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In diesem Artikel werden Sie über InfoPath Forms Services informiert, und Sie erfahren, wie Sie mit diesem Programm Microsoft Office InfoPath-Formulare hosten, die im Web ausgefüllt werden können. Außerdem lernen Sie, mithilfe von InfoPath Forms Services Formularvorlagen und die zugehörigen Formulare an einem zentralen Speicherort zu verwalten, zu verteilen und zu speichern.

• Übersicht über InfoPath Forms Services

• Ansprechen von Kunden, Partnern und Lieferanten mit benutzerfreundlichen Formularen

• Optimieren von formulargesteuerten Geschäftsprozessen

• Verwalten von Formularen und Formularvorlagen an einem zentralen Speicherort

Übersicht über InfoPath Forms Services

InfoPath Forms Services ist eine Servertechnologie, die es Benutzern ermöglicht, InfoPath-Formulare in einem Webbrowser auszufüllen. Benutzer müssen InfoPath nicht auf ihren Computern installiert haben, und sie müssen keine Programme aus dem Web herunterladen. Sie benötigen lediglich Zugriff auf einen Browser wie Windows Internet Explorer, Apple Safari oder Mozilla Firefox.

Mit InfoPath Forms Services können Sie außerdem Formulare und Formularvorlagen an einem zentralen Speicherort speichern und verwalten. InfoPath Forms Services basiert auf und erfordert Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, womit Sie entworfene Formularvorlagen an einem allgemeinen Speicherort in einer Organisation veröffentlichen können. Benutzer können Formulare auch an SharePoint-Bibliotheken senden. Dies sind Ordner, in denen Sammlungen von Dateien gespeichert werden und deren Dateien häufig dieselbe Vorlage verwenden. Sie können Formulare auch in Aufgaben für die Dokumentverwaltung und den Lebenszyklus integrieren, z. B. Workflow und Verwaltung von Rechten.

Die Technologie InfoPath Forms Services ist in der Enterprise CAL von Microsoft Office SharePoint Server 2007 verfügbar, sowie, für sich allein, in Microsoft Office Forms Server 2007.

Der Entwurf

Formularvorlagen, die in einem Browser ausgefüllt werden können, werden als browserfähige Formularvorlagen bezeichnet. Zum Erstellen einer solchen Formularvorlage entwerfen Sie eine browserkompatible Formularvorlage (Browserkompatible Formularvorlage: Eine Formularvorlage, die mithilfe eines bestimmten Kompatibilitätsmodus in InfoPath entworfen wird. Eine browserkompatible Formularvorlage kann browserfähig sein, wenn sie auf einem Server veröffentlicht wird, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird.) in InfoPath, veröffentlichen diese auf einem Server mit InfoPath Forms Services und aktivieren sie dann für die Verwendung im Web.

Teilweise können Sie die Formularvorlage auch für das Web aktivieren, indem Sie im Veröffentlichen-Assistenten von InfoPath das Kontrollkästchen Das Ausfüllen dieses Formulars mit einem Browser ermöglichen aktivieren. In anderen Fällen müssen Sie die Formularvorlage an einem freigegebenen Speicherort im Unternehmensnetzwerk veröffentlichen und dann einen Serverfarmadministrator bitten, diese zu aktivieren und auf dem Server verfügbar zu machen.

Genehmigung eines Administrators ist in den folgenden Szenarien erforderlich:

• Die Formularvorlage enthält verwalteten Code.
• Die Formularvorlage erfordert die Sicherheitsstufe Voll vertrauenswürdig, mit der die erstellten Formulare uneingeschränkt auf die Systemressourcen der Computer von Benutzern zugreifen können, wie auf Dateien und Einstellungen.
• Die Formularvorlage verwendet eine Datenverbindung, die von einem Administrator verwaltet wird.
• Für die Formularvorlage ist die Anzeige auf einem mobilen Gerät aktiviert.

