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Entwerfen eines Formulars zum Reagieren auf einen Workflowstatus
Sie können Microsoft Office InfoPath-Formulare entwerfen, um bestimmte Daten anzuzeigen, die dem aktuellen Status eines Workflows entsprechen. Hierzu entwerfen Sie eine Formularvorlage mit Regeln (Regel: Eine Bedingungen oder Aktionen, bzw. eine Gruppe von Bedingungen oder Aktionen, die basierend auf Ereignissen und Werten im Formular Tasks automatisch ausführen.), die in den zugehörigen Formularen eine Aktion basierend auf dem Workflowstatus initiieren. Dadurch können die Prozesse, die Personen zum Ausfüllen von Formularen verwenden, optimiert werden.
In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie eine Formularvorlage für eine Spesenabrechnung zum automatischen Anzeigen verschiedener Ansichten (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.) der Formularvorlage abhängig vom Status eines zugeordneten Genehmigungsworkflows entwerfen. Vor dem Starten des Workflows wird das Formular beispielsweise in der Ansicht "Ausgaben" angezeigt, die eine wiederholte Tabelle enthält, in die Benutzer die jeweiligen Ausgaben eingeben können. Wenn der Workflowstatus In Bearbeitung lautet, wird im Formular eine Ansicht "Kostenübersicht" angezeigt, in der die Gesamtausgaben in jeder Kategorie aufgeführt sind. Lautet der Workflowstatus Abgeschlossen, wird im Formular die Ansicht "Abgeschlossen" mit Details der geschätzten Rückerstattungszeiten angezeigt.
Damit Formulare auf Workflowstatusangaben reagieren können, müssen Sie Aufgaben auf der Microsoft Office SharePoint Server 2007- oder Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-Website, auf der sich die Formulare befinden, sowie Aufgaben in InfoPath ausführen. Sie müssen auf der SharePoint-Website einen Workflow und einen Websiteinhaltstyp (Inhaltstyp: Eine wieder verwendbare Gruppe von Einstellungen für eine Inhaltskategorie. Verwenden Sie Inhaltstypen, um Metadaten, Vorlagen und das Verhalten von Elementen und Dokumenten einheitlich zu verwalten. Inhaltstypen werden auf Websiteebene definiert und für Listen und Bibliotheken verwendet.) erstellen, und in InfoPath müssen Sie eine Datenverbindung für die Formularvorlage hinzufügen, eine Regel erstellen und die Formularvorlage veröffentlichen.
Hinweis In diesem Artikel wird ein Beispielszenario verwendet, in dem eine Formularvorlage als Websiteinhaltstyp veröffentlicht wird. Sie können auch eine Formularvorlage an einem freigegebenen Netzwerkspeicherort veröffentlichen oder eine neue Dokumentbibliothek erstellen, wenn Sie eine Formularvorlage auf einer SharePoint-Website veröffentlichen. Weitere Informationen zum Veröffentlichen von Formularvorlagen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.
Inhalt dieses Artikels
Einführung in die Verwendung von Workflows mit InfoPath-Formularen
Mithilfe von Workflows können Benutzer Dokumente gemeinsam bearbeiten und Projektaufgaben durch Implementieren bestimmter Geschäftsprozesse in Dokumente und Elemente auf einer Microsoft Office SharePoint Server 2007- oder Microsoft Windows SharePoint Services 3.0-Website verwalten. Workflows unterstützen Organisationen bei der Einhaltung einheitlicher Geschäftsprozesse und verbessern außerdem die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens durch das Verwalten der im Rahmen bestimmter Geschäftsprozesse auszuführenden Aufgaben und Schritte. Dadurch können sich die Personen, die diese Aufgaben ausführen, auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren, statt den Workflow verwalten zu müssen.
Sie können ein InfoPath-Formular verwenden, um bestimmte Daten anzuzeigen, die dem aktuellen Status eines Workflows entsprechen. Hierzu entwerfen Sie eine Formularvorlage mit Regeln (Regel: Eine Bedingungen oder Aktionen, bzw. eine Gruppe von Bedingungen oder Aktionen, die basierend auf Ereignissen und Werten im Formular Tasks automatisch ausführen.), die eine Aktion im Formular basierend auf dem Workflowstatus initiieren. Dadurch können die Prozesse, die Personen zum Ausfüllen von Formularen verwenden, optimiert werden. Sie können beispielsweise ein Formular entwerfen, in dem eine schreibgeschützte Ansicht angezeigt wird, wenn der Status eines Workflows Abgeschlossen lautet und die Daten im Formular daher nicht mehr geändert werden dürfen.
