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• Was sind Workflows?

• Verwendungsmöglichkeiten für Workflows mit InfoPath-Formularen

• Workflows, die in SharePoint-Websites enthalten sind

• Unterstützung für benutzerdefinierte Workflows in Windows SharePoint Services 3.0 oder Office SharePoint Server 2007

• Erforderliche Schritte zum Verwenden von Workflows

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Was sind Workflows?

Ein Workflow wird manchmal als eine Reihe von Aufgaben beschrieben, die zu einem Ergebnis führen. Im Zusammenhang mit Microsoft SharePoint-Produkten und -Technologien wird ein Workflow genauer definiert als der automatisierte Durchlauf von Dokumenten durch eine bestimmte Abfolge von Aktionen oder Aufgaben, die sich auf einen Geschäftsprozess beziehen. Mit Workflows können häufig verwendete Geschäftsprozesse innerhalb einer Organisation einheitlich verwaltet werden, da sie es den Organisationen ermöglichen, den Dokumenten oder Elementen in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek eine Geschäftslogik hinzuzufügen. Die Geschäftslogik besteht im Wesentlichen aus einer Reihe von Anweisungen, die die mit einem Dokument oder Element durchgeführten Aktionen angibt und kontrolliert.

Workflows können die Kosten und die Zeit optimieren, die zum Koordinieren häufig verwendeter Geschäftsprozesse, z. B. einer Projektgenehmigung oder der Überarbeitung eines Dokuments, erforderlich sind, indem die menschlichen Aufgaben, die zu diesen Prozessen gehören, verwaltet und nachverfolgt werden. Zum Beispiel können Sie auf einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website einer -Dokumentbibliothek (Dokumentbibliothek: Ein Ordner, in dem eine Sammlung von Dateien freigegeben ist; die Dateien verwenden häufig die gleiche Vorlage. Jeder Datei in einer Bibliothek sind benutzerdefinierte Informationen zugeordnet, die in der Inhaltsauflistung für die betreffende Bibliothek angezeigt werden.) einen Workflow hinzufügen, der ein Dokument an eine Gruppe von Personen weiterleitet, damit sie es genehmigen. Wenn der Autor des Dokuments diesen Workflow für ein Dokument in dieser Bibliothek startet, erstellt der Workflow Aufgaben zur Dokumentgenehmigung, weist den Workflowteilnehmern diese Aufgaben zu und verschickt dann E-Mail-Benachrichtigungen an die Teilnehmer, in denen die Anweisungen für die Aufgaben sowie ein Link zum Dokument, das genehmigt werden soll, enthalten sind. Während der Workflow durchgeführt wird, können der Workflowbesitzer (in diesem Fall der Autor des Dokuments) oder die Workflowteilnehmer auf der Workflowstatusseite prüfen, welche Teilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben. Die Workflowstatusseite wird angezeigt, wenn Sie in der Dokumentbibliothek auf den Status des Workflows für ein Dokument oder ein Element klicken. Wenn die Teilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben, ist der Workflow beendet, und der Besitzer wird automatisch benachrichtigt, dass der Workflow abgeschlossen wurde.

In der folgenden Abbildung ist der Genehmigungsworkflow zu sehen.

Workflows unterstützen nicht nur bestehende manuelle Arbeitsprozesse, sondern erweitern auch die Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bei Dokumenten, Listen und Bibliotheken. Die Benutzer der Website können Workflows starten und an diesen teilnehmen, indem sie anpassbare Formulare verwenden, auf die über das Dokument oder Element in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek zugegriffen werden kann. Bei diesen anpassbaren Formularen handelt es sich um SharePoint-Seiten, die den Benutzern helfen, den Workflow zu überarbeiten oder Änderungen daran vorzunehmen. Außerdem ist die Workflowfunktion in Office SharePoint Server 2007 umfassend in 2007 Microsoft® Office System integriert. Die folgenden Workflowaufgaben können entweder auf einer Office SharePoint Server 2007-Website oder direkt in bestimmten Programmen ausgeführt werden, die im Lieferumfang der 2007 Office Release enthalten sind:

• Die Liste von Workflows anzeigen, die für ein Dokument oder Element verfügbar sind.
• Einen Workflow für ein Dokument oder ein Element starten.
• Eine Workflowaufgabe anzeigen, bearbeiten oder neu zuordnen.
• Eine Workflowaufgabe abschließen.

