In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Microsoft Office InfoPath einen Dokumentinformationsbereich entwerfen, der mit Dokumenten für Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 und Microsoft Office PowerPoint 2007 verknüpft ist.
Inhalt dieses Artikels
Grundlegendes zu Dokumentinformationsbereichen
Mit dem Dokumentinformationsbereich, der in Office Word 2007-, Office Excel 2007- und Office PowerPoint 2007-Dokumenten angezeigt wird, können die Benutzer die Eigenschaften für eine einzelne Datei oder für einen Inhaltstyp, der auf einem Dokumentverwaltungsserver gespeichert ist, z. B. eine Dokumentarbeitsbereich-Website oder eine Bibliothek, die auf Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 basiert, anzeigen oder ändern. Diese Eigenschaften, die auch als Metadaten (Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben. Beispielsweise sind die Wörter in einem Dokument Daten. Die Anzahl der Wörter ist ein Beispiel für Metadaten.) bezeichnet werden, sind Details zu einer Datei, die diese beschreiben oder identifizieren. Die Benutzer können Dokumente anhand dieser Eigenschaften organisieren, erkennen und suchen.
Der Dokumentinformationsbereich ist ein Microsoft Office InfoPath 2007-Formular, das in einem Dokument gehostet und angezeigt wird. Auf Ihrem Computer muss InfoPath nicht installiert sein, damit ein Dokumentinformationsbereich in einem 2007 Microsoft® Office System-Dokument angezeigt wird. Sie benötigen jedoch Office InfoPath 2007 zum Entwerfen und Anpassen von Dokumentinformationsbereichen. Wenn Sie beispielsweise einen Dokumentinformationsbereich anpassen möchten, um Daten aus einer externen Ressource, z. B. einem Webdienst, anzuzeigen, müssen Sie mithilfe von Office InfoPath 2007 den Dokumentinformationsbereich entwerfen.
Durch Anpassen des Dokumentinformationsbereichs können Sie auch Geschäftslogik, z. B. die Gültigkeitsprüfung für Daten, hinzufügen oder benutzerdefinierte Eigenschaften, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, hinzufügen. Außerdem können Sie dafür sorgen, dass Dokumentinformationsbereiche in verschiedenen 2007 Office Release-Dokumenttypen unternehmensweit effizient wiederverwendet werden, indem Sie einen Vorlagenpart erstellen, der gemeinsame Felder enthält.
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Entwerfen eines Dokumentinformationsbereichs
Wenn Sie einen benutzerdefinierten Dokumentinformationsbereich entwerfen, können Sie ihn mit mehreren Dokumenten aus Office Word 2007, Office Excel 2007 und Office PowerPoint 2007 verwenden, oder Sie können mehrere Dokumentinformationsbereiche entwerfen. Wenn z. B. gewisse Dokumente einem bestimmten Projekt zugeordnet sind, möchten Sie möglicherweise eindeutige Felder für die Dokumentinformationsbereiche verwenden, die nur in diesen Dokumenten zur Anwendung kommen.
Auch dann, wenn Ihr Unternehmen mehrere Dokumentinformationsbereiche verwendet, kann jeder mehrere gemeinsame Eigenschaften enthalten. Damit Sie beim Entwerfen eines Dokumentinformationsbereichs leicht gemeinsame Eigenschaften wiederverwenden können, sollten Sie die Verwendung von Vorlagenparts erwägen. Wenn Sie Vorlagenparts erstellen und verwenden, können Sie dazu beitragen, dass die Schlüsselmetadaten für Ihr Unternehmen im Tonfall, in der Struktur und im Verhalten einheitlich sind. Beispielsweise kann es in Ihrem Unternehmen obligatorisch sein, dass jeder Dokumentinformationsbereich ein Feld mit der Position zusätzlich zum Autor enthält. Wenn Sie ein Vorlagenpart mit diesen gemeinsamen Feldern entwerfen, können Sie den Vorlagenpart in mehreren Dokumentinformationsbereichen wiederverwenden.
Das folgende Verfahren beschreibt, wie ein Dokumentinformationsbereich zur Verwendung mit 2007 Office Release-Dokumenten entworfen wird.
- Klicken Sie im Menü Datei auf Formularvorlage entwerfen.
- Klicken Sie im Dialogfeld Formularvorlage entwerfen unter Neu entwerfen auf Formularvorlage.