Workflows müssen einer SharePoint-Liste, -Bibliothek oder einem SharePoint-Inhaltstyp hinzugefügt werden, damit sie für die Verwendung in InfoPath-Formularvorlagen zur Verfügung gestellt werden können. Die für eine Website verfügbaren Workflows sind jeweils vom Websitetyp sowie davon abhängig, ob benutzerdefinierte Workflows mithilfe von Microsoft Office SharePoint Designer 2007 erstellt wurden.
In diesem Artikel dient der Genehmigungsworkflow als Beispiel, um zu veranschaulichen, wie Workflows in Verbindung mit InfoPath-Formularvorlagen verwendet werden können. Mit dem Genehmigungsworkflow wird ein in einer Bibliothek gespeichertes InfoPath-Formular zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weitergeleitet. Der Genehmigungsworkflow ist standardmäßig dem Inhaltstyp "Dokument" zugeordnet und steht daher in Dokument- oder Formularbibliotheken automatisch zur Verfügung.
Jeder Workflow wird durch distinkte Zustände mit aussagekräftigen Namen, z. B. In Bearbeitung, definiert. Die Namen für die Zustände sind je nach dem Typ des Workflow unterschiedlich. Ein Genehmigungsworkflow, der auf Servern mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 zur Verfügung steht, weist einen Status für In Bearbeitung, Abgebrochen und Abgeschlossen. Die Zustände eines Workflow mit drei Zuständen, der in Windows SharePoint Services 3.0 zur Verfügung steht, können von der Person definiert werden, die den Workflow einer Bibliothek oder Liste hinzufügt. Andere Workflows verwenden Standardzustände wie den zuvor erwähnten Status In Bearbeitung. Obwohl dem Benutzer der aussagekräftige Name angezeigt wird, werden die Workflowzustände im Programm durch numerische Werte repräsentiert. Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, die auf einen bestimmten Workflowstatus reagieren soll, müssen Sie den numerischen Wert für den zu verwendenden Workflowstatus kennen. Mit dem numerischen Wert des Workflow initiiert InfoPath eine Aktion, z. B. das Wechseln zwischen Ansichten.
Wie bereits erwähnt, können Sie mithilfe einer InfoPath-Formularvorlage bestimmte Daten anzeigen, die dem aktuellen Status eines Workflows entsprechen. In diesem Artikel wird zwar beschrieben, wie Sie eine Formularvorlage für eine Spesenabrechnung zum automatischen Anzeigen einer bestimmten Ansicht abhängig vom jeweiligen Status im Workflow entwerfen, Sie können jedoch auch den Workflow durch Hinzufügen weiterer Aktionen anpassen. Statt in den Formularen eine bestimmte Ansicht anzuzeigen, können Sie diese so einrichten, dass eine Dialogfeldmeldung mit Anweisungen angezeigt wird. Und anstelle eines Genehmigungsworkflows können Sie den Workflow mit drei Status verwenden . Hinweis Wenn Sie andere als die in diesem Artikel beschriebenen Aktionen aktivieren möchten, müssen Sie möglicherweise zusätzliche Schritte ausführen, um die ordnungsgemäße Funktionsweise der Formularvorlage mit dem von Ihnen verwendeten Workflow sicherzustellen.
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Kompatibilitätsaspekte
Wenn Sie eine browserfähige Formularvorlage (Browserkompatible Formularvorlage: Eine Formularvorlage, die mithilfe eines bestimmten Kompatibilitätsmodus in InfoPath entworfen wird. Eine browserkompatible Formularvorlage kann browserfähig sein, wenn sie auf einem Server veröffentlicht wird, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird.) erstellen möchten, müssen Sie bedenken, dass die beim Ausfüllen von Formularen in Microsoft Office-Dokumenten (InfoPath-Formulare eingeschlossen) angezeigte Dokumentaktionsleiste in browserfähigen Formularvorlagen, die Benutzer in einem Webbrowser ausfüllen, nicht sichtbar ist. Sie können jedoch weiterhin browserbasierte Formulare mit Workflows verwenden. Zum Ändern des Workflowstatus für solche Formulare können Workflowteilnehmer die Dokumentbibliothekseinstellungen verwenden. Weitere Informationen zum Ändern von Workfloweinstellungen mithilfe von SharePoint-Websites finden Sie im Abschnitt Siehe auch.
