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• Einführung in Dokumentinformationsbereiche

• Verwenden eines Dokumentinformationsbereichs

• Sicherheitsübersicht

Einführung in Dokumentinformationsbereiche

Mit dem Dokumentinformationsbereich, der in Microsoft Office Word 2007-, Microsoft Office PowerPoint 2007- und Microsoft Office Excel 2007-Dokumenten angezeigt wird, können die Benutzer Eigenschaften für einzelne Dateien oder Inhaltstypen, die auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeichert sind, anzeigen oder ändern. Bei dem Server kann es sich z. B. um eine Dokumentarbeitsbereich-Website oder eine Bibliothek handeln, die auf Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 basiert. Diese Eigenschaften, die auch als Metadaten (Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben. Beispielsweise sind die Wörter in einem Dokument Daten. Die Anzahl der Wörter ist ein Beispiel für Metadaten.) bezeichnet werden, sind Details zu einer Datei, die diese beschreiben oder identifizieren. Die Benutzer können Dokumente anhand dieser Eigenschaften organisieren, erkennen und suchen.

Der Dokumentinformationsbereich ist ein Microsoft Office InfoPath 2007-Formular, das in einem Dokument gehostet und angezeigt wird. Auf Ihrem Computer muss InfoPath nicht installiert sein, damit ein Dokumentinformationsbereich in einem 2007 Microsoft® Office System-Dokument angezeigt wird. Sie benötigen jedoch Office InfoPath 2007 zum Entwerfen und Anpassen von Dokumentinformationsbereichen. Wenn Sie beispielsweise einen Dokumentinformationsbereich anpassen möchten, um Daten aus einer externen Ressource, z. B. einem Webdienst, anzuzeigen, müssen Sie mithilfe von Office InfoPath 2007 den Dokumentinformationsbereich entwerfen.

Indem die Benutzer einen Dokumentinformationsbereich mit 2007 Office Release-Dokumenten verwenden, können sie Metadaten für ein Dokument auch dann verfolgen und bearbeiten, wenn Sie weiter im Dokument arbeiten. Außerdem kann der Dokumentinformationsbereich so angepasst werden, dass er Daten aus einer externen Datenquelle (Datenquelle: Zusammengehörige Felder und Gruppen, welche die Daten für ein InfoPath-Formular definieren und speichern. Steuerelemente im Formular sind an die Felder und Gruppen in der Datenquelle gebunden.) verwendet, z. B. aus einem Webdienst. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, Metadaten einheitlich in verschiedenen 2007 Office Release-Dokumenttypen in der gesamten Organisation zu verwenden.

Durch Anpassen des Dokumentinformationsbereichs können Sie auch Geschäftslogik, z. B. die Gültigkeitsprüfung für Daten, hinzufügen oder benutzerdefinierte Eigenschaften, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, hinzufügen. Außerdem können Sie dafür sorgen, dass Dokumentinformationsbereiche in verschiedenen 2007 Office Release-Dokumenttypen unternehmensweit effizient wiederverwendet werden, indem Sie einen Vorlagenpart erstellen, der gemeinsame Felder enthält.  Bei einem Vorlagenpart handelt es sich um einen Teil einer Formularvorlage, der zwecks Wiederverwendung in mehreren Formularvorlagen gespeichert werden kann.

Neben dem Verfolgen und Bearbeiten von Metadaten anhand der Dokumentinformationsbereiche in Office Word 2007, Office Excel 2007 und Office PowerPoint 2007 können die Benutzer von Office Word 2007-Dokumenten zusätzliche Aufgaben ausführen. In Office Word 2007 können die Benutzer dem Dokument selbst Eigenschaften aus dem Dokumentinformationsbereich als Eigenschaftensteuerelemente hinzufügen. In Office Word 2007 zeigen Eigenschaftensteuerelemente Dokumenteigenschaften als Inhalt im Dokument selbst an. Diese Eigenschaftensteuerelemente werden aktualisiert, wenn die Informationen im Dokumentinformationsbereich geändert werden. Darüber hinaus werden die Daten im Dokumentinformationsbereich aktualisiert, wenn die entsprechenden Eigenschaftensteuerelemente im Dokument geändert werden.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Eigenschaften zu einem Word-Dokument finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Arten von Eigenschaften

