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Dieser Artikel beschreibt die Vorteile von elektronischen Formularen anstelle von auf Papier basierenden Formularen zum Erfassen von Daten. Darüber hinaus enthält er einige optimale Methoden zum Konvertieren von auf Papier basierenden Formularen in Microsoft Office InfoPath-Formularvorlagen.

 Hinweis   Wenn das auf Papier basierende Formular in Microsoft Office Word oder Microsoft Office Excel entwickelt wurde, können Sie den Import-Assistenten von InfoPath zum schnellen Konvertieren eines Dokuments oder einer Arbeitsmappe in eine InfoPath-Formularvorlage verwenden. Wenn das Formular in einem anderen Programm erstellt wurde oder Sie nicht auf die ursprüngliche Quelldatei für das Formular zugreifen können, müssen Sie das Papierformular in InfoPath-Formular von Grund auf neu erstellen.

• Vorteile von elektronischen Formularen

• Optimale Vorgehensweisen zum Konvertieren von Papierformularen

• Office Marketplace-Optionen zum Konvertieren von Papierformularen

Vorteile von elektronischen Formularen

Es gibt viele Vorteile bei der Verwendung elektronischer Formulare anstelle von auf Papier basierenden Formularen. Diese Vorteile umfassen Folgendes:

Fehlerfreie, konsistente Daten  Mit Papierformularen tragen Personen häufig Informationen an der falschen Stelle ein oder interpretieren die Anweisungen zum Ausfüllen des Formulars fehl. Fehler können auch auftreten, wenn ein Mitarbeiter die Formulardaten manuell in eine Datenbank oder ein anderes Programm neu eingibt. Das Suchen und Beheben dieser Arten von Dateneingabefehlern kann teuer und zeitaufwändig sein. InfoPath enthält eine Reihe automatisierter Möglichkeiten, um Benutzern bei der Vermeidung von Dateneingabefehlern zu helfen. Sie können z. B. Formulare (Formel: Ein XPath-Ausdruck aus Werten, Feldern oder Gruppen, Funktionen und Operatoren. Formeln können zur Berechnung mathematischer Werte, Anzeige von Datum und Uhrzeit und zum Referenzieren von Feldern verwendet werden.) verwenden, um mathematische Werte für Benutzer automatisch zu berechnen. Sie können auch die bedingte Formatierung (Bedingte Formatierung: Vorgang zum Ändern der Darstellung eines Steuerelements, einschließlich dessen Sichtbarkeit und Lese-/Schreibzugriffsstatus, auf der Grundlage von Werten, die in das Formular eingegeben wurden.) verwenden, um die Aufmerksamkeit des Benutzers auf Daten zu ziehen oder die Rechtschreibprüfung zu aktivieren, damit die Benutzer vor dem Senden der Formulare auf Rechtschreibfehler prüfen können. Es ist auch möglich, Felder für Benutzer automatisch auszufüllen, indem vorhandene Daten aus einer Datenbank oder aus einem anderen System zur Datenspeicherung verwendet werden. Sie können beispielsweise ein Vertriebsformular entwerfen, bei dem Felder für Mitarbeiterdaten automatisch ausgefüllt werden, nachdem der Benutzer seine Identifikationsnummer in das Feld "Personal-Nr" eingegeben hat.

Einfache Aktualisierungen  Wenn Sie eine vorhandene Formularvorlage aktualisieren müssen, können Sie diese ändern, erneut veröffentlichen und an die Benutzer neu verteilen. Die Aktualisierung erfolgt automatisch, wenn die Benutzer das nächste Mal ein Formular öffnen, das auf Ihrer Formularvorlage basiert. Wenn Benutzer offline arbeiten, während Sie eine aktualisierte Formularvorlage veröffentlichen, dann erfolgt die Aktualisierung beim nächsten Mal, wenn sie die Verbindung zum Netzwerk herstellen. Die Benutzer bemerken normalerweise nicht, dass eine Aktualisierung stattgefunden hat, obwohl Sie die Formularvorlage so entwerfen können, dass die Benutzer informiert werden.

