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Wie die meisten anderen Menschen füllen wahrscheinlich auch Sie Ihre Geschäftsformulare regelmäßig aus. Hierzu zählen Spesenabrechnungen, Zeiterfassungen, Umfragen oder Versicherungsformulare. Möglicherweise sind Sie auch für das Entwerfen, Verteilen und Verwalten dieser Formulare in Ihrer Organisation verantwortlich. Sie können Microsoft Office InfoPath 2007 verwenden, das Teil von 2007 Microsoft Office System ist, um elektronische Formulare zu entwerfen und auszufüllen.

• Was ist InfoPath?

• Die Vorteile von InfoPath

• Wie interagiert InfoPath mit anderen Programmen und Technologien?

Was ist InfoPath?

In InfoPath können Sie folgende Aufgaben ausführen:

• Entwerfen von Formularvorlagen  Sie können interaktive, benutzerfreundliche Formularvorlagen in Entwurfsmodus (Entwurfsmodus: Die InfoPath-Entwurfsumgebung, in der eine Formularvorlage erstellt oder geändert werden kann.) entwerfen und veröffentlichen. Neben standardmäßigen Formularsteuerelementen (z. B. Textfelder oder Listenfelder) können Sie Steuerelemente auf eine Formularvorlage einfügen, die Benutzern die Möglichkeit bieten, Abschnitte (Abschnitt: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente enthält.) auf einem Formular hinzuzufügen, zu entfernen, zu ersetzen oder auszublenden. Die von Ihnen entworfenen Formularvorlagen umfassen einfache Formularvorlagen zum Erfassen von Daten von Ihrem unmittelbaren Team bis hin zu komplexen Formularvorlagen, die Teil eines bedeutend größeren Geschäftsprozesses sind. InfoPath-Formularvorlagen können für sich verwendet werden. Sie können sie aber auch dahingehend entwerfen, dass Sie mit vorhandenen Datenbanken oder Webdiensten interagieren. Formularvorlagen können auf einen gemeinsamen Speicherort eines Unternehmensnetzwerks (z. B. freigegebener Ordner, ein Webserver oder eine Bibliothek auf einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website. Wenn Sie darüber hinaus Zugriff auf einen Server mit InfoPath Forms Services haben, können Sie eine einzelne Formularvorlage entwerfen, die in InfoPath, in einem Webbrowser oder auf einem mobilen Gerät ausgefüllt werden kann.
• Formulare ausfüllen  Benutzer können Formulare ausfüllen, die auf im Entwurfsmodus erstellten Formularvorlagen basieren. Beim Ausfüllen eines Formulars in InfoPath können Benutzer Features verwenden, die ihnen aus der Bearbeitung von Dokumenten vertraut sind. Beispielsweise können sie die Rechtschreibung in den Formularen prüfen oder formatierten Text und Grafiken in bestimmte Felder einfügen. Je nach Entwurf der Formularvorlage können Benutzer Daten auch aus mehreren Formularen in ein einzelnes Formular zusammenführen oder die Daten in andere Programme exportieren. Wenn eine Formularvorlage browseraktiviert (Browserfähige Formularvorlage: Eine browserkompatible Formularvorlage, die auf einem Server veröffentlicht wurde, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird, und die browserfähig wurde, sodass die Benutzer das Formular in einem Webbrowser anzeigen und ausfüllen können.) ist, können Benutzer das Formular in einem Webbrowser oder auf einem mobilen Gerät ausfüllen, sofern sie InfoPath nicht auf ihrem Computer installiert haben.

