Wenn Sie verschiedene Ansichten der Formularvorlage entwerfen, können Sie den Benutzern unterschiedliche Möglichkeiten zum Anzeigen der Daten anbieten. Sie könnten z. B. eine spezielle Ansicht erstellen, die für das Drucken optimiert ist, oder Sie könnten eine stark zusammengefasste Ansicht erstellen, um einige Einzelheiten aus einer komplexen Formularvorlage zu entfernen.

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• Szenarien zur Verwendung von Ansichten

• Überlegungen zum Entwurf

• Der Aufgabenbereich Ansichten

• Benutzererfahrung

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Szenarien zur Verwendung von Ansichten

Es gibt zahlreiche Gründe zum Erstellen mehrerer Ansichten für eine Formularvorlage. Mit mehreren Ansichten können Sie z. B. :

• Eine lange und umfangreiche Formularvorlage durch Teilen in unterschiedliche Ansichten vereinfachen  In einer langen Formularvorlage für Umfragen möchten Sie Ihre Fragen möglicherweise in mehrere Ansichten teilen, sodass Benutzer Umfragen in logischer Abfolge ausfüllen können. In diesen Szenario können Sie jeden Umfrageabschnitt in seine eigene Ansicht platzieren und dann die Schaltflächen Zurück und Weiter in der Formularvorlage erstellen, damit Benutzer von einer Ansicht zur nächsten wechseln können.
• Anzeigen einer schreibgeschützten Ansicht in einer Formularvorlage  Wenn Sie Benutzer bspw. daran hindern möchten, Daten nach der Absendung an einen Webdienst zu ändern, können Sie eine schreibgeschützte Ansicht entwerfen. Wenn ein Benutzer auf die Schaltfläche Absenden auf einem Formular klicken, können Sie in Microsoft Office InfoPath die Anweisung geben, von der Ansicht mit Lese-/Schreibzugriff zur schreibgeschützten Ansicht zu wechseln.
• Unterschiedliche Versionen einer Formularvorlage unterschiedlichen Personen basierend auf deren Rolle in Ihrer Organisation anzeigen  In einer Formularvorlage, die zum Bearbeiten von Versicherungsansprüchen verwendet wird, könnten Sie eine Ansicht für Versicherungsnehmer entwerfen, eine zweite Ansicht für Versicherungsvertreter und eine dritte Ansicht für Versicherungssachverständige. Jede dieser Ansichten wird angepasst, um die Anforderungen des Benutzers zu erfüllen, der Informationen in die Ansicht eingibt.
• Erstellen einer druckfreundlichen Ansicht Ihres Formulars  Wenn Sie davon ausgehen, dass Benutzer ihr Formular drucken werden, können Sie eine spezielle Ansicht entwerfen, die nur beim Drucken des Formulars verwendet wird. Diese Ansicht wird als Druckansicht bezeichnet. Sie können eine spezielle Druckansicht für jede Ansicht in Ihrer Formularvorlage erstellen. Sie können auch eine einzelne Druckansicht vorgegebenen, die für alle Ansichten in der Formularvorlage gilt. Wenn Ihre Formularvorlage bspw. drei Ansichten enthält, können Sie eine Druckansicht erstellen, die Schlüsselinformationen aus allen diesen Ansichten auf einer einzelnen gedruckten Seite zusammenfasst.
• Erstellen unterschiedlicher Ansichten für unterschiedliche formularausfüllende Umgebungen  In einer einzelnen browserkompatiblen Formularvorlage (Browserkompatible Formularvorlage: Eine Formularvorlage, die mithilfe eines bestimmten Kompatibilitätsmodus in InfoPath entworfen wird. Eine browserkompatible Formularvorlage kann browserfähig sein, wenn sie auf einem Server veröffentlicht wird, auf dem InfoPath Forms Services ausgeführt wird.) können Sie z. B. eine Ansicht für Benutzer erstellen, die Formulare in InfoPath ausfüllen und eine zweite Ansicht für Benutzer, die Formulare in einem Webbrowser ausfüllen. Die für InfoPath-Benutzer entworfene Ansicht kann Features und Steuerelemente enthalten, die in einem Webbrowser nicht unterstützt werden.