Seitenanfang Voraussetzungen
Stellen Sie vor dem Ausführen der in diesem Artikel beschriebenen Aufgaben sicher, dass die folgenden Vorbereitungsmaßnahmen getroffen wurden:
- Wenden Sie sich an den Farmadministrator, um zu bestätigen, dass die Genehmigungsworkflows installiert und für die zu verwendende SharePoint-Website aktiviert wurden.
- Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens über die Berechtigungsstufe (Berechtigungsstufe: Eine Gruppe von Berechtigungen, die Benutzern oder SharePoint-Gruppen für eine Entität, z. B. eine Website, Bibliothek, Liste, einen Ordner, ein Element oder ein Dokument, gewährt werden können.) "Entwurf" für die SharePoint-Website verfügen. Diese Berechtigungsstufe ist erforderlich, um eine Formularvorlage veröffentlichen und einen Workflow erstellen zu können.
- Erstellen Sie eine Formularvorlage mit mindestens zwei Ansichten, und passen Sie jede Ansicht zum Anzeigen des für jeden Workflowstatus geeigneten Datentyps an. Für die Ansicht, die angezeigt werden soll, wenn der Workflow abgeschlossen ist, können Sie z. B. die Steuerelemente in dieser Ansicht auf "schreibgeschützt" festlegen.
- Erstellen Sie eine Dokument- oder Formularbibliothek, und stellen Sie sicher, dass die Bibliothek so eingerichtet wurde, dass mehrere Inhaltstypen zulässig sind.
Seitenanfang Schritt 1: Hinzufügen eines Genehmigungsworkflows zu einer Bibliothek
Hinweis Den Schwerpunkt dieses Szenarios bildet zwar der Genehmigungsworkflow, Sie können jedoch auch einen anderen Workflowtyp verwenden. Bei Verwendung eines anderen Workflowtyps können die Optionen für diesen Workflow von den in diesem Artikel beschriebenen Optionen abweichen.
- Öffnen Sie die Bibliothek, der Sie einen Workflow hinzufügen möchten.
- Klicken Sie im Menü Einstellungen auf die Einstellungen für den Typ der Bibliothek, die Sie öffnen.
Klicken Sie z. B. in einer Dokumentbibliothek auf Dokumentbibliothekseinstellungen.
- Klicken Sie unter Berechtigungen und Verwaltung auf Workfloweinstellungen.
- Klicken Sie auf Workflow hinzufügen.
- Klicken Sie auf der Seite "Workflow hinzufügen" im Abschnitt Workflow auf Genehmigung.
- Geben Sie im Feld Name einen eindeutigen Namen für den Workflow ein.
- Geben Sie im Abschnitt Aufgabenliste eine Aufgabenliste an, die mit diesem Workflow verwendet werden soll.
Hinweise
- Sie können die Standardliste Aufgaben verwenden oder eine neue Liste erstellen. Bei Verwendung der Standardliste Aufgaben können die am Workflow beteiligten Personen leicht ihre Workflowaufgaben finden und anzeigen. Sie verwenden hierzu die Ansicht Meine Aufgaben der Aufgaben-Liste.
- Wenn im Zusammenhang mit den Aufgaben dieses Workflows geschützte oder vertrauliche Informationen offen gelegt werden, die Sie von der allgemeinen Aufgaben-Liste getrennt halten möchten, erstellen Sie eine neue Aufgabenliste.
- Wenn Ihr Unternehmen mehrere Workflows einsetzt oder wenn die Workflows zahlreiche Schritte umfassen, erstellen Sie eine neue Aufgabenliste. In diesem Fall haben Sie auch die Möglichkeit, Aufgabenlisten für jeden Workflow anzulegen
- Wählen Sie im Abschnitt Verlaufsliste eine Verlaufsliste aus, die mit diesem Workflow verwendet werden soll. In der Verlaufsliste werden alle Ereignisse angezeigt, die in jeder Instanz des Workflows auftreten.
Hinweis Sie können die Standardliste Verlauf verwenden oder eine neue Verlaufsliste erstellen. Wenn in der Organisation mehrere Workflows eingesetzt werden, können Sie für jeden Workflow eine eigene Verlaufsliste erstellen.