Workflowoptionen  Indem Sie den Vorteil der Workflowfeatures in InfoPath nutzen, können Sie die Gesamteffizienz allgemeiner Geschäftsprozesse erhöhen, in denen die Daten von einer Person zu einer anderen weitergeleitet werden. Workflows können die zum Koordinieren von Geschäftsprozessen erforderlichen Kosten und den Zeitaufwand reduzieren, z. B. die Projektgenehmigung oder die Überarbeitung von Dokumenten, indem die in diese Prozesse einbezogenen, vom Menschen auszuführenden Aufgaben verwaltet und nachverfolgt werden. Stellen Sie sich z. B. einen papierbasierten Spesenabrechnungsprozess vor, bei dem ein Mitarbeiter ein ausgedrucktes Spesenabrechnungsformular ausfüllt, diesem einen Verteiler anhängt und es dann über das interne Postsystem an seinen Vorgesetzten sendet. Nachdem die Abrechnung genehmigt wurde, zeichnet der Vorgesetzte das Kästchen neben seinem Namen auf dem Verteiler ab und sendet die Abrechnung dann über das interne Postsystem an die Buchhaltung. Wenn der Buchhalter den Bericht genehmigt hat, werden Schecks zur Kostenerstattung ausgestellt. Zwischen dem Einreichen der anfänglichen Meldung und dem Erhalt des Schecks zur Kostenerstattung können Wochen vergehen. Wenn Sie InfoPath zusammen mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 verwenden, können Sie diese Art von Workflow automatisieren und somit viel Zeit und erhebliche Kosten einsparen.

Integration mit anderen Systemen  Sie können Formulardaten aus InfoPath mit anderen Produkten und Technologien integrieren. Sie können z. B. Formulardaten in einer Microsoft SQL Server-Datenbank speichern oder den Entwurf Ihrer Formularvorlage auf einem Webdienst basieren lassen, damit Sie Daten an eine Datenbank senden können, die nicht direkt von InfoPath unterstützt wird. InfoPath funktioniert mit vielen anderen Programmen und Servern im Microsoft Office-System, einschließlich Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel und Microsoft Office Access. Unter anderem können Sie InfoPath-Formulare in E-Mail-Nachrichten von Outlook entwerfen und ausfüllen, InfoPath-Daten in Excel-Arbeitsmappen exportieren, InfoPath-Daten an eine Access-Datenbank senden oder Daten aus einer SharePoint-Liste abfragen. Außerdem können die Entwickler InfoPath-Steuerelemente in benutzerdefinierte Geschäftsanwendungen einbetten, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden.

Erhöhte Sicherheit  Papierformulare sind nicht unbedingt sicher. Sie können fehlgeleitet werden oder verloren gehen, wodurch sich die Möglichkeit ergibt, dass vertrauliche Informationen offen gelegt werden. Das Sicherheitsmodell für InfoPath bezieht sich auf die Sicherheitszone und die Stufeneinstellungen in Windows Internet Explorer. Diese Sicherheitsfeatures wurden entwickelt, um die Formulare und Computer der Benutzer vor unsicheren Operationen zu schützen, z. B. dem Zugreifen auf Daten an einer nicht vertrauenswürdigen Quelle oder dem Senden von Daten an diese Quelle. InfoPath bietet zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich dem Schutz des Entwurfs einer Formularvorlage mithilfe digitaler Signaturen (Digitale Signatur: Ein elektronisches, auf Verschlüsselung basierendes Authentifizierungszeichen in einem Formular oder einem Formularabschnitt. Diese Signatur bestätigt, dass das Formular bzw. der Abschnitt von der Person stammt, die es signiert hat, und nicht verändert wurde.), dem Verwalten bestimmter Operationen, z. B. das Zusammenführen und Einreichen, sowie dem Vertrauen von Formularen, die auf Benutzercomputern installiert sind.

