen, ob die Ansichten erwartungsgemäß mit den Benutzerrollen funktionieren, haben Sie nicht die Möglichkeit, einen Benutzer hinsichtlich seiner Benutzerrollenzuweisung zu überprüfen. Dies hängt mit der Tatsache zusammen, dass InfoPath Benutzerrollen beim Ausfüllen des Formulars und nicht beim Anzeigen der Vorschau prüft. Wenn Sie die Benutzerrollen Ihres Formulars vollständig überprüfen möchten, können Sie sich zeitweise selbst den einzelnen, zu prüfenden Benutzerrollen zuweisen und dann das Formular öffnen, so als ob Sie die Absicht hätten, es auszufüllen.
• Wenn Sie auf der Symbolleiste Standard auf Formularvorschau klicken (oder im Menü Datei den Befehl Standardformularvorschau verwenden), um eine Vorschau des Formulars anzuzeigen, sehen Sie die der Standardbenutzerrolle zugeordnete Ansicht im Vorschaufenster, unabhängig von Ihrer eigenen Rollenzuweisung. Zur Vorschau anderer Rollen steht Ihnen hindessen der Befehl Formularvorschau mit Benutzerrolle zur Verfügung.

 Hinweis   Die Informationen in diesem Kapitel treffen möglicherweise nicht zu, wenn Sie mit einem Formular arbeiten, das mithilfe von Microsoft InfoPath 2003 ohne installiertes Service Pack entworfen wurde.