InfoPath basiert auf XML (Extensible Markup Language) (Extensible Markup Language (XML): Eine komprimierte Form der Standard Generalized Markup Language (SGML), mit deren Hilfe Entwickler benutzerdefinierte Tags erstellen können, die eine flexible Organisation und Präsentation von Informationen ermöglichen.). Wenn Sie eine Formularvorlage entwerfen, wird in InfoPath eine XSN-Datei erstellt. Dabei handelt es sich um eine CAB-Datei, die die für das Funktionieren des Formulars erforderlichen Dateien enthält, wie z. B. XML Schema (XSD) (XML-Schema: Eine formale, in XML geschriebene Spezifikation, die die Struktur eines XML-Dokuments sowie die Elementnamen und umfangreichen Datentypen definiert, deren Elemente in Kombination auftreten können und deren Attribute für jedes Element verfügbar sind.)- und XSL-Transformations (XSLT) (XSL-Transformation (XSLT): Eine Sprache, mit deren Hilfe XSL-Dokumente in andere Dokumentarten, z. B. HTML- oder XML-Dokumente, transformiert werden. Die Datei wurde für die Verwendung als Teil von XSL entwickelt.)-Dateien. Füllt ein Benutzer ein Formular in InfoPath aus, werden die Daten in diesem Formular gespeichert oder als XML-Standardformat abgesendet. Sie benötigen jedoch keine XML-Kenntnisse, um InfoPath-Formulare zu entwerfen und auszufüllen. Das Entscheidende am XML-Format ist, dass es Ihrer Organisation ermöglicht, die mit Formularen erfassten Daten für andere Zwecke zu verwenden. Eine einzelne InfoPath-Formularvorlage für Reiseberichte kann dazu verwendet werden, um CRM-Systemen (Customer Relationship Management), einem Nebenkassensystem und einem Reiseplanungssystem XML-Daten zur Verfügung zu stellen.

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Die Vorteile von InfoPath

Sie können InfoPath verwenden, um Geschäftsdaten von Personen zu erfassen, mit denen Sie zusammenarbeiten (z. B. Kollegen, Partner, Lieferanten und Kunden). InfoPath können Sie bspw. dazu verwenden, um eine Formularvorlage für Spesenabrechnungen für die Personen in Ihrer Organisation zu erstellen.

Bei InfoPath-Formularvorlagen kann es sich um einfache und überschaubare Formularvorlagen handeln, die von mehreren Personen in einer kleinen Arbeitsgruppe verwendet werden. Ein 10-köpfiges Verkaufsteam kann ein InfoPath-Formular bspw. dazu verwenden, um Informationen über Vertreterbesuche informell zu sammeln und freizugeben. Die Daten in diesen Formularen können in einen einzelnen Zusammenfassungsbericht zusammengeführt werden, der monatlich an das Management gesendet wird.

Organisationen können alternativ auch sehr anspruchsvolle Formularvorlagen entwerfen, die mit vorhandenen Firmendatenbanken verbunden oder in vorhandene Geschäftssysteme integriert sind. Die Entwickler in Ihrer IT-Abteilung können bspw. eine InfoPath-Formularvorlage entwerfen, um den Spesenabrechnungsprozess für Ihre Organisation zu verwalten. Die Formularvorlage kann Ansichten (Ansicht: Eine formularspezifische Anzeigeeinstellung, die mit einer Formularvorlage gespeichert und auf Formulardaten angewendet werden kann, wenn das Formular ausgefüllt wird. Benutzer können zwischen Ansichten wechseln, um die Menge der im Formular angezeigten Daten auszuwählen.) und Geschäftslogikfeatures umfassen, die unterschiedlichen Benutzerkategorien ermöglichen, die Spesenabrechnung abzusenden, sie zu überprüfen, zu bestätigen und den Absender zu entschädigen.

In der folgenden Liste werden die Vorteile von InfoPath erläutert:

Breiterer Zugriff auf Formulare  Wenn Sie InfoPath und einen Server mit InfoPath Forms Services verwenden, können Sie in InfoPath browserkompatible Formularvorlagen entwerfen und zur Verwendung auf internen und externen Websites verwenden. Auf diese Weise können Sie Geschäftsformulare zur Verwendung mit einer Vielzahl von Benutzern freigeben, wie z. B. Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und Partnern. Zum Ausfüllen eines Formulars müssen Benutzer weder InfoPath auf ihrem Computer installieren noch zusätzliche Programme aus dem Web herunterladen. Benutzer benötigen lediglich Zugriff auf einen Browser, wie dem Microsoft Internet Explorer, Apple Safari oder Mozilla Firefox. Falls Benutzer InfoPath auf dem Computer installiert haben, können Sie das Formular in InfoPath anstatt in einem Browser anzeigen und ausfüllen. Sie können Ihre Formularvorlagen sogar entwerfen, dass Benutzer sie mithilfe eines mobilen Geräts öffnen und ausfüllen können.