- Klicken Sie im Katalog Basierend auf auf Leer, und klicken Sie dann auf OK. Dadurch kann InfoPath die Datenquelle definieren, während Sie die Formularvorlage entwerfen.
Hinweis Sie können Ihre Formularvorlage auch auf einem XML-Dokument oder einem XML-Schema basieren, z. B. auf den Eigenschaften für Dublin Core Metadata. Außerdem können Sie Ihre Formularvorlage mithilfe eines Webdienstes, einer Datenbank oder der Einstellungen in einer Datenverbindungsbibliothek entwerfen. Weitere Informationen zum Entwerfen einer Formularvorlage, die auf einer Datenquelle basiert, finden Sie im Abschnitt Siehe auch.
- Entwerfen Sie die Formularvorlage, um sie als Dokumentinformationsbereich zu verwenden.
Tipp Indem Sie einen Vorlagenpart erstellen, der gemeinsame Felder enthält, können Sie die effiziente Wiederverwendung von Dokumentinformationsbereichen in verschiedenen 2007 Office Release-Dokumenttypen in Ihrer gesamten Organisation koordinieren. Wenn Sie einen Vorlagenpart erstellt und ihn dem Aufgabenbereich Steuerelemente hinzugefügt haben, können Sie den Vorlagenpart mithilfe des folgenden Verfahrens in Ihre Formularvorlage einfügen.
- Platzieren Sie den Cursor an der Stelle der Formularvorlage, wo Sie den Vorlagenpart einfügen möchten.
- Wenn der Aufgabenbereich Steuerelemente nicht sichtbar ist, klicken Sie im Menü Einfügen auf Weitere Steuerelemente, oder drücken Sie die entsprechenden Tastenkombinationen.
- Klicken Sie unter Benutzerdefiniert in der Liste Steuerelemente einfügen auf den Namen des Vorlagenparts, den Sie einfügen möchten.
Der Vorlagenpart wird in einem Abschnittssteuerelement auf der Formularvorlage angezeigt. Sie erkennen den Vorlagenpart auf der Formularvorlage an den Wörtern Abschnitt (Vorlagenpart: Name), die als Abschnittsbezeichnung angezeigt werden. Dabei ist Name der Name der Vorlagenpartdatei.
- Benennen Sie die Standardansicht und alle anderen Ansichten in der Formularvorlage um.
So wird es gemacht
- Klicken Sie im Menü Ansicht auf Ansichten verwalten.
- Klicken Sie im Aufgabenbereich Ansichten auf die Ansicht, die Sie umbenennen möchten, und klicken Sie dann auf Eigenschaften der Ansicht.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein.
- Geben Sie im Feld Name der Ansicht einen neuen Namen für die Ansicht ein.
Hinweis Selbst wenn Ihre Formularvorlage nur eine Ansicht enthält, sollten Sie der Ansicht einen Anzeigenamen geben, z. B. Benutzerdefinierte Eigenschaften, da der Name der Ansicht in der Liste Eigenschaftsansichten und Optionen zu sehen ist, wenn der Dokumentinformationsbereich in einem Dokument angezeigt wird.
- Veröffentlichen Sie den Dokumentinformationsbereich in einem freigegebenen Netzwerkordner.
So wird es gemacht
- Klicken Sie im Menü Datei auf Veröffentlichen.
- Klicken Sie Veröffentlichen-Assistent auf An einer Netzwerkadresse, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Durchsuchen.
- Wechseln Sie zum freigegebenen Netzwerkordner, in dem Sie die Formularvorlage veröffentlichen möchten, und klicken Sie dann auf OK.
- Überprüfen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten, ob der Pfad und der Name der Formularvorlage im Feld Name der Formularvorlage korrekt sind, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Wenn Sie über einen alternativen Pfad zu diesem freigegebenen Netzwerkordner verfügen, z. B. über einen öffentlichen Uniform Resource Locator (URL) (Uniform Resource Locator [URL]: Eine Adresse, die ein Protokoll, z. B. HTTP oder FTP, sowie den Speicherort eines Objekts, eines Dokuments, einer Seite im World Wide Web oder eines sonstigen Zieles im Internet oder in einem Intranet angibt. Beispiel: "http://www.microsoft.com/".), geben Sie den Pfad auf der nächsten Seite des Assistenten in das Feld ein, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Veröffentlichen.