Ungeachtet der Anzahl der Ansichten, über die Sie in Ihrer Formularvorlage verfügen, verwenden diese alle dieselbe Datenquelle (Datenquelle: Zusammengehörige Felder und Gruppen, welche die Daten für ein InfoPath-Formular definieren und speichern. Steuerelemente im Formular sind an die Felder und Gruppen in der Datenquelle gebunden.). Stellen Sie sich zur Veranschaulichung dieser Tatsache vor, dass Ihre Formularvorlage über zwei Ansichten verfügt. Wenn Sie in ein Textfeld für eine E-Mail-Adresse in der Standardansicht haben, können Sie dieses in die zweite Ansicht kopieren. Wenn Benutzer ihre E-Mail-Adresse in eine Ansicht eingeben, wird die E-Mail-Adresse automatisch in der anderen Ansicht angezeigt. Sie können die Steuerelemente zwischen den Ansichten automatisch kopieren, ohne Bindungs (Binden: Verbinden eines Steuerelements mit einem Feld oder einer Gruppe in der Datenquelle, sodass in das Steuerelement eingegebene Daten gespeichert werden. Wenn die Bindung eines Steuerelements aufgehoben wird, ist das Steuerelement nicht mit einem Feld oder einer Gruppe verbunden, und in das Steuerelement eingegebene Daten werden somit nicht gespeichert.)probleme zu verursachen. Wenn Sie das Textfeld für die E-Mail-Adresse aus der ersten Ansicht kopieren und dann in die zweite Ansicht einfügen, wird die Bindungsnachricht Das Steuerelement speichert Duplikate nicht angezeigt, was der Fall wäre, wenn Sie das Textfeld in derselben Ansicht kopieren und einfügen.

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Überlegungen zum Entwurf

Beim Entwerfen einer neuen Ansicht führen Sie normalerweise folgender Aufgaben durch:

1. Planen der Ansicht  Wie viele Ansichten benötigen Sie? Müssen diese Ansichten schreibgeschützt sein? Welche dieser Ansichten soll angezeigt werden, wenn das Formular zuerst geöffnet wird? Wie wahrscheinlich ist, dass Benutzer auf Ihrer Formularvorlage basierende Formulare drucken? Falls ja, möchten Sie eine spezielle Ansicht des Formulars entwerfen, die für gedruckte Seite optimiert wird? Wenn Sie eine browserkompatible Formularvorlage entwerfen, benötigen Sie eine Ansicht, die Nur-InfoPath-Features erlaubt?
2. Ausfüllen der Ansicht  Wenn Sie einer Formularvorlage eine neue Ansicht hinzufügen, wird diese leer sein. Sie können Steuerelemente aus vorhandenen Ansichten in die neue, leere Ansicht kopieren oder Steuerelemente bei Bedarf in die Ansicht einfügen, indem Sie die Aufgabenbereiche Steuerelemente oder Datenquelle verwenden.
3. Anpassen der Darstellung einer Ansicht  Möchten Sie einer bestimmten Ansicht eine Hintergrundfarbe oder eine Grafik hinzufügen? Wenn Sie vermuten, dass Benutzer die Ansicht die drucken möchten, sollten Sie das Anpassen der Druck-, Papier-, oder Seitenrandeinstellungen berücksichtigen oder Kopf- und Fußzeilen hinzufügen.
4. Anpassen des Verhaltens der Ansicht  Wie können Benutzer in eine andere Ansicht Ihrer Formularvorlage wechseln? Sind die standardmäßigen Menübefehle zum Wechseln von Ansichten angemessen, oder möchten Sie zwischen den Ansichten wechseln können, indem Sie eine Schaltfläche oder ein anderes Steuerelement verwenden, das direkt im Formular angezeigt wird? Wenn Sie ein Steuerelement verwenden möchten, müssen Sie im Dialogfeld Regeln eine Regel zum Wechseln von Ansichten erstellen. Möchten Sie bei Druckansichten die ganze Ansicht auf einmal drucken oder nur die aktive Ansicht? Sie können dieses Verhalten im Dialogfeld Mehre Ansichten drucken anpassen.

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Der Aufgabenbereich Ansichten

Verwenden Sie den Aufgabenbereich Ansichten, um Ansichten hinzuzufügen oder zu löschen oder zwischen den Ansichten zu wechseln.

Klicken Sie vom Aufgabenbereich auf die Schaltfläche Eigenschaften anzeigen, um das Dialogfeld Eigenschaften anzeigen zu öffnen, in dem Sie Einstellungen und das Verhalten für die ausgewählte Ansicht anpassen können.

Außerdem können Sie den Aufgabenbereich Ansichten verwenden, um eine Druckansicht zu erstellen und diese einer vorhandenen Ansicht zuzuordnen. Nach Erstellen einer Druckansicht entwerfen Sie diese in der Art, in der die Formularvorlage gedruckt werden soll. Dieser Vorgang umfasst normalerweise das Kopieren und Einfügen von Steuerelementen aus der ersten Ansicht in die Druckansicht. Sie können auch das Dialogfeld Eigenschaften anzeigen verwenden, um benutzerdefinierte Druckoptionen für die Druckansicht anzugeben (z. B. Kopf- und Fußzeilen sowie Seitenränder).