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Verwendungsmöglichkeiten für Workflows mit InfoPath-Formularen

Sie können Microsoft Office InfoPath-Formulare erstellen, die spezielle Daten anzeigen, die dem aktuellen Status eines Workflows entsprechen. Dazu müssen Sie eine Formularvorlage so entwerfen, dass sie Regeln (Regel: Eine Bedingungen oder Aktionen, bzw. eine Gruppe von Bedingungen oder Aktionen, die basierend auf Ereignissen und Werten im Formular Tasks automatisch ausführen.) verwendet, die auf der Grundlage des Workflowstatus Aktionen im Formular starten. Dadurch können Sie die Prozesse optimieren, mit denen die Formulare ausgefüllt werden. Sie können z. B. Formulare so entwerfen, dass eine schreibgeschützte Ansicht (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.) angezeigt wird, wenn der Status für einen Workflow Abgeschlossen lautet und die Daten im Formular daher nicht geändert werden sollten.

Sie können ebenfalls Regeln verwenden, mit denen Formulare anders auf Workflows reagieren. Sie können z. B. eine Regel verwenden, um eine Meldung in einem Dialogfeld anzuzeigen, die Anweisungen für einen bestimmten Workflowstatus enthält.

 Hinweis   Dialogfelder werden nicht automatisch in browserkompatiblen Formularvorlagen angezeigt, die die Benutzer in einem Webbrowser ausfüllen.

Workflows müssen einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzugefügt werden, damit sie in InfoPath-Formularen zur Verfügung stehen. Es gibt unterschiedliche verfügbare Workflowtypen für eine Website, je nachdem, um welchen Typ Website es sich handelt, ob Workflows aktiviert sind und ob benutzerdefinierte Workflows mit Microsoft Office SharePoint Designer 2007 erstellt wurden. Wenden Sie sich an Ihren Farmadministrator, um festzustellen, welche Workflows installiert sind und für Ihre Webseite bereit stehen.

Jeder Workflow wird durch distinkte Zustände mit aussagekräftigen Namen, z. B. In Bearbeitung, definiert. Die Namen für die Zustände sind je nach dem Typ des Workflow unterschiedlich. Ein Genehmigungsworkflow, der auf Servern mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 zur Verfügung steht, weist einen Status für In Bearbeitung, Abgebrochen und Abgeschlossen. Die Zustände eines Workflow mit drei Zuständen, der in Windows SharePoint Services 3.0 zur Verfügung steht, können von der Person definiert werden, die den Workflow einer Bibliothek oder Liste hinzufügt. Andere Workflows verwenden Standardzustände wie den zuvor erwähnten Status In Bearbeitung. Obwohl dem Benutzer der aussagekräftige Name angezeigt wird, werden die Workflowzustände im Programm durch numerische Werte repräsentiert. Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, die auf einen bestimmten Workflowstatus reagieren soll, müssen Sie den numerischen Wert für den zu verwendenden Workflowstatus kennen. Mit dem numerischen Wert des Workflow initiiert InfoPath eine Aktion, z. B. das Wechseln zwischen Ansichten.

Workflows, die in SharePoint-Websites enthalten sind

Die folgenden Workflows richten sich an gebräuchliche Geschäftsszenarios und sind in Windows SharePoint Services 3.0 und Office SharePoint Server 2007 enthalten.