Mit Dokumentinformationsbereichen kann Folgendes nachverfolgt werden:

• Standarddokumenteigenschaften in einzelnen Dokumenten.
• Servereigenschaften für SharePoint-Inhaltstypen, die auf dem Inhaltstyp des Dokuments basieren oder auf dem Inhaltstyp der Spalten für Dublin Core Metadata, der auf Servern verfügbar ist, die Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausführen.
• Benutzerdefinierte Eigenschaften, die Sie einem Dokumentinformationsbereich hinzufügen.

Die Eigenschaften, die die Benutzers mithilfe eines Dokumentinformationsbereichs anzeigen oder bearbeiten können, lassen sich in drei allgemeine Kategorien einteilen: dokumentbasierte Eigenschaften, serverbasierte Eigenschaften und benutzerdefinierte Eigenschaften. Je nachdem, wie der Dokumentinformationsbereich entworfen ist und wo er sich befindet, können einige oder alle der folgenden Eigenschaften im Dokumentinformationsbereich angezeigt werden:

Dokumentbasierte Eigenschaften  Dazu gehören z. B. die Eigenschaften Titel, Name des Autors, Betreff und Schlüsselworte, die das Thema oder den Inhalt des Dokuments deutlich machen.

Serverbasierte Eigenschaften  Bei Dokumenten, die auf einer SharePoint-Website gespeichert werden und benutzerdefinierte Dokumentinformationsbereiche verwenden, können diese Eigenschaften Daten über die Dokumentbibliothek, die Websitespalten und Website-Inhaltstypen oder Daten aus anderen benutzerdefinierten Feldern enthalten.

Benutzerdefinierte Eigenschaften  Sie können benutzerdefinierte Eigenschaften für ein Office-Dokument definieren, indem Sie einen Dokumentinformationsbereich mithilfe von InfoPath anpassen. Benutzerdefinierte Eigenschaften können unter anderem Metadaten enthalten, die sich speziell auf eine Organisation oder ein Projekt beziehen, z. B. einen Projektcode oder Kostenstellenwert.

 Hinweis   Sie können benutzerdefinierte Eigenschaften für ein Dokument ebenfalls definieren, indem Sie in Office Word 2007, Office Excel 2007 oder Office PowerPoint 2007 in einem Dokumentinformationsbereich im Menü Dokumenteigenschaften auf Erweiterte Eigenschaften klicken. Diese erweiterten Eigenschaften werden jedoch nicht im Dokumentinformationsbereich selbst angezeigt. Um die Eigenschaften anzupassen, die im Dokumentinformationsbereich angezeigt werden, müssen Sie InfoPath verwenden. Bei Dokumenten, die auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeichert sind, müssen Sie das Inhaltstypschema ändern, indem Sie Spalten zum Inhaltstyp hinzufügen oder diese aus ihm entfernen.

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Verwenden eines Dokumentinformationsbereichs

Wenn Sie ein Dokument mit Office Word 2007, Office Excel 2007 oder Office PowerPoint 2007 erstellen, wird automatisch ein Dokumentinformationsbereich für Sie erstellt. Dieser Standard-Dokumentinformationsbereich enthält Standardeigenschaften, z. B. Autor, Titel und Thema. Sie können benutzerdefinierte Eigenschaften auch hinzufügen, indem Sie einen neuen Dokumentinformationsbereich entwerfen und diesen dann einem Dokument zuordnen oder indem Sie einen vorhandenen Dokumentinformationsbereich anpassen.