Wenn die Genehmigung eines Administrators erforderlich ist, führt Sie der Veröffentlichen-Assistent durch den Vorgang zum Vorbereiten der Formularvorlage zwecks Übergabe an einen Administrator.

Nachdem eine browserkompatible Formularvorlage browserfähig gemacht wurde, können Benutzer im Browser Formulare ausfüllen, die auf dieser Formularvorlage basieren.

Der Blickwinkel des Benutzers

Für den Benutzer macht es keinen großen Unterschied, ob er ein Formular im Browser oder in InfoPath ausfüllt. So funktionieren beispielsweise Steuerelemente, wie wiederholte Abschnitte, und Features, wie Formeln und bedingte Formatierung, in beiden Umgebungen gleich.

Bis auf einen wichtigen Unterschied ähnelt das Ausfüllen eines Formulars im Browser dem Ausfüllen eines Formulars in InfoPath: in einem Webbrowser werden die Menüs und Symbolleisten von InfoPath durch eine Symbolleiste im oberen Bereich des Formulars ersetzt. Auf dieser Symbolleiste werden Optionen zum Speichern, Schließen, Drucken und Aktualisieren des Formulars angezeigt. Dieselbe Leiste wird auch unten im Formular angezeigt, sodass Benutzer beim Ausfüllen keinen Bildlauf nach oben durchführen müssen.

Wenn Sie die Absendeoptionen für die Formularvorlage aktivieren, enthält die Symbolleiste auch eine Schaltfläche Absenden. Beim Klicken darauf werden die Formulardaten direkt an die Datenquelle gesendet, die Sie beim Entwerfen der Formularvorlage angegeben haben, z. B. an einen Webdienst oder eine SharePoint-Liste. Enthält die Formularvorlage mehrere Ansichten (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.), wird auf der Symbolleiste auch eine Liste Ansicht angezeigt.

 Benutzer senden Daten an externe Datenquellen, indem Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Absenden klicken.

 Benutzer wechseln zwischen Ansichten, indem Sie auf der Symbolleiste auf ein Element in der Liste Ansicht klicken.

Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, können Sie im Dialogfeld Formularoptionen die Symbolleisteneinstellungen anpassen. Sie können z. B. Schaltflächen entfernen oder die Symbolleiste am Ende des Formulars ausblenden.

In den folgenden Abschnitten lernen Sie weitere Vorteile von InfoPath Forms Services kennen.

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Ansprechen von Kunden, Partnern und Lieferanten mit benutzerfreundlichen Formularen

Wenn Sie eine Formularvorlage auf einem Server mit InfoPath Forms Services veröffentlichen, sind Sie bei der Verteilung nicht auf das unternehmenseigene Intranet beschränkt, sondern Sie können Ihre Formularvorlage auch auf externen Websites veröffentlichen, z. B. Extranetwebsites oder Websites von Unternehmen. Auf diese Weise können Sie Daten von Kunden, Partnern, Lieferanten und anderen Personen sammeln, die für Ihren Geschäftserfolg wichtig sind. Ein großes Versicherungsunternehmen könnte mit einer einzigen browserfähigen Formularvorlage Versicherungsansprüche erfassen und verarbeiten, oder ein Versicherungskunde könnte mit einem Browser das Formular für Versicherungsansprüche auf der Website des Unternehmens ausfüllen. Oder der Kunde meldet seinen Anspruch telefonisch beim Versicherungsunternehmen, und ein Versicherungsagent füllt mithilfe von InfoPath das entsprechende Formular auf einer Intranetwebsite aus. Auf ähnliche Weise könnte eine Regierungsbehörde Daten von Bürgern sammeln, indem sie browserfähige Formularvorlagen auf ihrer Website veröffentlicht.