Workflows, die in Windows SharePoint Services 3.0 enthalten sind

Der Workflow mit drei Status ist in Windows SharePoint Services 3.0- und Office SharePoint Server 2007-Websites enthalten. Mit dem Workflow mit drei Status können Geschäftsprozesse verwaltet werden, bei denen Organisationen einen großen Umfang an Problemen oder Elementen nachverfolgen müssen, z. B. Fragen der Kundenunterstützung, Sales Leads oder Projektaufgaben.

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Workflows, die in Office SharePoint Server 2007 enthalten sind

In einer Office SharePoint Server 2007-Website sind auch die folgenden Workflows enthalten, die sich an gebräuchliche Geschäftsszenarien richten:

• Genehmigung   Dieser Workflow leitet ein Formular zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weiter. Standardmäßig wird der Genehmigungsworkflow dem Dokumentinhaltstyp zugeordnet, d. h., er ist automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar. Eine Version des Genehmigungsworkflows wird ebenfalls standardmäßig der Bibliothek für Seiten auf einer Veröffentlichungswebsite zugeordnet, und mit dem Workflow kann der Genehmigungsprozess für die Veröffentlichung von Webseiten verwaltet werden.
• Feedback sammeln   Dieser Workflow leitet ein Formular an eine Gruppe von Personen weiter, damit sie Feedback geben. Die Leser können Feedback geben, das dann zusammengestellt und an die Person gesendet wird, die den Workflow gestartet hat. Standardmäßig wird der Workflow zum Sammeln von Feedback dem Dokumentinhaltstyp zugeordnet, d. h., der Dokumentinhaltstyp steht automatisch in Dokumentbibliotheken zur Verfügung.
• Signaturen sammeln  Dieser Workflow leitet ein Dokument von Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 oder Microsoft Office Excel 2007 an eine Gruppe von Personen weiter, um ihre digitalen Signaturen (Digitale Signatur: Ein elektronisches, auf Verschlüsselung basierendes Authentifizierungszeichen in einem Formular oder einem Formularabschnitt. Diese Signatur bestätigt, dass das Formular bzw. der Abschnitt von der Person stammt, die es signiert hat, und nicht verändert wurde.) zu sammeln. Der Workflow muss in einem 2007 Microsoft® Office System-Programm gestartet werden. Standardmäßig wird der Workflow für das Sammeln von Signaturen dem Dokumentinhaltstyp zugeordnet, d. h., er steht automatisch in Dokumentbibliotheken zur Verfügung. Allerdings ist der Workflow zum Sammeln von Signaturen nur für Office-Dokumente verfügbar, die mindestens eine Microsoft Office-Signaturzeile enthalten.

   Hinweis   Dieser Workflow ist nicht für die Verwendung mit InfoPath-Formularen verfügbar.

• Dispositionsgenehmigung   Dieser Workflow, der Prozesse zur Datensatzverwaltung unterstützt, verwaltet den Ablauf und die Beibehaltung von Dokumenten, indem er es den Teilnehmern ermöglicht, zu entscheiden, ob sie abgelaufene Dokumente behalten oder löschen möchten. Der Workflow für die Dispositionsgenehmigung ist vor allem für die Verwendung in einer Datenarchiv-Website gedacht.
• Gruppengenehmigung   Dieser Workflow ähnelt dem Genehmigungsworkflow, doch verwendet er eine vorgesehene Dokumentbibliothek und bietet eine personalisierte Ansicht der Genehmigungsprozesse, an denen ein Benutzer teilnimmt. Dieser Workflow bietet ein hierarchisches Organigramm, aus dem die Genehmiger ausgewählt werden können, zudem können die Genehmiger mit diesem Workflow anstelle einer Signatur eine Stempelkontrolle verwenden. Diese Lösung ist ausschließlich für ostasiatische Versionen von Office SharePoint Server 2007 verfügbar.
• Übersetzungsverwaltung  Dieser Workflow verwaltet den manuellen Übersetzungsprozess von Dokumenten, indem er Kopien des zu übersetzenden Dokuments erstellt und Übersetzern die Übersetzungsaufgaben zuordnet. Dieser Workflow ist nur für Übersetzungsverwaltungsbibliotheken verfügbar.