Office-Systemintegration  InfoPath interagiert mit einer Reihe von anderen Programmen und Servern im Microsoft Office-System, einschließlich Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel und Microsoft Office Access. Sie können InfoPath-Formulare in E-Mail-Nachrichten entwerfen und ausfüllen, Formulardaten in Arbeitsblätter exportieren, Formulardaten an eine Datenbank oder Abfragedaten an eine SharePoint-Liste absenden. Außerdem können Entwickler InfoPath  — ohne Menüs, Symbolleisten oder andere Aspekte der Benutzeroberfläche — in benutzerdefinierte Anwendungen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt So interagiert InfoPath mit anderen Programmen und Technologien weiter unten in diesem Artikel.

Wiederverwertbare Daten  Die Daten, die Benutzer in ein InfoPath-Formular eingeben, müssen nicht notwendigerweise in diesem Formular verbleiben. Es kann neu formatiert und neu verwendet werden. Diese Flexibilität ermöglicht es Entwicklern in Ihrer Organisation, die Formulardaten in vorhandene Geschäftsprozesse zu integrieren. Die in Spesenabrechnungsformularen erfassten Daten können bspw. zur Aktualisierung des ERP- und CRM-Systems Ihrer Organisation verwendet werden. Auf diese Weise haben die Personen im ganzen Unternehmen die Möglichkeit, von jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt auf die Daten zuzugreifen, sodass sie fundierte Entscheidungen treffen können. Durch regelmäßigere Aktualisierungen der Verkaufszahlen ist es für andere Gruppen einfacher (z. B. Betrieb und Finanzen), präzise Produktions- und Kostenprognosen zu erstellen.

Einheitliche und präzise Daten  InfoPath umfasst eine Reihe von Features, die Benutzern das Vermeiden von Dateneingabefehlern und schnellere Ausfüllen von Formularen ermöglicht. Sie können bspw. Formeln verwenden, um mathematische Werte für Benutzer schneller zu berechnen. Verwenden Sie bedingte Formatierung (Bedingte Formatierung: Vorgang zum Ändern der Darstellung eines Steuerelements, einschließlich dessen Sichtbarkeit und Lese-/Schreibzugriffsstatus, auf der Grundlage von Werten, die in das Formular eingegeben wurden.), um die Aufmerksamkeit des Benutzers auf die Daten zu ziehen, oder Sie aktivieren die Rechtschreibprüfung, damit Benutzer vor Absenden ihrer Formulare nach Rechtschreibfehlern suchen können. Außerdem können die Daten, die Benutzer beim Ausfüllen eines Formulars eingeben, nach Fehlern bei der Datenüberprüfung (Gültigkeitsprüfung: Der Vorgang, bei dem die Richtigkeit von Daten geprüft wird. Eine Gruppe von Regeln, die auf ein Steuerelement angewendet werden können, um den Datentyp und den Datenbereich anzugeben, der von Benutzern eingegeben werden kann.) überprüft werden. Wenn Sie eine Verbindung zwischen Ihrer Formularvorlage und einer Datenbank oder einem Webdienst hergestellt haben, müssen Benutzer zuerst diese Fehler beheben, bevor sie die Daten absenden können. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die erfassten Daten präzise und fehlerfrei sind und sie den von Ihnen angegebenen Standards entsprechen. In der folgenden Abbildung wird dargestellt, wie ein Fehler bei der Datenüberprüfung der Person angezeigt wird, die das Formular ausfüllt.

Geringe Kosten  Anders als Papierformulare, die nach jeder Änderung neu gedruckt werden müssen, können InfoPath-Formularvorlagen problemlos geändert und dann erneut veröffentlicht werden. Außerdem erkennt InfoPath Aktualisierungen an einer Formularvorlage automatisch, sodass den Benutzern immer die aktuelle Version vorliegt.

Offlinesupport  Beim Ausfüllen von InfoPath-Formularen muss keine Verbindung mit dem Netzwerk bestehen. Benutzer können Formulare auf ihren Computer speichern, sie offline bearbeiten und diese dann nach dem Herstellen einer Verbindung an das Unternehmensnetzwerk senden. Dies ist besonders für Benutzer nützlich, die über einen unterbrochenen oder begrenzten Zugriff auf Netzwerkressourcen verfügen, z. B. für Mitarbeiter, die sich häufig auf Reisen befinden.