Greifen Benutzer auf das Formular zu, entweder durch Navigieren zu einer Bibliothek oder durch Eingeben eines URLs für das Formular in den Browser, kann eine dieser beiden Aktionen auftreten:

• Das Formular wird in einem Browser geöffnet.  Wenn Benutzer InfoPath nicht auf dem Computer installiert haben, wird das Formular in einem Browser geöffnet. Dort kann es so ausgefüllt werden wie jedes andere webbasierte Formular.
• Das Formular wird in InfoPath geöffnet.  Wenn Benutzer InfoPath auf dem Computer installiert haben, wird das Formular in InfoPath geöffnet. Dort kann es so ausgefüllt werden wie jedes andere InfoPath-Formular. Benutzer, die das Formular in InfoPath ausfüllen, haben den Vorteil, dass sie die ganze Bandbreite an InfoPath-Features nutzen können, die in Browserformularen zum Teil nicht verfügbar sind.

   Hinweis   Sie können die Einstellungen für die Formularvorlage auch dahingehend anpassen, dass sie immer in einem Browser geöffnet wird, auch wenn InfoPath auf den Computern der Benutzer installiert ist. Das ist sinnvoll, wenn das Ausfüllen von Formularen für alle Benutzer einheitlich sein soll, oder wenn Sie verhindern möchten, dass Formulare in InfoPath geöffnet werden, damit Benutzer die zugrunde liegende Formularvorlage nicht im Entwurfsmodus öffnen oder ändern.

Wenn Benutzer Formulare auf einem mobilen Gerät ausfüllen, z. B. auf einem PDA (Personal Digital Assistant) oder Smart Phone, können Sie die browserfähige Formularvorlage so gestalten, dass sie mit dem Browser von mobilen Geräten geöffnet und ausgefüllt werden kann. Auf dem Bildschirm von mobilen Geräten wird das Formular in einem vereinfachten Format geöffnet.

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Optimieren von formulargesteuerten Geschäftsprozessen

Formulare bilden den Kern vieler Geschäftsprozesse. Indem Sie browserfähige Formularvorlagen auf einem Server mit InfoPath Forms Services hosten, können Sie Formulardaten in vorhandene Geschäftsprozesse oder -anwendungen integrieren. Sie können beispielsweise folgende Aktionen ausführen:

• Daten an vorhandene Geschäftssysteme senden  Beim Entwerfen einer browserkompatiblen Formularvorlage können Sie Datenverbindungen (Datenverbindung: Die Verbindung zwischen einem InfoPath-Formular und einer externen Datenquelle, beispielsweise einer Datenbank, einem Webdienst, einer SharePoint-Bibliothek oder einer XML-Datei. Datenverbindungen werden zum Abfragen und Senden von Daten verwendet.) zu Webdiensten oder anderen externen Datenquellen erstellen. Auf diese Weise können Daten an vorhandene Geschäftssysteme, Unternehmensanwendungen oder Firmendatenbanken gesendet werden. Eine Verkaufsabteilung könnte z. B. ein Formular entwerfen, mit dem Vertriebsleads und Kundendaten an vorhandene CRM-Systeme (Customer Relationship Management) übermittelt werden können.
• Daten aus vorhandenen Geschäftssystemen abfragen  Sie haben die Möglichkeit, Daten in vorhandenen Geschäftssystemen, Unternehmensanwendungen oder Firmendatenbanken abzufragen. Es könnte sinnvoll sein, Daten aus externen Quellen in den Namens- und Adressfeldern anzuzeigen, wenn Benutzer ein Formular öffnen, das auf der Formularvorlage basiert. Damit könnten Sie vorhandene Daten der Organisation nutzen und das Ausfüllen eines Formulars vereinfachen.
• Workflow zu Formularen hinzufügen  Sie können einen Workflow zu der Formularvorlage hinzufügen, die in einer Bibliothek gespeichert ist. Damit können Sie häufig vorkommende Geschäftsprozesse konsistent verwalten. Ein Vorgesetzter kann beispielsweise mit einem Genehmigungsworkflow ein Spesenabrechnungsformular an eine Liste von genehmigenden Personen weiterleiten. Diese können es dann genehmigen oder ablehnen, die Genehmigungsaufgabe erneut zuweisen oder Änderungen am Formular anfordern. In InfoPath klicken Benutzer auf Befehle im Menü Datei, um am Workflow teilzunehmen. Auf dem Server können sie auf den Namen des Formulars in der Bibliothek zeigen, auf den angezeigten Pfeil klicken, und dann auf Workflows, um daran teilzunehmen.