Jeder der oben genannten Workflows kann auf verschiedene Arten für Ihre Organisation angepasst werden. Wenn Sie z. B. einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp einen Workflow hinzufügen, um ihn für die Verwendung mit Dokumenten oder Elementen verfügbar zu machen, können Sie die Aufgabenlisten und Verlaufslisten anpassen, in denen Informationen über den Workflow gespeichert sind.

Wenn ein Benutzer einen Workflow für ein Dokument oder Element startet, steht dem Benutzer u. U., je nach Workflowtyp, die Option zur Verfügung, den Workflow weiter anzupassen, indem er die Liste der Teilnehmer, ein Fälligkeitsdatum und Anweisungen für die Aufgaben angibt.

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Unterstützung für benutzerdefinierte Workflows in Windows SharePoint Services 3.0 oder Office SharePoint Server 2007

Vielleicht entscheidet sich Ihre Organisation dafür, benutzerdefinierte Workflows, die auf die Geschäftsprozesse in Ihrer Organisation zugeschnitten sind, zu entwickeln und bereitzustellen. Workflows können so einfach oder so komplex sein, wie es die Geschäftsprozesse in einer Organisation verlangen. Entwickler können Workflows erstellen, die von Website-Benutzern gestartet werden, oder sie können Workflows erstellen, die automatisch auf der Grundlage eines bestimmten Ereignisses gestartet werden, z. B. wenn ein SharePoint-Listenelement oder ein Formular in einer Dokumentbibliothek erstellt oder geändert wird. Wenn Ihre Organisation benutzerdefinierte Workflows entwickelt und bereitgestellt hat, stehen diese Workflows u. U. auf Ihrer Website für die Verwendung zur Verfügung.

Je nachdem, wer den Workflow erstellt, gibt es zwei Möglichkeiten, benutzerdefinierte Workflows für Windows SharePoint Services 3.0 oder Office SharePoint Server 2007 zu erstellen:

• Professionelle Softwareentwickler   Professionelle Softwareentwickler können Workflows mithilfe von Microsoft Visual Studio 2005 Extensions für Windows Workflow Foundation erstellen Diese Workflows enthalten benutzerdefinierten Code und Workflow-Aktivitäten. Nachdem ein professioneller Entwickler einen benutzerdefinierten Workflow erstellt hat, kann ein Serveradministrator diesen Workflow auf mehreren Websites bereitstellen.
• Web-Designer  Web-Designer können Workflows ohne Code für die Verwendung in einer bestimmten Liste oder Bibliothek mithilfe eines Programms zum Entwerfen von Websites entwerfen, das mit Windows SharePoint Services kompatibel ist, z. B. mit Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Diese Workflows werden aus einer Liste mit verfügbaren Workflowaktivitäten erstellt, und der Web-Designer, der einen dieser Workflows erstellt, kann ihn direkt in der Liste oder Dokumentbibliothek bereitstellen, in der er verwendet wird.

Wenn Sie einen benutzerdefinierten Workflow implementieren möchten, wenden Sie sich an Ihren Farmadministrator, um Informationen über die verfügbaren Ressourcen in Ihrer Organisation zu erhalten. Weitere Informationen zum Entwickeln von benutzerdefinierten Workflows für Windows SharePoint Services 3.0 finden Sie im Windows SharePoint Services Developer Center auf MSDN. Weitere Informationen zum Entwickeln von benutzerdefinierten Workflows für Office SharePoint Server 2007 finden Sie im Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, das im Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer Portal auf MSDN verfügbar ist.