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Optimale Methoden zum Konvertieren von Papierformularen

In der folgenden Liste werden einige Überlegungen beschrieben, die beim Konvertieren von Papierformularen in InfoPath-Formularvorlagen zu beachten sind.

• Verwenden von Layouttabellen zum Organisieren von Abschnitten des Formulars  Wie bei einem Papierformular sollten Sie ein elektronisches Formular so organisieren, dass die ausfüllenden Personen das Formular in logischer Reihenfolge durcharbeiten. In InfoPath können Sie Layouttabellen verwenden, um Steuerelemente zu organisieren, Abschnitte voneinander zu trennen sowie Logos und andere Grafiken aufzunehmen. Layouttabellen bieten den zusätzlichen Vorteil, dass Textfelder, Kontrollkästchen und andere Elemente ganz einfach ausgerichtet werden können, damit die Formularvorlage professionell und ausgefeilt wirkt. Im folgenden Beispiel wird eine Layouttabelle verwendet, um Textfelder innerhalb eines Abschnitts (Abschnitt: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente enthält.) auf einer Formularvorlage zu organisieren.

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   Diese Layouttabelle besitzt zwei Zeilen.
   Es gibt drei Spalten in der zweiten Zeile. Die mittlere Spalte wird nur zur Einhaltung des Abstands verwendet.

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• Betrachten von Lösungen für optionale Informationen  Formulare enthalten oft Abschnitte, die für bestimmte Kategorien von Benutzern reserviert sind. In einem Krankenhaus kann das Formular für Patientendaten z. B. den Abschnitt "Nur für Verwaltungspersonal" enthalten, der von Krankenpflegern oder anderen Krankenhausmitarbeitern und nicht vom Patienten ausgefüllt werden soll. In InfoPath gibt eine Reihe von Möglichkeiten, um diese Art von optionalen Informationen aufzunehmen. Eine der besten Möglichkeiten ist die Verwendung eines optionalen Abschnitts, bei dem es sich um ein Steuerelement handelt, das weitere Steuerelemente enthält, aber nicht auf dem Formular angezeigt wird, bis sich der Benutzer dazu entscheidet, es hinzuzufügen. Auf einer Formularvorlage für einen Statusbericht können Sie beispielsweise den optionalen Abschnitt Notizen hinzufügen. Benutzer, die ergänzende Hinweise hinzufügen möchten, können diesen optionalen Abschnitt einfügen und ausfüllen. Alle anderen können diesen Abschnitt ausgeblendet lassen.

  

  Sie können auch die bedingte Formatierung (Bedingte Formatierung: Vorgang zum Ändern der Darstellung eines Steuerelements, einschließlich dessen Sichtbarkeit und Lese-/Schreibzugriffsstatus, auf der Grundlage von Werten, die in das Formular eingegeben wurden.) verwenden, um bestimmte Felder auszublenden, bis eine bestimmte Bedingung im Formular zutrifft – Sie können z. B. in einer Anwendungsformularvorlage eine bestimmte Feldgruppe ausblenden, bis der Benutzer das Kontrollkästchen 18 oder älter aktiviert.
• Verwenden von wiederholten Tabellen anstelle von regulären Tabellen  Sie können wiederholte Tabellen verwenden, um Platz zu sparen und den Benutzern beim Ausfüllen des Formulars einen zusätzlichen Grad an Flexibilität zu bieten. Wenn Sie wiederholte Tabellen verwenden, muss die Formularvorlage nicht zahlreiche leere Zeilen anzeigen, wenn es vom Benutzer erstmalig geöffnet wird. Stattdessen wird den Benutzern normalerweise nur eine Zeile angezeigt und es werden nur dann zusätzliche Zeilen hinzugefügt, wenn diese erforderlich sind.