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Verwalten von Formularen und Formularvorlagen an einem zentralen Speicherort

Formularvorlagen und deren Formulare können Sie in einem zentralen Repository auf einem Server mit InfoPath Forms Services speichern. Dadurch können Sie Formulare und Formularvorlagen besser finden, freigeben und verwalten.

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen die folgenden Möglichkeiten:

• Speichern von Formularen und Formularvorlagen an einem zentralen Speicherort  Sie können eine Formularvorlage mit einer Bibliothek verknüpfen, bei der es sich um einen Speicherort auf einer SharePoint-Website handelt. Dort können Sie zusammen mit anderen Personen in der Organisation Dateien erstellen, sammeln, aktualisieren und verwalten. Wenn Benutzer Formulare ausfüllen, die auf der Formularvorlage in dieser Bibliothek basieren, werden die ausgefüllten Formulare mit den wichtigsten Informationen aus den Formularen in dieser Bibliothek angezeigt. Je nach dem, wie die SharePoint-Bibliothek entworfen wurde, können Benutzer Formulare ausfüllen, die auf Ihrer Formularvorlage basieren, Daten aus den ausgefüllten Formularen nach Microsoft Office Excel exportieren oder Daten aus mehreren Formularen in einem Formular zusammenführen. Das folgende Beispiel zeigt Spesenabrechnungen, die in einer Bibliothek gespeichert sind.

  

• Verwenden von Inhaltstypen zum Verwalten von Formularvorlagen  Mithilfe des Veröffentlichen-Assistenten von InfoPath können Sie eine Formularvorlage als Inhaltstyp (Inhaltstyp: Eine wieder verwendbare Gruppe von Einstellungen für eine Inhaltskategorie. Verwenden Sie Inhaltstypen, um Metadaten, Vorlagen und das Verhalten von Elementen und Dokumenten einheitlich zu verwalten. Inhaltstypen werden auf Websiteebene definiert und für Listen und Bibliotheken verwendet.) für eine Website veröffentlichen. Durch einen Inhaltstyp werden eine Formularvorlage, eine Gruppe von Spalten und Einstellungen für die Dokumentverwaltung auf dem Server definiert, z. B. Workflow- oder Richtlinieneinstellungen.

  Indem Sie Inhaltstypen erstellen, können Sie Formularvorlagen und Einstellungen in einer Websitesammlung (Websitesammlung: Eine Gruppe von Websites auf einem virtuellen Server, die denselben Besitzer oder gemeinsame Verwaltungseinstellungen aufweisen. Jede Websitesammlung enthält eine Website auf oberster Ebene und kann eine oder mehrere Unterwebsites enthalten.) erneut verwenden. Zuvor mussten Sie, um eine Formularvorlage in mehreren SharePoint-Bibliotheken verwenden zu können, getrennte Kopien der Formularvorlage veröffentlichen: für jede Bibliothek eine. Wenn Sie die Formularvorlage aktualisieren wollten, mussten Sie die Formularvorlage in beiden Speicherorten ändern. Jetzt können Sie eine Formularvorlage als Websiteinhaltstyp veröffentlichen. Beim Aktualisieren des Inhaltstyps wird die Änderung automatisch überall dort angewendet, wo dieser Inhaltstyp verwendet wird.