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Erforderliche Schritte zum Verwenden von Workflows

Es sind mehrere Schritte erforderlich, um einen Workflow für ein Dokument oder Element zu verwenden. Jeder Schritt ist dazu entworfen, von Einzelpersonen in verschiedenen Rollen abgeschlossen zu werden. Ein Websiteadministrator kann z. B. einer Dokumentbibliothek einen Workflow hinzufügen, ein Inhaltsautor kann einen Workflow starten oder einen in Bearbeitung befindlichen Workflow ändern, und ein Prüfer oder Genehmiger kann die Workflowaufgabe abschließen.

Im nächsten Abschnitt werden die folgenden Prozesse erläutert, die beim Verwenden von Workflows eine Rolle spielen:

• Hinzufügen eines Workflows zu einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp
• Starten eines Workflows für ein Dokument oder ein Element
• Ändern eines in Bearbeitung befindlichen Workflows
• Abschließen von Workflowaufgaben
• Nachverfolgen des Status von Workflows

Hinzufügen eines Workflows zu einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp

Bevor ein Workflow verwendet werden kann, muss er einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzugefügt werden. Sie brauchen die Berechtigung (Berechtigungen: Die Sicherheitseinstellungen, die den Zugriff auf ein besimmtes Element, eine Liste, Bibliothek oder Website gewähren oder verweigern.) „Listen verwalten“, um einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp einen Workflow hinzuzufügen. In den meisten Fällen, führen der Websiteadministrator oder die Personen, die bestimmte Listen oder Bibliotheken verwalten, diese Aufgabe aus.

Die Verfügbarkeit eines Workflows innerhalb einer Website schwankt, je nachdem, wo er hinzugefügt wurde:

• Wenn ein Workflow direkt einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird, ist er für alle Elemente in dieser Liste oder Bibliothek verfügbar.
• Wenn Sie einen Workflow einem Listeninhaltstyp (einer Instanz eines Websiteinhaltstyps, die einer bestimmten Liste oder Bibliothek hinzugefügt wurde) hinzufügen, ist er nur für die Elemente des Inhaltstyps in der bestimmten Liste oder Bibliothek verfügbar, mit denen der Inhaltstyp verbunden ist.
• Wenn Sie einen Workflow einem Websiteinhaltstyp hinzufügen, ist dieser Workflow für alle Elemente dieses Inhaltstyps in jeder Liste und Bibliothek verfügbar, der eine Instanz dieses Websiteinhaltstyps hinzugefügt wurde. Wenn ein Workflow über die Listen oder Bibliotheken in einer Websitesammlung für Elemente eines bestimmten Inhaltstyps weithin verfügbar sein soll, können Sie dies am effektivsten erreichen, indem Sie den Workflow direkt einem Websiteinhaltstyp hinzufügen.

Wenn Sie einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp einen Workflow hinzufügen, können Sie den Workflow für seinen speziellen Speicherort anpassen, indem Sie eine der folgenden Optionen angeben:

• Den Namen für die Instanz des Workflows.
• Die Aufgabenliste, in der workflowbezogene Aufgaben gespeichert sind.
• Die Verlaufsliste, in der alle Ereignisse aufgezeichnet sind, die sich auf den Workflow beziehen.
• Das Verfahren, wie der Workflow gestartet werden soll.
• Weitere Optionen, die sich auf den einzelnen Workflow beschränken. Zum Beispiel, wie Aufgaben an Teilnehmer weitergeleitet werden, unter welchen Umständen der Workflow abgeschlossen wird und welche Aktionen eintreten, nachdem der Workflow abgeschlossen ist.