- Wenn Sie ein manuelles Starten des Workflows zulassen möchten, aktivieren Sie im Abschnitt Startoptionen das Kontrollkästchen Manuelles Starten dieses Workflows durch einen authentifizierten Benutzer mit Berechtigungen zum Bearbeiten von Elementen zulassen.
- Wenn Sie zusätzliche Berechtigungen zum Starten des Workflows festlegen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zum Starten dieses Workflows sind Berechtigungen zum Verwalten von Listen erforderlich.
- Legen Sie ggf. weitere Optionen (einschließlich der Bedingungen zum Starten des Workflows) fest, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Legen Sie auf der Seite "Workflow anpassen" die gewünschten Optionen fest, und geben Sie dabei an, wie Aufgaben weitergeleitet und welche standardmäßigen Workflowstartwerte verwendet werden sollen und wie der Workflow abgeschlossen werden soll. Klicken Sie dann auf OK.
Wählen Sie in den folgenden Abschnitten die gewünschten Optionen aus, wobei Sie nicht unbedingt in jedem Abschnitt Optionen festlegen müssen:
 Workflowaufgaben
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Zweck
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Aktion
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Aufgaben allen Teilnehmern gleichzeitig zuweisen (paralleler Workflow)
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Wählen Sie die Option Alle Teilnehmer gleichzeitig (parallel) aus.
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Aufgaben jeweils einem Teilnehmer zuweisen, wobei ein Teilnehmer eine Aufgabe erst abschließen muss, bevor dem nächsten Teilnehmer eine Aufgabe zugewiesen wird (serieller Workflow)
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Wählen Sie die Option Jeweils ein Teilnehmer (seriell) aus.
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Workflowteilnehmern ermöglichen, ihre Aufgaben anderen Personen zuzuweisen
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufgabe einer anderen Person zuweisen.
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Workflowteilnehmern ermöglichen, eine Änderung am Dokument oder Element anzufordern. Die Änderung muss vor dem Abschließen der Aufgabe genehmigt werden.
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderung vor dem Abschließen der Aufgabe anfordern.
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Standardmäßige Workflowstartwerte
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Zweck
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Aktion
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Eine Standardliste der Teilnehmer für alle Instanzen dieses Workflows angeben
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Geben Sie die Namen der Teilnehmer ein, die beim Starten des Workflows einbezogen werden sollen, oder klicken Sie auf Genehmigende Personen, und wählen Sie dann die Benutzer und Gruppen aus dem Verzeichnisdienst aus.
Hinweise
- Trennen Sie Namen durch ein Semikolon.
- Wenn Sie diesen Workflow als seriellen Workflow eingerichtet haben, fügen Sie die Namen der Workflowteilnehmer in der Reihenfolge hinzu, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen.
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Gruppen eine einzelne Aufgabe zuweisen, statt jedem Gruppenmitglied einzelne Aufgaben zuzuweisen
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine einzelne Aufgabe jeder eingegebenen Gruppe zuweisen (Gruppen nicht erweitern).
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Benutzern, die den Workflow starten, das Ändern oder Hinzufügen von Teilnehmern ermöglichen
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Teilnehmerliste darf beim Starten dieses Workflows geändert werden.
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Eine Standardnachricht angeben, die bei jeder Aufgabe angezeigt wird
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Geben Sie eine Nachricht oder Anweisungen in das Textfeld ein.
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Ein Fälligkeitsdatum für parallele Workflows angeben
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Geben Sie unter Aufgaben sind fällig am (parallel) ein Datum ein.
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Angeben, wie viel Zeit Teilnehmern eines seriellen Workflows zum Abschließen von Workflowaufgaben zur Verfügung steht
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Geben Sie unter Jede Person kann ihre Aufgabe im folgenden Zeitraum fertig stellen (seriell) eine Zahl ein, und wählen Sie dann Tag(e) oder Woche(n) als Zeiteinheit aus.
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Eine Liste der Personen angeben, die Benachrichtigungen (keine Aufgabenzuweisungen) empfangen sollen, wenn der Workflow gestartet wird
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Geben Sie unter Andere Personen benachrichtigen die Namen der Personen ein, die benachrichtigt werden sollen, oder klicken Sie auf CC, und wählen Sie die Benutzer und Gruppen aus dem Verzeichnisdienst aus. Hinweis Trennen Sie Namen durch ein Semikolon.