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Benutzererfahrung

Benutzer können standardmäßig zwischen den Ansichten wechseln, indem Sie auf die Befehle im Menü Ansicht klicken. Die Namen der Menübefehle entsprechen den Namen, die Sie während des Entwerfens für die Ansichten ausgewählt haben. Die aktive Ansicht ist durch ein Häkchen neben dem Menüelement gekennzeichnet.

Um die Verfügbarkeit mehrerer Ansichten für Benutzer deutlicher zu machen, die die Menübefehle übersehen könnten, können Sie Ihrer Formularvorlage Schaltflächen hinzufügen, um zwischen den Ansichten zu wechseln. Nach Einfügen Ihrer Schaltfläche auf Ihrer Formularvorlage können Sie der Schaltfläche eine Regel hinzufügen, sodass sie die Ansichten wechselt, wenn ein Benutzer darauf klickt. Bei der Formularvorlage für einen Versicherungsanspruch könnten Sie die Schaltfläche Zusammenfassung anzeigen, mit der eine anspruchsvolle Darstellung der Versicherungsdaten beim Klicken angezeigt wird. In der Zusammenfassungsansicht können Benutzer auf die Schaltfläche Details einblenden, um zur detaillierten Ansicht zurückzukehren.

Möglicherweise möchten Sie die standardmäßigen Menübefehle zum Wechseln der Ansichten für Benutzer ggf. ausblenden. Dieser Schritt empfiehlt sich in Szenarien, in denen Benutzer nur auf die Ansichten zugreifen sollen, die sie ausfüllen sollen. Einer Formularvorlage, die zum Erfassen von Feedback über Jobanwärter verwendet wird, können drei unterschiedliche Benutzerrollen (Benutzerrolle: Eine vordefinierte Kategorie, die Formularbenutzern basierend auf Position oder anderen Kriterien zugewiesen werden kann. Rollen werden typischerweise zur Darstellung von benutzerdefinierten Versionen eines Formulars für unterschiedliche Benutzertypen verwendet.) zugeordnet werden  — eine für Personalvermittler, eine für Vorgesetzte und eine für Personalfachkräfte. Bei jeder Benutzerrolle können Sie eine Ansicht entwerfen, die sich von der Formularvorlage leicht unterscheidet. Damit Vorgesetzte nicht in die Ansicht für Personalvermittler oder Personalfachkräfte wechseln, können Sie beim Entwerfen der Ansichten für Personalvermittler und Personalfachkräfte das Dialogfeld Eigenschaften anzeigen öffnen und das Kontrollkästchen Beim Ausfüllen des Formulars im Menü Ansicht anzeigen deaktivieren.

 Tipp   Wenn Sie Benutzern mehrere Ansichten zur Verfügung stellen möchten, können Sie das Anzeigen dieser Optionen als Einträge in einem Dropdownlistenfeld auf dem Formular erwägen. Benutzer können dann auf die gewünschte Ansicht in der Liste klicken.

Verwenden der Regeln zum Wechseln der Ansichten

Ansichten werden oftmals dazu entworfen, um mit Regeln zu interagieren. Regeln ermöglichen es Ihnen, bestimmte Aufgaben in einer Formularvorlage in Reaktion auf Ereignisse oder Aktionen zu automatisieren, die von der das Formular ausfüllenden Person ausgelöst wurden. Sie können bspw. eine Schaltfläche in Ihrer Formularvorlage ausfüllen und dann eine Regeln erstellen, die beim Klicken auf diese Schaltfläche zwischen den Regeln wechselt. Ferner können Sie eine Regel verwenden zum Wechseln von Ansichten verwenden, wenn ein Formular geöffnet wird. Das empfiehlt sich, wenn Sie basierend auf der Zuweisung der Benutzerrolle unterschiedlichen Kategorien von Benutzern unterschiedliche Ansichten anzeigen möchten.

Sie können das Dialogfeld Regel verwenden, um den meisten Steuerelementen in InfoPath Regeln zuzuweisen (u. a. Schaltflächen). Im folgenden Beispiel hat der Formulardesigner eine Regeln im Dialogfeld Regel erstellt, die zur Zusammenfassungsansicht wechselt. Diese Regel wird ausgeführt, wenn Benutzer auf eine Schaltfläche im Formular klicken.

 Tipp    Es empfiehlt sich auch, eine Regel zum Wechseln zwischen den Ansichten zu verwenden, wenn der Benutzer auf eine Schaltfläche klickt, um Ihren Benutzer das sequenzielle Navigieren von einer Ansicht zur anderen zu ermöglichen. In diesem Fall fügen Sie jeder Ansicht zwei Schaltflächen hinzu und verwenden Beschriftungen wie < Zurück und Weiter >.