  Sie können einen einzelnen Inhaltstyp zu mehreren Bibliotheken in einer Websitesammlung zuweisen oder mehrere Inhaltstypen zu einer einzelnen Bibliothek. Beispielsweise können Sie zu allen Bibliotheken, die von der Verkaufsabteilung in Ihrem Unternehmen verwendet werden, einen Inhaltstyp zu Formularen für Statusberichte hinzufügen, damit jedes Verkaufsteam dieselben Informationen sammelt und an die Geschäftsleitung berichtet. Ein anderes Beispiel: in Ihrer Abteilung werden verschiedene Formularvorlagen für Reiseantrags-, Reiseberichts- und Spesenabrechnungsformulare verwendet. Sie können die drei Formularvorlagen als Websiteinhaltstypen veröffentlichen und sie zu einer einzelnen Bibliothek hinzufügen, in der reisebezogene Daten des Teams gespeichert werden. Wenn Benutzer dann ein neues Formular aus der Bibliothek erstellen, können Sie aus diesen drei Formularvorlagen auswählen.

• Verwalten von Formularen und Formularvorlagen  Serverfarmadministratoren können steuern, wie auf Formularvorlagen zugegriffen wird und wie sie in der Organisation bereitgestellt werden. Sie können beispielsweise festlegen, welche Benutzer Formularvorlagen auf der Website veröffentlichen können oder wie Formularvorlagen auf dem Server aktualisiert werden sollen, ohne die Benutzer der Formulare nennenswert zu beeinträchtigen.
• Verwalten von Datenverbindungen an einem zentralen Speicherort  Wenn mehrere Formularvorlagen dieselbe Datenverbindung (Datenverbindung: Die Verbindung zwischen einem InfoPath-Formular und einer externen Datenquelle, beispielsweise einer Datenbank, einem Webdienst, einer SharePoint-Bibliothek oder einer XML-Datei. Datenverbindungen werden zum Abfragen und Senden von Daten verwendet.) verwenden sollen, können Sie die Einstellungen für diese Datenverbindung in einer Datenverbindungsdatei (Datenverknüpfungsdatei: Eine Datei, in der Informationen zu einer Verbindung mit einer Datenquelle, z. B. einer Access-Datenbank, einer Kalkulationstabelle oder einer Textdatei, und die die Verwaltung der Datenquelle vereinfacht.) in einer Datenverbindungsbibliothek (Datenverbindungsbibliothek: Eine Dokumentbibliothek auf einer Site mit Microsoft Office SharePoint Server 2007, die eine Sammlung universeller Datenverknüpfungsdateien (UDCX) und Office-Datenverknüpfungsdateien (ODC) enthält.) speichern. Öffnet ein Benutzer ein Formular, das eine Verbindung mit einer Datenverbindungsdatei herstellt, verwendet InfoPath die Einstellungen in dieser Datei, um eine Verbindung zur externen Datenquelle herzustellen. So können mehrere Formularvorlagen dieselbe Datenverbindungsdatei verwenden, und Sie müssen nicht für jede Formularvorlage manuell dieselbe Datenverbindung erstellen. Wenn sich der Speicherort oder die Verbindungseinstellungen für eine externe Datenquelle ändern, müssen Sie nicht jede Formularvorlage aktualisieren, die diese Datenverbindung verwendet. Stattdessen aktualisieren Sie ein Mal die Datenverbindungsdatei, und alle Formularvorlagen funktionieren weiterhin wie gewohnt.

 Hinweis   Sie können in InfoPath eine Formularvorlage auf einem Server veröffentlichen, auf dem InfoPath Forms Services nicht ausgeführt wird, beispielsweise auf einem Server mit Windows SharePoint Services. In diesem Szenario können Sie einige der Features nutzen, die in der obigen Liste erwähnt wurden, z. B. das Veröffentlichen einer Formularvorlage in einer Bibliothek. Wenn Sie allerdings eine browserfähige Formularvorlage erstellen oder Features wie Datenverbindungsbibliotheken verwenden möchten, müssen Sie die Formularvorlage auf einem Server mit InfoPath Forms Services veröffentlichen.

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