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Workflow abschließen
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Zweck
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Aktion
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Angeben, dass ein paralleler Workflow abgeschlossen ist, wenn eine bestimmte Anzahl von Teilnehmern ihre Aufgaben abgeschlossen haben
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Folgende Anzahl von Aufgaben sind fertig gestellt, und geben Sie dann eine Zahl ein.
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Angeben, dass ein Workflow abgeschlossen ist, wenn das Dokument oder Element abgelehnt wird
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokument ist abgelehnt.
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Angeben, dass ein Workflow abgeschlossen ist, wenn das Dokument oder Element geändert wird
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokument ist geändert.
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Workflowaktivitäten nach Abschluss
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Zweck
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Aktion
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Den Genehmigungsstatus für ein Dokument oder Element nach Abschluss des Workflows aktualisieren
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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aktualisieren Sie den Genehmigungsstatus (verwenden Sie diesen Workflow zum Steuern der Inhaltsgenehmigung).
Hinweise
- Wenn Sie den Genehmigungsworkflow zum Verwalten der Inhaltsgenehmigung für eine Bibliothek verwenden und auf der Seite "Workflow hinzufügen" das Kontrollkästchen Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen aktiviert haben, ist dieses Kontrollkästchen standardmäßig aktiviert.
- Wenn Sie auf der Seite "Workflow hinzufügen" das Kontrollkästchen Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen nicht aktiviert haben, weil dieser Workflow nicht als standardmäßiger Inhaltsgenehmigungsworkflow für eine Bibliothek verwendet werden soll, können Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, um diesen Workflow als sekundären Inhaltsgenehmigungsworkflow festzulegen, den bestimmte Benutzer manuell starten können.
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Seitenanfang Schritt 2: Hinzufügen einer Datenverbindung für eine Formularvorlage
Im folgenden Verfahren wird erläutert, wie Sie eine sekundäre Datenverbindung hinzufügen, die den Workflowstatus des in Schritt 1 hinzugefügten Workflows abfragt. Diese sekundäre Datenverbindung stellt die Daten bereit, anhand derer die Regeln im Formular gemäß dem Status des Workflows zwischen den Ansichten wechseln können.
- Klicken Sie in InfoPath im Menü Extras auf Datenverbindungen.
- Klicken Sie im Dialogfeld Sekundäre Datenquelle auf Hinzufügen.
- Klicken Sie im Datenverbindungs-Assistenten zunächst auf Erstellen einer neuen Verbindung zu, anschließend auf Daten empfangen und dann auf Weiter.
- Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf SharePoint-Bibliothek oder -Liste und dann auf Weiter.
- Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten den URL der SharePoint-Website ein.
- Klicken Sie in der Liste Wählen Sie eine Liste oder Bibliothek aus auf den Namen der Dokumentbibliothek, der Sie in Schritt 1 den Genehmigungsworkflow hinzugefügt haben, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Aktivieren Sie auf der nächsten Seite des Assistenten in der Liste Felder auswählen das Kontrollkästchen neben dem Feldnamen, der mit dem Workflownamen übereinstimmt.
Hinweis Der Name des Felds stimmt möglicherweise nicht genau mit dem Workflownamen überein. Wenn der Feldname mit einem Sonderzeichen (außer einem Unterstrich oder Buchstaben) beginnt, wird der Name des Workflows in der Liste angepasst.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Daten für das aktive Formular einschließen, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Kopie der Daten in der Formularvorlage speichern, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten im Feld Geben Sie einen Namen für die Datenverbindung an einen aussagekräftigen Namen für diese sekundäre Datenverbindung ein. Dieser Name wird in der Liste Datenquelle im Aufgabenbereich Datenquelle angezeigt.
- Zum automatischen Ausführen der Abfrage, sobald das Formular von einem Benutzer geöffnet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten beim Öffnen des Formulars automatisch abrufen.
- Klicken Sie auf der letzten Seite des Assistenten auf Fertig stellen.
- Klicken Sie im Dialogfeld Datenverbindungen auf Schließen.
