Obgleich InfoPath-Formulare für das Erfassen von Formulardaten in einem elektronischen Format konzipiert wurden, können Sie eine angepasste Version eines Formulars erstellen, die Druckansicht genannt wird und spezifisch für das Drucken entwickelt wurde. Sie ist nützlich, wenn die Benutzer Formulare mit einem bestimmten Layout oder nur bestimmte Teile des Formulars drucken sollen.

Wenn ein Benutzer ein Formular ohne spezifische Druckansicht druckt, wird standardmäßig die aktuelle Ansicht gedruckt. Wenn ein Benutzer ein Formular druckt, das eine vorgegebene Druckansicht enthält, verwendet InfoPath diese Ansicht anstelle der aktuellen Ansicht zum Drucken des Formulars. Sie können jede vorhandene Ansicht als Druckansicht vorgeben.

Wenn Ihr Formular mehrere Ansichten enthält, können Sie für jede Ansicht eine Druckansicht erstellen. Sie können auch eine einzelne Druckansicht vorgeben, die für alle Ansichten im Formular gilt. Wenn Ihr Formular beispielsweise drei unterschiedliche Ansichten enthält, können Sie eine Druckansicht erstellen, die Schlüsselinformationen aus allen diesen Ansichten auf einer einzelnen gedruckten Seite zusammenfasst.

Im Aufgabenbereich Ansichten können Sie eine Druckansicht erstellen und mit einer vorhandenen Ansicht verknüpfen. Nach Erstellen einer Druckansicht gestalten Sie diese gemäß der gewünschten Druckausgabe des Formulars. Dies umfasst in der Regel das Kopieren und Einfügen von Steuerelementen aus anderen Ansichten in die Druckansicht. Sie können auch im Dialogfeld Eigenschaften der Ansicht benutzerdefinierte Druckoptionen angeben, wie z. B. Kopfzeilen, Fußzeilen und Seitenränder.

Falls Sie ein erfahrener Formulardesigner mit guten Extensible Markup Language (XML) (Extensible Markup Language (XML): Eine komprimierte Form der Standard Generalized Markup Language (SGML), mit deren Hilfe Entwickler benutzerdefinierte Tags erstellen können, die eine flexible Organisation und Präsentation von Informationen ermöglichen.)-Kenntnissen sind, können Sie mit dem Assistenten zum Hinzufügen von Word-Druckansichten eine auf Word basierende Druckansicht erstellen, die Formulardaten direkt aus Microsoft Office Word druckt. Dazu benötigen Sie Zugriff auf eine vorhandene XSL Transformation (XSLT) (XSL-Transformation [XSLT]: Eine Datei, mit deren Hilfe XSL-Dokumente in andere Dokumentarten, z. B. HTML- oder XML-Dokumente, transformiert werden. Die Datei wurde für die Verwendung als Teil von XSL entwickelt.)-Datei, welche die Daten in Ihrem Formular in ein Format transformiert, das für das Drucken aus Word geeignet ist. Wenn ein Benutzer ein Formular druckt, das eine auf Word basierende Druckansicht enthält, werden Daten in diesem Formular direkt aus Word gedruckt.

Informationen zum Erstellen der XSLT-Datei finden Sie im Microsoft Office InfoPath  2003 Software Development Kit (SDK), das Sie von der Microsoft Office Update-Website downloaden oder direkt auf der Microsoft Developer Network (MSDN)-Website durchsuchen können.

Sie können Ansichten in Kombination mit Benutzerrollen (Benutzerrolle: Eine vordefinierte Kategorie, die Formularbenutzern basierend auf Position oder anderen Kriterien zugewiesen werden kann. Rollen werden typischerweise zur Darstellung von benutzerdefinierten Versionen eines Formulars für unterschiedliche Benutzertypen verwendet.) und Regeln (Regel: Eine Bedingungen oder Aktionen, bzw. eine Gruppe von Bedingungen oder Aktionen, die basierend auf Ereignissen und Werten im Formular Tasks automatisch ausführen.) einsetzen, um den Inhalt Ihres Formulars in Bezug auf bestimmte Benutzer oder Gruppen zu strukturieren. Wenn Sie beispielsweise sowohl eine Vorgesetzten- als auch eine Mitarbeiterrolle für Ihr Formular erstellt haben, können Sie eine Regel zum Anzeigen einer anderen Standardansicht für jede dieser Rollen verwenden, wenn der entsprechende Benutzer das Formular öffnet. Ebenso können Sie mithilfe der Benutzerrollenfunktion Ihr Formular in einer anderen Sprache anzeigen, wenn Mitarbeiter Ihres Unternehmens in einem anderen Land es öffnen.