Weniger Formulare  Anstatt mehrere Papierformulare für denselben Geschäftsprozess zu verteilen und zu verteilen, können Sie in InfoPath eine einzelne Formularvorlage erstellen, die mehrere Ansichten enthält. In einer Formularvorlage für Spesenabrechnungen bspw. können Sie eine Ansicht für Mitarbeiter erstellen, die Spesen eingeben, eine zweite Ansicht für Manager, die diese Ausgaben bestätigen sowie eine dritte Ansicht für Mitarbeiter, die die Rückerstattung ausführen. Benutzer können standardmäßig Ansichten wechseln, indem Sie auf die Befehle im Menü Ansicht klicken. Sie können auch Regeln erstellen, die Ansichten automatisch wechseln, wenn Benutzer das Formular öffnen und absenden, oder klicken Sie auf eine Schaltfläche auf dem Formular.

Flexible Steuerelemente  Neben den Standardsteuerelementen wie Text- und Listenfeldern enthält InfoPath eine Reihe von Steuerelementen wie wiederholte Tabellen (Wiederholte Tabelle: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente in einem Tabellenformat enthält und nach Bedarf wiederholt wird. Benutzer können beim Ausfüllen des Formulars mehrere Zeilen einfügen.), Auswahlgruppen (Auswahlgruppe: Ein Steuerelement zur Darstellung eines Auswahlsatzes, bei dem sich die Elemente gegenseitig ausschließen. Standardmäßig enthält eine Auswahlgruppe zwei Auswahlbereiche, wobei eine dem Benutzer als Standardauswahl im Formular angezeigt wird.) und optionale Abschnitte (Optionaler Abschnitt: Ein Steuerelement in einem Formular, das andere Steuerelemente enthält und in der Regel nicht standardmäßig angezeigt wird. Benutzer können optionale Abschnitte beim Ausfüllen des Formulars einfügen oder entfernen.). Mithilfe dieser Steuerelementtypen können Sie eine flexible Formularvorlage entwerfen, die den Anforderungen Ihrer Benutzer entsprechen. In einer Formularvorlage für Spesenabrechnungen können Sie bspw. eine wiederholte Tabelle verwenden, um Benutzern das Eingeben der erforderlichen Ausgaben zu ermöglichen.

Außerdem können Sie Vorlagenteile erstellen, die Teile einer Formularvorlage sind, die gespeichert und in mehreren Formularvorlagen wiederverwendet werden können. Ein typisches Vorlagenteil besteht aus Steuerelementen und einer Datenquelle (Datenquelle: Zusammengehörige Felder und Gruppen, welche die Daten für ein InfoPath-Formular definieren und speichern. Steuerelemente im Formular sind an die Felder und Gruppen in der Datenquelle gebunden.) und kann darüber hinaus Features wie Datenverbindungen (Datenverbindung: Die Verbindung zwischen einem InfoPath-Formular und einer externen Datenquelle, beispielsweise einer Datenbank, einem Webdienst, einer SharePoint-Bibliothek oder einer XML-Datei. Datenverbindungen werden zum Abfragen und Senden von Daten verwendet.), Datenüberprüfung und Regeln (Regel: Eine Bedingungen oder Aktionen, bzw. eine Gruppe von Bedingungen oder Aktionen, die basierend auf Ereignissen und Werten im Formular Tasks automatisch ausführen.) enthalten. Durch die Verwendung von Vorlagenteilen können Sie Zeit sparen und sicherstellen, dass die Formularvorlagen in Ihrer Organisation in Ton, Struktur und Verhalten einheitlich sind.

Support für Tablet-PCs  Wenn Benutzer über einen Tablet-PC verfügen, können Sie einen Tablettstift (Tablettstift: Der Stift, der mit einem Tablet PC ausgeliefert und verwendet wird, um mit einem Tablettbildschirm zu interagieren.) verwenden, um direkt in Felder in einem Formular zu schreiben. In InfoPath wird diese Farbe dann in Text konvertiert. Sie können Benutzern eines Tablet-PC auch ein spezielles Feld auf dem Formular zur Verfügung stellen, in dem Sie schreiben oder zeichnen können. Das kann sich dann als hilfreich erweisen, wenn Benutzer komplizierte oder technische Inhalte skizzieren sollen, wie z. B. eine mathematische Formel oder ein Diagramm aus einem bestimmten Geschäftsprozess. In diesem Fall wird in InfoPath die Farbe gemeinsam mit dem Formular gespeichert anstatt in Text konvertiert zu werden.

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So interagiert InfoPath mit anderen Programmen und Technologien

Um InfoPath optimal nutzen zu können, werden Sie es wahrscheinlich mit anderen Programmen, Servern und Technologien verwenden wollen. Hierzu zählen auch die in der folgenden Tabelle aufgezählten:

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