Seitenanfang Schritt 3: Hinzufügen einer Regel zu einer Formularvorlage zum Anzeigen einer bestimmten Ansicht
Beim Entwerfen einer Formularvorlage können Sie Regeln verwenden, um ein Dialogfeld automatisch anzuzeigen, den Wert eines Felds festzulegen, Formulardaten einer Datenverbindung abzufragen oder an diese zu senden, Ansichten zu wechseln oder um ein Formular als Reaktion auf bestimmte Ereignisse und Bedingungen zu öffnen oder zu schließen. Die Ereignisse können eine Änderung eines bestimmten Felds oder einer Gruppe in der Datenquelle (Datenquelle: Zusammengehörige Felder und Gruppen, welche die Daten für ein InfoPath-Formular definieren und speichern. Steuerelemente im Formular sind an die Felder und Gruppen in der Datenquelle gebunden.), das Klicken auf eine Schaltfläche, das Einfügen eines wiederholten Abschnitts (Wiederholter Abschnitt: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente enthält und nach Bedarf wiederholt wird. Benutzer können beim Ausfüllen des Formulars mehrere Bereiche einfügen.) oder einer Zeile in eine wiederholte Tabelle (Wiederholte Tabelle: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente in einem Tabellenformat enthält und nach Bedarf wiederholt wird. Benutzer können beim Ausfüllen des Formulars mehrere Zeilen einfügen.) oder das Öffnen oder Übermitteln eines Formulars einschließen. Die Bedingungen können Berechnungen, XPath (XML Path Language (XPath): Eine Sprache zum Adressieren von Teilen eines XML-Dokuments. XPath stellt darüber hinaus auch grundlegende Möglichkeiten zum Bearbeiten von Zeichenfolgen, Zahlen und booleschen Werten bereit.)-Ausdrücke und Benutzerrollen (Benutzerrolle: Eine vordefinierte Kategorie, die Formularbenutzern basierend auf Position oder anderen Kriterien zugewiesen werden kann. Rollen werden typischerweise zur Darstellung von benutzerdefinierten Versionen eines Formulars für unterschiedliche Benutzertypen verwendet.) umfassen. Die Bedingungen können auch einschließen, ob der Wert eines Felds leer ist, innerhalb eines angegebenen Bereichs liegt, dem Wert eines anderen Felds entspricht oder mit bestimmten Zeichen beginnt oder bestimmte Zeichen enthält.
In diesem Fall erstellen Sie eine Regel zum Wechseln zwischen Ansichten basierend auf dem Workflowstatus.
- Klicken Sie im Menü Extras auf Formularoptionen.
- Klicken Sie in der Liste Kategorie auf Öffnen und speichern.
- Klicken Sie unter Verhalten beim Öffnen auf Regeln.
- Klicken Sie im Dialogfeld Regeln für das Öffnen von Formularen auf Hinzufügen.
- Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Regel ein.
Geben Sie beispielsweise Ansichten wechseln ein.
- Zum Angeben einer Bedingung für das Ausführen der Regel klicken Sie auf Bedingung festlegen.
- Klicken Sie unter Die Regel ausführen, wenn diese Bedingung wahr ist im ersten Feld auf Feld oder Gruppe auswählen.
- Klicken Sie in der Liste Datenquelle auf den Namen der sekundären Datenquelle, die Sie in Schritt 2 hinzugefügt haben, und klicken Sie dann auf OK.
- Klicken Sie auf den Namen des Felds, das dem Workflowstatus entspricht.
Hinweis Möglicherweise müssen Sie die Struktur der Ordner im Fenster erweitern, bis das gewünschte Feld angezeigt wird.
- Klicken Sie im Dialogfeld Bedingung in der zweiten Liste auf ist gleich.
- Klicken Sie in der dritten Liste auf Zahl eingeben, und geben Sie dann den Wert ein, der dem Workflowstatus entspricht.
Geben Sie beispielsweise für eine Ansicht, die angezeigt wird, wenn der Workflow abgeschlossen ist, den Wert 5 ein.
Numerische Werte für Workflowstatusangaben im Genehmigungsworkflow
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Status
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Numerischer Wert
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| In Bearbeitung |
2 |
| Abgeschlossen |
5 |
| Abgebrochen |
15 |
| Genehmigt |
16 |
| Abgelehnt |
17 |
Hinweise
- Die numerischen Werte für Statusangaben können in anderen Workflows anders lauten.
- In InfoPath ist der Wert des Workflowstatus schreibgeschützt. Dies bedeutet, dass Sie eine Formularvorlage nicht so entwerfen können, dass ein Benutzer den Status des Workflows durch Eingeben eines Werts in ein Steuerelement im Formular selbst manuell ändern kann.
