Jedes InfoPath-Formular basiert auf einer Formularvorlage. Formularvorlagen helfen Benutzern, Daten einheitlich und systematisch einzugeben und zu senden. Hierdurch wiederum wird die Wahrscheinlichkeit von Dateneingabefehlern reduziert und das Verfahren zum Sammeln ähnlicher Informationen von unterschiedlichen Personen insgesamt verbessert.

Durch eine Formularvorlage wird u. a. Folgendes festgelegt:

• Die Anordnung von Abschnitten auf dem Formular.
• Die Steuerelemente, Beschriftungen und Anweisungen, die auf dem Formular angezeigt werden.
• Die Funktionsweise der Steuerelemente im Rahmen der Interaktion mit den Benutzern. So können Sie z. B. für ein Textfeld festlegen, dass die Benutzer maximal 50 Zeichen eingeben können.
• Die Schriftarten, Farben sowie andere im Formular verwendete Designelemente.
• Ob die Benutzer das Formular anpassen können, beispielsweise indem sie einen optionalen Abschnitt hinzufügen oder löschen.
• Ob die Benutzer über Dateneingabefehler oder ein fälschlicherweise nicht ausgefülltes Feld informiert werden.
• Die Ansichten (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.), die für Benutzer verfügbar sind.
• Wo die Formulardaten gespeichert werden. Sie können z. B. Optionen angeben, die es den Benutzern ermöglichen, Formulardaten an eine Datenbank zu senden.

Nachdem Sie den Entwurf einer Formularvorlage abgeschlossen haben, können Sie sie für andere zur Verfügung stellen, indem Sie sie als XSN-Datei veröffentlichen.

 Hinweis   Die Formularvorlage besteht eigentlich aus mehreren einzelnen Formulardateien. Wenn Benutzer ein Formular ausfüllen, das auf einer Formularvorlage basiert, stellen diese Dateien sicher, dass das Formular ordnungsgemäß geöffnet und angezeigt wird und funktioniert. Beim Entwerfen eines Formulars können Sie die einzelnen Formulardateien der Formularvorlage bearbeiten, indem Sie die Formulardateien mit dem Befehl Formulardateien extrahieren in einen Ordner auf Ihrem Computer kopieren. Diese Vorgehensweise könnte sich beispielsweise anbieten, um manuelle Änderungen an der Formulardefinitionsdatei (Formulardefinitionsdatei: Eine XML-Datei mit der Erweiterung XSF, die Informationen zu allen anderen Dateien und Komponenten, z. B. Anpassungen der Benutzeroberfläche, XML-Schemas, Ansichten, Geschäftslogik, Ereignisse und Bereitstellungseinstellungen enthält, die in einem Formular verwendet werden.) vorzunehmen.

Wenn Benutzer ein Formular ausfüllen, das auf einer Formularvorlage basiert, werden die Daten aus diesem Formular im XML (Extensible Markup Language (XML): Eine komprimierte Form der Standard Generalized Markup Language (SGML), mit deren Hilfe Entwickler benutzerdefinierte Tags erstellen können, die eine flexible Organisation und Präsentation von Informationen ermöglichen.)-Format gespeichert. Je nach Formularentwurf kann es möglich sein, folgende Aktionen beim Ausfüllen eines InfoPath-Formulars durchzuführen:

• Formatieren von Text, den Sie in das Formular eingeben, ähnlich der Formatierung von Text in einem Textverarbeitungsprogramm.
• Einfügen von Tabellen und Listen mit genau der gewünschten Anzahl von Zeilen oder Einträgen.
• Hinzufügen optionaler Abschnitte zu einem Formular oder Ersetzen eines Abschnitts durch einen anderen Abschnitt.
• Überprüfen und Beseitigen von Fehlern im Formular.
• Speichern von Formularen auf dem eigenen Computer, um offline zu arbeiten.