  

• Ermitteln des Datenbedarfs  Bevor Sie das Papierformular konvertieren, sollten Sie entscheiden, wie die Daten letztendlich verarbeitet werden, die von den Benutzern in das elektronische Formular eingegeben werden. Indem Sie den Datenbedarf überdenken, bevor Sie das Papierformular konvertieren, können Sie ermitteln, ob Sie über die zum Erstellen der Formularvorlage erforderliche Infrastruktur verfügen. Wenn die Benutzer z. B. in der Lage sein sollen, die Formulardaten schnell untereinander zu versenden und es nicht erforderlich ist, die Daten wiederzuverwenden, dann sollten Sie die Formulardaten möglicherweise als E-Mail-Nachricht versenden. Sie können Benutzerformulare in einem InfoPath-Formularordner (Ordner für InfoPath-Formulare: Ein Ordner in Outlook 2007, in dem eine Auflistung zusammengehöriger InfoPath 2007-Formulare gespeichert ist. Im Ordner für InfoPath-Formulare können Sie Daten aus verschiedenen Formularen mithilfe von Spalten gruppieren, filtern und sortieren.) in Ihrem Posteingang speichern. Wenn andere Personen auf die Formulardaten zugreifen und diese freigeben müssen, dann sollten Sie die Sammlungen verwandter InfoPath-Formulare in Bibliotheken auf einem Server speichern, der Microsoft Windows SharePoint Services ausführt. Wenn die Benutzer in anderen Geschäftsanwendungen oder Systemen auf die Formulardaten zugreifen müssen, z. B. bei der Spesenabrechnung oder bei Buchführungsanwendungen, dann sollten Sie die Daten möglicherweise in Unternehmensdatenbanken speichern. Dies wird häufig dadurch erreicht, dass die Formularvorlage mit einem Webdienst verbunden wird, der als Vermittler zwischen Formularvorlage und Datenbank- oder Geschäftssystem dient.
• Ermitteln der Anzahl erforderlicher Ansichten  In InfoPath können Sie von derselben Formularvorlage unterschiedliche Ansichten erstellen. Eine Ansicht ist eine alternative Möglichkeit, um Daten in einer Formularvorlage darzustellen. Wenn Sie z. B. eine Formularvorlage für einen Genehmigungsantrag entwerfen, können Sie eine Ansicht vom Auftragnehmer für die Elektroarbeiten ausfüllen lassen, eine weitere Ansicht für den Empfangsbevollmächtigten erstellen sowie eine dritte Ansicht vom Prüfer ausfüllen lassen, der den Antrag genehmigt oder ablehnt. Mithilfe von Ansichten ist es nicht mehr erforderlich, für denselben Geschäftsprozess mehrere Formulare zu entwerfen und zu verwalten.
• Ermitteln des erforderlichen Steuerelementtyps  Wenn Sie ein Papierformular in einem Programm wie Word erstellt haben, das nicht wirklich zum Entwerfen von Formularen vorgesehen ist, haben Sie sicherlich Textfelder, Kontrollkästchen, Schaltflächen und wahrscheinlich einige weitere Steuerelemente verwendet. InfoPath bietet mehr als 30 verschiedene Steuerelemente, die Sie zur Formularvorlage hinzufügen können. Zusätzlich zu den Standardsteuerelementen wie Textfelder und Listenfelder, umfasst InfoPath eine Reihe neuer Steuerelemente, z. B. wiederholte Tabellen (Wiederholte Tabelle: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente in einem Tabellenformat enthält und nach Bedarf wiederholt wird. Benutzer können beim Ausfüllen des Formulars mehrere Zeilen einfügen.), Auswahlgruppen (Auswahlgruppe: Ein Steuerelement zur Darstellung eines Auswahlsatzes, bei dem sich die Elemente gegenseitig ausschließen. Standardmäßig enthält eine Auswahlgruppe zwei Auswahlbereiche, wobei eine dem Benutzer als Standardauswahl im Formular angezeigt wird.) und optionale Abschnitte. Mithilfe dieser Arten von Steuerelementen können Sie eine flexible Formularvorlage entwerfen, die den Anforderungen der Benutzer entspricht. In einer Formularvorlage für eine Spesenabrechnung können Sie z. B. eine wiederholte Tabelle verwenden, damit die Benutzer nur so viele Speseneinträge eingeben können, wie erforderlich sind.
• Erwägen von Vorlagenparts für allgemeine Steuerelementgruppen  Wenn große Mengen von Papierformularen zu konvertieren sind, können Sie nach häufigen Abschnitten und Feldgruppen Ausschau halten, die in InfoPath-Vorlagenparts umgewandelt werden können. Ein Vorlagenpart ist ein Teil einer Formularvorlage, das gespeichert werden kann, um in mehreren Formularvorlagen wiederverwendet zu werden. Ein typisches Vorlagenpart besteht aus Steuerelementen und einer Datenquelle (Datenquelle: Zusammengehörige Felder und Gruppen, welche die Daten für ein InfoPath-Formular definieren und speichern. Steuerelemente im Formular sind an die Felder und Gruppen in der Datenquelle gebunden.) und kann auch Features wie Datenverbindungen, Gültigkeitsprüfungen und Regeln (Regel: Eine Bedingungen oder Aktionen, bzw. eine Gruppe von Bedingungen oder Aktionen, die basierend auf Ereignissen und Werten im Formular Tasks automatisch ausführen.) enthalten. Durch die Erstellung und Verwendung von Vorlagenparts können Sie sicherstellen, dass die Formularvorlagen in Ihrem Unternehmen eine konsistente Art, Struktur sowie ein konsistentes Verhalten aufweisen. Die Personalabteilung kann z. B. ein einzelnes Vorlagenpart für Kontaktinformationen in sämtlichen Formularvorlagen verwenden.