- Klicken Sie auf OK.
- Klicken Sie im Dialogfeld Regel auf Aktion hinzufügen.
- Klicken Sie unter Aktion auf Ansicht umschalten.
- Klicken Sie unter Ansicht auf den Namen der Ansicht, die angezeigt werden soll, wenn der Workflowstatus dem Status für diese Bedingung entspricht, und klicken Sie dann auf OK.
Wenn Sie beispielsweise in Schritt 11 den Wert 2 eingegeben haben, klicken Sie auf den Namen der Ansicht, die angezeigt werden soll, wenn der Workflowstatus In Bearbeitung lautet.
- Klicken Sie im Dialogfeld Regel auf OK.
- Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 16, um zusätzliche Regeln zum Wechseln zwischen den entsprechenden Ansichten in jeder Workflowphase zu erstellen.
Seitenanfang Schritt 4: Veröffentlichen einer Formularvorlage als Websiteinhaltstyp
Wenn Sie eine Formularvorlage veröffentlichen, können Sie diese entweder in einer Dokumentbibliothek oder als Websiteinhaltstyp, der in mehreren Dokumentbibliotheken in einer Websitesammlung verwendet werden kann, veröffentlichen. Da Sie bereits eine Dokumentbibliothek erstellt und ihr einen Workflow zugewiesen haben, müssen Sie die Formularvorlage als Inhaltstyp veröffentlichen. Später können Sie den Websiteinhaltstyp der Formularvorlage der Bibliothek zuordnen, die Sie erstellt haben. Hinweis Zusätzlich zum Veröffentlichen einer Formularvorlage als Websiteinhaltstyp haben Sie auch die Möglichkeit, eine Formularvorlage an einem freigegebenen Netzwerkspeicherort zu veröffentlichen oder eine neue Dokumentbibliothek zu erstellen, wenn Sie eine Formularvorlage auf einer SharePoint-Website veröffentlichen. Weitere Informationen zum Veröffentlichen von Formularvorlagen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.
- Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern.
- Navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Speicherort, an dem die Formularvorlage gespeichert werden soll, und klicken Sie dann auf Speichern.
- Um den Aufgabenbereich Designdetektiv zu öffnen, klicken Sie im Menü Extras auf Designdetektiv.
- Wenn Fehler im Aufgabenbereich Designdetektiv aufgelistet sind, beheben Sie diese Fehler, und klicken Sie dann auf Aktualisieren, um festzustellen, ob die Fehler weiterhin vorhanden sind.
- Klicken Sie im Menü Datei auf Veröffentlichen.
- Klicken Sie im Veröffentlichen-Assistenten auf Zu einem SharePoint-Server mit oder ohne InfoPath Forms Services und anschließend auf Weiter.
- Geben Sie auf der folgenden Seite des Assistenten im Feld Geben Sie die Position von SharePoint oder InfoPath Forms Services ein die Position der SharePoint-Website ein, auf der die Formularvorlage veröffentlicht werden soll, und klicken Sie anschließend auf Weiter.
- Wenn Sie zulassen möchten, dass Benutzer dieses Formular mit einem Webbrowser ausfüllen können, aktivieren Sie auf der nächsten Seite des Assistenten das Kontrollkästchen Das Ausfüllen dieses Formulars mit einem Browser ermöglichen.
- Klicken Sie auf Websiteinhaltstyp (erweitert) und dann auf Weiter.
- Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Neuen Inhaltstyp erstellen.
- Klicken Sie in der Liste Inhaltstyp basiert auf auf Formular, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten einen Namen und eine Beschreibung für den neuen Inhaltstyp ein, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten im Feld Geben Sie einen Speicherort und Dateinamen für die Formularvorlage ein den Speicherort der SharePoint-Website ein, und klicken Sie dann auf Durchsuchen.
- Navigieren Sie im Dialogfeld Durchsuchen zu dem Verzeichnis auf dem Server, in dem die Formularvorlage als Websiteinhaltstyp veröffentlicht werden soll, und geben Sie dann im Feld Dateiname den Namen der Formularvorlage ein, und klicken Sie auf Speichern.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Wählen Sie die Felder in der Formularvorlage aus, die als Spalten in der Standardansicht der Dokumentbibliothek angezeigt werden sollen.
Wie? - Klicken Sie auf Hinzufügen.