Wenn Ihre Formularvorlage erfolgreich veröffentlicht wurde, erhalten Sie auf der letzten Seite des Assistenten eine Bestätigung.
Hinweis Sie können den Dokumentinformationsbereich auch auf einer SharePoint-Website veröffentlichen. Weitere Informationen zum Veröffentlichen auf einer SharePoint-Website finden Sie im Abschnitt Siehe auch.
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Erstellen oder Bearbeiten eines benutzerdefinierten Dokumentinformationsbereichs für einen SharePoint-Inhaltstyp
Wenn Sie einen Websiteinhaltstyp erstellen, der auf dem Dokumentinhaltstyp oder dem Inhaltstyp für Dublin Core-Spalten beruht – der auf Servern unter Microsoft Office SharePoint Server 2007 verfügbar ist – wird automatisch ein Dokumentinformationsbereich erstellt, um die SharePoint-Eigenschaften zu verfolgen. Sie können diese Art von Dokumentinformationsbereich mithilfe von Office InfoPath 2007 ebenso anpassen, wie Sie jede beliebige InfoPath-Formularvorlage anpassen. Sie können den Dokumentinformationsbereich z. B. anpassen, indem Sie eine oder mehrere der folgenden Aktionen ausführen:
- Fügen Sie Features wie z. B. die Gültigkeitsprüfung (Gültigkeitsprüfung: Der Vorgang, bei dem die Richtigkeit von Daten geprüft wird. Eine Gruppe von Regeln, die auf ein Steuerelement angewendet werden können, um den Datentyp und den Datenbereich anzugeben, der von Benutzern eingegeben werden kann.) oder die bedingte Formatierung (Bedingte Formatierung: Vorgang zum Ändern der Darstellung eines Steuerelements, einschließlich dessen Sichtbarkeit und Lese-/Schreibzugriffsstatus, auf der Grundlage von Werten, die in das Formular eingegeben wurden.) hinzu.
- Fügen Sie dem Dokumentinformationsbereich eine sekundäre Datenverbindung hinzu, und fügen Sie dann Steuerelemente hinzu, die Daten aus Feldern in der Datenquelle anzeigen.
- Erstellen Sie eine neue Ansicht, und fügen Sie dann einen Vorlagenpart hinzu, der allgemeine Felder enthält, mit denen Ihre Organisation Daten verfolgen kann.
Hinweis Wenn ein Dokumentinformationsbereich auf einem SharePoint-Inhaltstypschema beruht, können Sie den Dokumentinformationsbereich nicht anpassen, indem Sie Felder hinzufügen, die nicht zu diesem Schema gehören. Wenn Sie Felder aus dem Inhaltstypschema hinzufügen oder entfernen möchten, müssen Sie Spalten aus dem dem Inhaltstyp hinzufügen oder entfernen.
Erstellen oder Bearbeiten eines benutzerdefinierten Dokumentinformationsbereichs
- Klicken Sie im Menü Datei auf Formularvorlage entwerfen.
- Klicken Sie im Dialogfeld Eine Formularvorlage entwerfen unter Neu entwerfen auf Formularvorlage.
- Klicken Sie in der Liste Basierend auf auf XML oder Schema, und klicken Sie dann auf OK.
Hinweis Aktivieren Sie nicht das Kontrollkästchen Nur browserkompatible Features aktivieren, da der Dokumentinformationsbereich nur als Teil eines 2007 Office Release-Dokuments angezeigt wird, nicht als Teil einer Webseite.
- Geben Sie im Datenquellen-Assistent die URL für den SharePoint-Server ein, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Klicken Sie in der Liste Liste oder Web auswählen auf den Namen des gewünschten Inhaltstyps, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Klicken Sie auf Fertig stellen.
Der Dokumentinformationsbereich für das Inhaltstypschema wird geöffnet.
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen am Dokumentinformationsbereich vor, und speichern Sie die Formularvorlage dann.
Hinweis Da der Dokumentinformationsbereich auf dem Inhaltstypschema – der Hauptdatenquelle für die Formularvorlage – basiert, können Sie den Dokumentinformationsbereich nicht anpassen, indem Sie Felder hinzufügen, die nicht Teil des Schemas sind. Um Felder zum Dokumentinformationsbereich hinzuzufügen oder sie zu entfernen, indem Sie dem Inhaltstypschema neue Felder hinzufügen, müssen Sie Spalten aus dem Inhaltstyp hinzufügen oder entfernen.