  

• Aktivieren digitaler Signaturen  In InfoPath können Sie die Formularvorlage so konfigurieren, dass die Benutzer bestimmte Teile eines Formulars oder das gesamte Formular signieren können. Das Signieren eines Formulars hilft dabei, einen Benutzer als die Person zu authentifizieren, die das Formular ausgefüllt hat und unterstützt dabei sicherzustellen, dass der Inhalt des Formulars nicht verändert wurde.
• Verwenden von Features, die Benutzern beim Ausfüllen von Formularen helfen  In InfoPath können Sie den Steuerelementen Standardwerte zuordnen, damit die Benutzer die Formulare schneller ausfüllen können. In einer Spesenabrechnung können Sie z. B. das heutige Datum als Standardwert für ein Datumsauswahl-Steuerelement zuordnen. Sie können den Feldern für Teilsummen und Summen Formeln zuweisen, damit die Ausgaben automatisch berechnet werden, wenn der Benutzer Ausgabenpositionen eingibt. Sie können auch die Rechtschreibprüfung aktivieren, damit die Benutzer den von ihnen eingegeben Text auf Fehler prüfen können, so wie auch in allen anderen Microsoft Office-Dokumenten. Wenn Sie formularspezifische Befehle oder Hilfeinhalte bereitstellen möchten, können Sie einen benutzerdefinierten Aufgabenbereich (Benutzerdefinierter Aufgabenbereich: Eine HTML-Datei, deren Inhalt in einem Fenster neben einem Formular angezeigt wird. Benutzerdefinierte Aufgabenbereiche können formularspezifische Befehle und den Inhalt der Hilfe bereitstellen.) erstellen, der neben dem Formular angezeigt wird.

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Office Marketplace-Optionen zum Konvertieren von Papierformularen

Wenn in Ihrem Unternehmen eine besonders große Menge an Papierformularen verwendet wird, möchten Sie möglicherweise die Lösung eines Drittanbieters zum Konvertieren der Formulare verwenden. Sie können bei Microsoft Office Marketplace nach diesen Lösungen suchen, wo die Produkte und Dienstleistungen von Drittanbietern aufgeführt sind. Verknüpfungen zu weiteren Informationen über Office Marketplace finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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