- Wählen Sie das Feld aus, das der Dokumentbibliothek als Spalte hinzugefügt werden soll, und führen Sie anschließend eine der folgenden Aktionen aus:
- Geben Sie im Feld Spaltenname einen Namen für die Spalte ein.
- Wählen Sie in der Liste Websitespaltengruppe die Websitespalte aus, wählen Sie anschließend in der Liste Spaltenname einen Namen aus, und klicken Sie dann auf OK.
Hinweis Wenn Sie ausgewählt haben, dass in einem wiederholten Feld Daten in der Dokumentbibliothek angezeigt werden sollen, können Sie angeben, wie das Feld in der Dokumentbibliothek angezeigt werden soll. Klicken Sie dazu auf einen Wert in der Liste Funktion. Sie können angeben, ob der erste Wert im Feld, der letzte Wert oder die Anzahl der Vorkommen des Felds angezeigt werden soll oder ob alle Werte zusammengeführt werden.
- Klicken Sie auf OK.
- Klicken Sie auf Weiter.
- Überprüfen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten, ob die angezeigten Informationen korrekt sind, und klicken Sie dann auf Veröffentlichen.
- Klicken Sie auf Schließen, und stellen Sie sicher, dass Ihre Formularvorlage ein Inhaltstyp auf der SharePoint-Website ist.
Wie? - Öffnen Sie in einem Webbrowser die SharePoint-Website.
- Klicken Sie im Menü Websiteaktionen rechts oben auf der Seite auf Websiteeinstellungen.
- Klicken Sie in den Websiteeinstellungen unter Galerien auf Websiteinhaltstypen.
Die Formularvorlage sollte nun in der Websiteinhaltstypen-Galerie unter InfoPath-Inhaltstypen aufgelistet sein.
Seitenanfang Schritt 5: Hinzufügen eines Inhaltstyps zu einer Dokumentbibliothek
Inhaltstypen (Inhaltstyp: Eine wieder verwendbare Gruppe von Einstellung für eine Inhaltskategorie. Verwenden Sie Inhaltstypen, um Metadaten, Vorlagen und das Verhalten von Elementen und Dokumenten einheitlich zu verwalten. Inhaltstypen werden auf Websiteebene definiert und in Listen und Bibliotheken verwendet.) bieten Organisationen die Möglichkeit, Inhalte in einer Websitesammlung effizienter zu organisieren, zu verwalten und zu verarbeiten. Durch Definieren von Inhaltstypen für bestimmte Dokumentarten kann eine Organisation sicherstellen, dass die einzelnen Gruppen von Inhalten effizienter verwaltet werden. Durch Hinzufügen von Inhaltstypen zu einer Liste oder Bibliothek können Sie festlegen, dass die jeweilige Liste oder Bibliothek Elemente mehrerer Element- oder Dokumenttypen enthält.
Hinweis Zum Hinzufügen von Inhaltstypen zu einer Liste oder Bibliothek müssen Sie mindestens über die Berechtigungsstufe "Entwurf" für diese Liste oder Bibliothek verfügen.
Stellen Sie zunächst sicher, dass die Bibliothek so eingerichtet ist, dass mehrere Inhaltstypen zulässig sind. Zulassen mehrerer Inhaltstypen - Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Dokumentbibliothekseinstellungen.
- Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen.
- Wählen Sie im Abschnitt Inhaltstypen die Option Ja, um mehrere Inhaltstypen zuzulassen, und klicken Sie dann auf OK.
- Wenn die Liste oder Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.
Hinweis Wenn der Name Ihrer Liste oder Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Liste oder Bibliothek.
- Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Dokumentbibliothekseinstellungen.
- Klicken Sie unter Inhaltstypen auf Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen.
- Wählen Sie im Abschnitt Inhaltstypen auswählen in der Liste Websiteinhaltstypen auswählen aus die Gruppe der Websiteinhaltstypen für Ihre Auswahl aus.
- Klicken Sie in der Liste Verfügbare Websiteinhaltstypen auf den gewünschten Inhaltstyp, und klicken Sie dann auf Hinzufügen, um den ausgewählten Inhaltstyp in die Liste Hinzuzufügende Inhaltstypen zu verschieben.
- Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5, um zusätzliche Inhaltstypen hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf OK.
Wenn ein Benutzer nun ein neues Formular in dieser Bibliothek erstellt, wird die Ansicht des Formulars entsprechend dem Status des Workflows angezeigt.
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