- Klicken Sie im Menü Datei auf Veröffentlichen.
- Klicken Sie im Veröffentlichen-Assistent auf Als Vorlage für einen Dokumentinformationsbereich für einen SharePoint-Websiteinhaltstyp oder -Listeninhaltstyp (empfohlen), und klicken Sie dann auf Weiter.
Hinweis Als Vorlage für einen Dokumentinformationsbereich für einen SharePoint-Websiteinhaltstyp oder -Listeninhaltstyp (empfohlen) wird nur dann auf dieser Seite des Assistenten angezeigt, wenn Sie in Schritt 3 auf XML oder Schema geklickt haben.
- Klicken Sie auf der nächsten Seite des Assistenten auf Veröffentlichen.
Wenn Ihre Formularvorlage erfolgreich veröffentlicht wurde, erhalten Sie auf der letzten Seite des Assistenten eine Bestätigung.
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Hinzufügen eines benutzerdefinierten Dokumentinformationsbereich zu einem Dokument
Nachdem Sie einen benutzerdefinierten Dokumentinformationsbereich erstellt haben, müssen Sie ihn einem Dokument zuordnen, bevor Sie ihn verwenden können. Hierfür müssen Sie zuerst die Registerkarte Entwickler auf der Multifunktionsleiste in den Programmen aktivieren, in denen der Dokumentinformationsbereich verwendet werden soll. Danach können Sie mithilfe eines URL-, UNC- oder URN-Dateipfads den Speicherort für den Dokumentinformationsbereich angeben. Außerdem können Sie festlegen, ob der Dokumentinformationsbereich standardmäßig beim Öffnen des Dokuments angezeigt werden soll. Ebenso können Sie festlegen, ob die von Ihnen erstellten, benutzerdefinierten Eigenschaften angezeigt werden sollen, wenn das Dokument geöffnet wird.
Das folgende Verfahren beschreibt, wie ein Dokumentinformationsbereich mit einem Dokument für Office Word 2007, Office Excel 2007 oder Office PowerPoint 2007 verknüpft wird.
- Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche
, und klicken Sie dann auf Programmname-Optionen, wobei Programmname der Name des Programms ist, in dem Sie arbeiten. Klicken Sie z. B. auf Word-Optionen.
- Klicken Sie im Dialogfeld Programmname-Optionen auf Häufig verwendet, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen, und klicken Sie dann auf OK.
Hinweis Die Multifunktionsleiste ist Bestandteil der Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche.
- Klicken Sie auf der Office Fluent-Multifunktionsleiste auf die Registerkarte Entwicklertools, und klicken Sie dann auf Dokumentbereich.
- Geben Sie im Dialogfeld Dokumentinformationsbereich unter Geben Sie eine benutzerdefinierte Vorlage an (URL, UNC oder URN): den Speicherort des Dokumentinformationsbereichs ein, den Sie zum Dokument hinzufügen möchten.
- Klicken Sie in der Liste Standardmäßig anzeigen auf Benutzerdefinierte Eigenschaften, um die benutzerdefinierten Eigenschaften standardmäßig im Dokument anzuzeigen.
- Um den Dokumentinformationsbereich standardmäßig anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokumentinformationsbereich immer beim Öffnen von Dokumenten und beim erstmaligen Speichern anzeigen.
In Dokumentinformationsbereichen in Dokumenten für Office Word 2007, Office Excel 2007 und Office PowerPoint 2007 können nicht nur Eigenschaften angezeigt oder geändert werden. In Office Word 2007 können Benutzer Eigenschaften aus dem Dokumentinformationsbereich als Eigenschaftensteuerelemente in dem eigentlichen Dokument hinzufügen. Beispielsweise können mehrere Instanzen einer Firmenadresse als Eigenschaftensteuerelemente in einem Dokument hinzugefügt werden. Diese Eigenschaftensteuerelemente werden aktualisiert, sobald die Informationen in dem Dokumentinformationsbereich geändert werden.
Hinweis Weitere Informationen zum Hinzufügen von Eigenschaften zu einem Office Word 2007-Dokument finden Sie im Abschnitt Siehe auch.
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