Wenn Sie einen benutzerdefinierten Dokumentinformationsbereich entwerfen, können Sie ihn mit mehreren Dokumenten aus Office Word 2007, Office Excel 2007 und Office PowerPoint 2007 verwenden, oder Sie können mehrere Dokumentinformationsbereiche entwerfen. Wenn z. B. gewisse Dokumente einem bestimmten Projekt zugeordnet sind, möchten Sie möglicherweise eindeutige Felder für die Dokumentinformationsbereiche verwenden, die nur in diesen Dokumenten zur Anwendung kommen.

Auch dann, wenn Ihr Unternehmen mehrere Dokumentinformationsbereiche verwendet, kann jeder mehrere gemeinsame Eigenschaften enthalten. Damit Sie beim Entwerfen eines Dokumentinformationsbereichs leicht gemeinsame Eigenschaften wiederverwenden können, sollten Sie die Verwendung von Vorlagenparts erwägen. Wenn Sie Vorlagenparts erstellen und verwenden, können Sie dazu beitragen, dass die Schlüsselmetadaten für Ihr Unternehmen im Tonfall, in der Struktur und im Verhalten einheitlich sind. Beispielsweise kann es in Ihrem Unternehmen obligatorisch sein, dass jeder Dokumentinformationsbereich ein Feld mit der Position zusätzlich zum Autor enthält. Wenn Sie ein Vorlagenpart mit diesen gemeinsamen Feldern entwerfen, können Sie den Vorlagenpart in mehreren Dokumentinformationsbereichen wiederverwenden.

 Hinweis   Um ein SharePoint-Inhaltstypschema anzupassen, können Sie den Dokumentinformationsbereich nur anpassen, indem Sie Felder hinzufügen, die zum Schema gehören. Um dem Inhalt des Dokumentinformationsbereichs Felder hinzuzufügen oder diese daraus zu entfernen, indem Sie dem Inhaltstypschema neue Felder hinzufügen, müssen Sie Spalten zum Inhaltstyp hinzufügen oder diese daraus entfernen.

Nachdem Sie einen benutzerdefinierten Dokumentinformationsbereich erstellt haben, müssen Sie ihn einem Dokument zuordnen, bevor Sie ihn verwenden können. Hierfür müssen Sie zuerst die Registerkarte Entwickler auf der Multifunktionsleiste in den Programmen aktivieren, in denen der Dokumentinformationsbereich verwendet werden soll. Danach können Sie mithilfe eines URL-, UNC- oder URN-Dateipfads den Speicherort für den Dokumentinformationsbereich angeben. Außerdem können Sie festlegen, ob der Dokumentinformationsbereich standardmäßig beim Öffnen des Dokuments angezeigt werden soll. Ebenso können Sie festlegen, ob die von Ihnen erstellten, benutzerdefinierten Eigenschaften angezeigt werden sollen, wenn das Dokument geöffnet wird.

In Dokumentinformationsbereichen in Dokumenten für Office Word 2007, Office Excel 2007 und Office PowerPoint 2007 können nicht nur Eigenschaften angezeigt oder geändert werden. In Office Word 2007 können Benutzer Eigenschaften aus dem Dokumentinformationsbereich als Eigenschaftensteuerelemente in dem eigentlichen Dokument hinzufügen. Beispielsweise können mehrere Instanzen einer Firmenadresse als Eigenschaftensteuerelemente in einem Dokument hinzugefügt werden. Diese Eigenschaftensteuerelemente werden aktualisiert, sobald die Informationen in dem Dokumentinformationsbereich geändert werden.