 Hinweis   Wenn Sie einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp einen Workflow hinzufügen, ist er damit für Dokumente oder Elemente an einem bestimmten Speicherort verfügbar. Den eigentlichen Workflow starten Sie damit nicht. Weitere Links zu zusätzlichen Informationen zum Hinzufügen von Workflows zu Listen, Bibliotheken oder Inhaltstypen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

Starten eines Workflows für ein Dokument oder ein Element

Nachdem der Workflow einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzugefügt wurde, können Sie den Workflow für ein Dokument oder ein Element an diesem Speicherort starten (wenn der Workflow so konfiguriert wurde, dass er ein manuelles Starten zulässt). Um einen Workflow zu starten, wählen Sie den gewünschten Workflow aus der Liste der für das Dokument oder Element verfügbaren Workflows aus. Sie müssen ggf. in einem Formular auch die Informationen eintragen, die für den Workflow notwendig sind. Je nachdem, wie der Workflow entworfen und konfiguriert wurde, haben Sie beim Starten des Workflows u. U. die Möglichkeit, ihn weiter anzupassen, indem Sie bestimmte Optionen angeben, z. B. Teilnehmer, Fälligkeitsdatum und Anweisungen für Aufgaben.

Ändern eines in Bearbeitung befindlichen Workflows

Nachdem ein Workflow gestartet wurde, müssen Sie vielleicht Änderungen daran vornehmen. Zum Beispiel könnten Sie u. U. weitere Teilnehmer hinzufügen müssen, oder ein Workflowteilnehmer muss womöglich seine Aufgabe an eine andere Person übertragen oder eine Änderung an dem Dokument oder Element beantragen, das im Mittelpunkt des Workflows steht. Sie können einige der vordefinierten Workflows, die in Office SharePoint Server 2007 enthalten sind, ändern, während sich der Workflow in Bearbeitung befindet. Wenn Ihre Organisation einen benutzerdefinierten Workflow entwickelt und bereitgestellt hat, hängt die Möglichkeit, diesen Workflow während der Bearbeitung zu ändern, davon ab, wie er gestaltet wurde.

Abschließen von Workflowaufgaben

Jedes Workflowereignis, das ein manuelles Eingreifen erfordert, wird durch eine Workflowaufgabe dargestellt. Wenn den Workflowteilnehmern eine Aufgabe zugeordnet wird, können die Aufgabenempfänger die Aufgabe entweder erledigen oder Änderungen am Workflow selbst beantragen, indem sie das zugehörige Aufgabenformular des Workflows bearbeiten. In Office SharePoint Server 2007 können Workflow-Teilnehmer Workflowaufgaben auf der SharePoint-Website oder direkt in einem Microsoft Office 2007-Programm erledigen – z. B. in Microsoft Office InfoPath 2007. Wenn ein Workflowteilnehmer eine Workflowaufgabe erledigt hat oder eine Änderung am Workflow beantragt, wird der Server aufgefordert, den Workflowstatus in den nächsten Schritt im Workflow zu ändern.

Nachverfolgen des Status eines Workflows

Workflowbesitzer und -teilnehmer können den Fortschritt eines Workflows verfolgen, indem Sie die Statusseite auf der SharePoint-Website lesen, die dem Workflow zugeordnet ist. Auf der Statusseite befinden sich unter anderem Statusinformationen über Workflowaufgaben, die nicht abgeschlossen sind. Außerdem sind Verlaufsinformationen aufgeführt, die für den Workflow relevant sind.

Office SharePoint Server 2007 enthält auch Berichtstools, die eine Gesamtanalyse des Workflowverlaufs bieten. Mithilfe dieser Analyse können Organisationen Prozessbereiche ausfindig machen, die verbessert werden müssen, oder feststellen, ob eine Gruppe die Leistungsziele für einen bestimmten Geschäftsprozess erreicht. Office SharePoint Server 2007 enthält mehrere vordefinierte Microsoft Excel-Berichte, die mit jedem Workflow verwendet werden können. Außerdem sind Workflow-Verlaufsinformationen als SharePoint-Listendatenquelle verfügbar, die in anderen Programmen verwendet und analysiert werden kann, z. B, in Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 oder in einer benutzerdefinierten Überwachungslösung für Geschäftsprozesse.

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