Weitere Informationen zum Erstellen eines benutzerdefinierten Dokumentinformationsbereichs und zum Hinzufügen von Eigenschaften zu einem Office Word 2007-Dokument finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Sicherheitsübersicht

Ein Dokumentinformationsbereich unterliegt denselben Sicherheitsrichtlinien und Einschränkungen wie ein InfoPath-Formular. Die Sicherheitsfeatures in InfoPath sind darauf ausgerichtet, die Formulare und Computer der Benutzer vor unsicheren Vorgängen zu schützen, z. B. dem Abrufen oder Senden von Daten an eine nicht vertrauenswürdige Quelle. Die InfoPath-Formularvorlagen können in drei verschiedenen Sicherheitsstufen ausgeführt werden, je nachdem, wo sie sich befinden, wie sie installiert sind und ob sie digital signiert wurden. Die drei Stufen sind: „Eingeschränkt“, „Domäne“ und „Voll vertrauenswürdig“. Einem Dokumentinformationsbereich wird dieselbe Sicherheitsstufe zugeordnet wie einer InfoPath-Formularvorlage. Bevor Sie einen Dokumentinformationsbereich entwerfen und verwenden, sollten Sie sich mit den Sicherheitsüberlegungen für die Verwendung von Datenverbindungen und für die Bereitstellung vertraut machen.

Sicherheitsüberlegungen für die Verwendung von Datenverbindungen

Ein Dokumentinformationsbereich kann nur dann auf eine Datenquelle aus einer anderen Domäne zugreifen, wenn für den Dokumentinformationsbereich „Voll vertrauenswürdig“ festgelegt ist. Um die Einstellung „Voll vertrauenswürdig“ zu aktivieren, müssen Sie die Formularvorlage für den Dokumentinformationsbereich mit einem vertrauenswürdigen Stammzertifikat digital signieren oder eine installierbare Datei dafür erstellen.

 Hinweis   Wenn die Person, die das Dokument verwendet, keine Berechtigung für den Zugriff auf die Datenquelle besitzt, wird eine Fehlermeldung anzeigt, selbst wenn die Berechtigungsstufe für den Dokumentinformationsbereich ausreicht, um auf die Datenquelle zuzugreifen.

Zusätzliche Informationen über die Sicherheitsstufen der InfoPath-Formularvorlagen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Sicherheitsüberlegungen für die Bereitstellung

Es wird empfohlen, einen Dokumentinformationsbereich in derselben Domäne bereitzustellen, in der sich die Dokumente selbst befinden. Wenn z. B. ein Office Word 2007-Dokument auf dem Server http://beispiel einen von Ihnen entworfenen, benutzerdefinierten Dokumentinformationsbereich verwendet, empfiehlt es sich, den Dokumentinformationsbereich für das Dokument ebenfalls auf http://beispiel zu speichern. Wenn Sie beschließen, einen Dokumentinformationsbereich in einer anderen Domäne bereitzustellen oder wenn ein Benutzer eine lokal gespeicherte Version eines Dokuments öffnet – oder ein Dokument, das als Anhang an eine E-Mail-Nachricht gesendet wurde –, wird die Sicherheitsstufe für den Dokumentinformationsbereich auf eine niedrigere Stufe gesenkt. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsvorkehrung, die dazu beiträgt, die Benutzer vor Sicherheitsrisiken zu schützen, die damit verbunden sind, dass ein Dokumentinformationsbereich auf Daten zugreift, die sich in einer anderen Domäne befinden.

  Hinweise  

• Wenn Sie einen Dokumentinformationsbereich für einen SharePoint-Inhaltstyp anpassen, wird der Dokumentinformationsbereich bei der Veröffentlichung automatisch auf der SharePoint-Website bereitgestellt.
• Wenn Sie möchten, dass ein Benutzer eine lokal installierte Version eines Dokumentinformationsbereichs von seinem Computer aus ausführt, müssen Sie mit dem Veröffentlichen-Assistenten und Visual Studio eine installierbare Datei erstellen. Wenn Sie die Formularvorlage (XSN-Datei) für den Dokumentinformationsbereich auf einem Festplattenlaufwerk veröffentlichen, wird der Dokumentinformationsbereich nicht geöffnet, wenn der Benutzer das zugehörige Dokument öffnet.

Zusätzliche Informationen zum Erstellen einer installierbaren Datei mit dem Veröffentlichen-Assistenten und Visual Studio finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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